簡(jiǎn)談建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的信息系統(tǒng)支撐

李軍

摘要：建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，可以整合下屬企業(yè)重復(fù)性、專業(yè)分工性強(qiáng)的業(yè)務(wù)并集中處理，為集團(tuán)內(nèi)部各業(yè)務(wù)單位提供標(biāo)準(zhǔn)化的共享服務(wù)。信息技術(shù)推動(dòng)財(cái)務(wù)管理進(jìn)步，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的系統(tǒng)搭建最高境界即為財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)真正融為一體，使業(yè)務(wù)流程、管理流程和信息流程實(shí)現(xiàn)有機(jī)融合。財(cái)務(wù)處于信息系統(tǒng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)在處理自身業(yè)務(wù)的同時(shí)，向財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)，所有與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的數(shù)據(jù)都集中在業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)庫中，各層次、各部門經(jīng)過授權(quán)后都可直接調(diào)用同一數(shù)據(jù)庫，真正實(shí)現(xiàn)物流、資金流和信息流的統(tǒng)一和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的協(xié)同。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享 信息系統(tǒng) 服務(wù)中心

信息系統(tǒng)在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心發(fā)揮的最重要作用在于它建立了一個(gè)IT平臺(tái)，將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心制定的一切財(cái)務(wù)政策、制度、流程固化于統(tǒng)一的系統(tǒng)中。在該系統(tǒng)中財(cái)務(wù)信息是各項(xiàng)信息的匯集點(diǎn)，處于核心地位，所有業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)都將傳遞信息至財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的定位主要是進(jìn)行基礎(chǔ)交易業(yè)務(wù)的處理，并對(duì)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。

因此，財(cái)務(wù)共享服務(wù)核心系統(tǒng)平臺(tái)所涉及的信息系統(tǒng)主要包括：財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)等，以及各系統(tǒng)之間的接口關(guān)系。各系統(tǒng)的特點(diǎn)及內(nèi)容如下：

一、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)

這是財(cái)務(wù)共享服務(wù)的基本管理系統(tǒng)，是財(cái)務(wù)人員進(jìn)行記賬憑證編制、自動(dòng)生成財(cái)務(wù)信息、月末自動(dòng)記賬、過賬、生成報(bào)表的系統(tǒng)平臺(tái)，目前部分企業(yè)集團(tuán)已經(jīng)開發(fā)或升級(jí)了ERP系統(tǒng)，它將物流、供應(yīng)鏈、人力資源、工程等事務(wù)和資金流有機(jī)結(jié)合起來，形成了先進(jìn)、全面的財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，是一個(gè)大規(guī)模、高級(jí)的集成模塊。其主要包括以下功能模塊組：

1.總賬管理模塊：提供一個(gè)完整的財(cái)務(wù)管理核算和分析流程，是公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的最終財(cái)務(wù)反映，并生成財(cái)務(wù)報(bào)表和管理報(bào)表，提供會(huì)計(jì)信息。各下屬公司的工程管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、供應(yīng)鏈系統(tǒng)都可以通過總賬管理模塊實(shí)現(xiàn)信息共享。總賬管理系統(tǒng)的工作都由報(bào)表驅(qū)動(dòng)，能夠處理服務(wù)范圍內(nèi)的報(bào)表合并、數(shù)據(jù)處理等業(yè)務(wù)。

2.應(yīng)付管理模塊：提供應(yīng)付購貨款、員工報(bào)銷等賬務(wù)處理，基本功能包括供應(yīng)商管理、發(fā)票管理（輸入發(fā)票、審核發(fā)票）、付款管理（選擇并支付審核過的發(fā)票）、銀行對(duì)賬（將支付與銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)）等，目前ERP系統(tǒng)已完全可以實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)系銷統(tǒng)、工程管理模塊的集成。

3.應(yīng)收管理模塊：有效管理客戶、發(fā)票和收款過程，主要功能包括客戶管理、發(fā)票管理（自動(dòng)開票程序、發(fā)票生成、電子發(fā)票管理）、收款管理（執(zhí)行收款任務(wù)、接受付款）、會(huì)計(jì)處理等。應(yīng)收管理可與訂單管理系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接和集成。

4.資產(chǎn)管理模塊：該模塊與應(yīng)付賬款模塊、項(xiàng)目管理模塊、總賬模塊相聯(lián)系，以提供完整的資產(chǎn)管理信息，自動(dòng)生成資產(chǎn)日記賬。

5.現(xiàn)金管理模塊：用來幫助企業(yè)管理和控制現(xiàn)金周轉(zhuǎn)。主要功能包括：銀行調(diào)節(jié)、現(xiàn)金預(yù)測(cè)和報(bào)表編制，該模塊使用總賬管理、應(yīng)付款管理和應(yīng)收管理系統(tǒng)中的信息用于銀行對(duì)賬單調(diào)節(jié)，同時(shí)可使用總賬管理系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、應(yīng)付賬款管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)以及應(yīng)收賬款管理系統(tǒng)中的信息用于現(xiàn)金預(yù)測(cè)。

財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)帶給財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心最大的功能即：為財(cái)務(wù)人員進(jìn)行記賬憑證編制、自動(dòng)生成財(cái)務(wù)信息、月末自動(dòng)記賬、過賬、生成報(bào)表提供了完整的系統(tǒng)平臺(tái)，替代了原始的電腦中手工做賬。這是財(cái)務(wù)共享中心實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及節(jié)約高效的最主要體現(xiàn)，大量的人工操作將交由機(jī)器自動(dòng)完成，極大提高了工作效率，并最大限度減少錯(cuò)賬，成為標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要環(huán)節(jié)。

二、網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)

目前ERP系統(tǒng)中已可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)的配置，它將會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)從編制記賬憑證提前到了業(yè)務(wù)流程中，將會(huì)計(jì)信息的關(guān)注點(diǎn)從記賬憑證轉(zhuǎn)移到了原始憑證，降低財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作量，使財(cái)務(wù)共享服務(wù)得以大幅提升效率。企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)通過互聯(lián)網(wǎng)或?qū)＞€連接的方式，與銀行綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)通過財(cái)務(wù)系統(tǒng)自主完成對(duì)其銀行賬戶的查詢、轉(zhuǎn)賬、資金歸集、信息下載等功能。

網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)支持在紙質(zhì)信息傳遞與審核的補(bǔ)充方式下，通過在線審批。提高信息傳遞的時(shí)效性、安全性和規(guī)范性，從而大大降低了財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作量。

三、資金管理系統(tǒng)

資金管理系統(tǒng)是基于下屬公司獨(dú)立管理資金預(yù)算及收支、集團(tuán)統(tǒng)籌現(xiàn)金池的前提下，由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心負(fù)責(zé)下屬公司的大量資金支付、銀企對(duì)賬等業(yè)務(wù)，為服務(wù)對(duì)象提供資金結(jié)算服務(wù)。資金管理系統(tǒng)涵蓋了賬戶管理功能、資金計(jì)劃管理功能、銀企直聯(lián)功能、票證管理功能、資金監(jiān)控功能、現(xiàn)金流預(yù)測(cè)功能以及對(duì)賬功能等，將企業(yè)的ERP系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和銀行系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資金管理的完善匹配，為服務(wù)對(duì)象的資金管理和運(yùn)行起到強(qiáng)大支撐作用。

1.賬戶管理：共享服務(wù)中心協(xié)助相關(guān)成員企業(yè)做好賬戶管理工作。各成員企業(yè)發(fā)生支付時(shí)提交付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)完成支付，支付完畢后自動(dòng)進(jìn)行核算并生成會(huì)計(jì)憑證。通過對(duì)成員企業(yè)資金存量和流量的監(jiān)控，也可有效提高資金在可控范圍內(nèi)的使用效率，提高資金流動(dòng)產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益。

2.資金計(jì)算管理：共享中心網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，獲取資金計(jì)劃實(shí)際執(zhí)行數(shù)，完成對(duì)企業(yè)每一筆業(yè)務(wù)、每一筆資金的填報(bào)、控制、發(fā)生、分類、記錄等全過程跟蹤，實(shí)現(xiàn)“事中控制”，通過資金計(jì)劃的分析和預(yù)警，完成以資金來源與使用情況的多角度分析，幫助企業(yè)提升決策力。

3.銀企直聯(lián)系統(tǒng)：目前ERP系統(tǒng)中已實(shí)現(xiàn)與銀行系統(tǒng)的直聯(lián)，通過將網(wǎng)上銀行系統(tǒng)與企業(yè)的財(cái)務(wù)軟件相聯(lián)接，從而在封閉通道中進(jìn)行支付數(shù)據(jù)交互。

4.票據(jù)管理：通過系統(tǒng)建立集團(tuán)票據(jù)池，統(tǒng)一對(duì)所有成員企業(yè)票據(jù)的收取、掛失、轉(zhuǎn)讓、貼現(xiàn)、到期承兌和背書等業(yè)務(wù)處理。其核心是對(duì)票據(jù)收支信息進(jìn)行集中管理，以票據(jù)管理為依托對(duì)成員企業(yè)的票據(jù)收支情況進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)督管理，成員企業(yè)通過票據(jù)管理功能進(jìn)行票據(jù)處理業(yè)務(wù)，查詢本公司持票統(tǒng)計(jì)和其他票據(jù)業(yè)務(wù)情況，共享中心財(cái)務(wù)通過票據(jù)管理功能查詢及提供決策信息。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心從資金管理系統(tǒng)獲得極大的資金管理效益，該系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)貫穿，實(shí)現(xiàn)資金管理的無縫對(duì)接，涵蓋賬戶管理、資金計(jì)劃管理、銀企直聯(lián)、票證管理、資金監(jiān)控、現(xiàn)金流預(yù)測(cè)等功能，通過強(qiáng)大的資金管理能力，從而為節(jié)約高效的財(cái)務(wù)管理提供保障。

四、影像管理系統(tǒng)

影像管理系統(tǒng)可為財(cái)務(wù)共享服務(wù)提供強(qiáng)有力的支撐，充分解決票據(jù)實(shí)物流轉(zhuǎn)、原始憑證調(diào)閱、異地處理、業(yè)務(wù)處理分工和效率的問題。

1.影像采集模塊：主要包括影像掃描、條碼識(shí)別和文件分組三個(gè)功能，它將紙質(zhì)票據(jù)按頁掃描傳入系統(tǒng)，并通過條碼將其區(qū)別為單份單據(jù)。

2.影像傳輸模塊：可通過即時(shí)上傳或定時(shí)上傳方式，將影像上傳至服務(wù)器。

3.業(yè)務(wù)處理模塊：對(duì)影像系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)處理進(jìn)行輔助支持，主要包括任務(wù)分配和業(yè)務(wù)處理兩個(gè)主要部分。

4.信息調(diào)用模塊：主要包括經(jīng)授權(quán)的影像調(diào)用與數(shù)據(jù)調(diào)用。

信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)條件的發(fā)展使得圖片信息的采集與傳輸不再成為問題，影像管理系統(tǒng)將成為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的核心技術(shù)工具。

五、電子檔案系統(tǒng)

電子檔案系統(tǒng)以影像技術(shù)為支撐，以ERP系統(tǒng)為基礎(chǔ)，進(jìn)一步與網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、工程管理系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)等其他信息系統(tǒng)進(jìn)行集成，解決企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)系統(tǒng)之間信息孤立的問題，提升了企業(yè)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)加工的自動(dòng)化水平，電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用很大程度上提升了企業(yè)會(huì)計(jì)信息同外部環(huán)境的集成水平。

電子檔案系統(tǒng)可完成電子資料和實(shí)物資料的自動(dòng)匹配，實(shí)現(xiàn)與會(huì)計(jì)憑證匹配的電子資料和實(shí)物會(huì)計(jì)檔案的統(tǒng)一管理、會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱、審計(jì)的無紙化、實(shí)物檔案的庫房精確管理等，以利于全面信息化的推動(dòng)。

綜上所述，變革現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理模式，采用創(chuàng)新的信息系統(tǒng)來推動(dòng)財(cái)務(wù)共享模式以滿足公司對(duì)財(cái)務(wù)管理精細(xì)化的要求，已成為大勢(shì)所趨。