談行政管理工作中辦公室的溝通協(xié)調(diào)作用

郭麗

山東送變電工程有限公司 山東濟(jì)南 250118

1 充分認(rèn)知辦公室溝通協(xié)調(diào)的重要性

辦公室是這個(gè)單位的中心。這是一個(gè)綜合性的管理部門。它具有全面的協(xié)調(diào)功能。單位管理和諧規(guī)范，辦公室在決策中起著決定性作用。著名的管理科學(xué)家巴納德認(rèn)為，溝通是一個(gè)組織的成員聯(lián)系起來(lái)實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)的一種手段。這表明了通信協(xié)調(diào)在辦公室工作中的重要作用。辦公室的工作很復(fù)雜。它包括起草、修改、報(bào)告和分發(fā)各種文件，不斷尋找工作的新發(fā)展，取得新的進(jìn)展，組織新的經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)發(fā)亮點(diǎn)，實(shí)施各種管理制度，以建立工作標(biāo)準(zhǔn)。做好工作領(lǐng)導(dǎo)和審批工作，及時(shí)反饋工作進(jìn)度，收集相關(guān)檔案資料。每次會(huì)議、每次活動(dòng)、每次部署和每次行政接待都反映了辦公室的嚴(yán)謹(jǐn)、周到和熱情。在良好的溝通和協(xié)調(diào)能力的基礎(chǔ)上，我們可以展示好單位的形象，使我們的工作有序。

2 溝通協(xié)調(diào)工作的職能

2.1 上下級(jí)間的協(xié)調(diào)

一是做好領(lǐng)導(dǎo)間“潤(rùn)滑劑”。由于領(lǐng)導(dǎo)間出發(fā)點(diǎn)及分管的工作不同，提出的要求也不同，因此自身要胸有全局，高度重視，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)之間的意見(jiàn)，及時(shí)溝通，削除誤解，求得共識(shí)。二是做好領(lǐng)導(dǎo)與群眾間“粘合劑”。要積極維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)和群眾的團(tuán)結(jié)。正確傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的精神，準(zhǔn)確反映領(lǐng)導(dǎo)工作的意圖，在統(tǒng)籌處理政務(wù)時(shí)，充分調(diào)動(dòng)人民的積極性，冷靜、平等對(duì)待人民，認(rèn)真聽(tīng)取彼此的意見(jiàn)，充分了解對(duì)方的困難，準(zhǔn)確反映真實(shí)情況，積極幫助提出想法、想法和對(duì)策。三是做好領(lǐng)導(dǎo)決策的“催化劑”。堅(jiān)持以科學(xué)的態(tài)度、與時(shí)俱進(jìn)的工作姿態(tài)，不斷探索、不斷創(chuàng)新，為辦公室發(fā)揮樞紐作用注入活力，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供服務(wù)，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的凝聚力、向心力和戰(zhàn)斗力。

2.2 平行關(guān)系協(xié)調(diào)

首先，在各個(gè)部門之間建立和諧關(guān)系。辦公室人員要對(duì)不同部門的工作有基本的了解，采取合理的方法保持不同部門之間的關(guān)系，使每個(gè)員工都能感受到真誠(chéng)。這樣，就可以充分發(fā)揮各部門之間的協(xié)調(diào)作用，實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展的目標(biāo)。二是促進(jìn)員工之間的溝通。在日常工作中，各部門在思想認(rèn)識(shí)等方面存在一定差異。有些部門只注重工作，而忽視其他部門的要求。這將逐漸導(dǎo)致疏遠(yuǎn)。針對(duì)這些問(wèn)題，辦公室應(yīng)全面考慮，從不同角度協(xié)調(diào)，將公平精神滲透到工作中，促進(jìn)不同部門員工之間形成和諧關(guān)系。

2.3 下級(jí)關(guān)系的協(xié)調(diào)

以下的協(xié)調(diào)就是深入基層，真誠(chéng)為人民服務(wù)。首先要相信別人。信任是一種力量，只有在信任之后，才能充分發(fā)揮個(gè)人的潛力，要知道人是好的，用人是信的，充分調(diào)動(dòng)群眾的積極性和創(chuàng)造力，實(shí)現(xiàn)人盡其所能，才使其發(fā)揮作用。第二，要真誠(chéng)。放下優(yōu)越的態(tài)度，真誠(chéng)地去群眾，把群眾團(tuán)結(jié)起來(lái)，做群眾的知心人、熱心人、貼心人，讓群眾敞開(kāi)心扉，暢所欲言，形成良好的溝通機(jī)制和氛圍。如，習(xí)近平到慶豐吃包子，不僅拉近了與群眾的關(guān)系，提升了親和力，還在群眾中樹立了美好形象，平易近人的一面充分體現(xiàn)出來(lái)。第三要帶頭。常說(shuō)“站著命令”不如“干著指揮”?！案芍笓]”其實(shí)是一種無(wú)聲的命令。這種命令比有聲的、文字的命令更有效，更有威力[1]。

3 行政管理工作中辦公室溝通協(xié)作對(duì)策研究

3.1 對(duì)管理制度加強(qiáng)健全

在單位管理工作中，為了促進(jìn)辦公室的溝通與協(xié)作，首先要完善管理體制，使各項(xiàng)工作都能跟上，實(shí)現(xiàn)管理工作的規(guī)范化。在原有規(guī)則體系的基礎(chǔ)上，對(duì)工作程序進(jìn)行了規(guī)范，以防止經(jīng)驗(yàn)做法的發(fā)生。單位負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)從書寫、辦公、工作等方面嚴(yán)格執(zhí)行程序，明確作業(yè)方法。此外，還應(yīng)對(duì)工作關(guān)系進(jìn)行梳理，以確保分工的明確性，從而促進(jìn)行政工作的有效實(shí)施，將定性和定量相結(jié)合，提高評(píng)價(jià)比重。

3.2 掌握溝通與協(xié)調(diào)工作技巧有效提升服務(wù)質(zhì)量

溝通協(xié)調(diào)能力是辦公室人員工作的基本素質(zhì)，也是不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。做好辦公室的溝通協(xié)調(diào)工作，要有一定的溝通技巧和協(xié)調(diào)能力，解決工作中的不同意見(jiàn)和要求，促進(jìn)團(tuán)結(jié)合作。達(dá)成共識(shí)，使工作有序和諧。辦公室的溝通和協(xié)調(diào)技巧應(yīng)首先注意角色意識(shí)，而不是越位，注意領(lǐng)導(dǎo)的上傳和分配，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示不要擅自做出決定，不要修改領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，避免自以為是。在與人溝通時(shí)，注意方法的適當(dāng)性，不要強(qiáng)迫大家服從，盡量用溝通的形式解決矛盾，用協(xié)商的語(yǔ)氣達(dá)到意見(jiàn)的統(tǒng)一，而不以領(lǐng)導(dǎo)為己，任不同意見(jiàn)存在。盡可能謹(jǐn)慎，避免不必要的協(xié)調(diào)障礙。其次，把握溝通協(xié)調(diào)的關(guān)鍵點(diǎn)，大事化小，小事化了。辦公室的工作本身就很繁雜，很多問(wèn)題交織在一起，容易問(wèn)題呈現(xiàn)復(fù)雜化狀態(tài)，辦公室人員要具有耐心和細(xì)心，保持嘴勤、眼勤、腿勤和腦勤，及時(shí)把握細(xì)節(jié)，關(guān)注事情的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，及時(shí)介入溝通，盡可能的把矛盾解決在萌芽狀態(tài)中，對(duì)于群眾性的事務(wù)工作，要認(rèn)真負(fù)責(zé)，牢記于心，注意傾聽(tīng)群眾的意見(jiàn)，與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做好溝通，采取具體事情具體解決的處理辦法，把握關(guān)鍵點(diǎn)，化解關(guān)鍵矛盾，及時(shí)抓住有利時(shí)機(jī)，理順關(guān)系，做好溝通協(xié)調(diào)，做到工作效率事半功倍。

3.3 進(jìn)一步發(fā)揮各項(xiàng)職能

辦公室作為貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策、反饋員工意見(jiàn)的主要機(jī)構(gòu)，應(yīng)提高自身服務(wù)意識(shí)，以發(fā)展為大局，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性與計(jì)劃性，通過(guò)辦文、辦會(huì)、辦事等環(huán)節(jié)把握好程序關(guān)。最后，辦公室應(yīng)樹立勇于創(chuàng)造、勇于進(jìn)取的精神，依據(jù)新形勢(shì)要求來(lái)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、提出問(wèn)題最后解決問(wèn)題。作為領(lǐng)導(dǎo)的“參謀”，辦公室應(yīng)將工作重點(diǎn)放到主動(dòng)參謀上，對(duì)當(dāng)前形勢(shì)認(rèn)真研究，對(duì)管理業(yè)務(wù)認(rèn)真鉆研，對(duì)重要的民意、各種突發(fā)事件準(zhǔn)確反饋，辦公室應(yīng)善于發(fā)現(xiàn)新信息，把握事物發(fā)展規(guī)律，為領(lǐng)導(dǎo)提供更加科學(xué)更加合理的參考服務(wù)[2]。

有鑒于此，辦事處雖然沒(méi)有任何權(quán)力，但在實(shí)際行政工作中發(fā)揮著不可替代的作用。在新時(shí)代的背景下，該辦公室在行政部門的溝通和協(xié)調(diào)職能也得到充分利用。因此，有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)與辦事處的溝通和協(xié)調(diào)職能，運(yùn)用適當(dāng)?shù)墓ぷ骷寄荛_(kāi)展這項(xiàng)工作。通過(guò)本文對(duì)行政工作中辦公室的溝通和協(xié)調(diào)作用的一系列簡(jiǎn)要論述，希望能為促進(jìn)行政工作的發(fā)展提供一些參考。