高職院校干部人事檔案管理信息化的現(xiàn)實意義與實現(xiàn)途徑分析

李 琳

（武漢交通職業(yè)學院，武漢 430065）

1 高職院校干部人事檔案管理信息化的現(xiàn)實意義

檔案管理信息化建設應當以信息化共享、數(shù)字化、網絡化發(fā)展為主要內容，在網絡支持下完成對各類檔案信息資料的整理、利用、歸檔和移交等一系列工作。在高職院校干部人事檔案管理中，信息化建設的現(xiàn)實意義主要包括以下幾個方面。

1.1 節(jié)約檔案管理人員的時間

在信息化建設的背景下，工作人員僅需要完成檔案資料數(shù)據(jù)的第一次錄入，審核其真實無誤后，后續(xù)可以反復多次進行修改與調用，從而可以大量節(jié)約人力資源。并且，檔案信息在檢索時可以利用所搭載的干部人事檔案信息庫進行自動化檢索，省略了傳統(tǒng)模式下手工翻找的耗時問題。除此以外，其他部門還可以通過與檔案管理部門協(xié)作的方式，在聯(lián)網條件下根據(jù)自身權限查找相應的檔案資料，這對于節(jié)約檔案管理人員的工作時間、降低工作強度具有重要的意義。

1.2 提高檔案管理效率

高職院校在干部人事檔案管理工作中可以通過信息化建設的方式形成一套完整的檔案管理信息系統(tǒng)，建立全面檢索工具，并支持對干部檔案資料的比較與查詢。同時，檔案管理信息化還可以對職稱、學歷以及職務等檔案信息的變化情況進行及時調整與修改，從而能夠提高檔案信息的查找速度，拓展高職院校干部人事檔案的服務范圍，對于提高檔案管理效率具有重要的意義。

1.3 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理信息化省去了大量的人工操作過程，從而節(jié)省了大量的時間。這樣檔案管理員可以節(jié)省出大量的時間用于學習，特別是在計算機的學習和探索上，可以學習更多的檔案管理方面的專業(yè)知識，從而有利于提高檔案管理人員的綜合素質，進一步推動高職院校的檔案管理工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

1.4 延長紙質檔案的保存時間

過去，高職院校干部人事變動信息多以紙質為介質，不但保存質量不夠理想，并且由于高職院校內部人才流動比較頻繁，干部信息變動較大，因此在產生信息變動時工作人員往往需要費很大的勁來調取相應資料，這一過程不但會增加工作難度，還可能導致原始檔案受損。而在信息化技術建設的背景下，這些工作可以直接通過計算機檢索與修改的方式完成，在提高檔案利用效率的同時大大延長了檔案的保存時間。

2 高職院校干部人事檔案管理現(xiàn)狀

目前，高職院校在開展干部人事檔案管理工作的過程中，信息化建設已成為必然發(fā)展的趨勢與方向之一，但受到領導不重視、設備更新不及時、管理理念不到位等因素的影響，檔案管理信息化建設工作的開展仍然舉步維艱，直接對檔案管理工作產生了不良影響。

2.1 領導不重視

高職院校領導班子對檔案管理工作不重視，是長期存在于高職院校中的一大問題。一些領導錯誤地認為檔案是對一個人主要工作經歷、品德作風、政治面貌的記錄，對教學以及科研活動并沒有太多的作用。由于領導不重視，一些高職院校甚至沒有配備專門的人事檔案管理人員，直接由圖書館館員兼任，導致干部人事檔案管理處于一種“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬局面。

2.2 基礎設施不完善

對于我國而言，多數(shù)高職院校興辦運行的時間相對較短，缺乏相關的管理經驗，在檔案管理方面沒有更多經驗可以借鑒，也沒有形成一套規(guī)范性的規(guī)章制度。在這一背景下，多數(shù)高職院校檔案管理缺乏基礎設施投入，甚至直接將普通辦公用房作為檔案管理用房，尤其不利于紙質檔案保管。

2.3 管理理念不同

針對多數(shù)高職院校，這種問題主要出現(xiàn)在合并后的高職院校中，校方會對檔案管理部門進行了重新整合，但由于管理理念不同導致檔案管理工作難以開展，主要表現(xiàn)在以下兩個方面。第一，高職院校在合并前，檔案管理工作部門的管理方式與管理內容有所不同，導致合并后進行歸檔面臨著較大難度，加之在檔案管理制度與要求方面存在較大差異，還會導致檔案材料收集與利用難度大等一系列問題。第二，在高職院校合并的過程中，部分原始檔案資料出現(xiàn)了遺漏或丟失，但由于管理理念不同，導致檔案收集難度明顯增加。

3 高職院校干部人事檔案管理信息化實現(xiàn)途徑

當前，信息技術已經廣泛應用在各個行業(yè)領域，高職院校必須順應時代發(fā)展潮流，以信息化為手段加快檔案資源信息化建設。在高職院校人事資源管理中會產生各種類型的檔案信息，如學歷學位、職務變動、職工變動、崗位變動和薪酬變動等，只有利用信息化技術對上述資源進行整合、開發(fā)與利用，才能有效發(fā)揮檔案管理的綜合價值，以實現(xiàn)信息資源合理開發(fā)與應用的目的。具體而言，高職院校干部人事檔案管理在實現(xiàn)信息化轉型的過程中，應著重關注以下幾個方面的內容。

3.1 提高領導重視

高職院校領導在檔案管理信息化建設的過程中發(fā)揮著重要的作用，只有提高領導層的重視，才能夠明確檔案管理信息化建設各個方面與環(huán)節(jié)的具體要求，以協(xié)調各個崗位的責任與義務，保證檔案管理信息化建設的質量與進度。高職院校領導應當充分肯定干部人事檔案在高職院校的價值與地位，同時認識到信息化建設在提高檔案管理質量水平方面的重要性，加強各個崗位人員的通力協(xié)作，積極改進信息化管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)檔案管理信息化系統(tǒng)功能與優(yōu)勢的最大化。

3.2 加強資源整合

高職院校干部人事檔案管理信息化建設是一項復雜且系統(tǒng)的工程，在信息化建設方面不但需要各個部門積極配合，還需要在人力、資金、物力等方面提供支持與配合。同時，高職院校干部人事檔案管理信息化安全建設可以與高校網絡安全系統(tǒng)進行合并，以節(jié)約人力與物力開支。此外，高職院?？山M織業(yè)內網絡技術專家共同制定與干部人事檔案有關的業(yè)務工作、技術方法以及硬件設備的統(tǒng)一原則與規(guī)范，形成可適應干部人事檔案管理工作的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫，以促進檔案信息資源的全面整合與共享。

3.3 完善硬件配置

高職院校干部人事檔案信息具有可變動性與動態(tài)性的特點，且檔案管理信息化系統(tǒng)建設僅僅是信息管理工程的開端，關鍵仍然在于構建一套科學有效的檔案管理運行系統(tǒng)，以實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)信息的及時更新。為保障信息系統(tǒng)的有效運行，高職院校應完善硬件配置，將檔案部門的經費列入學校預算。第一，設立專門的綜合檔案室，添購檔案管理硬件設施設備，分類存放，編檔管理，做好防火、防盜、防潮、防水、防光、防磁、防蟲、防高溫、防塵和防鼠“十防”措施。第二，高職院校要為庫房配備溫度計、濕度計、滅火器、空調機和去濕機等設施，確保檔案材料管理規(guī)范、保管安全、利用方便，向檔案管理現(xiàn)代化邁進。

3.4 提高人員素質

檔案管理工作人員為了適應檔案管理信息化建設的發(fā)展趨勢，必須全面了解干部人事檔案管理的基本流程與主要內容，應形成全局觀念與整體意識，積極挖掘檔案管理工作實踐中的迫切需求，為檔案管理信息化系統(tǒng)的建設與完善提供依據(jù)。高職院校也應當積極引進檔案管理以及信息化建設專業(yè)的優(yōu)秀人才，使人才結構更為合理，從而不斷提高檔案管理工作隊伍的素質。除此以外，校方還應當為檔案管理崗位工作人員創(chuàng)造各種機會，與其他高校以及檔案部門取得聯(lián)系，相互進行業(yè)務學習與交流，以提高檔案管理工作人員的業(yè)務能力，最終培養(yǎng)出一支適應高職院校干部人事檔案管理信息化發(fā)展趨勢的、有較強責任心、有過硬技術的檔案管理人才隊伍。

4 結 語

高職院校干部人事檔案管理工作關系著無數(shù)高科技優(yōu)秀人才的命運。在信息化的背景下，高職院校干部人事檔案管理工作也應積極探索信息化轉型方法，以信息化管理模式與途徑提升檔案管理的質量與效率。只有加強信息化工作，才能將高職院校內部大量優(yōu)秀人才在科研活動、管理、教學等方面所取得的優(yōu)秀成績與出色表現(xiàn)，準確反映在人事檔案材料中，從而為高職院校開展職稱評定以及干部選拔等工作提供重要依據(jù)。

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