新形勢下鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理現(xiàn)狀及前景的探究

文/廣東省中山市板芙鎮(zhèn)檔案館 梁金愛

自從改革開放以來，經(jīng)濟發(fā)展，科技進步，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級的檔案管理工作量呈明顯上升態(tài)勢，檔案管理的難度加大。而現(xiàn)有的檔案管理體制落后，不完善的體制衍生出許多問題，所以鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理體制需要改革，管理方法需要創(chuàng)新，下文將對此展開論述。

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)現(xiàn)有的檔案管理工作情況

首先是現(xiàn)有的檔案機構(gòu)的設(shè)置不夠完善。由于地方的貧富差距大，有些比較貧困的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，其檔案管理工作基本上沒人管，或者由于低保障低收入的狀態(tài)，使得人員流動大，工作不能完整地交接。而比較富庶的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，反而由于經(jīng)濟的發(fā)展，其檔案資源過于龐大，無從下手，導(dǎo)致檔案堆積無法及時歸類整理。

其次是檔案資源的來源單一。檔案基本上來源于當(dāng)?shù)貓蠹?、機關(guān)文件等等，只具有極權(quán)政治上的意識形態(tài)，并沒有體現(xiàn)出當(dāng)?shù)氐奈幕谌绾胃淖兒蛡鞒?。這樣的檔案會失去一些具有當(dāng)?shù)靥厣臍v史，從而失落一些重要的文化。

還有就是由于城市的發(fā)展和變遷，鄉(xiāng)鎮(zhèn)和各行政區(qū)之間會出現(xiàn)重新劃分和調(diào)整，經(jīng)過重新劃分和調(diào)整后的檔案管理工作，其任務(wù)一下子就多了起來，其職責(zé)也由于重新洗牌而有所改變。而落后的檔案管理體制不能作為這些改變之后的指南，所以造成了檔案管理的混亂。

在新形勢下，政府要求鄉(xiāng)鎮(zhèn)級別的檔案室應(yīng)當(dāng)向綜合檔案室或檔案館的方向發(fā)展，這要求了鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門不僅要管理本鄉(xiāng)/鎮(zhèn)的相關(guān)檔案，還要管理其下屬的各個行政村的檔案資料。此時，工作量劇增的壓力下，要求檔案管理體制改革的呼聲漸高。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級開展檔案數(shù)字化的前景

由于中國的城市化進程加快，鄉(xiāng)鎮(zhèn)級的檔案管理體制的改革越發(fā)成熟，以及政府對意識形態(tài)的控制等等因素，檔案管理的意義越來越大。所以，建立一個完善的檔案信息服務(wù)中心，是每個地方鄉(xiāng)鎮(zhèn)的目標(biāo)。這個目標(biāo)要求明確檔案管理工作的機構(gòu)性質(zhì)和職能：其作為鎮(zhèn)的事業(yè)單位，其人員應(yīng)當(dāng)列入事業(yè)編制，享受公務(wù)員待遇。它同時擁有兩項職能:管理檔案和行政、指導(dǎo)直轄地區(qū)的檔案工作。在實踐中，建立完善的檔案信息服務(wù)中心，需要設(shè)計庫房、查閱和辦公三種功能的建筑，完善其中的硬件設(shè)施，包括掃描儀、計算機等等的科技儀器，以及有計劃地培訓(xùn)工作人員，以提高軟實力。以上這些要求都需要積極投入政府資金來完成。

三、向數(shù)字化發(fā)展的檔案管理

此時，向數(shù)字化發(fā)展的檔案管理已經(jīng)是大勢所趨，其順應(yīng)潮流，適應(yīng)時代的發(fā)展。檔案數(shù)字化是有一定的順序的，首先就是要進行人事分配的數(shù)字化。對檔案工作者進行工作的分配。分配包括錄入員，核對員，呈遞員，統(tǒng)計員等等，明確每種工作的性質(zhì)和內(nèi)容。建立好數(shù)字化查詢的局域網(wǎng)絡(luò)，建立查閱的授權(quán)途徑，制作查閱指南等等。建立好流水線式的人事分配后，就要開始對檔案資源進行數(shù)字化的采集。將檔案原件從庫房提出后，進行檔案信息的錄入，包括類別、編號、日期等等；錄入完基本信息后，對材料進行掃描、電腦處理（去除污漬、補充模糊的字跡等等）；對所有錄入的檔案建立數(shù)據(jù)庫，方便之后的調(diào)出與查閱。第二輪開始由核對員對檔案原件和電腦上的數(shù)據(jù)進行核對、確認(rèn)。及時跟進檔案的錄入情況，按照工作量的大小調(diào)整人事分配。完成基本的檔案錄入整理工作后，就可以基本上滿足日常查閱的需要了。此時，建立一個組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)就可以進行網(wǎng)上查閱。這種網(wǎng)絡(luò)采取了瀏覽器/服務(wù)器的模式架構(gòu)，對查閱功能給予當(dāng)日、當(dāng)時或一段時間內(nèi)的有效授權(quán)查看期限。檔案內(nèi)容將以加密信道傳輸，使系統(tǒng)運行更加安全。期間，應(yīng)嚴(yán)格記錄查閱的內(nèi)容和次數(shù)以便整理和統(tǒng)計。

檔案數(shù)字化相比于傳統(tǒng)的檔案管理有其無可比擬的先進性，這體現(xiàn)在它大大地提高了經(jīng)濟效益，減少辦公成本。提高辦公效率，使檔案館變成了一個政府的信息控制中心。除此以外，數(shù)字化的管理還能更好地保護檔案原件，對歷史悠久或非常重要的檔案資源進行有效的秘密的保存，防止了對檔案的篡改和偷竊、燒毀等等行為。

總而言之，檔案數(shù)字化是一種通過計算機、掃描、錄音/錄像、數(shù)據(jù)庫、存儲等等技術(shù)互相結(jié)合而成的一種信息存儲模式。通過數(shù)字化存儲的檔案將可以直接瀏覽電子版，而更完善地保存原版，減少對歷史文物的破壞；甚至還可以足不出戶地調(diào)取檔案進行查看，或進行其他操作。另一方面，檔案數(shù)字化的出現(xiàn)意味著更容易監(jiān)督和問責(zé)政府，有效提高政府的信息公開化和透明化。

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