ERP環(huán)境下出版企業(yè)財(cái)務(wù)管理優(yōu)化探析

【摘 要】隨著信息化進(jìn)程的快速發(fā)展，企業(yè)的全面系統(tǒng)化、自動(dòng)化、智能化成為必然趨勢，現(xiàn)代化的高科技發(fā)展推動(dòng)信息化進(jìn)程進(jìn)入新的時(shí)代。ERP（Enterprise Resource Planning）作為信息時(shí)代的產(chǎn)物已經(jīng)被很多先進(jìn)企業(yè)接納和運(yùn)用。企業(yè)應(yīng)用ERP系統(tǒng)為企業(yè)經(jīng)營服務(wù)是企業(yè)進(jìn)步的一個(gè)鮮明標(biāo)志。對于傳統(tǒng)出版行業(yè)需要跟上市場發(fā)展的步伐，改變傳統(tǒng)運(yùn)營和管理模式，ERP系統(tǒng)可以給予有效的技術(shù)支持和服務(wù)。ERP系統(tǒng)相對于傳統(tǒng)單一模塊的圖書出入庫系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)，更好將企業(yè)業(yè)務(wù)流程融合并將信息資源整合，在任何時(shí)間都能讓企業(yè)管理者和系統(tǒng)使用人掌握企業(yè)發(fā)展的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)和具體狀況。ERP系統(tǒng)將原有脫節(jié)和重復(fù)的環(huán)節(jié)省略，構(gòu)建一體化、全流程模型，提高了業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)和財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)管理的工作效率，更有利于重點(diǎn)關(guān)注產(chǎn)品銷售狀況、產(chǎn)品成本分析和單品種產(chǎn)品的利潤核算，為傳統(tǒng)核算會計(jì)向管理會計(jì)轉(zhuǎn)型提供了更有效信息化平臺和堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。本文以某出版企業(yè)為例，闡述了ERP實(shí)施的背景及現(xiàn)狀，分析了ERP環(huán)境下出版企業(yè)財(cái)務(wù)管理的問題，探討了對未來系統(tǒng)實(shí)施中的優(yōu)化策略。

【關(guān)鍵詞】ERP；出版企業(yè)；財(cái)務(wù)管理

一、出版企業(yè)ERP實(shí)施的背景及現(xiàn)狀

1.出版企業(yè)管理相對落后

出版企業(yè)作為文化傳播的載體，對整個(gè)社會的文化氛圍和知識導(dǎo)向起到引領(lǐng)和推進(jìn)的作用。如今出版行業(yè)已經(jīng)遍地開花，競爭越發(fā)激烈，出版企業(yè)面臨越來越大的競爭壓力和挑戰(zhàn)。隨著信息時(shí)代的到來，電子圖書，音像制品開始搶占原有紙質(zhì)圖書的部分市場，尤其受到年青一代讀者的青睞，雖然不可能完全取紙媒的地位，紙媒依然具有存在的根本意義和對于知識傳播的不可替代作用，但是紙質(zhì)媒介出版不再是曾經(jīng)的朝陽行業(yè)，已經(jīng)過了原有的輝煌時(shí)代。然而出版企業(yè)的管理還停留在原有的老套形式，固步自封，勢必遭到市場的嚴(yán)重沖擊甚至面臨競爭淘汰，舊時(shí)期的產(chǎn)供銷、運(yùn)營、管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)如今市場的高速發(fā)展和進(jìn)步趨勢。老出版企業(yè)工作人員辦公效率低，管理層決策速度慢，整個(gè)流程全部完成確定的方案，可能已經(jīng)有新型企業(yè)快速?zèng)Q斷，搶先出版，搶占了市場先機(jī)。因此，出版企業(yè)亟需轉(zhuǎn)型，順應(yīng)大趨勢，企業(yè)管理必須要從扁平化向多元化轉(zhuǎn)變，推陳出新，適應(yīng)信息時(shí)代的企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)，才能有利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和良性循環(huán)。

2.出版企業(yè)信息化基礎(chǔ)薄弱

出版企業(yè)的信息化基礎(chǔ)相對薄弱，由于各模塊分別核算，各自為戰(zhàn)，導(dǎo)致獲取信息不對等甚至不準(zhǔn)確，且缺乏時(shí)效性，對整合信息資源不利。對于出版行業(yè)這一特殊行業(yè)，一般企業(yè)應(yīng)用的ERP系統(tǒng)很難滿足出版行業(yè)的需求。而且由于出版行業(yè)成本流程復(fù)雜，雖然工藝沒有工業(yè)行業(yè)精細(xì)，但是具體實(shí)施細(xì)節(jié)繁瑣、周期較長，較大型的ERP系統(tǒng)很對于這一狹小特殊行業(yè)不愿做這種小而復(fù)雜的項(xiàng)目，量身定制、設(shè)計(jì)研發(fā)出版企業(yè)的ERP收益也不夠豐厚，所以極少有涉足出版行業(yè)這一領(lǐng)域的開發(fā)商。出版行業(yè)的收入確認(rèn)、成本歸集、統(tǒng)計(jì)和分析大多還停留在手工方式，前后端脫節(jié)，信息化程度較差，缺乏創(chuàng)新。出版行業(yè)舊的框架想要徹底改變就要把所有環(huán)節(jié)整合再造。

3.圖書單品種利潤核算方法落后

由于出版企業(yè)圖書成本管理及核算缺乏系統(tǒng)支持，編輯部門和出版部門對圖書發(fā)生成本的對賬、結(jié)算時(shí)間通常滯后于圖書出版時(shí)間，所以圖書的財(cái)務(wù)賬面成本并不能真實(shí)體現(xiàn)圖書的實(shí)際生產(chǎn)成本，影響庫存圖書金額，同時(shí)影響主營業(yè)務(wù)成本的確認(rèn)和計(jì)量。圖書已經(jīng)發(fā)貨、業(yè)務(wù)員對賬確認(rèn)完成、實(shí)現(xiàn)銷售，但是此時(shí)的圖書生產(chǎn)成本可能還沒有結(jié)算完成，金額大的項(xiàng)目還沒有入賬，生產(chǎn)成本還不齊全，無法對應(yīng)“主營業(yè)務(wù)收入”匹配與之對應(yīng)的合理的“主營業(yè)務(wù)成本”，因此造成前期銷售圖書主營業(yè)務(wù)成本偏低，而后期可能成本已經(jīng)錄入齊全，主營業(yè)務(wù)成本又轉(zhuǎn)向偏高，單書成本的時(shí)點(diǎn)數(shù)值都不夠準(zhǔn)確，不易判斷圖書的真實(shí)利潤價(jià)值，很難實(shí)現(xiàn)圖書單品種管理。

圖書成本的錄入手工化程度極高，所有成本項(xiàng)都是靠人工手動(dòng)錄入，審核需要投入相應(yīng)人員進(jìn)行逐筆審核，而財(cái)務(wù)系統(tǒng)本身審核也需要花費(fèi)大量時(shí)間和人力，所以出版企業(yè)有些忽略成本系統(tǒng)的審核和把關(guān)，通常缺少專門的審核人員對成本系統(tǒng)審核，只核對財(cái)務(wù)賬面和成本系統(tǒng)的整體數(shù)值，如此就缺少對成本系統(tǒng)的智能化監(jiān)控和評測，一旦出現(xiàn)疏忽和錯(cuò)誤，不容易及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正錯(cuò)誤。年度核算時(shí)，圖書單品種核算通常要投入大量人力、調(diào)動(dòng)編輯部門、總編室、出版部、財(cái)務(wù)部等多個(gè)部門全員參與其中，進(jìn)行數(shù)據(jù)的逐項(xiàng)填報(bào)和確認(rèn)，工作量極大，系統(tǒng)中錄入信息和尚未支付成本需要各部門反復(fù)核對和校準(zhǔn)，完全將前期的工作轉(zhuǎn)移到后期一起完成，人工出具匯總圖書利潤核算報(bào)表，花費(fèi)周期長，時(shí)效性極差，此項(xiàng)工作急需系統(tǒng)支持，才能夠有效提高工作效率和報(bào)表的準(zhǔn)確度。

因此，為了能更好提高出版企業(yè)信息化程度，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)、銷售、運(yùn)營、財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)管理等流程的全方位管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的系統(tǒng)化、智能化管理，擺脫靠多端口錄入的人工操作和大量的重復(fù)錄入，在系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持下，通過圖書單品種利潤核算考核并評測圖書的質(zhì)量，分析單品種圖書的經(jīng)濟(jì)效益，挖掘市場潛能，研究市場定位，緊跟市場趨勢，調(diào)動(dòng)各部門編輯的生產(chǎn)積極性，提高生產(chǎn)效益和經(jīng)濟(jì)效益，更加準(zhǔn)確和全面的完成業(yè)績考核，評價(jià)編輯選題，把控新的方向，減少人工投入，智能化分析成本利潤，需要通過ERP來完成精細(xì)化管理，優(yōu)化財(cái)務(wù)核算和財(cái)務(wù)管理。

二、ERP環(huán)境下出版企業(yè)財(cái)務(wù)管理的問題分析

出版企業(yè)選擇ERP需要進(jìn)行多方面調(diào)研和評估，選擇適合自身情況的ERP系統(tǒng)，不能盲目跟隨其他企業(yè)或者只聽信ERP開發(fā)商的單方介紹就匆忙選擇。很多問題是由于沒有充分考量企業(yè)自身的性質(zhì)和基礎(chǔ)條件，沒有進(jìn)行前期的充分的評估企業(yè)是否符合新ERP系統(tǒng)的適用范疇，盲從某大型企業(yè)的成功案例，沒有對新ERP系統(tǒng)為企業(yè)將來帶來的利弊關(guān)系進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，急于求成的簡單試運(yùn)行，正式運(yùn)行以后，各種業(yè)務(wù)真實(shí)發(fā)生才發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在各種問題甚至致命弱點(diǎn)和差錯(cuò)，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)只為部門業(yè)務(wù)所用，沒有打通全流程的整體通路、實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)資源共享，此時(shí)系統(tǒng)費(fèi)用已經(jīng)支出，再次更換ERP系統(tǒng)可能性極小，所以也不能迷信ERP系統(tǒng)，畢竟任何系統(tǒng)都不是萬能的，需要進(jìn)行大量的系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置才能使流程順暢，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，使用方便，初次替換舊系統(tǒng)更換ERP系統(tǒng)一定要慎重考量和評測，寧可前期花費(fèi)時(shí)間多一些，也不要等到正式運(yùn)行時(shí)各使用部門反映問題，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)失去其真正的意義。出版企業(yè)做好前期選擇ERP供應(yīng)商后，ERP系統(tǒng)開始進(jìn)駐現(xiàn)場，開始現(xiàn)場的ERP量身定制，做好ERP對各業(yè)務(wù)模塊的整合是ERP系統(tǒng)實(shí)施的重要環(huán)節(jié)也是上線ERP的最基礎(chǔ)工作，需要充足的各模塊整體的數(shù)據(jù)梳理和匯總工作，走訪企業(yè)各使用部門，全面提取和記錄各業(yè)務(wù)板塊的業(yè)務(wù)需求以及各種細(xì)節(jié)，全盤掌握業(yè)務(wù)流程，反復(fù)溝通和整合各業(yè)務(wù)模塊，確定基礎(chǔ)條件，才能進(jìn)行ERP系統(tǒng)開發(fā)、編程等工作。

在ERP環(huán)境下出版企業(yè)財(cái)務(wù)管理存在的問題分析如下：

1.財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性不足

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是是反映企業(yè)經(jīng)營狀況和經(jīng)營環(huán)境的重要依據(jù)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性對于企業(yè)尤為重要。在ERP系統(tǒng)實(shí)施人員進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)調(diào)研階段，提取原有系統(tǒng)中的各模塊數(shù)據(jù)進(jìn)行比對分析，以便確定各模塊之間的關(guān)聯(lián)和勾稽關(guān)系，從而整合數(shù)據(jù)完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。在梳理流程的過程中發(fā)現(xiàn)各端口錄入數(shù)據(jù)無法完全匹配，運(yùn)用任何字段都不能達(dá)成一致的信息，存在部分重復(fù)錄入數(shù)據(jù)信息的情況，圖書出入庫管理不規(guī)范，缺乏財(cái)務(wù)監(jiān)督管理，各模塊之間沒有有效銜接，各自錄入自己獲取到的信息，導(dǎo)致財(cái)務(wù)核算端口從出版部門取得的圖書基本信息與發(fā)行端業(yè)務(wù)部門實(shí)際入庫數(shù)據(jù)存在差異，系統(tǒng)沒有提示和預(yù)警，沒有復(fù)核手續(xù)，不易判斷差錯(cuò)所在。在新的ERP系統(tǒng)中采用集成數(shù)據(jù)方式，從發(fā)生產(chǎn)品生產(chǎn)、產(chǎn)品入庫、產(chǎn)品銷售、材料購買、成本支出、費(fèi)用花銷等業(yè)務(wù)的一級部門采集數(shù)據(jù)，通過系統(tǒng)復(fù)核，可行性評估，管理人員層級審核來確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。最重要的審核環(huán)節(jié)在于財(cái)務(wù)審核，人工審核依然存在錯(cuò)誤的可能性，因此需要系統(tǒng)監(jiān)控各項(xiàng)成本費(fèi)用發(fā)生額的相對值進(jìn)行系統(tǒng)范圍控制和提示，實(shí)時(shí)監(jiān)控，系統(tǒng)判斷異常及時(shí)報(bào)警，確保業(yè)務(wù)單據(jù)真實(shí)有效。

2.財(cái)務(wù)報(bào)表的局限性

（1）ERP系統(tǒng)的報(bào)表開發(fā)不全面

ERP系統(tǒng)報(bào)表和各種查詢功能更偏向于物流和發(fā)貨用途和單節(jié)點(diǎn)的數(shù)據(jù)查詢，而對于整體數(shù)據(jù)的整合，加工、匯總、分類、分析還有所欠缺，對于財(cái)務(wù)分析和應(yīng)用不能給予有效的數(shù)據(jù)支持。

（2）ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)提取時(shí)間節(jié)點(diǎn)不一致

ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)提取時(shí)間沒有按財(cái)務(wù)確認(rèn)時(shí)間為節(jié)點(diǎn)，時(shí)間節(jié)點(diǎn)的提取模糊不清，申請時(shí)間和審核時(shí)間都不符合財(cái)務(wù)報(bào)表要求。數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)的不統(tǒng)一，報(bào)表數(shù)據(jù)就不能有效的實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理要求，不能按照財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行合理的數(shù)據(jù)分析。

3.成本費(fèi)用審核的明確性不足

（1）系統(tǒng)審核沒有區(qū)分成本類型

ERP系統(tǒng)審核費(fèi)用階段沒有分成本類別，稿費(fèi)等全額計(jì)入成本費(fèi)用項(xiàng)和材印裝都在一個(gè)界面，名稱不明確，和財(cái)務(wù)計(jì)量科目不符，計(jì)入生產(chǎn)成本的金額不明確，不在同一列，同一列的數(shù)據(jù)也不能歸集到同一項(xiàng)目中，不利于財(cái)務(wù)管理和數(shù)據(jù)提取，需要修改和增加選項(xiàng)，并添加匯總報(bào)表（如下表）。

（2）成本項(xiàng)目提交缺少系統(tǒng)監(jiān)控

ERP系統(tǒng)的成本項(xiàng)目在系統(tǒng)中沒有設(shè)置系統(tǒng)智能識別，不能有效控制成本提交的重復(fù)，需要人為進(jìn)行甄別，對提交的編審費(fèi)用重復(fù)或錯(cuò)誤只能靠查詢以前發(fā)生額來判斷是否已支付，沒有實(shí)現(xiàn)智能化管理和系統(tǒng)預(yù)警功能。成本費(fèi)用審核缺少系統(tǒng)提示，審核人不能及時(shí)得到需要審核單據(jù)的提示，或者發(fā)起人需要通過查詢才能確定已提交成本是否完成審批。

4.系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)索引的關(guān)聯(lián)性不足

系統(tǒng)查詢已發(fā)生成本費(fèi)用，缺少審核結(jié)算單號，報(bào)表間的勾稽關(guān)系沒有建立，不能提取數(shù)據(jù)源，沒有有效的利用數(shù)據(jù)產(chǎn)生合理的不利于查詢申請單據(jù)是否重復(fù)。關(guān)聯(lián)報(bào)表的相同數(shù)據(jù)需要唯一索引符的確定，以便查詢數(shù)據(jù)來源，便于財(cái)務(wù)分析需要。

5.結(jié)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)繁瑣

ERP系統(tǒng)增加了產(chǎn)成本（在產(chǎn)品）等與財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)科目意義不同的科目，成本核算結(jié)轉(zhuǎn)增加許多環(huán)節(jié)，過度科目是為了實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)做完工結(jié)算等系統(tǒng)操作而代表的科目，實(shí)際意義不大。如產(chǎn)成品是為了生產(chǎn)成本結(jié)轉(zhuǎn)入庫的過度科目，然后再結(jié)轉(zhuǎn)入庫存商品，實(shí)際發(fā)生的成本與預(yù)提成本之間的差異要在生產(chǎn)成本和庫存商品進(jìn)行調(diào)整。減少了系統(tǒng)錄入，但是增加了結(jié)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的比對和核算工作量。

三、ERP環(huán)境下出版企業(yè)財(cái)務(wù)管理的優(yōu)化策略

1.增加監(jiān)控力度確保數(shù)據(jù)有效性

企業(yè)的各層級對系統(tǒng)的監(jiān)控對ERP的有效應(yīng)用非常重要。增強(qiáng)管理人員和ERP系統(tǒng)的操作人員對ERP系統(tǒng)使用的重視程度，科學(xué)合理的使用ERP，有利于ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)揮最大化作用，確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性，為企業(yè)的發(fā)展提供全面的信息支持。

2.完善財(cái)務(wù)報(bào)表

財(cái)務(wù)報(bào)表對于企業(yè)財(cái)務(wù)狀況的反映起到至關(guān)重要的作用，提高數(shù)據(jù)的利用率，根據(jù)財(cái)務(wù)需求完善財(cái)務(wù)報(bào)表，才能更好的發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用，真實(shí)完整的反映企業(yè)的經(jīng)營成果和經(jīng)營狀況，為企業(yè)管理者提供更好的決策指引。增強(qiáng)系統(tǒng)潛力挖掘，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能應(yīng)用最大化。

3.優(yōu)化成本管理模式

在ERP系統(tǒng)由原來的實(shí)際成本法核算成本，改為預(yù)算成本法，增加預(yù)提成本概念。將圖書生產(chǎn)成本中在發(fā)印出版前能夠根據(jù)合同和成本要素預(yù)提稿酬、材印裝等占總成本比例較大的成本項(xiàng)目，解決實(shí)際成本法下主營業(yè)務(wù)成本前低后高的問題，更好的實(shí)現(xiàn)成本的實(shí)效性，增加報(bào)表的準(zhǔn)確度和有效性。

4.優(yōu)化單書成本利潤核算

通過ERP的全流程一體化管理，將圖書成本利潤核算的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在前期做好扎實(shí)準(zhǔn)備，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入，增加數(shù)據(jù)審核和數(shù)據(jù)監(jiān)控，提高工作效率。由粗放型管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)型。運(yùn)用ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)智能化單書成本利潤核算，摒棄之前的人工核算，為圖書利潤核算提供一個(gè)高效的平臺。

5.基于ERP系統(tǒng)提高財(cái)務(wù)管理水平

新技術(shù)的應(yīng)用需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視和大力支持，基于ERP系統(tǒng)優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)控制度，完善企業(yè)業(yè)務(wù)流程，增強(qiáng)各業(yè)務(wù)板塊之間的溝通。新技術(shù)的熟練掌握和應(yīng)用可以提高企業(yè)各業(yè)務(wù)流程的工作效率，只有掌握了系統(tǒng)的功能才能更好的應(yīng)用ERP系統(tǒng)為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。需要不斷提高財(cái)務(wù)管理人員業(yè)務(wù)水平，轉(zhuǎn)變思想觀念，培訓(xùn)學(xué)習(xí)ERP系統(tǒng)的功能和操作，了解實(shí)施階段各模塊應(yīng)用的意圖，才能判斷各業(yè)務(wù)流程的處理方法。否則花大價(jià)錢購置的ERP系統(tǒng)不能發(fā)揮其真正的作用，不懂得管理和數(shù)據(jù)監(jiān)控，ERP系統(tǒng)形同虛設(shè)。利用ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)更有效的實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理，達(dá)到企業(yè)管理層決策選擇ERP系統(tǒng)的初衷，實(shí)時(shí)掌控當(dāng)前企業(yè)出版發(fā)印、圖書生產(chǎn)成本、圖書銷售各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)。管理人員能夠更好地對企業(yè)的整體狀況了解和把控，通過抽取系統(tǒng)數(shù)據(jù)形成的報(bào)表，更好的進(jìn)行財(cái)務(wù)分析。增加財(cái)務(wù)人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)，熟練掌握EPR系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程，有效挖掘系統(tǒng)潛能，增強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)管力度，提高財(cái)務(wù)管理水平，有效控制成本，開源節(jié)流，發(fā)揮財(cái)務(wù)管理對企業(yè)整體資源整合和資源配置的有效作用。

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作者簡介：

周俊哲（1983—），女，職稱：中級會計(jì)師，學(xué)歷：本科，主要從事企業(yè)財(cái)務(wù)管理、財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)分析工作。