新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法

李妍月秀

【摘要】醫(yī)院檔案管理工作是屬于配合醫(yī)生就診、完善醫(yī)院管理進度的重要內(nèi)容，檔案室的建設(shè)與管理是大小醫(yī)院都不能掉以輕心的，因為每一份檔案文件都關(guān)系著不同患者、不同醫(yī)務(wù)工作人員以及不同部門。在新醫(yī)改的大背景下，要改革的不僅是醫(yī)院就診程序、收費項目，最重要的一項內(nèi)容就是檔案管理工作。檔案管理工作對做好醫(yī)院各個部門以及醫(yī)生的日常工作都有幫助，并對維護醫(yī)院聲譽起著良好的作用。

【關(guān)鍵詞】新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理；改進方法

醫(yī)院檔案管理目前在我國各個醫(yī)院存在著很多問題，尤其是醫(yī)院檔案管理因重視度不夠?qū)е铝似渌麊栴}的發(fā)生。檔案記錄保存著每一個當事人的相關(guān)信息，既是醫(yī)生們進行就診的重要依據(jù)之一，也是保存當事者隱私和身體狀況的重要載體。所以在當今新醫(yī)改的推動下，檔案管理也應被高度重視起來，本文結(jié)合新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及相關(guān)問題，對醫(yī)院檔案管理工作的改進方法進行探討。

一、當前醫(yī)院檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理辦法不完善，根本管理制度沒落實。我國很多醫(yī)院的管理層在舊觀念的錯誤引導下，把醫(yī)院醫(yī)生就診、醫(yī)療設(shè)備采購、醫(yī)療技術(shù)更新等問題作為發(fā)展醫(yī)院的首要任務(wù)，其實不然，他們忽視了醫(yī)院最基礎(chǔ)也是最根本的部分——檔案室的建設(shè)與管理。由于醫(yī)院通常把檔案管理作為一個基礎(chǔ)的部分，將檔案室簡單看作是一個妥善保管檔案的機構(gòu)，只需要保證不將檔案弄丟便好。所以在安排負責檔案的工作人員時，對他們的工作技能要求不高，只要他們能夠?qū)⑺械臋n案分類存放就好，這樣導致查閱檔案資料的過程中，會遇到信息斷層等問題。醫(yī)院檔案的管理其實是一項非常復雜的工作，其中涉及的內(nèi)容不僅僅是將檔案歸類，最重要的是能夠?qū)γ恳豁棛n案管理的流程進行有效跟蹤，對檔案的提取、收回、后續(xù)記載、主要用途等都要有一個清楚的定義。很大一部分醫(yī)院是根據(jù)自己的習慣來管理醫(yī)院的檔案，缺乏一套科學系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)。使各個科室的檔案材料都處于分散管理的狀態(tài)，隨意放置的檔案會降低提取檔案的速度，更不能做到檔案的實時跟蹤。

（二）管理人員專業(yè)素質(zhì)有待增強。我國各個地區(qū)分布著大大小小公辦私辦的各種醫(yī)院，因此在醫(yī)院醫(yī)療資源、人事分配和其他管理上的水平和標準不一樣。在一些小型的醫(yī)院，醫(yī)院高層沒有專門對負責檔案管理的工作人員進行培訓，讓他們按照自己的工作經(jīng)驗和嘗試來對醫(yī)院的所有檔案進行管理。工作人員在沒有接受專業(yè)系統(tǒng)的培訓下，只能憑借工作經(jīng)驗來對檔案進行分類儲存。此外由于醫(yī)院的檔案管理工作是一個非常龐大的內(nèi)容，安排的工作人員數(shù)量又不多，存在工作人員懈怠工作的狀況，他們不閱覽新接收的檔案，對存儲的舊檔案也不按時歸類，甚至將送來的新檔案隨意歸置。缺少專業(yè)的工作素養(yǎng)。導致在急需要使用檔案的情況下，他們不能提煉出醫(yī)院檔案資料里非常重要的信息，從而導致檔案管理工作流于形式。同樣的問題也出現(xiàn)在大型醫(yī)院，醫(yī)院只注重對醫(yī)療工作人員的業(yè)務(wù)培訓和技能培訓，卻對檔案管理視而不見，恰恰是因為醫(yī)院高層的不重視才導致檔案管理工作人員工作態(tài)度敷衍，工作效率不高。

（三）檔案管理信息化水平不高。影響醫(yī)院檔案管理的另外一個原因是醫(yī)院對檔案管理室建設(shè)的投入資金少，導致檔案管理室沒有經(jīng)費引進先進的設(shè)備和管理經(jīng)驗。信息化現(xiàn)在是我國社會規(guī)模最大、用途最廣的生產(chǎn)和技術(shù)工具。加入了信息化的檔案管理室管理起來就輕松多了，除了設(shè)備的引進，工作人員對信息化的運用操作也十分重要，倘若工作人員不能很好地借用信息化來輔助檔案管理，那么對設(shè)備是極大的浪費。醫(yī)院檔案管理工作缺少與之相對應的信息化檔案管理制度，從而導致醫(yī)院檔案管理人員存在崗位職責不夠清晰、信息化管理不夠規(guī)范、檔案信息化管理流于形式等問題，這些都是亟待解決的。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院進行檔案管理工作的改進方式

（一）健全和完善檔案管理體制。完善的制度是進行檔案管理工作的根本所在，沒有制度就沒有規(guī)范，沒有規(guī)范就沒有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度?；诖?，醫(yī)院管理層應當分析醫(yī)院當前檔案管理存在的問題，并討論出完整的檔案管理體制。針對如何分類歸置檔案問題、檔案跟蹤負責人落實問題、工作人員培訓問題、檔案室硬件設(shè)施配置等一系列問題都做出統(tǒng)一安排和解決。此外健全和完善檔案管理制度還需要和醫(yī)院其他部門進行合作，讓部門之間相互配合，提高檔案信息錄入及重要信息跟蹤的效率。及時收到醫(yī)院各項經(jīng)營管理內(nèi)容，尤其是針對醫(yī)療事故和突發(fā)狀況的記錄，便于后續(xù)醫(yī)療服務(wù)改進參考。檔案管理非常重要的環(huán)節(jié)是制定對工作人員進行考核的相關(guān)規(guī)定，對檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)進行總體考評，從而決定其去留問題。

（二）加強對檔案管理工作的宣傳，積極引進專業(yè)人才。通過上述分析我們知道，針對醫(yī)院檔案管理工作人員專業(yè)管理技能和管理能力的缺陷，醫(yī)院要加大整改措施：一方面，要聘請專業(yè)的富有檔案管理經(jīng)驗和能力的人士來負責檔案管理。另一方面，要對醫(yī)院內(nèi)部所有的檔案管理工作者進行集體培訓?？梢詫n案管理人員以團隊建設(shè)的形式來提高工作效率，將所有工作者分成不同的工作團隊，由能力和管理能力最佳者擔任團隊領(lǐng)導。領(lǐng)導者要做的不僅是落實每個人的參訓進度，還要負責督促、帶領(lǐng)團隊做好每日的檔案管理。把不同的工作任務(wù)落實到不同的團隊成員身上，將擅長操作計算機、擅長記憶、擅長分類提取的工作人員分配到不同的崗位，各司其職、各盡其能，從而提高工作效率，避免出現(xiàn)“踢皮球”的工作態(tài)度。同時醫(yī)院也要進一步推進獎懲制度，對于表現(xiàn)好的檔案管理人員給予一定的獎勵，對于工作上失職的人員要進行懲罰，作為激勵工作人員的重要手段。

（三）促進醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。隨著信息時代的發(fā)展，需要為醫(yī)院檔案管理工作構(gòu)建一個多元化、網(wǎng)絡(luò)化的組織機構(gòu)，使其更好地符合人性化發(fā)展需求。為實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化，醫(yī)院首先要做的是增加設(shè)備采購的資金，采購一批先進的設(shè)備，能夠讓信息化鏈接各個部門，使得檔案管理部門能夠在最短時間內(nèi)調(diào)動其他部門的相關(guān)人事和信息，使各個科室之間都可以實現(xiàn)資源共享。檔案信息的處理可以通過計算機來節(jié)省更多時間，并且提高檔案信息提取的精準度，確保每一個調(diào)動的檔案信息與所需信息匹配度精確。在互聯(lián)網(wǎng)時代，將檔案資源信息的收集、處理、存儲、通信和交互集于一體，能夠更好地為醫(yī)院檔案管理工作提供人性化服務(wù)。

（四）轉(zhuǎn)變陳舊觀念，做到與時俱進。高校領(lǐng)導首先要重新定位對檔案室的看法，樹立檔案信息化建設(shè)的觀念，認識到檔案信息化建設(shè)對于高校任一時間發(fā)展都能發(fā)揮重要的作用，真實客觀地記錄高校的發(fā)展。對于檔案從業(yè)人員陳舊的思想意識，領(lǐng)導要加強對檔案工作的領(lǐng)導，使檔案從業(yè)人員做到解放思想，與時俱進。

三、結(jié)束語

在新醫(yī)改下，醫(yī)院更應加大檔案管理工作力度，完善和健全醫(yī)院檔案管理制度和體系。時代在前進，人民的生活追求在不斷提高，面對來自社會和自身的雙重壓力，醫(yī)院必須要跟進時代步伐，自覺認識到自身的不足。檔案管理的重要性關(guān)乎醫(yī)院的聲譽，希望各個醫(yī)院能夠認真落實檔案管理改進，向可持續(xù)發(fā)展邁進。

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