新時(shí)期高校人事檔案管理創(chuàng)新分析

苑伊彬

（河南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院，鄭州 450000）

0 引 言

高校人事檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理工作，不僅涉及對(duì)學(xué)生檔案的整合和保管，同時(shí)也涉及高校教職人員人事資料的保管，在一定程度上高校人事檔案管理能夠有效反映學(xué)生的成長(zhǎng)情況，也能見(jiàn)證教師員工的工作和成長(zhǎng)經(jīng)歷，為人才的針對(duì)性培養(yǎng)和教師的管理提供了依據(jù)。傳統(tǒng)意義上的高校人事檔案管理相對(duì)復(fù)雜，也比較隨意，檔案管理人員和學(xué)校都沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致現(xiàn)階段檔案管理工作存在諸多管理漏洞。隨著新形勢(shì)下高校改革的不斷深入，逐漸將高校人事檔案管理創(chuàng)新納入改革的領(lǐng)域中。高校有必要運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段和管理理念等，優(yōu)化人事檔案管理工作，以此順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，在整體上提升了高校的實(shí)際管理水平。

1 現(xiàn)階段高校人事檔案管理創(chuàng)新的重要性

1.1 有利于提升高校人事檔案的安全性

就檔案本身的性質(zhì)來(lái)說(shuō)具有一定的法律價(jià)值，同時(shí)其也是學(xué)生和教職人員成長(zhǎng)過(guò)程中的重要資料見(jiàn)證，具有唯一性的特點(diǎn)。傳統(tǒng)意義上的高校人事檔案管理大多都是采用人工管理方式，通過(guò)設(shè)置檔案資料室進(jìn)行檔案的保管。這在一定程度上很難保障檔案的安全性和科學(xué)性，例如：火災(zāi)、蟲(chóng)咬等這種不可控的因素，加大了檔案資料的風(fēng)險(xiǎn)。而新時(shí)期，借助互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的支持，通過(guò)用電腦等數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行高校人事檔案管理，能有效提升高校人事檔案的安全性。

1.2 提升檔案管理工作的效率和水平

隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)等媒體的興起，利用全新的技術(shù)社會(huì)和管理理念實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的創(chuàng)新和管理，可以徹底擺脫傳統(tǒng)人工管理方式的滯后性，從而能夠提高檔案管理工作的效率和水平。不僅如此，高校通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)手段對(duì)檔案資料進(jìn)行記錄和保存，可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的精細(xì)化發(fā)展，從而能夠有效提升檔案管理水平。

2 新時(shí)期高校人事檔案管理創(chuàng)新的原則

新時(shí)期高校檔案管理工作由于涉及高校管理的諸多方面，因此其改革和創(chuàng)新也是一項(xiàng)復(fù)雜的工作內(nèi)容，所以新時(shí)期高校人事檔案管理的創(chuàng)新還要積極樹(shù)立一定的發(fā)展目標(biāo)，遵循一定的發(fā)展原則，為人事檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐提供方向性指導(dǎo)，具體包括以下幾點(diǎn)。

2.1 系統(tǒng)管理原則

人事檔案的管理工作是高校一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性管理工作，涉及高校管理的諸多方面，因此在其改革和創(chuàng)新的過(guò)程中還要積極遵循一定的系統(tǒng)管理原則。這種系統(tǒng)性包括根據(jù)國(guó)家的檔案管理改革目標(biāo)和領(lǐng)導(dǎo)方針進(jìn)行統(tǒng)一的管理和改革，不僅要符合我國(guó)人事檔案管理的總體要求，同時(shí)也要在一定程度上切實(shí)滿足高校的管理需求，在相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行改革和創(chuàng)新工作。除此之外，這種系統(tǒng)性也體現(xiàn)在對(duì)于高校人事檔案的整合和梳理，對(duì)其重新規(guī)劃和管理，以此進(jìn)一步優(yōu)化高校人事檔案管理的內(nèi)容。

2.2 實(shí)時(shí)性原則

人事檔案管理工作最重要的工作原則就是實(shí)時(shí)性原則，因此，高校人事檔案的管理創(chuàng)新和改革中也要積極遵守這一原則。實(shí)時(shí)性原則具體體現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：首先，對(duì)高校學(xué)生和教職人員信息和資料進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，隨著學(xué)生和教師的成長(zhǎng)，很多人事資料都會(huì)有所變動(dòng)和完善，以此為了保證人員信息的完整性，還要堅(jiān)持人事檔案管理的實(shí)時(shí)性原則，其次，面對(duì)高速發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，很多技術(shù)因素以及外界環(huán)境因素等都會(huì)發(fā)生變化。因此，為了保證人事檔案管理工作的完整和科學(xué)，還要實(shí)時(shí)地更新自身的管理理念和技術(shù)水平。以此實(shí)現(xiàn)管理效益的最大化。

3 現(xiàn)階段我國(guó)高校人事檔案管理的現(xiàn)狀

隨著生源數(shù)量的不斷增多，為高校的人事檔案管理工作帶來(lái)很大壓力，使當(dāng)下高校人事檔案管理存在很多漏洞和不足。筆者通過(guò)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)和文獻(xiàn)進(jìn)行調(diào)查，從以下幾方面闡述了高校人事檔案管理的現(xiàn)狀。

3.1 管理意識(shí)淡薄，高校缺乏對(duì)人事檔案管理的重視

一直以來(lái)，我國(guó)高校的教學(xué)和管理都是側(cè)重于對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)和高校的日常管理，高校領(lǐng)導(dǎo)者和人事檔案管理人員尚未關(guān)注人事檔案管理的重要性。對(duì)于其改革和創(chuàng)新工作也缺乏應(yīng)有的重視，例如：一方面，沒(méi)有為人事檔案管理部門配備先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和高素質(zhì)的管理人員，管理人員在素質(zhì)和年齡上的結(jié)構(gòu)都不合理，導(dǎo)致整體的管理效率比較低。另一方面，沒(méi)有為人事檔案管理工作制定完善的管理機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)，資料管理要求也不高，導(dǎo)致當(dāng)下高校的人事檔案管理工作秩序比較混亂。經(jīng)常出現(xiàn)檔案損壞和丟失的現(xiàn)象，給教師和學(xué)生都帶來(lái)很大的消極影響。

3.2 管理理念和管理手段滯后，技術(shù)應(yīng)用水平低

相關(guān)數(shù)據(jù)的調(diào)查顯示，很多高校的人事檔案管理工作依舊使用傳統(tǒng)的人力手工管理方式，檔案管理也都是停留在紙質(zhì)管理層面上，導(dǎo)致檔案管理的理念和管理手段都相對(duì)滯后，不僅加大了檔案收集與管理的工作量。同時(shí)也大大減低了人事檔案管理工作的效率。對(duì)于檔案使用人員來(lái)說(shuō)，查閱檔案也比較困難，不僅如此，傳統(tǒng)的檔案管理方式也需要一定的場(chǎng)地進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，進(jìn)一步增加了檔案管理的成本。尤其隨著現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)等的發(fā)展，高校的人事檔案管理工作也缺乏一定的創(chuàng)新性，對(duì)于現(xiàn)代化的技術(shù)應(yīng)用水平比較低，無(wú)法滿足現(xiàn)階段日益提升的檔案管理需求，同時(shí)也不能有效順應(yīng)時(shí)代的技術(shù)性發(fā)展。

3.3 缺乏系統(tǒng)、完善的檔案管理制度

高校的檔案管理工作和其他管理工作一樣，都需要完善的管理制度進(jìn)行約束，但是從現(xiàn)階段高校檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，其整體的管理工作都相對(duì)隨意，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范。例如：缺乏科學(xué)的人事管理制度，對(duì)于檔案管理者的聘用和管理上缺乏科學(xué)性，人員結(jié)構(gòu)不合理，也沒(méi)有統(tǒng)一的崗位職業(yè)規(guī)范。其次，對(duì)于高校人事檔案的收集、保管以及借閱都缺乏有效的制度依據(jù)，不僅導(dǎo)致檔案管理人員收集檔案的積極性不高，同時(shí)在保管過(guò)程中也存在諸多漏洞，導(dǎo)致現(xiàn)階段高校的人事檔案材料失真嚴(yán)重，其整體的完整性也不高。大大降低了高校人事檔案的管理水平。

4 新形勢(shì)下我國(guó)高校人事檔案管理創(chuàng)新的對(duì)策

面對(duì)日益發(fā)展的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和高校管理，對(duì)于人事檔案管理工作，高校也要積極順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展步伐對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新和改革，進(jìn)一步提升高校人事檔案管理的效率和水平。筆者通過(guò)結(jié)合現(xiàn)階段我國(guó)高校人事檔案管理的現(xiàn)狀和不足，對(duì)于人事檔案管理創(chuàng)新提出了針對(duì)性的改革建議，具體從以下幾方面闡述。

4.1 提升高校管理層對(duì)于人事檔案管理的認(rèn)知和管理力度

新時(shí)期，高校在提升自身教學(xué)和管理水平的同時(shí)，積極加強(qiáng)對(duì)高校人事檔案管理創(chuàng)新工作的關(guān)注，進(jìn)一步強(qiáng)化高校管理層對(duì)于人事檔案管理的科學(xué)認(rèn)知，首先，基層政府和檔案管理部門要對(duì)高校傳達(dá)人事檔案管理的先進(jìn)思想和技術(shù)水平。在宏觀檔案管理辦法的指導(dǎo)下，輔助高校進(jìn)行檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，從而幫助高校汲取科學(xué)的人事檔案管理手段，其次，高校也要積極跟隨著時(shí)代的創(chuàng)新，進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理，進(jìn)一步提高檔案管理員的科學(xué)管理意識(shí)，將檔案管理的效率與崗位薪酬統(tǒng)籌考核，通過(guò)優(yōu)化檔案管理員的薪資待遇以及人員結(jié)構(gòu)等，打造一支現(xiàn)代化、高素質(zhì)的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，同時(shí)也要進(jìn)一步增加人事檔案管理部門的資金和技術(shù)的投入，為新時(shí)期人事檔案管理創(chuàng)新奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。

4.2 加強(qiáng)對(duì)全新技術(shù)的引進(jìn)和應(yīng)用，提升檔案管理技術(shù)化水平

21世紀(jì)是技術(shù)發(fā)展的時(shí)代，面對(duì)多元化的技術(shù)發(fā)展模式，高校也要將現(xiàn)代化的技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作的創(chuàng)新中，首先，加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的技術(shù)培訓(xùn)，傳統(tǒng)的檔案管理員無(wú)論是技術(shù)上還是文化素質(zhì)上層次都比較低，為了促進(jìn)高校檔案管理的技術(shù)化發(fā)展，要積極幫助檔案管理員掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，通過(guò)定期的崗位和技能培訓(xùn)，幫助其能夠靈活運(yùn)用表格和計(jì)算機(jī)等。其次，在檔案的收集和管理上，也要整合有利的技術(shù)資源，例如：通過(guò)掃描檔案的方式進(jìn)行收集和歸檔，大規(guī)模地推廣電子檔案，這樣不僅可以有效地提升檔案的收集和管理效率，同時(shí)也能進(jìn)一步提升檔案管理過(guò)程中的安全性，這對(duì)于日后的檔案的調(diào)閱和查詢也都提供了很大的幫助。

4.3 建立完善的檔案管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)

高校龐大的檔案管理工作量，需要完善的制度體系和管理標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)檔案管理工作，因此，在高校檔案管理工作的創(chuàng)新過(guò)程中，也要進(jìn)一步建立和完善的檔案管理制度和管理標(biāo)準(zhǔn)。首先，要針對(duì)高校的檔案管理工作特點(diǎn)，制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以此衡量檔案管理工作的有效性和科學(xué)性。其次，高校也要針對(duì)檔案管理的不足，建立完善的人員引進(jìn)和培訓(xùn)機(jī)制，以此提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。除此之外，在檔案管理過(guò)程中，高校要針對(duì)檔案采集、檔案管理和檔案管理借閱等制定系統(tǒng)化的崗位和部門規(guī)范，細(xì)化崗位和部門分工，以此優(yōu)化高校檔案管理工作，也進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了檔案管理的安全性和保密性。

5 結(jié) 語(yǔ)

高校的人事檔案管理工作作為高校管理的基礎(chǔ)，其管理效果在一定程度上直接影響著高校的整體管理效率。筆者通過(guò)有效梳理高校人事檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足，為了更好地順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)于高校檔案管理工作的改革提出了方向性的指導(dǎo)。高校在技術(shù)和人員結(jié)構(gòu)上進(jìn)行整合和優(yōu)化，以此不斷提升高校人事檔案管理的水平，對(duì)于高校的發(fā)展來(lái)說(shuō)，具有積極的現(xiàn)實(shí)促進(jìn)作用。

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