辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理措施

孫愛民

【摘要】本文論述了辦公室文書檔案收集與歸檔工作的意義，分析了辦公室文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題，并提出相關(guān)的管理措施。

【關(guān)鍵詞】辦公室；文書檔案；收集歸檔工作；管理措施

現(xiàn)階段，在社會不斷發(fā)展與進(jìn)步的大環(huán)境下，辦公室文書檔案管理工作逐漸受到越來越多檔案工作人員的關(guān)注，尤其是對部分注重辦公室文書檔案收集與歸檔工作的單位（部門），其辦公室檔案的管理工作是提高單位（部門）工作質(zhì)量的重要工作，同時，良好的辦公室文書檔案管理工作也是體現(xiàn)企業(yè)管理水平的標(biāo)志。文書檔案是對辦公室的發(fā)展情況進(jìn)行詳細(xì)記錄的主要方式，能反映出某一時期辦公室出現(xiàn)的問題，以及怎樣解決問題的詳細(xì)記錄，因此，對辦公室文書檔案進(jìn)行管理是保證此類資料得到妥善保存和整理的重要工作，也是提高辦公室文書檔案整體質(zhì)量的主要措施。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作的意義

當(dāng)前我國事業(yè)單位中，文檔管理工作是一項基礎(chǔ)且重要的工作，辦公室的文書檔案收集與歸檔工作是事業(yè)單位開展其他工作的關(guān)鍵部分，辦公室文書檔案的收集與歸檔工作是對事業(yè)單位中某一事件的具體記錄，其中會詳細(xì)對事件的相關(guān)資料內(nèi)容以及事件的發(fā)展過程、問題的產(chǎn)生與解決進(jìn)行詳細(xì)的記載，例如：事業(yè)單位中相關(guān)會議記錄，項目審計情況等，這些都會對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生重要的影響，做好辦公室文書檔案收集與歸檔工作可以對這方面產(chǎn)生非常積極的影響和意義。

二、辦公室文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題

（一）材料收集不全面。辦公室文書檔案收集與歸檔工作，在實施的過程中逐漸凸顯了材料收集不全面的問題，即部分檔案與資料在收集與歸檔的過程中呈現(xiàn)出不經(jīng)檔案人員記錄的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致其檔案收集水平凸顯出較低的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。為此，應(yīng)提高對此問題的重視程度，且就此達(dá)成良好的檔案收集與歸檔的管理目標(biāo)。此外，文件材料遺留到其他部門是造成材料收集不全面的主要原因之一，因而檔案管理人員在實踐管理工作開展過程中必須強調(diào)材料收集的完整性，達(dá)到最佳的文書檔案材料收集狀態(tài)。另外，由于部分兼職型的檔案管理人員在文書檔案收集與歸檔的過程中不愿意投入過多的精力于工作中，最終致使此行為的發(fā)生影響到了材料收集的完整。

（二）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。檔案管理人員綜合素質(zhì)不高的問題也在辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作實施中逐漸凸顯出來：首先表現(xiàn)在部分檔案管理人員在實際工作開展過程中基于管理意識匱乏的基礎(chǔ)上更為注重對紅頭文件的管理，繼而由此影響到了文件材料歸檔整體質(zhì)量，因而在檔案管理工作實施的過程中應(yīng)給予高度重視。其次，檔案管理人員工作責(zé)任心的匱乏也是影響檔案管理質(zhì)量的主要因素之一，即部分檔案管理人員缺乏專業(yè)化的檔案管理技術(shù)，同時，其在收集與歸檔辦公室文書檔案的過程中，未采取相應(yīng)措施查證材料的真實性，最終影響到了收集材料的真?zhèn)?。為此，要求單位部門在實施管理工作的過程中應(yīng)對其展開行之有效的處理，由此提升辦公室文檔材料整體管理水平，達(dá)到最佳的辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理狀態(tài)。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作的管理措施

（一）構(gòu)建文書檔案管理體系。在辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展過程中應(yīng)注重強調(diào)對文書檔案管理體系的構(gòu)建，并在體系內(nèi)容制定過程中針對歸檔模式不規(guī)范的問題設(shè)定相應(yīng)的管理原則，且要求檔案管理人員在實際工作開展過程中嚴(yán)格按照管理原則來執(zhí)行，達(dá)到最佳的文書檔案管理狀態(tài)。此外，在文書檔案管理體系構(gòu)建過程中基于各部門職能的基礎(chǔ)上明晰其歸檔范圍也是至關(guān)重要的，因而應(yīng)強化對其的有效落實。另外，將各部門月季考核制度納入管理體系范圍內(nèi)亦有助于提升檔案管理人員整體工作效率，并引導(dǎo)其在實際工作開展過程中不斷規(guī)范自身打印行為及打印格式等，達(dá)到高水平文書檔案管理目標(biāo)。

（二）加強檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)?；谖臅鴻n案管理體系構(gòu)建的基礎(chǔ)上，加強檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)也是非常必要的，對于此，首先要求機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)在實施管理工作的過程中應(yīng)定期安排檔案管理人員參加專業(yè)化的培訓(xùn)項目，繼而促使其在培訓(xùn)過程中能強化自身責(zé)任心及使命感，且將其合理地融入文書檔案管理中，提升整體工作效率。其次，由于辦公室文書檔案收集與歸檔工作實施的過程中強調(diào)了對兼職人員的引進(jìn)，因而在此基礎(chǔ)上，單位在實施管理工作的過程中應(yīng)積極開展兼職檔案員培訓(xùn)行為，最終由此提升其專業(yè)化水平，并避免返工情況的發(fā)生。再次，基于培訓(xùn)活動開展的基礎(chǔ)上，利用會議的形式明晰歸檔范圍、歸檔質(zhì)量等信息也是非常必要的，因而應(yīng)提高對其的重視程度。

三、結(jié)束語

綜上所述，機關(guān)事業(yè)單位活動中對相關(guān)內(nèi)容和工作進(jìn)行文書檔案的收集與歸檔，可以有效對機關(guān)事業(yè)單位文書檔案的使用效率進(jìn)行提升，充分發(fā)揮文書檔案的作用，機關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行文書檔案的收集和歸檔中，通過對此方面工作進(jìn)行不斷優(yōu)化，可以有效促使企業(yè)管理工作的質(zhì)量和效率得到提高。

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