淺析檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策

吳嵐

南京建設發(fā)展集團有限公司 江蘇南京 211000

檔案管理是記錄一個單位發(fā)展歷程、人力資源使用情況以及戰(zhàn)略發(fā)展方向等信息的管理活動，檔案管理融合多種數(shù)據信息來進行決策支撐，是事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展的一種寶貴財富[1]。事業(yè)單位要進行人才選拔、人才考核，檔案管理在其中也發(fā)揮了應有的價值，因此，本文對當前事業(yè)單位檔案管理過程中存在的問題做出分析，從問題出發(fā)，找到解決問題的辦法與途徑，爭取更好地增強檔案管理的有效性。

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 缺乏完善的制度

當前，很多檔案人員工作不夠認真，思想懈怠，對檔案的收集、整理、歸檔和利用等業(yè)務不夠了解，尤其是在制度不健全的情況下，操作不夠規(guī)范。這樣將造成檔案資料出現(xiàn)遺漏、丟失等問題，為檔案的利用帶來了不利影響。對于檔案管理部門而言，相關職責未明確下來，造成檔案管理工作容易出現(xiàn)錯位、越位和缺位的情況。因為缺乏足夠的人員，導致檔案的分類、歸檔及管理不規(guī)范，從而影響了檔案資料的準確性和完整性。

1.2 檔案材料管理不規(guī)范

不同時期檔案管理的要求不同，因此存在姓名日期簽字等不規(guī)范的問題。第四，檔案管理人員的素質普遍較低。現(xiàn)階段，檔案管理人員普遍存在學歷低專業(yè)水平不高的現(xiàn)象，并且沒有經過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識學習培訓，自身業(yè)務能力不夠，現(xiàn)代化的技術和知識普遍不會應用也不重視現(xiàn)代化技術的應用。嚴重影響和制約了檔案資源的有效開發(fā)和利用。第五，檔案管理的現(xiàn)代信息化程度不高，沒有樹立先進的科學化信息管理理念，不夠重視檔案管理工作，沒有及時投入足夠的資金將現(xiàn)代化的設備技術投入和應用到檔案管理中，導致檔案管理理念和技術均比較落后。

1.3 對檔案管理重視不足

長期以來，人們在頭腦中產生一種概念誤區(qū)，認為檔案管理就是抄寫資料，保管檔案等事物，因此在整個工作體系中可有可無，可輕可重，這種思想上認識的缺失導致事業(yè)單位檔案管理工作的效果一直非常低，若是真的要運用檔案去完成某種工作不僅耗費時間、人力、物力，也缺少有效的檔案信息供應，因此導致出現(xiàn)信息雜亂，材料繁瑣的局面產生。因此，需要事業(yè)單位做好檔案管理工作。

1.4 檔案管理人員素質有待提高

重點體現(xiàn)在：檔案管理方式過于落后、缺乏創(chuàng)新，思想上不夠重視，沒有安排專門的檔案管理人員進行管理，很難將全部精力都投入到工作中去。檔案管理工作的激勵、監(jiān)督以及競爭機制未得到進一步的完善。目前，檔案管理人員整體素質還需要進一步提高。大多數(shù)檔案管理人員沒有經過相應的培訓，不能勝任檔案管理工作，給檔案管理工作帶來了一定影響，嚴重影響了檔案信息的收集和查詢，檔案信息工作遺漏問題嚴重，非常不利于單位自身的發(fā)展和進步。

2 檔案管理工作的對策

2.1 完善檔案管理制度

檔案管理工作涉及事項眾多，工作任務重，專業(yè)性較強，需要按照《檔案法》中的相關規(guī)定，與實際情況結合起來，盡快制定科學、合理的檔案管理制度，并嚴格監(jiān)督落實，確保檔案管理工作能夠有章可循。需要建立的制度包括歸檔、保管、借閱等內容，將具體的要求明確下來，這樣檔案管理人員的操作才更加規(guī)范，不僅能夠保證檔案資料的完整性與安全性，同時也提升了工作效率，為今后資料的查閱與使用提供方便，將檔案的作用最大限度地發(fā)揮出來。還要做好檔案管理檢查工作，對資料收集及時、制度落實到位的部門或個人，應給予一定獎勵，而對疏忽大意，不履行自身職責的部門或個人，應給予嚴厲的批評，并要求其盡快整改，避免對檔案管理工作造成影響。對檔案管理人員而言，也要提起重視，正確認識做好檔案管理工作的意義，而單位要規(guī)范檔案管理體制，并把這項工作納入議事日程，并制定相關規(guī)定，加大對相關工作人員的監(jiān)管力度，督促他們履職盡責，能夠不斷規(guī)范自己的行為。

2.2 加強檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的整體素質

目前，辦公自動化是事業(yè)單位辦公的整體要求，作為檔案管理人員要熟練掌握計算機知識，這就要求檔案管理人員要多方面提高業(yè)務素質和業(yè)務管理水平。明確檔案管理人員的工作職責，使檔案管理人員及時轉變思想觀念，建立合理完善的檔案資料管理機制。增加各類檔案的業(yè)務培訓，確保檔案資料管理工作順利完成。對檔案管理人員進行業(yè)務知識、職業(yè)道德、計算機技能等理論培訓，確保檔案管理工作順利開展。增強對檔案管理的責任意識，主動完成檔案的管理工作，避免重要資料損壞、丟失等現(xiàn)象發(fā)生。

2.3 推進檔案管理信息化建設

在社會發(fā)展與變革的過程中，檔案管理工作出現(xiàn)了翻天覆地的變化，這需要抓住歷史機遇，逐步提升檔案管理信息化水平。檔案管理人員要充分發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，真正做好檔案的整理、編目、保管、鑒定以及檢索等工作，從而更加科學合理地配置檔案信息資源。此外，還要將各種先進設備用好，發(fā)揮出其作用，這樣一來，不僅能夠有效提升檔案管理工作的效率，還確保了檔案資料的完整性，無論是之后的檢索、查閱還是利用，都可以高效進行。還要將自動化辦公系統(tǒng)利用起來，在檔案管理工作中，能夠實現(xiàn)自動檢索，確保利用者可以準確、快速查找到所需信息，讓檔案信息有更高的利用率。

2.4 提高檔案管理意識

思想上的進步是最關鍵的進步。檔案管理人員一定要真正認識到檔案管理工作的重要性和其獨特的性質，不能簡單地認為檔案管理工作是一項機械無腦的資料保管工作，要從思想上、制度上、體系上徹底做出全新認識，提升自身工作的使命感、榮譽感，不斷加強工作主動性，為提高檔案管理水平、提升檔案管理效率出謀劃策。

3 結語

檔案良好的服務于工作，奠定了健康、持續(xù)、穩(wěn)定的發(fā)展基礎，作為檔案管理人員，應該強化自身服務意識，不斷更新和樹立檔案管理的新理念。進一步做好檔案管理工作，更有益于調動企業(yè)內部人員的工作積極性和主動性，充分發(fā)揮其創(chuàng)造能力，為企業(yè)帶來更好的前景和經濟利益。