醫(yī)院宣傳科文書檔案管理現(xiàn)狀及對策探討

蘇航

哈爾濱市第一醫(yī)院 黑龍江哈爾濱 150010

宣傳科對醫(yī)院來說是非常重要的一個部門，主要是負(fù)責(zé)醫(yī)院的宣傳工作，負(fù)責(zé)醫(yī)院的一些日常管理工作，由此來推動醫(yī)院的文化建設(shè)方面。實際上，醫(yī)院的宣傳科的文書檔案管理工作之所以重要是因為這一部分的文書檔案涉及到醫(yī)院的一些比較私密的檔案，包括醫(yī)院的一些技術(shù)性的研發(fā)，以及和新聞媒體的溝通方面。醫(yī)院宣傳科的文書檔案是比較繁雜的，因為一些醫(yī)院的新聞圖片以及稿件方面的整理工作，包括對新聞媒體發(fā)布的信息的審核和醫(yī)院的日常信息管理之類的文書檔案都屬于宣傳科文書檔案管理的工作。在這種情況下，可以預(yù)見醫(yī)院宣傳科文書檔案管理工作的重要性，以及在其工作過程中可能存在的問題，而針對工作現(xiàn)狀提出相關(guān)的措施進(jìn)行改善是非常有必要的，從而促進(jìn)相關(guān)工作得到更好的發(fā)展[1]。

1 醫(yī)院宣傳科文書檔案管理工作的重要性

實際上，文書檔案在產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定的共性，使用這一種稱謂是為了更好的研究管理這類檔案的管理工作規(guī)律。文書檔案是有一定的保管期限的，并且通過分類來具體規(guī)劃相關(guān)的工作，是其更具科學(xué)性和標(biāo)準(zhǔn)性。一般來說，文書檔案的保管期限是分為永久和定期兩種的，需要在進(jìn)行分類時遵循客觀性、邏輯性、實用性和歷史性的相關(guān)選擇，并且還有一部分檔案是可以銷毀的。而對于醫(yī)院宣傳科的文書檔案管理工作來說，因為醫(yī)院的宣傳科是主要負(fù)責(zé)新聞媒體方面，而且更多的是涉及到一些重要信息數(shù)據(jù)的收集、管理以及宣傳方面的，和醫(yī)院的運營狀況息息相關(guān)，所以，對于這一方面的文書檔案管理主要需要做好相關(guān)信息的管理。因為信息數(shù)據(jù)的管理工作以及各方面的媒體工作相對來說是比較繁雜的，所以，在進(jìn)行相關(guān)的文書檔案管理時也面臨比較繁雜的問題，但是，做好醫(yī)院宣傳科的文書檔案管理工作對于樹立醫(yī)院形象，促進(jìn)醫(yī)院的運營發(fā)展具有重要意義[2]。

2 醫(yī)院宣傳科文書檔案管理工作現(xiàn)狀

就目前的醫(yī)院宣傳科文書檔案管理工作現(xiàn)狀來看，其管理工作并沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用，很多醫(yī)院宣傳科并沒有發(fā)揮出最佳的職能，導(dǎo)致醫(yī)院沒能取得更好的發(fā)展。主要原因為在進(jìn)行相關(guān)的文書檔案管理工作時存在一些問題，其中對于一些有價值的文書資料的保存不當(dāng)是一個方面，而在尋找一些參考文獻(xiàn)時不能及時的找到也是一部分問題，相對于這些，相關(guān)的工作人員自身在工作時缺乏一定的責(zé)任心也是非常重要的一方面。而這些問題導(dǎo)致了檔案管理工作本身就存在問題，不能配合宣傳科的日常工作，一些方面沒有做到位，尤其是在需要一些檔案資料時，沒能及時跟上，導(dǎo)致醫(yī)院的宣傳科的日常工作只是流于表面，并沒有發(fā)揮應(yīng)有的職能。而且，在數(shù)據(jù)流通異?；钴S的現(xiàn)在，很多醫(yī)院對于宣傳科的文書檔案管理工作沒有進(jìn)行相關(guān)的改進(jìn)，過于依賴傳統(tǒng)的人工管理，而且對于工作人員的管理也不到位，導(dǎo)致相關(guān)的工作內(nèi)容和形式跟不上時代的發(fā)展，更不利于醫(yī)院的發(fā)展[3]。

3 醫(yī)院宣傳科文書檔案管理工作的相關(guān)對策

3.1 樹立相關(guān)的管理制度

想要做好醫(yī)院的宣傳科文書檔案管理工作，首先需要提高對其工作的重視程度，尤其是在日常的管理方面，更要明確制度和規(guī)定，并嚴(yán)格履行相關(guān)的制度和規(guī)定。因為很多醫(yī)院的宣傳科文書檔案管理工作實際上都沒有做到位，尤其是在工作的配合程度上都存在一定的問題，不能及時的配合醫(yī)院宣傳科的相關(guān)工作。所以，需要加強(qiáng)對檔案管理意識的強(qiáng)化，使醫(yī)院上下，尤其是相關(guān)部門的工作人員認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性以及迫切性。而且，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度對工作內(nèi)容和形式來進(jìn)行約束是必不可少的，只有使工作更加規(guī)范才能保證工作的執(zhí)行力度[4]。

3.2 做好工作人員的相關(guān)建設(shè)

對于醫(yī)院宣傳科文書檔案管理工作，更需要做好工作人員的相關(guān)建設(shè)，尤其是在工作人員的日常管理方面。首先，在選擇工作人員時，需要挑選那些年齡符合工作性質(zhì)，具有高度的責(zé)任心和工作熱情的工作人員。其次，要做好他們的崗前培訓(xùn)，確保他們的綜合素質(zhì)能夠勝任此項工作，并且具有可靠的工作意識和觀念。最后，要對他們進(jìn)行定期的培訓(xùn)工作，因為畢竟要根據(jù)時代特色來進(jìn)行工作發(fā)展，要確保工作人員能夠跟得上時代的進(jìn)步，促進(jìn)此項工作的發(fā)展。當(dāng)然，定期的考核工作也是不可避免的，定期的考核能夠促進(jìn)工作人員的工作積極性，還能對他們?nèi)粘５墓ぷ鬟M(jìn)行相關(guān)的管理，使得一旦出現(xiàn)問題，能夠及時的糾正和解決。

3.3 為工作注入時代特色

實際上，任何工作要想得到長足的發(fā)展，都需要對工作的內(nèi)容和形式進(jìn)行一定的改進(jìn)和完善。而對于醫(yī)院宣傳科的文書檔案管理工作來說，需要根據(jù)時代的特色，運用一些互聯(lián)網(wǎng)的手段來使工作更加完善。因為在進(jìn)行文書檔案管理工作時，時常會面臨重要的文獻(xiàn)保存的不完整、不全面的問題，而且因為文獻(xiàn)資料過多，在查找上也存在一定的困難。改善這項工作，就需要運用互聯(lián)網(wǎng)的手段，建立相關(guān)的系統(tǒng)，來統(tǒng)一錄入和維護(hù)，這樣不僅可以使資料的保存更加安全，查找起來也更加方便，使這項工作能夠與時俱進(jìn)。

綜上所述，醫(yī)院宣傳科的文書檔案管理工作對于宣傳科履行職能和醫(yī)院的正常運營都有著不可或缺的作用，在這種情況下，要加強(qiáng)對這項工作的重視程度。盡管到目前為止，很多醫(yī)院的宣傳科文書檔案管理工作依然存在一些問題，但只要根據(jù)相關(guān)的措施進(jìn)行解決，就能使這項工作得到相應(yīng)的改善。相信隨著這項工作的更加完善，能夠為醫(yī)院樹立一個更好的形象，促進(jìn)醫(yī)院的長足發(fā)展。