基層行政事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作淺析

楊萍

【摘要】本文通過(guò)分析目前基層行政事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理中存在的相關(guān)問(wèn)題，提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位 電算化會(huì)計(jì)檔案 問(wèn)題 對(duì)策

二十世紀(jì)九十年代初，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與普及，會(huì)計(jì)電算化應(yīng)用軟件的開(kāi)發(fā)與運(yùn)用得到迅猛發(fā)展，會(huì)計(jì)的核算方式也發(fā)生了根本性改變，基層行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化替代了手工記賬，大大減輕了財(cái)務(wù)人員的工作負(fù)擔(dān)，提高了工作效率，而在會(huì)計(jì)電算化過(guò)程中也產(chǎn)生了大量的電算化會(huì)計(jì)檔案。但是，由于國(guó)家關(guān)于電算化會(huì)計(jì)檔案管理的政策及規(guī)范出臺(tái)的滯后，再加上對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案缺乏足夠的重視，目前基層行政事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理依然存在一定問(wèn)題，如何科學(xué)有序地管理電算化會(huì)計(jì)檔案是我們必須認(rèn)真解決的重要課題。

一、我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展進(jìn)程

1987年11月，中國(guó)會(huì)計(jì)學(xué)院成立了會(huì)計(jì)電算化的研究組，為會(huì)計(jì)電算化理論研究提供了組織準(zhǔn)備。從二十世紀(jì)九十年代初開(kāi)始，我國(guó)會(huì)計(jì)電算化開(kāi)始有序發(fā)展。1994年5月4日，財(cái)政部下發(fā)了《關(guān)于大力發(fā)展我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的意見(jiàn)》，制定了會(huì)計(jì)電算化的總目標(biāo);1995年12月15日，財(cái)政部又發(fā)布了《會(huì)計(jì)改革與發(fā)展綱要》，要求逐步普及會(huì)計(jì)電算化;1996年4月，在北京召開(kāi)了“會(huì)計(jì)電算化研究會(huì)”，入會(huì)者一致同意，在進(jìn)一步提高“核算型”會(huì)計(jì)軟件水平的基礎(chǔ)上，大力發(fā)展“管理型”會(huì)計(jì)軟件。以此為契機(jī)，我國(guó)會(huì)計(jì)電算化工作實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，逐步實(shí)現(xiàn)了從單機(jī)版向網(wǎng)絡(luò)發(fā)展;從手工帳和機(jī)帳并行，到甩掉手工帳，財(cái)務(wù)工作由會(huì)計(jì)核算到財(cái)務(wù)管理的發(fā)展，同時(shí)，一系列會(huì)計(jì)軟件的研制開(kāi)發(fā)以及會(huì)計(jì)信息化工作的開(kāi)展，有效支撐了會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展。

二、電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容包括三個(gè)部分一是從會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等紙介質(zhì)檔案;二是以計(jì)算機(jī)硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲(chǔ)的、以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù);三是會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號(hào)，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊(cè)等全套文檔資料等。與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案相比，電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下特點(diǎn)：

（1）電算化會(huì)計(jì)檔案歸檔的范圍擴(kuò)大了。不僅保管了傳統(tǒng)意義上的由計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件輸出的紙質(zhì)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料，還保管了脫離計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存儲(chǔ)在光盤、磁盤等介質(zhì)上的電子會(huì)計(jì)檔案，以及會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號(hào)、會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號(hào)，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊(cè)等全套文檔資料等，擴(kuò)大了會(huì)計(jì)檔案的管理范圍。

（2）電算化會(huì)計(jì)檔案的利用更方便、快捷、準(zhǔn)確。財(cái)務(wù)人員在存儲(chǔ)和調(diào)閱電算化會(huì)計(jì)檔案信息時(shí)，在對(duì)以往幾年的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析處理時(shí)，就可利用計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件，或部門局域網(wǎng)平臺(tái)進(jìn)行查閱、運(yùn)用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，就可以在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確、快捷的提供相關(guān)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)部門項(xiàng)目管理等方面提供財(cái)務(wù)依據(jù)，從而更有效的提供會(huì)計(jì)檔案的利用。節(jié)約了人力物力，提高了工作效率。

（3）電算化會(huì)計(jì)檔案保存的條件提高了。電算化會(huì)計(jì)檔案改變了傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，其存儲(chǔ)在磁盤、光盤等介質(zhì)上，對(duì)存儲(chǔ)的環(huán)境和條件有更高的要求：一是歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。二是環(huán)境溫度選定范圍：14℃-24℃;相對(duì)濕度選定范圍：45%-60%。三是存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣本隔離。因電算化會(huì)計(jì)檔案具有系統(tǒng)依賴性，只能在特定的軟硬件環(huán)境支持下才能打開(kāi)，還具有已毀損，難查痕跡的特點(diǎn)，所以對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的安全性、完整性要求更高。

三、基層行政事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案是記錄單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要經(jīng)濟(jì)檔案，是單位檔案的重要組成部分。會(huì)計(jì)檔案在單位的財(cái)務(wù)管理，單位內(nèi)部控制制度的制定，績(jī)效評(píng)價(jià)以及責(zé)任審計(jì)等方面有不可替代的作用。目前，我國(guó)基層行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化已基本普及，會(huì)計(jì)電算化已成為會(huì)計(jì)工作的主流，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理已是個(gè)不能回避的問(wèn)題，但由于一些客觀和主觀因素的影響，行政事業(yè)單位的電算化會(huì)計(jì)檔案的管理仍然存在一些問(wèn)題亟待解決。

（一）電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

目前大部分基層行政事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)工作普遍存在重核算輕管理的現(xiàn)象，會(huì)計(jì)電算化雖得到普及，但電算化會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度還不夠健全。以中華人民共和國(guó)財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》為例，修訂前的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。由此我們可以理解為，財(cái)務(wù)檔案的保管是財(cái)務(wù)工作的最后一環(huán)，而財(cái)務(wù)檔案的管理制度，是單位財(cái)務(wù)管理制度的一部分;而2015年12月11日，中華人民共和國(guó)財(cái)政部、國(guó)家檔案局第79號(hào)令發(fā)布修訂的、自2016年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)三年。由此可以看出，國(guó)家關(guān)于會(huì)計(jì)檔案管理的法規(guī)已明確規(guī)定會(huì)計(jì)檔案管理不僅是財(cái)務(wù)管理的一部分，也是單位管理制度的一部分，管理的力度和重視程度都得到了很大提高。但是，由于基層事業(yè)單位單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此重視程度不夠，各單位沒(méi)有針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)及要求及時(shí)修訂或完善單位的會(huì)計(jì)檔案的管理制度，使電算化會(huì)計(jì)檔案的管理存在無(wú)序狀態(tài)，分工不明、責(zé)任界限不清的現(xiàn)象。

（二）財(cái)務(wù)人員對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案重視不夠，經(jīng)驗(yàn)不足，制約了電算化會(huì)計(jì)檔案管理水平的提高

受傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的影響，財(cái)務(wù)人員只將從計(jì)算機(jī)輸出的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等紙質(zhì)載體的會(huì)計(jì)資料作為會(huì)計(jì)檔案管理的重點(diǎn)，而對(duì)電算化會(huì)計(jì)核算所形成的電子會(huì)計(jì)檔案的管理不夠重視，對(duì)脫機(jī)存儲(chǔ)于磁介質(zhì)、光盤的電子會(huì)計(jì)檔案歸檔不及時(shí)，或者不歸檔，造成信息數(shù)據(jù)不全或丟失，為以后的檔案利用造成極大的困難，導(dǎo)致只借助輸出的紙質(zhì)檔案來(lái)查詢相關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，有時(shí)因財(cái)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)軟件功能不夠了解，輸出的紙質(zhì)檔案不夠全面，還會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的永久丟失，給單位造成極大損失。同時(shí)，由于電子檔案存在易改寫可復(fù)制等特性，有些單位因缺乏會(huì)計(jì)電算化產(chǎn)生的電子檔案需要的保管環(huán)境和保障措施，導(dǎo)致保管不慎容易受計(jì)算機(jī)病毒感染，若數(shù)據(jù)備份不及時(shí)，也會(huì)造成電子數(shù)據(jù)永久丟失。另外，在會(huì)計(jì)電算化下，要求電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員既要具備專業(yè)的會(huì)計(jì)技能和管理傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，又要具備計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)管理的技能，就目前而言，大部分會(huì)計(jì)檔案管理人員整體素質(zhì)不夠高，缺少對(duì)電子檔案管理的應(yīng)有的專業(yè)知識(shí)，也制約了電算化會(huì)計(jì)檔案管理水平的提高。

（三）財(cái)務(wù)軟件開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，增加電算化會(huì)計(jì)檔案的收集、保管、利用的難度

我國(guó)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展時(shí)間不長(zhǎng)，財(cái)務(wù)軟件的開(kāi)發(fā)未能使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，單位購(gòu)置財(cái)務(wù)軟件也沒(méi)有按照部門、行業(yè)規(guī)定統(tǒng)一采購(gòu)，而是按照各自單位的經(jīng)濟(jì)實(shí)力、工作特點(diǎn)向軟件開(kāi)發(fā)商購(gòu)買，導(dǎo)致同行業(yè)不同單位使用的財(cái)務(wù)軟件不同，同系統(tǒng)同職能的單位使用的財(cái)務(wù)軟件也不相同，同一個(gè)單位在不同時(shí)期購(gòu)買的財(cái)務(wù)軟件也不相同;各家公司為了宣傳自己的產(chǎn)品都強(qiáng)調(diào)突出自己的會(huì)計(jì)軟件開(kāi)發(fā)模式和特點(diǎn)，從而造成大部分會(huì)計(jì)軟件相互不兼容，使用方法存在很大差異，不同的財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)接口不同，導(dǎo)致了報(bào)表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸不方便。而行業(yè)主管部門、單位的檔案管理部門以及財(cái)務(wù)軟件的使用部門，為了使得會(huì)計(jì)軟件能相互切換正常使用，而做進(jìn)一步做軟件轉(zhuǎn)換接口的開(kāi)發(fā)時(shí)，由于不同財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫(kù)不同，并不能保證相互轉(zhuǎn)換出的賬套數(shù)據(jù)100%準(zhǔn)確。這種狀況，不僅浪費(fèi)了人力物力，也增加了檔案的收集、保管的難度，更不利于檔案的利用。

四、基層行政事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案存在問(wèn)題的解決辦法

為了提高電算化會(huì)計(jì)檔案管理水平，結(jié)合本人多年工作經(jīng)驗(yàn)，提出以下對(duì)策：

（1）進(jìn)一步建立健全會(huì)計(jì)電算化檔案管理的法律法規(guī)。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)強(qiáng)化檔案意識(shí)，大力支持單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度的修訂落實(shí)。

（2）加大對(duì)“復(fù)合型”人才培養(yǎng)力度。各單位要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)，使單位財(cái)務(wù)人員和電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員既掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，又熟悉財(cái)務(wù)管理知識(shí)，成為“計(jì)算機(jī)技術(shù)一會(huì)計(jì)核算一管理”型復(fù)合型人才;同時(shí)，強(qiáng)化職業(yè)道德素質(zhì)，提升會(huì)計(jì)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和法律意識(shí)。

（3）提高財(cái)務(wù)人員對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí)，把財(cái)務(wù)工作的管理職能和會(huì)計(jì)檔案的有效利用與業(yè)務(wù)部門的工作進(jìn)度、資金使用有機(jī)結(jié)合起來(lái)，比如業(yè)務(wù)部門在項(xiàng)目的申報(bào)、實(shí)施過(guò)程中，可以有效利用相關(guān)的會(huì)計(jì)信息，利用電算化會(huì)計(jì)檔案，快速制定項(xiàng)目申報(bào)的資金預(yù)算，資金使用方案，努力構(gòu)建財(cái)務(wù)部門、財(cái)務(wù)檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門相互溝通的管理信息平臺(tái)，為業(yè)務(wù)部門形成支撐和保障作用，從而也能使領(lǐng)導(dǎo)不僅重視會(huì)計(jì)電算化的核算工作，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作也更加重視。

（4）建立統(tǒng)一的財(cái)務(wù)軟件標(biāo)準(zhǔn)，使得會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)內(nèi)對(duì)外接口，減少電算化會(huì)計(jì)檔案的收集、保管的難度。標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)內(nèi)對(duì)外接口可以最大限度實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，行業(yè)與部門在使用財(cái)務(wù)軟件時(shí)應(yīng)制定相應(yīng)的管理規(guī)定，避免購(gòu)買軟件的盲目性，造成預(yù)算資金的浪費(fèi)，增加財(cái)務(wù)人員和檔案管理人員的工作量，從而加大電算化會(huì)計(jì)檔案的利用力度。

（5）加大對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理費(fèi)用的預(yù)算，改善電算化會(huì)計(jì)檔案保管的條件。

（6）加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案的安全保密工作，強(qiáng)化安全措施。由于電算化會(huì)計(jì)檔案有易修改難留痕的特性，為了防止非法篡改會(huì)計(jì)檔案，或者財(cái)務(wù)人員誤操作而破壞了會(huì)計(jì)檔案，一是要加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的內(nèi)部控制制度，管控好財(cái)務(wù)人員的各目的權(quán)限，防止誤操作或越權(quán)操作，造成財(cái)務(wù)檔案的破壞;二是要對(duì)電子檔案設(shè)置保密措施，以防止非法用戶接觸到電子檔案進(jìn)行篡改或破壞;三是要積極做好備份，做到自動(dòng)備份，定期做到脫機(jī)備份，分開(kāi)保管，以保證電子檔案的安全;四是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的防護(hù)工作，做好防護(hù)墻，以防計(jì)算機(jī)病毒的侵入，破壞電子檔案。

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