檔案基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化

雷曉婷

摘 要： 檔案管理工作是若干相互聯(lián)系、相互作用的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)組成的有機整體。檔案基礎(chǔ)工作是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件，檔案現(xiàn)代化管理是實現(xiàn)檔案自身價值的技術(shù)手段。實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化既是一項新型事業(yè)，又是一項復(fù)雜系統(tǒng)工程，應(yīng)進一步提高對檔案管理現(xiàn)代化工作的認(rèn)識，扎扎實實地做好每一項具體工作。

關(guān)鍵詞： 檔案管理 基礎(chǔ)工作 檔案管理現(xiàn)代化

近20年來，以計算機技術(shù)為核心的檔案管理現(xiàn)代化使檔案工作發(fā)生了新的變革，檔案信息存儲、加工管理、利用等一改傳統(tǒng)方式，正邁向信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代。陜西省國土資源資料計算機檔案管理應(yīng)用是從2002年開始的，經(jīng)過廣大檔案工作者的努力，計算機檔案管理從無到有，取得了可喜的成就，各項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)有了很大的提高，通過了省檔案局歷年的檔案工作達(dá)標(biāo)考評，均被評為檔案管理達(dá)標(biāo)優(yōu)秀單位。但在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作中仍還存在檔案不及時、檔案材料不齊全、檔案質(zhì)量差等問題。本文擬對檔案基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)系談?wù)務(wù)J識。

1.檔案基礎(chǔ)工作

檔案工作作為維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)已經(jīng)成為國家各項事業(yè)中必不可少的環(huán)節(jié)和重要組成部分。

基礎(chǔ)工作是實現(xiàn)檔案工作根本目標(biāo)的保證。收集工作是檔案基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)，做不好檔案的收集工作，就沒有完整的檔案，也就不會有健全的檔案工作。只有經(jīng)過檔案的整理工作，才能將處于零亂的檔案條理化。只有經(jīng)過檔案的鑒定工作，才能去偽存真，保證有價值的檔案有效保管，維護檔案的系統(tǒng)性、完整性。檔案的檢索、編研和利用等都是建立在基礎(chǔ)工作之上的，與基礎(chǔ)工作各個環(huán)節(jié)相互依存和促進，整個檔案工作是一個完整的動態(tài)性系統(tǒng)，是按照一定規(guī)律運行的。

在不同的時期，不同的條件和科學(xué)技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r下，檔案管理的原則、制度、手段等有很大的差異，但是整個檔案管理工作是呈逐步發(fā)展趨勢的。從簡單的收集、整理、保管等傳統(tǒng)手工管理到傳統(tǒng)與現(xiàn)代方法、技術(shù)相結(jié)合的管理，直到完全實現(xiàn)自動化管理，經(jīng)過漫長的歷史過程。我們館的檔案管理從2002年個別崗位開始使用微機建立檔案數(shù)據(jù)庫，進行目錄管理，到現(xiàn)在各門類檔案室都利用微機對檔案進行管理，全部可提供檢索、編目、統(tǒng)計等各種功能，部分實現(xiàn)全文檢索，提高了工作效率和工作質(zhì)量，為全面實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化準(zhǔn)備了必需的條件，打下了良好的基礎(chǔ)。

2.檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化是在檔案實體管理、研究和檔案信息檢索、傳輸過程中，運用光學(xué)掃描復(fù)制、文字圖像壓縮、紙質(zhì)與磁性材料管護、磁盤與光盤大容量存儲、計算機高速智能檢索、通信網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程信息傳輸?shù)痊F(xiàn)時所能提供的一切先進技術(shù)，實現(xiàn)文字、圖片、音像等不同檔案信息的系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理。

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是當(dāng)前檔案工作者普遍思考和關(guān)注的問題。檔案管理自動化是指技術(shù)手段、計算方法上的現(xiàn)代化，包括檔案工作應(yīng)用現(xiàn)代先進的設(shè)備和技術(shù)。如電子計算機、微縮復(fù)制技術(shù)、聲像技術(shù)、檔案傳輸技術(shù)、電視監(jiān)護、報警設(shè)施、現(xiàn)代化通信技術(shù)和各種保護檔案技術(shù)等。這是檔案管理現(xiàn)代化最基本的條件和要素。只有應(yīng)用現(xiàn)代管理手段，應(yīng)用先進的技術(shù)和設(shè)備進行科學(xué)管理，不斷提高工作質(zhì)量和工作效率，使檔案技術(shù)工作、貯藏保護、提供利用等工作達(dá)到現(xiàn)代化水平，才算是真正實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

目前各種先進設(shè)備和技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用于檔案工作，它們給檔案管理帶來的好處是明顯的。應(yīng)用縮微技術(shù)，使檔案保存空間大大縮小。利用計算機的快速處理、大規(guī)模存儲及遠(yuǎn)距離傳輸技術(shù)，實現(xiàn)檔案的自動化管理。具體包括檔案的自動著錄、自動索引、自動編制目錄索引和各種檢索工具、檔案自動借閱管理、檔案的自動統(tǒng)計、檔案信息檢索傳輸網(wǎng)絡(luò)、檔案管理環(huán)境的監(jiān)測和自動控制等。計算機的應(yīng)用對檔案信息的處理產(chǎn)生了巨大的影響。1.檔案載體從傳統(tǒng)的紙張變?yōu)槟z片、磁帶、磁盤、光盤等。2.傳遞方式從手翻眼看和物理載體的傳遞到使用自動手段，超越時間和空間的限制檢索和加工傳遞檔案信息，使檔案工作者從繁重的手工勞動中解放出來，同時極大提高工作質(zhì)量和效率。

以計算機為主的新技術(shù)和新方法的采用，不僅推動了傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)和方法的改變，還使檔案工作建立在全新的技術(shù)基礎(chǔ)之上。

3.檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化管理的關(guān)系

檔案管理現(xiàn)代化涉及的技術(shù)比較復(fù)雜，所依據(jù)的理論有許多超出傳統(tǒng)檔案學(xué)理論范疇。檔案現(xiàn)代化的工作方式和傳統(tǒng)手工方式有著密不可分的聯(lián)系，必須處理好它們的關(guān)系，才能真正把檔案工作搞好。

3.1檔案基礎(chǔ)工作是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的先決條件

檔案工作的基本原則是：集中統(tǒng)一地管理國家全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于黨和國家各項工作的利用。沒有扎實的基礎(chǔ)工作，這一原則是很難實現(xiàn)的，只有通過收集才能豐富館藏，如果收集工作做不好，館藏不豐富，內(nèi)容單一，那么如何維護黨和國家歷史的真實面貌，有價值的檔案該接收的未能接收，大量散存于社會上，甚至被銷毀，如何體現(xiàn)統(tǒng)管理；檔案整理不系統(tǒng)、不科學(xué)、不規(guī)范，如何滿足利用者的需求；在利用的同時，伴隨著對檔案某種程度的破壞，何言檔案的完整與安全；檢索工具粗糙、簡陋，怎能在浩如煙海的檔案中查到所需的材料；收集、整理、鑒定、保管、保護工作長期處于原始條件下，何談檔案管理現(xiàn)代化及業(yè)務(wù)建設(shè)，更談不上為利用檔案信息資源創(chuàng)造更好的條件。檔案基礎(chǔ)工作在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中具有重要的地位，特別是檔案的整理工作，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化則是采用先進科學(xué)技術(shù)手段開發(fā)檔案資源技術(shù)保障，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作不做好，檔案現(xiàn)代化管理就很難順利進行。

3.2檔案自動化、現(xiàn)代化管理是實現(xiàn)自身價值的技術(shù)手段

我們搞檔案管理現(xiàn)代化是為了更充分地發(fā)揮檔案信息資源在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用，以適應(yīng)國家發(fā)展的需要。我們遵循的是維護檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命的宗旨。因此，無論多么先進的設(shè)備，多么新型的技術(shù)只是作為輔助手段、服務(wù)方式。采用新技術(shù)、新方法替代煩瑣的手工勞動，增加工作數(shù)量，提高質(zhì)量，使手工勞動減少到最低程度；運用自動化、智能化技術(shù)改造那些不規(guī)范的檔案管理工作，使之更適應(yīng)先進的技術(shù)和設(shè)備。

檔案管理自動化、現(xiàn)代化水平的提高，是以做好扎實的、符合其要求的檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作為前提的。而做好基礎(chǔ)工作，則要依靠管理水平的提高和技術(shù)的進步，它們一個是條件、基礎(chǔ)，一個是手段、方法，實屬相輔相成的關(guān)系。沒有基礎(chǔ)，條件不成熟，再先進的技術(shù)也無用武之地。反之，基礎(chǔ)再扎實，條件再優(yōu)厚，不與先進科學(xué)技術(shù)結(jié)合，永遠(yuǎn)停留在傳統(tǒng)手工操作水平，不僅難以滿足各方面日益增長的客觀需要，而且最終會被時代所拋棄。只有把兩者有機結(jié)合，從檔案管理現(xiàn)有基礎(chǔ)出發(fā)，注意吸收先進的管理科學(xué)和其他學(xué)科的新思想、新方法、新技術(shù)，并將它們與檔案管理傳統(tǒng)方法、技術(shù)結(jié)合起來，才能使檔案工作更加具有生命力。

4.處理檔案基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化關(guān)系時應(yīng)注意的問題

4.1解放思想更新觀念

在實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的過程中，各級檔案主管部門，特別是部門領(lǐng)導(dǎo)者、決策者，要充分認(rèn)識檔案自動化管理的重要性、迫切性，認(rèn)識到它是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的保證條件，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。從檔案工作實際出發(fā)，抓好基地工作，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

4.2加強人才的培養(yǎng)

檔案管理現(xiàn)代化是一項內(nèi)容復(fù)雜的綜合性工作，除了需要配置電子計算機、編制相應(yīng)軟件外還要求檔案工作者適應(yīng)新的工作條件，探索新的工作方法，進行一系列新的檔案學(xué)研究。檔案工作的好壞與檔案工作素質(zhì)的高低是密不可分的。要搞好檔案工作，必須有能適應(yīng)檔案管理工作需要、具有一定素質(zhì)的合格檔案工作者。檔案的現(xiàn)代化管理是跨許多專業(yè)，具備綜合知識的管理工作，是一種需要研究和運用科學(xué)技術(shù)的智能勞動，是一項專業(yè)工作，一項系統(tǒng)工程，不僅涉及現(xiàn)代管理的技術(shù)設(shè)備，而且涉及檔案事業(yè)深層次的改革。要培養(yǎng)和任用具有合理知識結(jié)構(gòu)的檔案工作人員，這是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的組織保證。

5.結(jié)語

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化既是一項新型事業(yè)，又是一項復(fù)雜系統(tǒng)工程，應(yīng)進一步提高對檔案現(xiàn)代化工作意義和迫切性的認(rèn)識，扎扎實實地做好每一項具體工作。同時，根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展形勢，結(jié)合檔案工作中存在的問題，制定出切實可行的措施、辦法。

參考文獻(xiàn)：

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