衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理研究

摘要：衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在我國衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展當(dāng)中扮演著極為重要的角色，做好衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案管理，在很大程度上能夠促進(jìn)我國衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展。本文主要針對(duì)衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理中存在的一些問題提出相應(yīng)的解決措施，希望能進(jìn)一步促進(jìn)我國衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督 檔案管理 問題 研究

一、衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理的概念

顧名思義，衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理就是指衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)于衛(wèi)生和計(jì)生機(jī)構(gòu)在進(jìn)行相應(yīng)的工作過程當(dāng)中所產(chǎn)生的檔案資料進(jìn)行專業(yè)的管理，因?yàn)樾l(wèi)生計(jì)生這種行業(yè)的特殊性，所以對(duì)于其檔案資料的管理一定要非常細(xì)致，因?yàn)檫@種檔案資料得到的機(jī)會(huì)只有一次，再也不可能有同樣的一份資料出現(xiàn)，這也就是為什么衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理要求如此嚴(yán)格的原因。而且還有一點(diǎn)非常明確，那就是衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督管理衛(wèi)生計(jì)生事業(yè)發(fā)展的大前提，從專業(yè)性的角度上來講，我們國家衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理的方式大致可以分為如下幾種，一種是小型的檔案室，另一種是規(guī)模相對(duì)較大的檔案庫房，還有一種就是較為專業(yè)化的專業(yè)檔案室。

二、衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理所存在的問題

（一）衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員

就我國目前的衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理的現(xiàn)狀來看，我們國家衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理的人員總體來說并不具備高素質(zhì)的專業(yè)知識(shí)，更有甚者，個(gè)別的衛(wèi)生局衛(wèi)生監(jiān)督所甚至還會(huì)聘請(qǐng)一些人代為兼職，從而對(duì)于衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案進(jìn)行管理，這是非常不負(fù)責(zé)任的一種行為，這會(huì)在對(duì)于衛(wèi)生計(jì)生檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，出現(xiàn)因?yàn)闄n案保存不及時(shí)造成漏存、錯(cuò)存的現(xiàn)象，還有可能會(huì)因此導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)于自己的相應(yīng)職責(zé)不夠明確，而且代為兼職的人也可能會(huì)因?yàn)椴粫?huì)使用檔案管理的新方式，造成檔案管理的效率非常低等問題。與此同時(shí)，很多檔案管理人員的工作態(tài)度都不端正。眾所周知，衛(wèi)生計(jì)生的檔案資料對(duì)于衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展有著極為重要的參考價(jià)值，然而很多的衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理人員并沒有清楚的認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，這就源于他們沒有足夠的責(zé)任意識(shí)。

（二）衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)缺乏健全的管理制度

衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督的檔案種類多種多樣，范圍也十分廣泛，而且衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督的檔案最終形成周期也非常長，所以這樣一個(gè)復(fù)雜檔案的誕生必然會(huì)經(jīng)過很多個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)其進(jìn)行處理?？墒?，目前我國衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)并沒有相應(yīng)的相對(duì)健全的衛(wèi)生監(jiān)督管理制度，這就導(dǎo)致了從檔案最開始的計(jì)劃產(chǎn)生到最后完成相應(yīng)的總結(jié)的過程十分艱難，由于管理制度的不健全，所以有相當(dāng)一大部分的相應(yīng)的工作人員不遵守檔案管理制度，比如對(duì)于檔案資料不夠愛護(hù)，借閱資料的時(shí)候不登記，借閱后若不及時(shí)歸還就會(huì)導(dǎo)致檔案資料的流失等問題。檔案資料經(jīng)過多重環(huán)節(jié)的采集，采集的過程中都分散各個(gè)部門的手里，在最后才能夠匯總，所以如果沒有相對(duì)健全的檔案管理制度就會(huì)導(dǎo)致檔案資料的不完全集中，從而使得資料收集的效率低下，而且另一方面，檔案管理工作人員流動(dòng)性非常大，如果沒有相對(duì)健全的監(jiān)督管理機(jī)制，再加上工作人員缺乏責(zé)任意識(shí)，就會(huì)導(dǎo)致工作人員交接的時(shí)候，衛(wèi)生計(jì)生的檔案資料的遺失或漏存，這最后會(huì)嚴(yán)重的影響到檔案資料的完整性。

（三）衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的管理方式不夠現(xiàn)代化

隨著我國綜合國力的不斷增強(qiáng)和科技的不斷發(fā)展，檔案信息的現(xiàn)代化和信息化迫在眉睫，然而就我國目前的衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理的現(xiàn)狀來看，大部分的衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)依舊在使用最原始的方法來進(jìn)行檔案管理。衛(wèi)生計(jì)生的行業(yè)特殊性，決定了衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在檔案管理上的過程，會(huì)十分繁瑣，而且近些年我們國家的衛(wèi)生事業(yè)迅速發(fā)展，這也給衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理帶來了一定的壓力。因?yàn)樾l(wèi)生事業(yè)發(fā)展的迅速衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)需要采集的檔案資料會(huì)越來越多，范圍也越來越廣，所以如果我們能夠借助科技的力量實(shí)現(xiàn)的信息管理的現(xiàn)代化會(huì)很好的解決資料多、收集范圍廣這一問題。

三、衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理相應(yīng)的解決措施

（一）衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理應(yīng)采用高素質(zhì)的工作人員

衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理人員的低素質(zhì)導(dǎo)致了檔案的完整性無法得到保證以及檔案管理效率低下等問題，所以提高衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理人員的素質(zhì)迫在眉睫。首先，我們可以對(duì)相應(yīng)的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，比如可以通過周末開展知識(shí)講座的方式或者是年度考核有獎(jiǎng)問答的方式，讓他們進(jìn)行真正意義上的專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，然后再通過一些獎(jiǎng)罰措施，來端正工作人員的工作態(tài)度，比如工作中如果出現(xiàn)了一定的問題，相關(guān)單位就可以通過扣除他們的一部分薪資來進(jìn)行處罰，這樣，他們的工作態(tài)度會(huì)在不知不覺中有所改善，而且個(gè)別地區(qū)的相關(guān)部門一定要杜絕允許兼職的人來進(jìn)行衛(wèi)生的檔案管理，因?yàn)樾l(wèi)生計(jì)生行業(yè)十分的特殊，他的檔案管理需要一定的連貫性，也需要一定的專業(yè)性，如果做兼職，那么他在短時(shí)間內(nèi)絕對(duì)達(dá)不到專業(yè)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，所以我們要杜絕這種不負(fù)責(zé)任的行為，這樣可以相應(yīng)地提高檔案管理的效率，最后我們要讓他們明確自己的職業(yè)職責(zé)，這樣就可以很大程度的減少檔案資料漏存或者是錯(cuò)誤存放的現(xiàn)象。

（二）衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理需要健全檔案管理制度

由于近年來，我國衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展十分迅速，導(dǎo)致衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)需要管理的檔案種類繁多，內(nèi)容廣泛，而且形成周期非常長，所以相關(guān)的衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)首先要做的就是健全檔案管理制度。這樣，一方面可以預(yù)防由于檔案管理制度不健全所產(chǎn)生的一些不良現(xiàn)象，比如，檔案資料的遺失，檔案資料的錯(cuò)存、漏存以及相關(guān)單位內(nèi)部工作人員的態(tài)度不端正等不良現(xiàn)象。如果相關(guān)部門的檔案管理制度既相對(duì)健全又足夠嚴(yán)格，那么，就不會(huì)出現(xiàn)對(duì)相關(guān)的工作人員對(duì)檔案資料不愛護(hù)和檔案資料遺失的現(xiàn)象，所以，在一定程度上健全檔案管理制度可以使得借閱的檔案能夠得到及時(shí)的歸還，從而保證了檔案資料的完整性，也側(cè)面提升了檔案資料的管理效率。另一方面，相關(guān)機(jī)構(gòu)在健全檔案管理制度的時(shí)候一定要著重強(qiáng)調(diào)流動(dòng)人員的工作對(duì)接，因?yàn)榱鲃?dòng)人員在這樣的機(jī)構(gòu)當(dāng)中本來就占有一定的比例，只有對(duì)這部分流動(dòng)人員的工作做出非常嚴(yán)格的要求，這樣才能夠防止他們?cè)诠ぷ鲗?duì)接的過程當(dāng)中不認(rèn)真的態(tài)度導(dǎo)致的不良現(xiàn)象，進(jìn)一步的保證了檔案資料的完整性。

（三）衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理應(yīng)進(jìn)行檔案管理信息化的普及

隨著我們國家衛(wèi)生事業(yè)的迅速發(fā)展，衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督檔案管理機(jī)構(gòu)也應(yīng)該對(duì)他們的剛剛信息管理方式進(jìn)行電子信息化的普及，因?yàn)樾l(wèi)生事業(yè)的迅速發(fā)展，導(dǎo)致相關(guān)工作人員要承受巨大的工作量，比如，檔案資料的專業(yè)程度越來越高難，檔案資料涉及的范圍越來越廣泛，以及檔案資料的形成周期越來越長，等現(xiàn)象，這些都會(huì)給相關(guān)的工作人員造成一定的工作壓力，要想解決這個(gè)工作壓力，就要對(duì)檔案信息的管理方式進(jìn)行電子信息化的普及。這樣，一方面可以在某種意義上減少工作人員的工作量，也可以減少衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展給他們帶來的工作壓力。而且，一旦檔案信息的管理實(shí)行了電子信息的普及，那么就不存在借閱的檔案不及時(shí)歸還導(dǎo)致的檔案信息的丟失和工作交接時(shí)的露存，這也進(jìn)一步的保證了檔案信息的完整性。另一方面，電子信息化的檔案信息管理方式的普及，能夠幫助相關(guān)的工作人員省去很多繁瑣的工作步驟，比如檔案信息采集過程中，檔案信息分散不好匯總的現(xiàn)象和查閱檔案信息時(shí)耗費(fèi)時(shí)間久的現(xiàn)象。電子信息化的檔案信息管理既快捷，又省力。而且電子信息化的管理方式的普及還能夠幫助我國衛(wèi)生事業(yè)順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的腳步，體現(xiàn)我國綜合國力的增強(qiáng)，也在一定程度上提升了衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作效率。

四、結(jié)語

綜上，衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在我國衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展當(dāng)中扮演著極為重要的角色，他們的監(jiān)督不僅對(duì)于衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展有著不可磨滅的影響，還對(duì)相關(guān)執(zhí)法部門的工作有著指導(dǎo)意義。所以，做好衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的檔案管理，能夠極大的促進(jìn)我國衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展。本文已針對(duì)我國衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了問題的指出以及相應(yīng)的解決措施的提出，希望能進(jìn)一步促進(jìn)我國衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展。

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（作者簡介：馬福華，大學(xué)學(xué)歷；中級(jí)職稱；作者單位：鄄城縣衛(wèi)生和計(jì)劃生育局；研究方向：檔案管理。）