網(wǎng)絡(luò)信息時代背景下的醫(yī)院外事檔案管理工作的思考

孫曉霜 高尚

摘要：在網(wǎng)絡(luò)信息化時代的背景下，衛(wèi)生系統(tǒng)對外交流的活動也日益頻繁，醫(yī)院不斷增加的外事檔案內(nèi)容更加豐富，醫(yī)院外事檔案真實地記錄了衛(wèi)生系統(tǒng)與醫(yī)院、學(xué)校等進(jìn)行的學(xué)術(shù)交流和友好往來等情況，不僅可以有效地提高醫(yī)療質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益，更重要的是能為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要的依據(jù)，如何結(jié)合信息時代，充分發(fā)揮外事檔案管理工作的作用，使外事檔案管理資料為醫(yī)院教學(xué)、人才培養(yǎng)、學(xué)科建設(shè)等工作進(jìn)行服務(wù)，是當(dāng)前一個重要的課題，值得研究和探討。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)信息；醫(yī)院；外事檔案

醫(yī)院外事檔案管理在醫(yī)院管理工作中占有重要的位置，規(guī)范化管理外事檔案可以為領(lǐng)導(dǎo)班子作出決策提供科學(xué)依據(jù)，同時可以有效地提高醫(yī)療技術(shù)質(zhì)量及經(jīng)濟(jì)效益，加快醫(yī)院發(fā)展，為全面現(xiàn)代化管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，對于推動醫(yī)院發(fā)展具有重大意義。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息時代的背景下，醫(yī)院外事檔案管理已進(jìn)入到了一個全新的階段，如何在新形勢下，不斷順應(yīng)時代變革是值得深入探討的課題，只有醫(yī)院外事檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，才能更好地服務(wù)于醫(yī)院中心工作。

一、信息化時代背景下醫(yī)院外事檔案管理工作的特點

醫(yī)院外事檔案數(shù)量日益增多，而且內(nèi)容也變得更加的多樣化和專業(yè)化。而檔案載體的多元化，來源的復(fù)雜化等特點，更凸顯出構(gòu)建醫(yī)院外事檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺的重要性。信息化時代外事檔案管理工作具有以下新的特點。

1.信息來源多元化。醫(yī)院傳統(tǒng)外事檔案管理中，檔案處理手段較為落后，檔案存儲空間有限，檔案管理部門在收集檔案信息時進(jìn)行選擇性保存，而檔案信息來源也較為有限。在信息化的時代背景下，迅捷的加工、處理、傳送變得容易，而信息爆炸式的增長，信息更新速度加快，存儲方式的改變，也利于信息傳送、存儲和共享。因而在實施信息化改造后可以完全實現(xiàn)各個部門之間的互聯(lián)互通，信息的材料也可以涉及到財務(wù)、科研、人事、醫(yī)療和后勤等各個部門的信息。

2.檔案處理及時化。醫(yī)院的檔案資料不僅要用于服務(wù)各個職能部門，更重要的是為領(lǐng)導(dǎo)班子決策和病人服務(wù)。因而信息化時代下的外事檔案管理處理更為及時，在獲取檔案信息后，檔案管理部門立即錄入、存儲、共享，實現(xiàn)電子化、系統(tǒng)化，各職能部門在需要時可以及時調(diào)用，服務(wù)對象也可從各個途徑獲取到檔案信息，為服務(wù)對象節(jié)約了時間，提高了醫(yī)院的工作效率。

3.存儲方式的多樣化。傳統(tǒng)的檔案管理是以文本方式存儲，而隨著信息化的發(fā)展和現(xiàn)代檔案管理工作理念的產(chǎn)生，不僅有文本形式的檔案，也出現(xiàn)了圖像、聲音、影像等多種形式。存儲方式也相應(yīng)地發(fā)生了改變，這樣不僅節(jié)約了檔案存儲所需的物理空間，擴(kuò)大了外事檔案存儲的內(nèi)容、形式和范圍，同時在檔案管理的完整性上更有保障，而管理資料的時限也得到了很大的延長。

二、當(dāng)前信息化時代醫(yī)院外事檔案管理工作面臨的問題

現(xiàn)階段，信息化時代的大背景下，醫(yī)院已廣泛將信息化技術(shù)應(yīng)用到外事檔案管理，使得醫(yī)院外事檔案管理工作內(nèi)容、手段及方式方法都發(fā)生了巨大的變化，然而在信息化推進(jìn)過程中仍然存在一些問題。

1.外事檔案管理重要性認(rèn)識不夠。外事工作是一項政治性和政策性都很強(qiáng)的工作，對于加強(qiáng)國內(nèi)外醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)交流，借鑒國外先進(jìn)醫(yī)學(xué)技術(shù)，更新醫(yī)療衛(wèi)生人員的專業(yè)理念，增進(jìn)國內(nèi)外醫(yī)學(xué)院校間的友誼及傳播我國優(yōu)秀醫(yī)學(xué)文化等方面具有極大的意義。醫(yī)院的外事工作就是醫(yī)院對外聯(lián)絡(luò)的窗口和樞紐，一次較好的外事交流可以很大程度上提升醫(yī)院的醫(yī)學(xué)教研水平，并有助于提高醫(yī)院在國內(nèi)外的知名度，而醫(yī)院外事檔案管理工作的好壞，直接影響到醫(yī)院對外交流，從而影響到醫(yī)療水平的提高。隨著信息化時代的到來，外事活動日益頻繁，然而從事外事工作的專業(yè)人員并沒有得到相應(yīng)增加，整日忙于接待，外事檔案的收集、整理、歸檔等未引起重視，如在參加學(xué)術(shù)會議及合作交流中忽視了活動中有價值的文件、證書、學(xué)術(shù)材料等，嚴(yán)重影響到外事檔案資料的完整性。

2.管理體制問題。信息化時代最重要的特點在于共享，而在醫(yī)院外事檔案管理過程中仍無法做到完全共享，造成這一問題的重要原因在于組織內(nèi)部的管理體制。部門之間缺乏有效流暢的溝通機(jī)制，無法實現(xiàn)一體化，因而導(dǎo)致在信息共享過程中各個部門之間無法流暢獲取所需信息。目前，醫(yī)院各個科室之間職責(zé)分工明確，這在某種程度上也就導(dǎo)致了各科室間無法很好地實現(xiàn)信息共享。直接表現(xiàn)就在各個科室檔案各自歸檔，沒有統(tǒng)一的管理網(wǎng)絡(luò)和管理模式，也沒有制訂統(tǒng)一的立卷制度，因而出現(xiàn)了醫(yī)院外事檔案收集效率低等問題。

3.檔案人才專業(yè)化不強(qiáng)。要真正意義上實現(xiàn)醫(yī)院外事檔案管理的現(xiàn)代化，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，不僅需要有現(xiàn)代化的管理理念和方法，更重要的是要有能執(zhí)行的專業(yè)人才。而在早期的檔案管理工作中，并未系統(tǒng)地對相關(guān)人員進(jìn)行專門的信息化檔案管理學(xué)習(xí)和培訓(xùn)從而造成現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理專業(yè)人才的稀缺。因此醫(yī)院為適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理信息化要求，需要采取多種渠道對檔案工作者進(jìn)行培養(yǎng)，使其不僅具備檔案管理的專業(yè)知識，也能夠掌握現(xiàn)代化的管理理念和科技手段。外事檔案管理人員的專業(yè)化不強(qiáng)是限制推動醫(yī)院外事檔案管理工作的重大障礙。

4.檔案信息的安全問題。信息化共享就必然要與其他部門、終端連接，這樣就必然存在信息安全問題，檔案資料的信息有可能受到電腦黑客和病毒的入侵，盜取病人信息和治療方案等，甚至破壞檔案信息，毀滅整個檔案系統(tǒng)。因而要不斷提高檔案信息管理的安全意識，不斷更新安全系統(tǒng)，防止信息外漏或遭到破壞。

三、醫(yī)院外事檔案管理適應(yīng)信息化時代的對策

1.建立健全外事檔案管理制度。一方面，醫(yī)院外事檔案管理需要規(guī)范化。因為外事檔案資料具有特殊性，從而有著較高的保密要求，信息的泄露可能造成很大的社會問題，所以一定要強(qiáng)化醫(yī)院外事檔案的保密制度，尤其是密級外事檔案，一定要單獨存檔，在需要查閱時必須嚴(yán)格執(zhí)行審批程序。另一方面，要改善現(xiàn)有醫(yī)院管理制度。信息化外事檔案管理需要醫(yī)院各個科室之間有效溝通共享，而各科室的相對獨立、界限分明，不僅妨礙了各科室之間的有效溝通，同時也妨礙了檔案信息的收集和編研。因而針對外事檔案管理應(yīng)淡化科室的概念，消除各科室之間的界限，更多地進(jìn)行橫向聯(lián)系，從而將外事檔案管理從封閉式轉(zhuǎn)為共享式、信息式。

2.加大資金的投入，改進(jìn)信息化設(shè)備。檔案管理部門要根據(jù)實際情況，積極爭取醫(yī)院對檔案管理工作信息化建設(shè)的投入，要求配備較為先進(jìn)的設(shè)備，保障外事檔案信息的安全性。安全風(fēng)險的規(guī)避，需要較為前沿的安全手段和技術(shù)，防病毒軟件等的更新是必不可少的，一旦遭到黑客或電腦病毒的入侵，將造成極為惡劣的后果。

3.加強(qiáng)外事檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提升業(yè)務(wù)素質(zhì)?，F(xiàn)代化的外事檔案管理技術(shù)需要具有較高業(yè)務(wù)素質(zhì)的人員才能高效地執(zhí)行。因而在醫(yī)院外事檔案管理中必須將管理人員積極性、創(chuàng)造性的提高作為重要的培訓(xùn)項目，信息化建設(shè)需要外事檔案管理人員不斷地加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)能力，熟練地掌握外事檔案管理所需的業(yè)務(wù)知識，而不僅僅是傳統(tǒng)的檔案管理，要將工作能力由靜態(tài)的館藏歸檔、存檔迅速地轉(zhuǎn)變?yōu)闈M足用戶需求。

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作者簡介：孫曉霜，女，1990，漢，初級，2017年于濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院從事醫(yī)院外事方面工作，外國語言學(xué)及應(yīng)用語言學(xué)專業(yè)（應(yīng)用語言學(xué)方向）。