淺談檔案管理中的突出問題與對(duì)策

史美嬌

摘 要：檔案信息化是社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的必然要求，信息技術(shù)的日新月異，給我國的檔案事業(yè)帶來了空前的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)，面對(duì)這種形勢(shì)，如何管理好企事業(yè)檔案以實(shí)現(xiàn)向檔案現(xiàn)代化管理方式的轉(zhuǎn)變，成為檔案信息化建設(shè)中的一個(gè)重要問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 建設(shè)

人類自從進(jìn)入了信息時(shí)代，對(duì)信息的需求從來都沒有停止過，檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄，它作為社會(huì)記乙的存儲(chǔ)工具，對(duì)于一個(gè)國家、民族的文化發(fā)展具有重大影響和意義，檔案管理工作要想緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，就必須充分利用信息化管理的新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的信息化。當(dāng)前，實(shí)現(xiàn)各領(lǐng)域中檔案管理的信息化是各行各業(yè)所共同面對(duì)的新課題。

一、檔案管理結(jié)構(gòu)現(xiàn)狀

隨著社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化。而隨著現(xiàn)代化建設(shè)以及城市化進(jìn)程的大幅加快，檔案的需求及利用也就越來越多，要求也越來越高，齊全的檔案管理系統(tǒng)，已經(jīng)成為衡量檔案應(yīng)用單位信息化程度的一大標(biāo)志。很多企事業(yè)單位逐漸開始重視這個(gè)問題，將先進(jìn)科學(xué)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理的工作中，不斷加快檔案管理的信息化建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)歷史檔案同未來檔案科學(xué)有機(jī)的鏈接。

二、檔案管理中存在的問題

1、檔案管理工作的硬件設(shè)施不夠完善

由于領(lǐng)導(dǎo)層的重視程度不夠勢(shì)必會(huì)帶來檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)投入的欠缺，盡管有些單位一開始就建立了專門的檔案管理系統(tǒng)與存儲(chǔ)室，但在后來的工作中就忽視了這方面的更新與投入。致使原來的硬件設(shè)施遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上后來的檔案的更新與保管工作說要達(dá)到的要求，即不重視與時(shí)俱進(jìn)，造成某些單位檔案室保管條件比較差，多數(shù)單位還達(dá)不到檔案治理要求，與整潔、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室，設(shè)施設(shè)備老化，有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜也五花八門不統(tǒng)一，比較零亂。個(gè)別單位檔案室設(shè)防意識(shí)不強(qiáng)，設(shè)施設(shè)備不完善，治理體制不到位，使部分檔案受到損害。

2、管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要隨著知識(shí)的更新?lián)Q代，而不斷地進(jìn)行檔案管理模式的優(yōu)化。同時(shí)隨著信息網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，檔案管理逐漸在向網(wǎng)絡(luò)化邁進(jìn)，這就要求檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)能隨著社會(huì)的發(fā)展，而不斷進(jìn)行知識(shí)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，可以不斷的吸收專業(yè)管理知識(shí)、科技信息知識(shí)、還要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息的傳播也日益擴(kuò)大，所設(shè)計(jì)的檔案管理系統(tǒng)也得到了普遍采用，但有些檔案管理人員由于不懂得如何運(yùn)用，導(dǎo)致檔案管理的科學(xué)化程度不夠高，一些先進(jìn)的系統(tǒng)還不能加以實(shí)施，雖然已經(jīng)推廣，但并末在檔案管理中得到廣泛運(yùn)用

3、 思想認(rèn)識(shí)不足，忽視檔案管理工作

檔案管理工作是一項(xiàng)極其重要的工作，需要專業(yè)性很強(qiáng)的人員進(jìn)行檔案的管理，同時(shí)在思想上也應(yīng)該給該工作以足夠的重視。在我國的企事業(yè)單位，大部分部門認(rèn)為檔案管理工作沒那么重要，造成檔案管理的松懈。還有的檔案管理人員本身就對(duì)檔案的管理重要性的認(rèn)識(shí)不足，缺乏工作的責(zé)任感，致使他們的工作態(tài)度不夠細(xì)，沒有奉獻(xiàn)的工作精神，也缺乏良好的職業(yè)道德，檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要隨著知識(shí)的更新?lián)Q代，而不斷地進(jìn)行思想認(rèn)識(shí)的優(yōu)化。

4、檔案管理的秩序混亂

當(dāng)前，我國企事業(yè)單位普遍缺乏規(guī)范的檔案管理制度，造成管理秩序混亂。一方面，檔案收集工作不到位。在收集檔案過程中，已有的管理制度沒能發(fā)生作用，缺乏必要的檔案收集考核手段，常常造成不交檔案狀況，另一方面，檔案整理不規(guī)范。由于企事業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案管理人員的流動(dòng)性較大，再加上檔案整理工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，常常出現(xiàn)目錄與實(shí)際內(nèi)容不相符、遺漏資料等問題，難以追究責(zé)任。

三、檔案管理的發(fā)展對(duì)策

我國檔案管理體制的不斷改革，以及企事業(yè)單位服務(wù)模式的進(jìn)一步轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)越來越不能適應(yīng)當(dāng)今世界計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展潮流。因此，實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下檔案管理模式的網(wǎng)絡(luò)化越來越受到各領(lǐng)域的關(guān)注。面對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的不斷加速，必須創(chuàng)新管理手段，建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)。

1、提高檔案管理意識(shí)

加強(qiáng)對(duì)管理人員的領(lǐng)導(dǎo)，讓他們深刻的了解檔案管理的重要性，檔案管理者每天工作的內(nèi)容主要就是信息的采集，那么就要求檔案管理人員具有一定的信息采集能力，具有收集信息和管理信息的能力，也應(yīng)努力提高檔案管理人員的管理能力，要充分發(fā)揮管理人員的創(chuàng)造性以及檔案管理人員的主觀能動(dòng)性。只有了解檔案管理的具體內(nèi)容，才能更好的去管理檔案，把檔案管理工作做好。

2、增強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)

隨著現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的不斷提高，對(duì)我們檔案人員的要求也越來越高，現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)渚 追切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以我們要重視人才培養(yǎng)，推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才，檔案信息自動(dòng)化不僅要求檔案治理人員要了解計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，還要有相適應(yīng)的熟練的計(jì)算機(jī)操作技能和精通的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，只有牢牢地掌握了這些，才能發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少手工操作，提高工作效率；另外還要加強(qiáng)檔案管理人員的法律意識(shí)，努力地學(xué)習(xí)Ⅸ檔案法 以及 保密法 及國家關(guān)于檔案治理等方面的法律知識(shí)和與商業(yè)有關(guān)的規(guī)章制度。做到知法、守法、維護(hù)檔案的歷史真實(shí)性。除此之外，對(duì)檔案人員的定期考察和繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度，都有助于提高相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作的重視程度。

3、建立健全檔案管理制度

實(shí)踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。一是要嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、整理、歸檔工作和對(duì)檔案文件要嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作；二是要建立相應(yīng)的檔案管理制度，對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度，三是為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，要嚴(yán)格手續(xù)，建立健全檔案工作責(zé)任追究制度，做到檔案查閱、借閱和歸檔入庫有登記。

總之，檔案文化建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，需要全社會(huì)的支持與努力，我們要緊緊抓住社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)這一大良好契機(jī)，不斷解放思想，以求真務(wù)實(shí)的態(tài)度及創(chuàng)新變革的思路和舉措，積極主動(dòng)地投入到現(xiàn)代化建設(shè)之中，不斷提升檔案文化的社會(huì)影響力。