信息化背景下廣東省科技檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策研究

孫 晶，虞迎亭

（1.廣東省技術(shù)經(jīng)濟(jì)研究發(fā)展中心，廣東 廣州 510070；2.中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司廣東省分公司，廣東 廣州 510000）

科技檔案管理是科研項(xiàng)目管理的重要一環(huán)，如何做好科技檔案管理，發(fā)揮科技檔案在科技項(xiàng)目研究中的作用，亟需進(jìn)一步提升廣東省科技檔案管理的水平，實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)性和有效性。為此，全面梳理當(dāng)前廣東省科技檔案管理的工作的現(xiàn)狀，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題，對(duì)于改善科技檔案管理工作意義重大。

1 完善科技檔案管理的必要性

“科技檔案”是科學(xué)技術(shù)檔案的簡稱?！犊茖W(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》將科技檔案定義為“記錄和反映科學(xué)研究、生產(chǎn)運(yùn)營、項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)和設(shè)備儀器運(yùn)行、維護(hù)及其管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式文件材料的總稱。”

科技檔案管理工作是否規(guī)范直接影響著科研管理的效率、質(zhì)量和水平，一定程度上也影響著科研單位科研的發(fā)展與進(jìn)步[1]。完善科技檔案管理具有重要的意義，主要體現(xiàn)在以下3方面：①科技檔案一般圍繞獨(dú)立的科研項(xiàng)目進(jìn)行，從而形成具有成套的系統(tǒng)的科技文件。完善科技檔案管理，有利于系統(tǒng)地了解科研項(xiàng)目的開展過程和科研成果。②科技檔案具有現(xiàn)實(shí)使用性，與其他檔案相比，即使在歸檔之后仍具有較高的利用和使用價(jià)值。完善科技檔案管理，能夠?yàn)楹罄m(xù)項(xiàng)目研究、成果轉(zhuǎn)化應(yīng)用提供參考。③過程性科技檔案記錄了科學(xué)研究的思路、步驟和方法，包含科技創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，是極其重要的信息和知識(shí)資源，是一種潛在的生產(chǎn)力。完善過程性檔案記錄，有利于提煉有價(jià)值的素材，發(fā)揮科技檔案的潛在服務(wù)功能。

2 廣東省科技檔案管理存在的問題

2.1 科技檔案管理意識(shí)較為薄弱

由于檔案宣傳教育不夠，尤其是檔案法規(guī)制度培訓(xùn)僅局限于檔案系統(tǒng)內(nèi)部人員，科研項(xiàng)目成員檔案意識(shí)薄弱。專門的科技檔案法規(guī)制度建設(shè)較為滯后，作為科技檔案法規(guī)制度上位層次的檔案法規(guī)制度尚未健全。未將科技檔案管理納入科技管理法規(guī)制度中，現(xiàn)有的科技管理法規(guī)制度對(duì)科技檔案管理提出具體、明確的條文少之又少。

2.2 科技檔案管理配套硬件設(shè)施不夠完善

硬件設(shè)施是檔案管理工作的基礎(chǔ)和支撐。目前仍有許多地區(qū)和管理部門科技檔案管理工作設(shè)備配置不足，設(shè)備多為常規(guī)設(shè)備，信息化工具的配備較為欠缺。檔案存放空間、場(chǎng)地等配套硬件設(shè)施不夠完善。檔案存放的空間有限，通風(fēng)環(huán)境不良，再加上廣東地區(qū)多降水、氣候悶熱潮濕，紙質(zhì)檔案受潮易霉變腐爛，紙質(zhì)檔案的存放和保存場(chǎng)地問題亟需解決。

2.3 重結(jié)果類檔案，輕過程類檔案

現(xiàn)有的科技檔案多為結(jié)果類檔案，多為項(xiàng)目合同、結(jié)題驗(yàn)收書等資料，對(duì)項(xiàng)目研究的立項(xiàng)、評(píng)價(jià)等研究過程類檔案信息的收集較少，歸檔材料較為零散，資料不夠完整。建立與每一科研環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)的檔案資料，有利于科研項(xiàng)目管理的全過程管控。在項(xiàng)目管理過程中，科技檔案類資料注重研究結(jié)果類資料，比如驗(yàn)收書等，對(duì)于科技計(jì)劃項(xiàng)目研究的過程類資料關(guān)注收集較少。

2.4 科技檔案管理電子化尚處于起步階段

全國范圍內(nèi)，北京、上海、浙江等沿海發(fā)達(dá)省市率先將科技檔案管理信息化建設(shè)納入本地區(qū)信息化建設(shè)規(guī)劃中，江蘇、上海等地科技檔案部門相繼啟動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)，開發(fā)了形式多樣的科技檔案數(shù)字化信息化館藏。但中心部地區(qū)、內(nèi)陸省市在科技檔案管理電子化建設(shè)方面較為滯后，多處于起步階段。

運(yùn)用信息技術(shù)，研發(fā)科技檔案管理信息化共享服務(wù)平臺(tái)，整合科技檔案信息資源，形成各方學(xué)習(xí)交流的經(jīng)驗(yàn)，完善服務(wù)用戶系統(tǒng)勢(shì)在必行。廣東的科技檔案管理主要依托科技業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，起步于2013年，仍處于初始化階段。

2.5 科技檔案管理專業(yè)人才匱乏

專業(yè)的人才隊(duì)伍是檔案管理工作的中樞，專業(yè)人才的缺乏使檔案管理工作的運(yùn)轉(zhuǎn)必將受到影響。現(xiàn)階段，科技檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍仍難以滿足實(shí)際需求。科技檔案管理人才隊(duì)伍規(guī)模小，專職人員隊(duì)伍較為薄弱。檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)參與度低，專業(yè)基礎(chǔ)不扎實(shí)。培養(yǎng)和引入專業(yè)化的科技檔案管理人才十分迫切。目前，主要負(fù)責(zé)省科技檔案管理專業(yè)人員較少，為一兩名，人員方面較為匱乏。

3 優(yōu)化廣東省科技檔案管理工作的對(duì)策

3.1 增強(qiáng)科技檔案管理意識(shí)

增強(qiáng)檔案意識(shí)是做好科技檔案管理工作的前提，通過多種方式方法加強(qiáng)科技檔案宣傳教育，提高科技檔案工作意識(shí)。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不僅要在思想上重視科技檔案管理，更需將科技檔案管理納入議事日程，真正在行動(dòng)上重視科技大難管理工作。同時(shí)，各科技主管部門及項(xiàng)目管理專業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，樹立新的科技檔案觀。

3.2 健全科技檔案管理配套硬件設(shè)施

硬件設(shè)施是做好檔案存放與管理的基礎(chǔ)與支撐，完善檔案庫房、場(chǎng)地、設(shè)施和用品，保證場(chǎng)地通風(fēng)、干燥。保障電子化檔案管理的硬件設(shè)施，確保計(jì)算機(jī)、硬盤以及科技檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)作。保證科技檔案管理經(jīng)費(fèi)投入，將科技管理檔案經(jīng)費(fèi)納入科技項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算，從整體科技項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算中按一定比例劃撥科技檔案管理經(jīng)費(fèi)，用于健全配套硬件設(shè)施建設(shè)。

3.3 由檔案的載體管理向檔案的內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變

由過去關(guān)注檔案的載體管理逐步向關(guān)注檔案的內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變，由檔案保管向科研智庫功能轉(zhuǎn)變。科技檔案不同于行政管理工作中形成的文書檔案，具有很強(qiáng)的技術(shù)性，包含了大量的科技信息和知識(shí)，是一種無形的資產(chǎn)?？萍蓟顒?dòng)的過程性記錄，包含了科技活動(dòng)的思路、步驟、方法以及科技創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，由過去關(guān)注檔案的載體管理逐步向關(guān)注檔案的內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變是當(dāng)前科技檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容?？萍紮n案只有通過開發(fā)利用才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，管理科技檔案的最終目的是服務(wù)于科技工作，服務(wù)于科技生產(chǎn)和科技管理者。

科技主管部門對(duì)于科技檔案的管理應(yīng)該由過去關(guān)注檔案的載體管理逐步向關(guān)注檔案的內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變，轉(zhuǎn)變檔案管理“重收藏、輕利用”的傳統(tǒng)觀念，樹立以需求為導(dǎo)向、以用戶為中心的理念，實(shí)現(xiàn)科技檔案保管向科研智庫功能的轉(zhuǎn)變?？萍贾鞴懿块T要將科技檔案開發(fā)利用視為科技成果推廣、應(yīng)用與轉(zhuǎn)化的重要形式之一，將科技檔案的開發(fā)利用率作為科技成果評(píng)價(jià)的指標(biāo)之一，充分發(fā)揮科技檔案在科研中的重要作用，將科技檔案打造成科研智庫。

3.4 運(yùn)用信息化手段實(shí)現(xiàn)監(jiān)管全程留痕管理

依托計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)監(jiān)管全程留痕管理。電子檔案具有可傳輸性、可復(fù)制性和間接閱讀性等特點(diǎn)，電子檔案可節(jié)省大量時(shí)間、空間。電子科技檔案對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備和技術(shù)具有依賴性，所以在保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可靠與安全運(yùn)行的前提下，建立具有長期保存功能的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)科技檔案的信息化管理。對(duì)于單位內(nèi)部使用、不涉及法律問題，價(jià)值不大、短期保存的檔案，以及無法打印或打印后反而不具備憑證價(jià)值的檔案，可直接轉(zhuǎn)化成電子檔案保存。數(shù)量過于巨大、打印需消耗大量紙張和保存空間的檔案，不用強(qiáng)制要求打印成紙質(zhì)檔案保存。

建設(shè)電子科技檔案采集與管理平臺(tái)對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，建立科學(xué)、合理的檔案目錄，逐次逐類將檔案電子化。結(jié)合云存儲(chǔ)技術(shù)，建設(shè)科技檔案存儲(chǔ)云管理，此舉可避免紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)遺失、計(jì)算機(jī)硬件損毀導(dǎo)致的科技檔案損毀。

3.5 加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，為提高檔案管理人員素質(zhì)，規(guī)范科技檔案管理人員準(zhǔn)入，可適當(dāng)提高科技檔案管理的準(zhǔn)入門檻，從源頭上提高檔案管理人員素質(zhì)，建立檔案管理從業(yè)資格認(rèn)證制度，定期組織專業(yè)培訓(xùn)，重點(diǎn)培養(yǎng)檔案信息化和檔案保護(hù)修復(fù)人才。適當(dāng)擴(kuò)大檔案人員編制，充實(shí)科技檔案管理人才隊(duì)伍。

［1］王莉.淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代科技檔案融合發(fā)展創(chuàng)新之路［J］.山西檔案，2016（01）.

［2］徐擁軍，張斌.我國科技檔案管理體制機(jī)制的現(xiàn)存問題［J］.檔案學(xué)研究，2016（02）.