對高校學業(yè)預警管理檔案建設的思考

王欣 王瑞娜

【摘要】學業(yè)預警機制是高校教學管理中的新模式，對于促進高校教學質量發(fā)展起著積極的作用。學業(yè)預警管理檔案對于完善學業(yè)預警體系，規(guī)范學業(yè)預警工作，提高高校人才培養(yǎng)質量提供了重要的保障。

【關鍵詞】學業(yè)預警；檔案；檔案管理

目前全國高?；旧隙紝嵭辛藢W分制培養(yǎng)方案，要求學生必須在規(guī)定的年限內取得規(guī)定的學分，才能畢業(yè)。許多高校每學期或每學年都會統(tǒng)計規(guī)定期限內學分修讀情況，未修夠學分比例若達到預警規(guī)定，學校會提出學業(yè)預警。也就是通過預先發(fā)出警報，便于預警主體做出相應的對策性決定。學業(yè)預警機制是指高校在學生學業(yè)管理工作中，及早發(fā)現(xiàn)和識別學生潛在的和現(xiàn)實的學業(yè)問題并向其本人和家長告知，警示可能發(fā)生的不良后果，通過學?！獙W生—家長三方之間的溝通與協(xié)作，根據(jù)學生的實際情況采取相應措施，幫助學生提高學習成績，順利完成學業(yè)的一種管理制度。預警機制可以看作是一種信息溝通和危機干預機制，為進一步提升人才培養(yǎng)質量，提高整體教學管理水平起著積極的作用。學業(yè)預警體系包含三個模塊：學業(yè)預警、學業(yè)援助、學業(yè)預警檔案建設。

一、學業(yè)預警

（一）學業(yè)預警時間和預警對象。學業(yè)預警應該分為事前干預和事后預警。事前學業(yè)預警是常抓不懈的工作，班主任和任課老師需要在平時工作中及時關注學生學習狀態(tài)，給予學習困難同學關心和幫助，借助各方力量對其學習狀態(tài)進行提前干預，比如同一寢室的同學互相督促，指定專人輔導，監(jiān)督經常曠課學生的課堂出勤情況，及時進行談話教育。從日常的教學工作中真正體現(xiàn)高校教育“以生為本”的教育理念。事后預警，也就是在每學期或每學年考試結束后，對當學期或當學年學生所獲得學分進行統(tǒng)計，如達不到所規(guī)定的最低要求，給予預警。所以，可以看出，事前干預的對象可以是全體學生，而事后預警的對象是個別學生或者學業(yè)困難學生。

（二）確定預警等級。對于學業(yè)成績不達標的學生，傳統(tǒng)的處理方式是在期末考試結束后，對學生的考試成績及學分獲得情況進行統(tǒng)計，準確地統(tǒng)計出學業(yè)預警范圍學生的信息，提供給學院學生工作辦公室。由班主任或輔導員將《學生學業(yè)預警通知單》以適當?shù)男问浇唤o學生家長，幫助家長了解孩子在校的學習情況，通過家長的配合做好教育工作。這種程度的預警視為黃色預警。每學期開學補考后，再次匯總統(tǒng)計學生前一學年或學期所獲得學分情況，如還低于學校規(guī)定的比例，則進入學業(yè)預警紅色等級，可視情況邀請家長到學校面談，對于學生下一步學業(yè)發(fā)展進行規(guī)劃和商談，從為學生未來學業(yè)發(fā)展、職業(yè)生涯發(fā)展著想的視角認真處理學業(yè)預警的后果。

（三）學業(yè)預警溝通機制。學生學業(yè)預警機制工作的環(huán)節(jié)多、工作量大、戰(zhàn)線長、涉及人員多、既包括學生本人，又涉及到學院領導、任課老師、班主任、學生管理部門、教學管理部門等等，因此對于預警信息的溝通交流，應采取多種信息渠道來進行，溝通渠道是否暢通、溝通方式是否妥當都影響到溝通的效果和預警的意義。溝通方式可以豐富一些，可利用面談、電子郵件和電話等傳統(tǒng)方式；也可用微信、QQ群等網絡聊天工具和交流平臺進行多維度、多手段的溝通交流；還可以經常關注學生的微信群等的使用，及時了解學生的思想動態(tài)。同時還要考慮學生的個性差異，采取合適的溝通方式，才能取得學生的信任。在跟家長交流時，要考慮家長的心情和接受程度，與家長了解學生以往的學習風格和學習習慣等，希望家長給予學生支持，而不是給予壓力和批評，尋求家長的配合共同幫助學生。在與受預警學生進行學業(yè)預警談話，一般情況下，最好進行個別談話，要尊重學生的個性和能力差異，應本著關愛學生、理解學生的真誠態(tài)度交談，了解學生對于學習的真實心理，幫學生查找問題和原因，要給受到紅色預警的學生指出學業(yè)預警的可能后果，并有針對性地幫助其制訂下一步學習計劃，樹立新的學習目標。這是學業(yè)預警最重要的環(huán)節(jié)，是學業(yè)預警能否取得實效的關鍵。另外，還需要班主任與任課老師溝通，了解學生對課程的認識、接受程度，對學習的態(tài)度，了解其學業(yè)出現(xiàn)問題的真正原因。多方位的良性溝通可以形成學生、家庭、學校間積極互動的良好局面。

二、學業(yè)援助幫扶計劃

在全方位溝通的基礎上，班主任或輔導員業(yè)已了解受預警學生的整體學習狀態(tài)和影響因素，然后制定幫扶計劃進行學業(yè)援助，這是關鍵所在。學業(yè)預警與幫扶體系涉及到學院、輔導員或班主任、任課教師、家長以及心理中心、學習援助中心等多方的密切配合，需要構建一個領導有力、執(zhí)行有效的組織系統(tǒng)。學院內部，應成立學業(yè)預警與援助小組，根據(jù)學院的具體情況，由分管院長負責，以教學管理人員、學生輔導員、班主任、任課教師為成員，有心理咨詢老師、班級學生干部、家長等參與其中，制定《**學院學生學業(yè)預警與學業(yè)援助實施方案》，指導學業(yè)援助工作的順利執(zhí)行。

（一）心理援助。學生的學業(yè)發(fā)展與心理發(fā)展密切相關，身心健康是進行社會活動的保障。心理學的實踐意義在于揭示心理現(xiàn)象的規(guī)律，并幫助人們運用心理規(guī)律，去指導、預測以及控制人的行為。運用心理學理論和方法，可以幫助解決學生的學習和行為問題，科學學習，有助于提高學習效率。因此可以立足于學生的學習本質，將心理學的理論應用于學業(yè)預警機制，用科學的思維方式、記憶方法、學習策略、學習技巧等指導學生學習過程，提高學習成績。而學業(yè)預警學生更需要心理學理論的指導，明確學習目的，增強其學習的主動性和能動性。此外對于有心理障礙或其他心理問題的預警學生，應及時與學校心理咨詢中心聯(lián)系，由專職心理輔導員進行心理咨詢與心理疏導，幫助他們正確認識自己，調適個人心理，積極面對自己的學習問題。

（二）學業(yè)幫扶。預警是要幫助學生及時認識自己的學習問題，找出原因，及早采取措施糾正偏差，降低不能順利畢業(yè)的風險。因此，采取有針對性的學業(yè)幫扶措施，是學生學業(yè)預警工作的重要組成部分。首先，班里應組成幫扶對子，學習優(yōu)秀的學生對其進行學業(yè)上的輔導，還包括監(jiān)督其上課情況，規(guī)范其學習習慣。其次，任課教師需加強預警學生的重修輔導，促使學生掌握課程知識。學業(yè)預警機制的成效取決于預警學生的主觀能動性，教師要激發(fā)學生的學習動力，從而提高預警學生的成功轉化率。

三、建立預警管理檔案體系

為了將學業(yè)預警和學業(yè)援助工作落到實處，實際工作當中產生了很多材料，是學業(yè)預警和學業(yè)幫扶過程實際工作的體現(xiàn)，這些材料跟蹤記錄了學校、家長和學生本人在這一管理活動中的參與程度、動態(tài)變化和學生學業(yè)成績的轉化。應該說，建立學業(yè)預警工作檔案，是對教學管理檔案和學生管理工作檔案體系的完善，利用好學生學業(yè)預警檔案對于促進教學質量發(fā)展也有積極意義。

（一）建立學業(yè)預警和學業(yè)援助手冊。為了更好地完善預警工作機制，各二級學院應建立預警學生動態(tài)的、持續(xù)的檔案資料庫，全方位收集相關材料并匯總成冊，這些材料包括：《**專業(yè)培養(yǎng)方案》《**學院學生學業(yè)預警與學業(yè)援助實施方案》、學生學業(yè)成績單、學生學業(yè)預警通知書（含回執(zhí)）、學業(yè)預警談話記錄、學業(yè)預警幫扶協(xié)議書、學業(yè)援助幫扶談話記錄、受預警學生學業(yè)改進計劃、受預警學生學業(yè)狀況與幫扶情況記錄（含課程、任課老師、幫扶次數(shù)、幫扶時間、幫扶內容、重修成績等信息）等等。這些一手的資料可以為規(guī)范學業(yè)預警工作、督促班主任持續(xù)跟蹤預警學生的日常學習、加強與家長的長效溝通、跟進和促進預警學生的學業(yè)轉化提供支持。該檔案材料或使用活頁填寫后匯集起來，或成冊印制后發(fā)放使用。學業(yè)預警和學業(yè)援助手冊應設置不少于一個學期（學年）的內容，自學生第一次受學業(yè)預警時使用，主要是為了動態(tài)追蹤預警學生的學業(yè)變化狀況，分析存在的原因與障礙，創(chuàng)新學業(yè)輔導方法，總結學業(yè)預警工作中的問題，提高過程管理效率，改善預警學生學業(yè)援助的質量。另外對于那些不能順利畢業(yè)的結業(yè)生，也要進入預警學生檔案庫，以便在未來的彈性學年內結業(yè)生能按時回到學校參加重修完成學業(yè)。通過檔案庫的建立，能很好地總結和反思目前的預警工作還存在哪些不足，以便及時總結經驗和完善相關管理制度，為今后的預警工作取得更好的效果奠定良好基礎。

（二）學業(yè)預警檔案信息化管理。許多高校學生預警檔案信息多是手工填錄，檔案材料多為紙質載體，還是不能實現(xiàn)預警的終極目的——控制和預防。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，利用信息技術對數(shù)據(jù)進行管理和處理，獲得有價值的信息，是形勢所趨。對于學業(yè)預警工作來講，預警檔案的形成非常重要。建立學校預警學生數(shù)據(jù)庫，是高等學校教學管理檔案信息化建設的提升。通過數(shù)據(jù)庫的建立，可以對學生學業(yè)預警學習狀況作數(shù)據(jù)分析，進而分析受預警學生心理與行為特點，對其未來學業(yè)發(fā)展走向做預測，幫助班主任或任課老師提前做好學業(yè)干預，對受預警學生本人再次預警，以及對其他學生學業(yè)不良情況的發(fā)生予以控制。目前，高等學校都已經建立教務管理系統(tǒng)，可以利用教務管理系統(tǒng)建設學業(yè)預警數(shù)據(jù)庫。在教務管理系統(tǒng)中增加學業(yè)預警模塊，以每一學期為單位，在系統(tǒng)中設置達到預警條件的學分比例，如每學期獲得學分占該學期應修學分的1/2時，即自動進入預警學生數(shù)據(jù)庫，學生可以在預警模塊查詢自己不及格課程的學分數(shù)、未取得學分的課程名稱、已獲得學分數(shù)、應修讀學分數(shù)等，學生進行補考和重修的成績也將進入該數(shù)據(jù)庫。另外在學生個人系統(tǒng)界面顯示預警狀態(tài)（“學業(yè)預警中”或“預警結束”），既保密又起到了警示作用。除了預警學生可以自查外，學院主管領導、教學秘書、班主任也可通過此系統(tǒng)查詢到歷次學業(yè)預警學生的名單以及預警的具體信息，也可以從經年的數(shù)據(jù)評估預警學生不及格課程的設置是否合理等情況，作為教師調整教學方法或創(chuàng)新教學思維的參考。此外，許多高等學校已開發(fā)教務管理APP等信息服務軟件，方便師生在手機上進行查詢等活動，可以嘗試在學生查詢權限中添加學業(yè)預警信息查詢。

學業(yè)預警機制是通過建立學校、學生、家長三位一體共同協(xié)作的方式，提高大學生學業(yè)水平的管理機制，是高等學校進行人性化管理的重要體現(xiàn)。未來，教育工作者們還需繼續(xù)探索和創(chuàng)新學業(yè)預警機制信息化管理方式，建立完備的學業(yè)預警數(shù)據(jù)庫，完善高校學生學業(yè)預警體系。

【參考文獻】

[1]瞿翠玲，陳艷，夏艷景，張津.學業(yè)預警機制及其成效提升研究[J].讀與寫雜志，2015（6）.

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