淺議高星級(jí)酒店客用消耗品的財(cái)務(wù)管理

鄭靈肖

一、引言

國內(nèi)品牌和國際品牌的相眾多酒店，在國內(nèi)的高星級(jí)酒店經(jīng)營市場(chǎng)展開了激烈的競(jìng)爭(zhēng)。各個(gè)酒店都在尋求先進(jìn)有效的管理模式，提高酒店?duì)I運(yùn)管理能力，提升其自身在高星級(jí)酒店市場(chǎng)的份額。一般而言，重視細(xì)節(jié)管理的高星級(jí)酒店在財(cái)務(wù)管理工作中也同樣應(yīng)注意細(xì)節(jié)管理，細(xì)致到位的酒店財(cái)務(wù)管理可以控制酒店成本支出，提高獲利能力，所以酒店財(cái)務(wù)管理水平是衡量酒店發(fā)展水平的重要組成部分。本文試著以高星級(jí)酒店的酒店用品之一——客用消耗品為對(duì)象，討論了客用消耗品的概念、外延，分析客用消耗品的管理現(xiàn)狀及不足，并從內(nèi)控制度、預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、財(cái)務(wù)分析等角度對(duì)高星級(jí)酒店客用消耗品的成本控制和品質(zhì)控制提出具體建議。

二、客用消耗品的概念、范圍

酒店行業(yè)一直關(guān)注酒店用品的管理問題，高星級(jí)酒店也不例外。簡單地說，酒店用品是酒店生產(chǎn)和經(jīng)營過程中需要的各種用具和物品的總稱，包括餐廳服務(wù)用品、玻璃器皿、前臺(tái)用品、客房棉織品、客用消耗品、清潔用品、酒吧消耗品、酒店員工制服、日用雜件等。其中的客用消耗品，也稱客房一次性消耗品是指在每間客房內(nèi)配備的，供客人免費(fèi)使用的一次性用品，主要包括牙具、梳子、剃須刀、香皂、浴帽、洗浴用品、擦鞋布、杯蓋、消毒封條、垃圾袋、標(biāo)簽筆、客用抽紙等。酒店現(xiàn)有的客用消耗品有近20種。因?yàn)楦咝羌?jí)酒店采購客用消耗品的高品質(zhì)，又是供客人免費(fèi)使用，所以高星級(jí)酒店客用消耗品的支出是酒店經(jīng)營的重要成本。財(cái)務(wù)人員若能有效地參與到客用消耗品的管理，則可以為酒店帶來更好的經(jīng)濟(jì)效益和其他綜合效益。

三、客用消耗品管理的現(xiàn)狀

（一）財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)管理脫節(jié)

在實(shí)務(wù)操作中，很多高星級(jí)酒店的財(cái)務(wù)人員認(rèn)為客用消耗品的管理是客房部門負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，應(yīng)由客房部進(jìn)行管理，而財(cái)務(wù)部只負(fù)責(zé)記賬和賬目核算，不應(yīng)涉及業(yè)務(wù)經(jīng)營的全過程。所以很多高星級(jí)酒店沒有制定針對(duì)客用消耗品的財(cái)務(wù)管理制度。因?yàn)闆]有相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理制度，很多財(cái)務(wù)人員在對(duì)酒店客用消耗品記好賬，做好核算后就認(rèn)為已經(jīng)完成了對(duì)客用消耗品的財(cái)務(wù)管理事務(wù)，很少關(guān)心客用消耗品的性價(jià)比、采購價(jià)格，更遑論嚴(yán)格的內(nèi)部控制和成本費(fèi)用分析的意識(shí)。因前述原因，酒店管理層不能對(duì)客用消耗品的全流程進(jìn)行有效的監(jiān)管分析，缺乏風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)測(cè)分析，不能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）財(cái)務(wù)預(yù)算與業(yè)務(wù)預(yù)算脫節(jié)

高星級(jí)酒店注重預(yù)算編制，但預(yù)算編制更多把側(cè)重點(diǎn)放在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的預(yù)算角度，往往忽視業(yè)務(wù)預(yù)算，非財(cái)務(wù)指標(biāo)預(yù)算不重視。按照現(xiàn)行的一般操作方法，高星級(jí)酒店的預(yù)算由財(cái)務(wù)部全面負(fù)責(zé)。在編制財(cái)務(wù)預(yù)算時(shí)，對(duì)客用消耗品事項(xiàng)很熟悉的客房部很少甚至不參與客用消耗品預(yù)算的編制。財(cái)務(wù)部常常參照以往年度客用消耗品發(fā)生費(fèi)用金額來定預(yù)算數(shù)據(jù)，往往只對(duì)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)相關(guān)的客用消耗品的成本進(jìn)行數(shù)據(jù)的羅列。因而，缺少客房部有效參與的財(cái)務(wù)預(yù)算往往缺乏數(shù)據(jù)背后邏輯關(guān)系支持體系，所編制的預(yù)算不具有實(shí)際的指導(dǎo)意義。如在財(cái)務(wù)預(yù)算編制時(shí)不分酒店?duì)I業(yè)的淡旺季，也沒有考慮到所在城市年度的臨時(shí)會(huì)展情況，導(dǎo)致客用消耗品的采購預(yù)算和庫存不能與客房出租形成正向?qū)?yīng)關(guān)系，容易產(chǎn)生客用消耗品在客房出租淡季時(shí)形成庫存積壓；而在客房出租旺季時(shí)又面臨缺貨的局面。

（三）預(yù)算執(zhí)行不到位

眾所周知，對(duì)于酒店經(jīng)營活動(dòng)而言，全面預(yù)算編制非常重要。很多高星級(jí)酒店非常重視預(yù)算編制，但同時(shí)又存在預(yù)算執(zhí)行不到位情況。 在客用消耗品的管理過程中，相關(guān)部門和人員認(rèn)為預(yù)算只是一個(gè)預(yù)估，往往是預(yù)算歸預(yù)算，執(zhí)行的歸執(zhí)行，實(shí)際費(fèi)用列支不與預(yù)算情況相掛鉤?？头坎客X得預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算跟蹤是財(cái)務(wù)部門的事情，導(dǎo)致客用消耗品的預(yù)算執(zhí)行工作停留在表面，庫存管理、客用消耗品領(lǐng)取流程有缺陷。如在客用消耗品的采購環(huán)節(jié)，客用消耗品出現(xiàn)超預(yù)算支出時(shí)，酒店管理層往往疏于分析甚至不分析預(yù)算超支的內(nèi)在原因，僅從表面控制客用消耗品的采購成本，甚至出現(xiàn)以降低客用消耗品的品質(zhì)來達(dá)成預(yù)算數(shù)據(jù)的情形。

四、加強(qiáng)客用消耗品財(cái)務(wù)管理的建議

（一）加強(qiáng)流程設(shè)計(jì)，財(cái)務(wù)管理與業(yè)務(wù)管理有效結(jié)合

第一，酒店應(yīng)制定客用消耗品的采購、領(lǐng)用、盤存制度，確定精細(xì)化管理目標(biāo)，讓管理有序。在制度流程設(shè)計(jì)是在制度中應(yīng)該明確由客房部全面負(fù)責(zé)客用消耗品的管理；同時(shí)明確財(cái)務(wù)部協(xié)助客房部進(jìn)行客用消耗品的管理，如要求財(cái)務(wù)部建立客用消耗品使用臺(tái)賬。在具體流程的設(shè)計(jì)上，建議由財(cái)務(wù)部依據(jù)已經(jīng)編訂的預(yù)算，進(jìn)行嚴(yán)格的計(jì)算，制定詳細(xì)的采購計(jì)劃。若采購是由客房部發(fā)起，采購單要注明采購數(shù)量、單價(jià)、庫存、預(yù)計(jì)使用期限等具體信息。采購流程設(shè)計(jì)時(shí)，有客房部、采購部、財(cái)務(wù)部共同參與，每個(gè)部門、每個(gè)崗位是流程中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)，每個(gè)節(jié)點(diǎn)的工作依據(jù)、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作權(quán)限要明確。采購流程之間以人、財(cái)、物為關(guān)聯(lián)網(wǎng)狀聯(lián)系，以業(yè)務(wù)邏輯為連接點(diǎn)形成制度控制，使得財(cái)務(wù)管理也業(yè)務(wù)管理有效結(jié)合。

第二，確定標(biāo)準(zhǔn)定額標(biāo)準(zhǔn)。在對(duì)酒店客用消耗品的管理過程中，要結(jié)合酒店的實(shí)際出租率情況制定客用消耗品的單間標(biāo)準(zhǔn)消耗定額。在對(duì)客用消耗品的使用時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行使用過程和使用數(shù)量的把控，從而保證酒店運(yùn)營的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。與此同時(shí)，在執(zhí)行定額制度時(shí)，要記錄客用消耗品的消耗情況并形成報(bào)表，定期針對(duì)報(bào)表進(jìn)行分析整理，從而能夠及時(shí)調(diào)整定額制度，避免出現(xiàn)浪費(fèi)情況。

（二）財(cái)務(wù)預(yù)算與業(yè)務(wù)預(yù)算編制融合編制

第一，充分溝通，爭(zhēng)取酒店管理層支持。酒店預(yù)算編制涉及酒店每個(gè)業(yè)務(wù)部門及職能部門需要投入精力餐飲，沒有酒店總經(jīng)理和各部門負(fù)責(zé)人的全力支持和推動(dòng)，往往難以實(shí)質(zhì)性推動(dòng)并取得務(wù)實(shí)的效果，最終導(dǎo)致財(cái)務(wù)預(yù)算淪落為財(cái)務(wù)部門的純數(shù)據(jù)填報(bào)。酒店總經(jīng)理和各部門負(fù)責(zé)人的重視和支持程度決定了預(yù)算編制的精細(xì)化和科學(xué)性程度。在與酒店管理層溝通過程中，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)起預(yù)算溝通、規(guī)劃、講解、推動(dòng)的責(zé)任，要多種措施并舉，財(cái)務(wù)部組織不同層級(jí)的酒店預(yù)算培訓(xùn)會(huì)，灌輸全面預(yù)算相關(guān)知識(shí)，培養(yǎng)預(yù)算意識(shí)。

第二，編制酒店全面預(yù)算時(shí)，應(yīng)確定客房消耗品標(biāo)準(zhǔn)定額與客房總出租數(shù)量的正比關(guān)系。預(yù)算管理是精細(xì)化管理的平臺(tái)，業(yè)務(wù)預(yù)算與財(cái)務(wù)預(yù)算同步使力，可以倒逼各項(xiàng)工作規(guī)范化?？头坎康葮I(yè)務(wù)部門可針對(duì)不同房型單間房所需配備客用消耗品的范圍、數(shù)量，制定消耗品標(biāo)準(zhǔn)定額。財(cái)務(wù)部則依據(jù)客服部制訂的客用消耗品的標(biāo)準(zhǔn)定額、酒店出租率、出租總客房等數(shù)據(jù)，編制客用消耗品預(yù)算消耗。這樣的編制邏輯，實(shí)際上要求酒店以職能部門目標(biāo)為導(dǎo)向，提前規(guī)劃工作，把客用消耗品日常管理做實(shí)、做細(xì)，為執(zhí)行和評(píng)價(jià)效果打好基礎(chǔ)。同時(shí)，也把財(cái)務(wù)部門由“審批”部門變?yōu)檎嬲摹肮芾怼焙汀胺?wù)”部門。

（三）預(yù)算分析跟蹤到位

建立客用消耗品預(yù)算分析情況定期報(bào)告制度。定期報(bào)告制度是預(yù)算分析環(huán)節(jié)的重要內(nèi)容，也是預(yù)算事后管理的有效手段?？陀孟钠奉A(yù)算分析包括耗用情況描述、原因分析、對(duì)策和建議。客用消耗品情況描述，包括預(yù)算執(zhí)行情況：編制客用消耗品明細(xì)表的消耗范圍、數(shù)量、金額、單間每日消耗情況；客用消耗品執(zhí)行情況與預(yù)算差異對(duì)比，是正偏離還是負(fù)偏離，是否在合理范圍內(nèi)？客用消耗品與歷史數(shù)據(jù)對(duì)比，與行業(yè)平均水平對(duì)比。客用消耗品通過數(shù)據(jù)對(duì)比，進(jìn)行原因分析，對(duì)差異形成的原因深入分析，是內(nèi)部原因還是外部原因？內(nèi)部原因是標(biāo)準(zhǔn)定額成本制定不科學(xué)內(nèi)部損耗太多？等等；外部原因是客房市場(chǎng)影響酒店出租率、客用消耗品采購成本上升？通過分析差異，差異存在原因，針對(duì)分析的情況，提出可行的建議措施和改進(jìn)方法。