淺談應(yīng)用型本科院校二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理

夏陶

摘 要： 應(yīng)用型本科院校大多數(shù)屬于地方新建或升格的院校，獨立辦學(xué)的時間不長，日常各方面的管理經(jīng)驗存在不足，尤其是下屬的二級學(xué)院在教學(xué)檔案管理方面的問題比較突出。本文以此為突破口，闡述教學(xué)檔案的特點及其作用，并提出解決教學(xué)檔案管理方面問題的方法和建議。

關(guān)鍵詞： 應(yīng)用型本科院校 二級學(xué)院 教學(xué)檔案管理

教學(xué)檔案屬于檔案學(xué)的研究范疇，檔案界對于教學(xué)檔案的定義有兩種：一種是狹義的，認為教學(xué)檔案是高校教師在教學(xué)實踐過程中形成的檔案，包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、自編教材、典型教案、輔導(dǎo)提綱、試題等。另一種是廣義的，認為教學(xué)檔案是在教學(xué)管理、教學(xué)實踐活動過程中形成的全部檔案。得到檔案界廣泛認同的是后者。但筆者認為狹義的教學(xué)檔案定義更實用，符合日常應(yīng)用型本科院校二級學(xué)院日常教學(xué)檔案管理的實際需求，具有明確的指導(dǎo)意義。如果按照此要求，發(fā)動教職工在工作中科學(xué)合理逐一整理歸檔各類資料，必定對二級學(xué)院日后的教學(xué)研究和發(fā)展有重要的意義。

一、教學(xué)檔案的歸檔范圍、特點及作用

1.教學(xué)檔案的歸檔范圍。

教學(xué)檔案無非是上述提到的那幾樣內(nèi)容，但明確的歸檔范圍是什么，卻沒有幾個人能詳細說清楚。筆者查閱了相關(guān)文獻資料和論文，發(fā)現(xiàn)對于教學(xué)檔案的歸檔范圍和歸檔重點學(xué)界是有明確規(guī)定的。根據(jù)國家教委、國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》（87）教辦字016號）和《高等學(xué)校教學(xué)類檔案工作規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，高校教學(xué)檔案的歸檔范圍是：教學(xué)管理活動中產(chǎn)生的綜合管理性材料；招生管理方面的材料；教學(xué)計劃及課程教學(xué)實踐方面的文件材料；學(xué)籍管理方面的文件材料；教材方面的文件材料；教師培訓(xùn)方面的文件材料；學(xué)科與實驗室建設(shè)方面的文件材料；學(xué)位工作方面的文件材料；畢業(yè)生工作方面的文件材料等。歸檔重點是圍繞高校教學(xué)工作中形成的文件材料和記錄，特別是在教學(xué)實踐活動的各個環(huán)節(jié)形成的文字、聲像、圖表、電子載體等不同形式和載體的歷史記錄。凡在高校“教學(xué)管理、教學(xué)研究及德、智、體教學(xué)實踐活動過程中形成的，具有保存價值的不同載體的教學(xué)文件材料，均應(yīng)歸檔”[1]。

2.教學(xué)檔案的特點。

高校教學(xué)檔案在日常教學(xué)工作中的作用日益重要，掌握其特點是做好檔案搜集、整理、利用工作的前提?？傮w來說，教學(xué)檔案有以下兩方面的特點：第一，高校教學(xué)檔案具有來源相對分散性、內(nèi)容的層次性和豐富性、形成過程的周期性、記錄的成套性、種類的多樣性等特點。第二，高校教學(xué)檔案是高校領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，是提高教學(xué)質(zhì)量的參考依據(jù)，是有效開展教學(xué)管理活動的可靠資料和必要保障，是總結(jié)和推廣先進的教育理念、教學(xué)理論等的智慧源泉，為教學(xué)評估提供基礎(chǔ)資料等。因此，在日常工作中，教學(xué)管理人員要對教學(xué)檔案及時整理歸檔，做好日常的資料積累工作。

3.教學(xué)檔案的作用。

教學(xué)檔案搜集整理之后并不是將其束之高閣，而是充分利用該資源，發(fā)揮應(yīng)有的作用。高校教學(xué)檔案的作用體現(xiàn)在方方面面，它為高校的教學(xué)活動、教學(xué)研究、教學(xué)管理及其經(jīng)驗總結(jié)提供了重要的參考資料，是高校教學(xué)評估的第一手資料，在教育部評估專家眼中是學(xué)校重要的教學(xué)成果，是一個學(xué)校能否經(jīng)得起檢驗的重要佐證，對學(xué)校教學(xué)工作和教學(xué)質(zhì)量的考察評估起著至關(guān)重要的作用[2]。不僅如此，對探索地方應(yīng)用型高等教育發(fā)展方向，支持國家高等教育事業(yè)，進行高校教學(xué)改革和申報學(xué)位等工作均是真實可靠的第一手資料和歷史依據(jù)，具有極其重要的教學(xué)研究價值。

二、應(yīng)用型本科院校教學(xué)檔案管理中存在的問題

1.缺乏專業(yè)管理人員。

應(yīng)用型本科院校二級學(xué)院日常的教學(xué)檔案管理僅僅依靠的是學(xué)院教學(xué)秘書和教師，教學(xué)秘書和教師絕大多數(shù)畢業(yè)于非管理類專業(yè)，更沒有教學(xué)檔案管理方面的專業(yè)知識和經(jīng)驗，只是部門領(lǐng)導(dǎo)或者老教師在做什么自己就跟著做什么，對自己教學(xué)資料的歸類和整理毫無章法，抓不住重點，時間長了雖有一定的工作經(jīng)驗，但歸檔方面仍然沒有科學(xué)性、系統(tǒng)性可言。一旦學(xué)院關(guān)鍵部門人員離職，重要資料就會隨著此人的離職而無從找尋，對于學(xué)校后續(xù)日常教學(xué)工作的開展不利，造成長時間的教學(xué)秩序混亂。不僅如此，應(yīng)用型本科院校缺乏專業(yè)的檔案管理人員，也沒有邀請專業(yè)管理人員培訓(xùn)指導(dǎo)教師進行規(guī)范的歸檔，久而久之一些重要的教學(xué)檔案隨著時間的流逝被人遺忘或者遺失，想要回頭彌補已然不可能，以致對于教學(xué)科研方面的研究造成一定的損失，阻礙學(xué)校在此方面的科研進步。

2.教學(xué)檔案的搜集整理缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性。

二級學(xué)院大多數(shù)沒有建立符合自身需求并銜接學(xué)校要求的部門歸檔制度，歸檔工作不統(tǒng)一、不規(guī)范、隨意性強。主要問題總結(jié)起來有以下幾點：第一，對檔案收集重紙質(zhì)輕電子、重收集輕整理和利用；第二，學(xué)生的各類檔案由教務(wù)處、學(xué)工處和二級學(xué)院多頭管理，工作內(nèi)容不統(tǒng)一，容易出現(xiàn)學(xué)生信息遺漏出錯等情況；第三，學(xué)校檔案室與二級學(xué)院檔案工作分工不清晰，各部門重復(fù)建檔、檔案遺失或者檔案無人管理的現(xiàn)象頻發(fā)，甚至一些重要檔案無法找到對應(yīng)歸屬部門；第四，兼任的管理人員平時不注意工作中的積累，工作任務(wù)、工作完成進度及工作完成效果沒有逐一記錄在案，造成工作資料遺失；第五，學(xué)?，F(xiàn)行的教學(xué)檔案歸檔指標籠統(tǒng)、不易操作，與教育部開展的本科高校合格評估指標體系存在不一致[3]。造成上述問題的原因是工作缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性的整體規(guī)劃。

3.集體歸檔意識不強。

高校教師不論從教哪門課程，心中都有明確的職業(yè)要求和職業(yè)素養(yǎng)，因此在日常工作中大多數(shù)教師是合格的教師，都有將自己教學(xué)檔案整理留存的強烈意識。但因為每個人的習(xí)慣、年齡、人生經(jīng)歷不同，對于教學(xué)檔案歸檔的方式方法大相徑庭，對于個人教學(xué)資料的重視和保密程度不盡相同，這就造成教學(xué)檔案在每學(xué)期或者每學(xué)年歸檔初期內(nèi)容和形式的不統(tǒng)一，同時使得集體歸檔這一行為難以成形，難以綜合利用眾人的智慧提高二級學(xué)院的教學(xué)質(zhì)量。只有當學(xué)校教務(wù)處硬性統(tǒng)一規(guī)定教學(xué)檔案歸檔內(nèi)容以應(yīng)付上級檢查時，教師們才有集體歸檔的意識，否則平日里都處于各干各的模式，難以形成合力促進教學(xué)進步[4]。

4.場地不足、設(shè)施簡陋、資金短缺。

應(yīng)用型本科高校教學(xué)資料種類繁多，光每學(xué)年期中、期末試卷就有上萬份，經(jīng)年累月下來原有教學(xué)檔案室的空間就會越來越小，早年的試卷因還未到處理年份只能擺放在原位。然而，二級學(xué)院的辦公場地面積是不變的，擴大教學(xué)檔案室就需要占用教師的辦公區(qū)域，使得教師辦公空間捉襟見肘。另外，存放教學(xué)檔案的場所和檔案架極為普通，很多資料存放時間不長就會因為環(huán)境悶熱潮濕而導(dǎo)致紙張變形、發(fā)霉、蟲蛀，甚至卷面字跡褪色等情況的出現(xiàn)，影響教學(xué)檔案的存放質(zhì)量。為了改善上述不利的情況，二級學(xué)院教學(xué)管理人員積極向校方申請改善費用，但由于多數(shù)學(xué)校沒有設(shè)立專項資金，因此遲遲不能解決到位。

三、對于教學(xué)檔案管理方面問題的幾點建議

1.加強二級學(xué)院教學(xué)檔案管理人員的職業(yè)能力培訓(xùn)。

教學(xué)檔案管理工作水平，取決于教學(xué)檔案管理人員的素質(zhì)，加強教學(xué)檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高教學(xué)檔案管理人員素質(zhì)是做好教學(xué)管理工作的重要基礎(chǔ)工作。要大力度做好兼職、專職教學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期組織教學(xué)檔案管理人員參加培訓(xùn)，開展學(xué)術(shù)研究和校外交流活動。另外，在日常工作中教學(xué)檔案管理人員對檔案的管理工作必須做到周到細致，全面熟悉相關(guān)學(xué)科和領(lǐng)域，并對相關(guān)專業(yè)知識廣泛涉獵和了解，做到博覽群書，增加知識面寬度，不要輕視自己在工作崗位中的作用，適應(yīng)社會發(fā)展、滿足社會科技進步的需要。

2.促進二級學(xué)院教學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)，提高歸檔效率。

傳統(tǒng)的檔案管理方法已不適應(yīng)新形勢下高校的發(fā)展和現(xiàn)代信息社會的需求，達不到科學(xué)、高效的管理效果。加快信息化建設(shè)、實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化應(yīng)從日常做起。對于條件一般的應(yīng)用型本科高校來說，應(yīng)從數(shù)量上占比最多的期中、期末紙質(zhì)試卷入手，發(fā)動在校的學(xué)生助理，在任課教師的指導(dǎo)下，利用相對容易得到的輔助工具（相機、掃描儀）將紙質(zhì)版試卷變?yōu)殡娮影嫖臋n存檔，以此長久保存文檔，方便教研室教師共享教學(xué)資料。萬事開頭難，只要教學(xué)資料的搜集整理工作步入正軌，每學(xué)期的試卷就不會成為存檔的老大難問題，就能解決紙質(zhì)試卷占用辦公場所等一系列問題，同時方便師生今后的試卷查閱、審核工作。

3.完善二級學(xué)院教學(xué)檔案歸檔和考核制度。

高校教務(wù)處都有一套教學(xué)檔案歸檔要求和操作說明，但落實到各二級學(xué)院內(nèi)部時就需要具體問題具體分析，此時二級學(xué)院院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當在教務(wù)處要求的基礎(chǔ)上，制定一套對應(yīng)本學(xué)院具體情況，而且行之有效的歸檔和歸檔考核制度，具體內(nèi)容可以參考辦學(xué)經(jīng)驗更豐富的兄弟院校，以免多走不必要的彎路，加快本校二級學(xué)院教學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)的腳步?？傮w規(guī)劃的目標是落實到二級學(xué)院每個教職員工身上，讓所有人都行動起來，以一學(xué)期為考核期限，對制定的歸檔目標逐一核查，在學(xué)期末對工作進行合理的獎懲。獎懲不是最終目的，而是規(guī)范教學(xué)檔案存檔利用的手段。

4.設(shè)立專項建設(shè)資金。

教學(xué)檔案規(guī)范化建設(shè)離不開資金的支持，應(yīng)用型本科院校應(yīng)設(shè)立專項資金確保學(xué)校教學(xué)檔案的管理建設(shè)，特別是硬件方面的改善，例如二級學(xué)院教學(xué)檔案存放場地和環(huán)境的修繕與改善、添置專業(yè)檔案資料架、教學(xué)檔案信息化建設(shè)，等等，為日后充分利用教學(xué)資料打好穩(wěn)固的基礎(chǔ)?！梆B(yǎng)兵千日，用兵一時”，只有在教學(xué)檔案建設(shè)上默默耕耘，才能在關(guān)鍵時候發(fā)揮應(yīng)有的作用。在此基礎(chǔ)上加強專業(yè)管理人員的招聘和培養(yǎng)，薪酬上給予一定的傾斜，提高其工作的積極性和穩(wěn)定性。

結(jié)語

教學(xué)檔案作為佐證教學(xué)工作的重要資料，不僅在應(yīng)用型本科院校合格評估中具有重要作用，在今后的審核評估中同樣具有重要的地位，應(yīng)用型本科院校要重視日常教學(xué)工作中教學(xué)檔案的整理和搜集工作，使檔案工作具有可持續(xù)性。不能因評估而重視教學(xué)檔案，因評估結(jié)束而荒廢教學(xué)資料的搜集整理工作。教學(xué)檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，需要高校各部門教職工高度重視和支持，把教學(xué)檔案管理工作作為教學(xué)管理工作的一個重要組成部分，在人、財、物三方面給予大力支持。

參考文獻：

[1]王英瑋.專門檔案管理[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2004：115.

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[4]王東旭.高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的探索與思考[J].中國電力教育，2012（32）：145-146.