談?wù)劯呗氃盒W(xué)生檔案管理存在的問題及其對策

何艷紅

摘 要：高職院校學(xué)生檔案是指學(xué)生在招生錄取、教學(xué)活動(dòng)、學(xué)籍管理、畢業(yè)就業(yè)等過程中，形成的具有保存價(jià)值的記錄學(xué)生基本情況的文字、圖表、聲像等材料，是高職院校學(xué)生就業(yè)及今后各級組織選擇、任用、考核的主要依據(jù)，是高職畢業(yè)生就業(yè)工作的一項(xiàng)重要憑證，起著非常重要的作用，本文就高職院校學(xué)生檔案管理的存在的問題及其對策進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：高職；學(xué)生檔案；問題；對策

高職院校學(xué)生檔案是人事檔案的組成部分，是高職學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會(huì)實(shí)踐的真是歷史記錄，是學(xué)生家庭社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)狀況的主要原始材料，也是大學(xué)生就業(yè)及今后各種組織選拔、任用、考核的重要依據(jù)，更是每個(gè)學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的重要人生履歷。在目前就業(yè)競爭激烈的情況下，高職院校學(xué)生檔案作為畢業(yè)生的一項(xiàng)重要憑證，有著難以替代的作用。當(dāng)前的高職院校學(xué)生檔案管理存在較多的問題，高校、學(xué)生以及社會(huì)各界的認(rèn)識水平和重視程度不一，其原因也是多方面的。

一、存在問題

（一）檔案內(nèi)容陳舊、單一。從檔案本身看，收集整理不規(guī)范，內(nèi)容陳舊，信息不足，學(xué)生檔案內(nèi)容千篇一律、無個(gè)性體現(xiàn)。目前大部分高職院校畢業(yè)的學(xué)生檔案中都裝有畢業(yè)生登記表、體檢表、成績單、報(bào)到證等幾項(xiàng)材料。如此單調(diào)的材料無法全面地反映學(xué)生個(gè)人的德智體美等方面的能力與表現(xiàn)，缺乏素質(zhì)教育的內(nèi)容。學(xué)生在校期間的整個(gè)記錄應(yīng)是豐富多彩，不應(yīng)是呆板、枯燥的幾張“紙”，社會(huì)對人才的要求，不單單是成績數(shù)字而是需要一批具有扎實(shí)的專業(yè)知識、富有創(chuàng)新精神、合作協(xié)調(diào)能力、具備健康的心理等綜合素質(zhì)型人才。社會(huì)了解畢業(yè)生的情況，不可能通過洽談會(huì)“一見就知”，只能先從學(xué)生檔案中作初步了解。然后，目前的學(xué)生檔案未能展示真實(shí)全面的“我”，無法充分展示學(xué)生的個(gè)性、特點(diǎn)、優(yōu)勢，能夠提供給用人單位選拔人才的信息不多。

（二）檔案管理不嚴(yán)格，沒有監(jiān)督機(jī)制。高校學(xué)生檔案管理缺少明確的法律和制度依據(jù)。制度的缺位是制約高職院校學(xué)生檔案管理水平提高的主要原因。雖然國家頒布過《高等學(xué)校檔案管理辦法》，但總體來說比較籠統(tǒng)，對具體操作的指導(dǎo)性不強(qiáng)，缺少標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的知道體系。在管理操作層面，學(xué)生檔案不受重視，管理體制不完善。學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個(gè)分支，但是，高校旺旺只重視教學(xué)和其他管理的檔案工作，對于學(xué)生檔案工作的重要性沒有認(rèn)識到位，沒有將學(xué)生檔案管理工作提到議事日程，在檔案管理二級機(jī)構(gòu)中沒有配備專職人員，沒有進(jìn)行必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，沒有將學(xué)生檔案管理的好壞何檔案管理部門的業(yè)績掛鉤，學(xué)生檔案管理工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視，管理體制明顯不完善。另外由于缺乏一定的協(xié)調(diào)機(jī)制，容易出現(xiàn)各自為戰(zhàn)和臨時(shí)突擊的混亂現(xiàn)象。而且場地、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等往往難以得到保障，使工作無法深入開展。隨著社會(huì)競爭的日漸激烈，檔案造假、履歷造假、學(xué)歷造假等不道德的事件時(shí)有發(fā)生，使學(xué)生檔案的嚴(yán)肅性受到影響。

（三）學(xué)生自身不重視檔案。相對于本科高校，高職院校畢業(yè)生很大一部分學(xué)生都在民營企業(yè)就業(yè)，很多民營企業(yè)不過問學(xué)生的檔案，以勞動(dòng)合作關(guān)系完全取代人事關(guān)系，這也是很多高職院校畢業(yè)生成為“棄檔戶”的原因。

二、高職院校檔案管理的對策

（一）完善網(wǎng)絡(luò)招生機(jī)制，落實(shí)招生工作檔案負(fù)責(zé)制。為了及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地收集學(xué)生檔案，一是由校招生辦收集各省市高招辦郵寄的檔案。二是在新生開學(xué)報(bào)到當(dāng)天，各系在新生報(bào)到處設(shè)點(diǎn)收集檔案。先由學(xué)籍科進(jìn)行核對，并在檔案袋上填好每個(gè)學(xué)生的專業(yè)、班級、姓名、學(xué)號，再將新生檔案移交到學(xué)校學(xué)生檔案室。充分利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等現(xiàn)代科技手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。當(dāng)前很多高職院校招生、學(xué)籍、就業(yè)等都已基本實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化管理，這為學(xué)生電子檔案的建設(shè)創(chuàng)造了條件。學(xué)校可以將檔案管理信息化納入“數(shù)字校園”建設(shè)的重要范疇，嘗試實(shí)行檔案的“雙檔制”管理模式，紙質(zhì)文檔歸檔的同時(shí)，要將其內(nèi)容以電子文檔形式加以歸檔管理，形成兩種介質(zhì)、兩套內(nèi)容同一檔案，電子、紙質(zhì)文檔相結(jié)合。同時(shí)學(xué)校通過整合各方面信息資源，逐步開發(fā)一套完整的學(xué)生大干管理信息系統(tǒng)和電子檔案庫，依托互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)學(xué)生檔案管理與服務(wù)網(wǎng)站，為學(xué)生和社會(huì)提供便捷、準(zhǔn)確的咨詢、查詢、檢索、認(rèn)證和檔案轉(zhuǎn)接投遞管理等服務(wù)，從而大大提高工作效率和質(zhì)量。

（二）制定規(guī)章制度，實(shí)行規(guī)范化管理。要建立一套完善的學(xué)生檔案管理制度，實(shí)行規(guī)范化管理。要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格執(zhí)行，使學(xué)生檔案管理逐步走向科學(xué)化、規(guī)范化的管理軌道上。要緊跟時(shí)代節(jié)拍，在管理工作中不斷探索，不斷創(chuàng)新，努力適應(yīng)新形勢對學(xué)生檔案管理的要求。

（三）加強(qiáng)檔案形成者的檔案意識。學(xué)生檔案的內(nèi)容，較大一部分由學(xué)生本人填寫。所以說，學(xué)生檔案的形成者主要是學(xué)生本人。其次，各系、處室領(lǐng)導(dǎo)、任課老師、班主任、教務(wù)人員等也在填寫學(xué)生檔案。他們也是學(xué)生檔案的形成者。他們對學(xué)生檔案的認(rèn)識與重視程度，就是檔案意識的深度。檔案形成者檔案意識的深度，決定著檔案內(nèi)在和外在的質(zhì)量-案卷內(nèi)容的真實(shí)可靠性、載體紙張的質(zhì)量、規(guī)格、書寫字跡的標(biāo)準(zhǔn)等。

高職院校學(xué)生檔案管理工作改革是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要國家、社會(huì)、高校等各方面的廣泛關(guān)注和支持，必須要根據(jù)社會(huì)形勢的發(fā)展變化和學(xué)生成才的需要進(jìn)行不斷的探索與創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)：

[1]高等學(xué)校檔案管理辦法，中華人民共和國教育部令第27號發(fā)布，2008年9月1日施行.

[2]王德欣.高校學(xué)生檔案管理的新思路[j].蘭臺世界，2005（8）.