檔案管理過程中的主要問題以及應(yīng)對措施

李婧

山西省孝義市中醫(yī)院 山西孝義 032300

在每個部門的發(fā)展過程中，往往會產(chǎn)生很多重要的信息資料，而這些信息資料的保存便會在使用過程中有序地歸置到檔案中，產(chǎn)生一定的記錄作用，對于部門的各種活動、重大事項、典型事跡等都進(jìn)行記載和保留。檔案的最大作用就是能夠在部門的發(fā)展道路上提供歷史性的鋪墊。

1 檔案管理的一般工作流程和要點

在檔案管理中存在的問題都是在具體的工作中發(fā)現(xiàn)的，其具體的工作流程主要是檔案資料的收集、檔案信息的歸類、存入檔案庫、借用與回還、銷毀和清查維護(hù)等過程。在檔案管理工作之中，有兩部分內(nèi)容值得注意，其一，檔案的收集交接過程都是由工作人員來完成的，負(fù)責(zé)提交、申請使用的人員屬于非專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)收集、整理歸檔的人員屬于專業(yè)的檔案管理人員，因此其中需要做好共同協(xié)調(diào)，在專業(yè)人員的主導(dǎo)中進(jìn)行工作。其二，由于檔案管理中所涉及的人員、資料范圍十分廣泛，因此規(guī)范化的流程、相應(yīng)的技術(shù)對于保證檔案管理工作順利進(jìn)行具有重要意義。多數(shù)問題，都囊括在以上兩部分內(nèi)容中。

2 檔案管理過程中的主要問題

2.1 對檔案重要性認(rèn)識程度不夠

檔案管理工作對于國家和社會發(fā)展具有十分重要的作用，但目前，阻礙我國檔案管理科學(xué)化水平提高的重要因素之一，即為相關(guān)領(lǐng)域的工作人員對于檔案的重要性認(rèn)識程度不夠。部分工作人員認(rèn)為檔案管理是一項可有可無的工作，沒有檔案管理事業(yè)單位也能照常運轉(zhuǎn)。

2.2 檔案管理內(nèi)部與外部環(huán)境不達(dá)標(biāo)，質(zhì)量低下

得不到重視的檔案管理工作，只有素質(zhì)低下的管理人員和簡陋的硬件設(shè)施。檔案管理工作其實是一項非常專業(yè)的資料管理工作，它需要專業(yè)人員進(jìn)行有序的整理和把關(guān)，提高檔案的利用率。但是很多部門的檔案管理人員自身素質(zhì)低下，對檔案管理的基礎(chǔ)流程不清不楚，也沒有具備完整的計算機(jī)操作技術(shù)，所以檔案管理工作總是會表現(xiàn)得更加繁雜和冗長，不利于檔案管理工作效率的提高。

2.3 檔案管理信息化應(yīng)用不夠科學(xué)

檔案管理是一項內(nèi)容繁雜且工作量較大的工作，檔案管理內(nèi)容涉及事業(yè)單位經(jīng)營和人力資源管理等多個層面，因此信息量十分龐雜。在傳統(tǒng)管理工作中，檔案管理的信息內(nèi)容大多使用紙質(zhì)方式進(jìn)行登記記錄和保管，并不利于信息的收集、整理和保管等環(huán)節(jié)的展開。同時，因為檔案管理信息量較大，所以會生成大量的文件檔案，紙質(zhì)形式的檔案資料會占據(jù)較大的空間位置，對日后調(diào)取信息進(jìn)行檔案查閱會產(chǎn)生一定的影響[1]。

3 解決檔案管理工作中問題的對策措施

3.1 加強(qiáng)對檔案管理的認(rèn)識

加強(qiáng)事業(yè)單位管理層及其工作人員對檔案管理的認(rèn)識，在正確認(rèn)識和理解檔案管理相關(guān)內(nèi)容和意義的同時，嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和制度進(jìn)行檔案管理工作，并定期對檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)察。而要提升事業(yè)單位管理層及其工作人員對檔案管理的認(rèn)識，需要加強(qiáng)對他們進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識和技術(shù)的培訓(xùn)，這種培訓(xùn)必須是由上而下的，并且是定期的持續(xù)化的培訓(xùn)，確保檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，適應(yīng)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。

3.2 為檔案管理培養(yǎng)專業(yè)化的人才，并配備完善的檔案

存放環(huán)境。每個部門的發(fā)展都離不開各部門專業(yè)人才的培養(yǎng)。在加大對檔案管理工作的重視程度后，部門還要加強(qiáng)對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)。一方面應(yīng)該招聘具有專業(yè)管理能力、素質(zhì)強(qiáng)、綜合能力與實踐能力都很強(qiáng)的檔案管理工作人員。一方面還應(yīng)該在招收這方面人才的基礎(chǔ)上后續(xù)增加針對管理方面的培訓(xùn)活動，使得這些有基礎(chǔ)管理能力的人才能夠不斷提升自我和樹立檔案管理工作重要的意識，從這幾方面入手，部門能夠開展更好的檔案管理工作，使檔案充分發(fā)揮對部門發(fā)展的作用，保證部門的業(yè)績不斷上升。

3.3 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)必須要借助于人才、設(shè)備和技術(shù)的支撐，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)真正重視這一工作，不斷促進(jìn)事業(yè)單位檔案資源管理工作效率的提升。依靠檔案信息化建設(shè)，推動檔案材料的有效整合，一方面應(yīng)當(dāng)更加努力深入地探索檔案信息材料的共享機(jī)制，利用信息技術(shù)對事業(yè)單位相關(guān)檔案信息實現(xiàn)高效管理，進(jìn)而更為準(zhǔn)確地對各類檔案材料進(jìn)行歸類、識別與傳輸。另一方面需要更加深入地探索檔案信息的整合方式，推動多元化整合。

3.4 充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性

在目前，許多事業(yè)單位和單位，仍然不能充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。因此在檔案管理工作中的投入不足。然而在實際的工作工程中，許多問題都可以從以往的發(fā)展經(jīng)驗中得到解決辦法，檔案資料的完備，為經(jīng)驗的應(yīng)用提供準(zhǔn)確的支持。因此，管理者應(yīng)該充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性，檔案管理人員也需要正視自己的工作意義。

3.5 在保證檔案管理工作具有良好管理環(huán)境的同時，部門還需要強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的保密性

檔案是部門內(nèi)部工作的歷年資料和一些機(jī)密材料，屬于部門內(nèi)部機(jī)密性文件，檔案對于部門在同行競爭中是非常重要的存在意義。所以在這個基礎(chǔ)上，就需要部門的檔案管理人員注意檔案管理的保密性，意識到部門檔案泄漏的危險性。部門需要時刻培養(yǎng)部門內(nèi)部人員對于部門檔案的保密意識，在日常工作中工作人員要提高警惕性，不隨便在部門外部復(fù)印部門檔案，不隨便與部門外部人員討論檔案內(nèi)容，不隨便將檔案擱置在辦公區(qū)域以外的地方，妥善保存檔案，讓每一個工作人員都具有一定的危機(jī)意識，加強(qiáng)對檔案的保護(hù)和保密措施。

總之，為促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平的提升，應(yīng)該充分認(rèn)識其重要作用，根據(jù)存在的不足，有針對性地采取措施進(jìn)行完善。同時還要落實管理規(guī)章制度，明確管理人員職責(zé)，并提高管理人員的綜合素質(zhì)。從而有效適應(yīng)檔案管理需要，防止檔案資料丟失，使其更好地滿足人們的需要，促進(jìn)檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。