充分認識檔案管理的重要性，做好檔案管理工作

崔花

摘要：檔案是從原始記錄轉(zhuǎn)化而來，所以具有極為重要的意義，然而，現(xiàn)實生活中，檔案管理工作還存在許多問題，做為檔案管理工作者應該面對現(xiàn)實，充分認識檔案管理的重要意義，做好檔案管理工作，為新時代社會主義建設做出檔案管理工作者應有的貢獻。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；重要性

所謂檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄。因為檔案是從原始記錄轉(zhuǎn)化而來，所以具有極為重要的意義，然而，現(xiàn)實生活中，檔案管理工作還存在許多問題，做為檔案管理工作者應該面對現(xiàn)實，充分認識檔案管理的重要意義，做好檔案管理工作，為新時代社會主義建設做出檔案管理工作者應有的貢獻。

一、檔案管理工作中存在的問題

由于認識上的原因和管理上的原因，在檔案管理工作中存在著很多共性問題和個性問題，具體表現(xiàn)在：一是不重視檔案。很多管理者包括部分領(lǐng)導認為檔案無非是些記錄和抄寫材料，需要整理和保管，不能給單位創(chuàng)造什么效益，檔案管理者不丟失，守好攤，能夠查閱檔案，應付各級各類檢查就可以了；二是檔案管理力量薄弱，水平不高，手段落后。在配備檔案管理工作人員時，不是選配專業(yè)人員，而是安排一些老弱病殘，這些人對檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不熟悉，加上對檔案投入精力有限，造成檔案管理混亂；三是不重視檔案室硬件建設。檔案室建設沒有按照檔案法標準建設，把檔案室放在狹小偏僻的空間，檔案室“六防”設備不配套，以至于檔案受潮、霉變或蟲蛀；四是檔案制作不規(guī)范。由于檔案管理人員配備不夠?qū)I(yè)，領(lǐng)導要求不嚴，檔案制作五花八門，隨意性很大，用紙、裝訂不符合要求。除以上問題外還有很多問題，不一一例舉，這些問題的存在嚴重影響單位的科學管理，甚至會給革命工作造成不可估量的損失，因此，應該充分認識檔案管理的意義，做好檔案管理工作。

二、檔案管理工作的重要意義

首先，由于檔案是一切人事、活動的原始記錄，是一個單位工作所留下的痕跡，因此，一個單位建立完整規(guī)范的各種檔案能夠確保在有需要的時候做到有據(jù)可依、有證可查。今天，我們在進行著一項全世界矚目的偉大事業(yè)——新時代中國特色社會主義，經(jīng)濟高速發(fā)展，職工流動率高、變動頻繁是單位普遍存在的現(xiàn)象，為規(guī)范管理，各單位的上級主管部門經(jīng)常會通過查閱檔案督查工作，在這種新的形勢下，規(guī)范科學的檔案管理會成為一座堅固的橋梁，為單位工作正常有序開展打下堅實的基礎。

其次，由于檔案是工作的原始記錄，能夠為我們提供真實的歷史數(shù)據(jù)，我們能夠通過對檔案歷史數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，對某一項工作的發(fā)展做出趨勢線判斷，或者通過數(shù)據(jù)分析的結(jié)果，判斷我們所做的決策是否正確，需要進行怎樣的調(diào)整，為今后更好更有效的開展工作奠定了基礎。

最后，檔案也是一個單位的成長記錄，也是一個單位不可或缺的文化因素，檔案既是一個單位的文化沉淀，更是一個單位的內(nèi)涵及外在形象體現(xiàn)。

正因為檔案有著如此重要的地位和意義，我們要努力做好檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案的作用，利用檔案為我們的事業(yè)做貢獻。

三、檔案管理工作策略和檔案作用的發(fā)揮

首先注意文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，單位檔案應該實行集中管理。一個單位，有很多不同種類的檔案，如人事檔案、文書檔案、財務檔案以及與專業(yè)工作相關(guān)的專業(yè)檔案等，如果單位具備條件，最好能由專業(yè)人員采取專業(yè)的設備技術(shù)實現(xiàn)集中管理。集中管理有很多優(yōu)勢，如能引起管理層的關(guān)注、能更好的實施各項工作制度、能減少管理及維護成本、能節(jié)約管理場地的建設、能充分采用先進技術(shù)設備進行現(xiàn)代化管理、能減少檔案的安全管理難度等保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量的整體性，分類的合理性還有是不是經(jīng)常使用。

其次是注意檔案的維護。讓檔案美觀、直觀易于操作。在日常工作中，對檔案管理最起碼的基本要求是要對檔案的完整性、真實性、時效性以及規(guī)范性進行維護。完整而又有效規(guī)范的檔案才能為檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎。全面完整性主要指以下三個方面，第一是數(shù)量的完整，要保證檔案的齊全，保證應該集中和實際保存的檔案不致殘缺短少。第二是質(zhì)量意義上的完整，也就是從系統(tǒng)性方面要維護檔案的有機聯(lián)系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌，第三是要避免在檔案的保管和利用過程中，因各種理化因素或有害生物對各種檔案制成材料產(chǎn)生不同程度的損害，一旦發(fā)生這些情況，為了使這些破損檔案恢復原貌，繼續(xù)發(fā)揮作用，必須由專業(yè)人員對破損檔案進行及時修復。

第三，現(xiàn)在是計算機信息化時代，一定不要純粹使用手工管理，而應該選擇一款適合本單位的檔案管理軟件，比如量子偉業(yè)、萬能檔案、易度等。

第四，檔案的安全防護。檔案的安全防護主要有以下兩方面，一是力求檔案不受損壞，切實做好防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作，延長檔案壽命，即保證檔案管理物質(zhì)安全；二是要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。檔案室管理所用的電腦及數(shù)字檔案需進行加密處理，檔案室內(nèi)需安裝360度無死角攝像頭，同時還需做到人離鎖落、定期對檔案室進行檢查清點等。

第五，關(guān)于檔案的利用。檔案能夠?qū)v史數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，用以總結(jié)過去，為未來的發(fā)展提供有利的判斷或建議。如統(tǒng)計單位人員流失率以及對辭職原因的分析，既能夠讓管理者對目前單位人員管理過程進行反思，是薪酬待遇不足、福利不好還是企業(yè)文化有所欠缺等，從而進行調(diào)整。通過對辭職人員的流向調(diào)查分析所形成的檔案還能夠從側(cè)面了解同行業(yè)中競爭對手的實力。所以說，檔案，一定要充分利用才能體現(xiàn)其價值，只有重視檔案的管理，單位的發(fā)展才更有可能蒸蒸日上。

總之，現(xiàn)代社會建立系統(tǒng)、科學、民主的管理制度，對其生存與發(fā)展極為重要。在一個單位中，檔案管理無疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。