數(shù)字化在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用困境

彭娟

摘 要：在醫(yī)院的經(jīng)驗(yàn)和管理當(dāng)中認(rèn)識(shí) 檔案的故事能力屬于重要的一項(xiàng)內(nèi)容，認(rèn)識(shí)檔案的管理不僅關(guān)系著醫(yī)院醫(yī)療水平，同時(shí)也對(duì)醫(yī)院的發(fā)展具有促進(jìn)作用，在信息時(shí)代背景下，如何將數(shù)字化的管理運(yùn)用在認(rèn)識(shí)檔案管理工作中是我們目前需要探討和探索的問(wèn)題。本文在醫(yī)院人事檔案管理工作中運(yùn)用數(shù)字化信息技術(shù)要注意多個(gè)方面的問(wèn)題，如人事檔案的安全性、方便性以及運(yùn)用高效性等。通過(guò)對(duì)自身工作中的一些經(jīng)驗(yàn)與讀者共享，以期為醫(yī)院的人事檔案管理工作起到促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化 信息化 人事檔案 管理

對(duì)于一個(gè)醫(yī)院的發(fā)展來(lái)講，人事檔案有著非常重要的作用，尤其是近年來(lái)在醫(yī)療衛(wèi)生大改革的背景下，醫(yī)院的數(shù)量、類型以及規(guī)模等都在不斷的變化著，因此，人們對(duì)于醫(yī)院的要求也越來(lái)越高，而醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)質(zhì)量、醫(yī)療人才培養(yǎng)等等方面之間的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越大，因此，為了能更好的提升醫(yī)院的服務(wù)和管理質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的熟悉華管理非常有必要。他不會(huì)僅僅可促進(jìn)人事檔案能夠充分發(fā)揮作用，也能為醫(yī)院的良好發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院當(dāng)中人事檔案主要是對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的工作人員，包括醫(yī)生、護(hù)士以及醫(yī)院管理工作者在醫(yī)院內(nèi)部工作的基本情況，不僅可全面的反應(yīng)這些人員的工作、學(xué)習(xí)以及生活等等的變化，也記錄了每一個(gè)工作人員的成長(zhǎng)。因此在管理人事檔案的操作和模式中最常見(jiàn)的形式就是照抄，但這類工作均為人為操作，因此，不可避免的會(huì)存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，如果轉(zhuǎn)抄過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，則會(huì)影響前期甚至后期多種復(fù)雜的程序進(jìn)行修復(fù)或者補(bǔ)償作業(yè)，不僅降低了工作效率，也給檔案的管理制造了很多的麻煩[1]。另外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案非常容易損壞，不利于人事檔案管理形成規(guī)范化和系統(tǒng)化。

1.人事檔案資料利用率低

很多醫(yī)院管理者還未全面認(rèn)識(shí)到人事檔案在醫(yī)院發(fā)展當(dāng)中的重要性，即使醫(yī)院已經(jīng)采取了很多的措施對(duì)檔案進(jìn)行了妥善的保存，但是并沒(méi)有將這些充分運(yùn)用，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅占據(jù)很大的空間，在定期的清理和整理工作中會(huì)對(duì)紙質(zhì)化的檔案造成損傷。

2. 人事檔案未實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

總結(jié)以往在醫(yī)院人事檔案的管理工作中發(fā)現(xiàn)，大部分的醫(yī)院并沒(méi)有充分的條件和設(shè)施以及軟件系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行管理，與臨床科室相比較，檔案管理的工作無(wú)論是硬件還是軟件方面的設(shè)施仍然很落后，也缺乏足夠的信息基礎(chǔ)，這就阻礙了認(rèn)識(shí)檔案的管理無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展，因此，人為操作也是醫(yī)院人事檔案管理得不到良好發(fā)展的重要原因[2]。

二、醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化的運(yùn)用優(yōu)勢(shì)

目前我國(guó)現(xiàn)在的醫(yī)療制度還不夠完善，而且人事制度還在不斷的發(fā)生變化，尤其是在具體的工作方式、制度等方面讓認(rèn)識(shí)檔案發(fā)生了很大的變化，隨著現(xiàn)代化數(shù)字信息水平的不斷上升，也為人事檔案的管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇，醫(yī)院將數(shù)字化信息引入人事檔案的管理當(dāng)中，很好的促進(jìn)了這一類管理工作的革新，包括以下幾個(gè)方面：

1.提升了人事檔案管理的工作效率

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，都是以紙張和人工操作為主，工作強(qiáng)度大而且紙質(zhì)檔案很難保存，不僅需要占據(jù)很大的空間，在使用和查找時(shí)候也存在很大的困難。數(shù)字化信息化就是將人事檔案直接輸入到電腦中進(jìn)行儲(chǔ)存，節(jié)省空間，而且計(jì)算機(jī)計(jì)算的精度高速度也非常快，可實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的永久性保存，也具有很大的安全性[3]。當(dāng)醫(yī)院面臨人事選拔或者人事調(diào)動(dòng)時(shí)只需要在存儲(chǔ)信息中輸入該人員的名字或者工號(hào)，就能輕松的調(diào)取、修改人事檔案，不僅會(huì)提升工作效率，也會(huì)使整個(gè)醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量提升。

2.信息儲(chǔ)存覆蓋面更廣

計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存媒介有著很大的儲(chǔ)存空間，而且可隨時(shí)讀取、更改以及保存，因此，醫(yī)院檔案管理課的人員在儲(chǔ)存認(rèn)識(shí)檔案信息時(shí)不會(huì)出現(xiàn)由于儲(chǔ)存空間不足而引起的一系列問(wèn)題，不僅保存時(shí)間長(zhǎng)還不容易被破壞，更不會(huì)出現(xiàn)時(shí)間長(zhǎng)而引起的檔案丟失或者損壞現(xiàn)象，因此，賦予了認(rèn)識(shí)檔案更高、更好的時(shí)效性，也避免出現(xiàn)以往傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理過(guò)程中發(fā)生無(wú)人問(wèn)津的尷尬局面[4]。

三、人事檔案數(shù)字化管理的具體實(shí)施

1.建立數(shù)字化人事檔案

醫(yī)院要想真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的人事檔案管理局需要從以下幾個(gè)方面著手：（1）在記錄和整理醫(yī)院工作相關(guān)人員的信息時(shí)可直接采用計(jì)算機(jī)將其信息直接錄入人事系統(tǒng)中，可避免由于人工操作出現(xiàn)的失誤，這種方式操作起來(lái)更加簡(jiǎn)便，而且檔案也具有美觀性和整潔性。（2）如工作需要對(duì)某一位員工的人事信息打印時(shí)能夠直接進(jìn)行計(jì)算機(jī)的搜索進(jìn)行檔案的查找，與打印機(jī)連接后即可實(shí)現(xiàn)打印，整個(gè)工作幾分鐘就能完成，效率非常高。（3）建立健全人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，將醫(yī)院工作人員的信息錄入進(jìn)去并隨著人事變更或者調(diào)動(dòng)進(jìn)行更新，并利用局域網(wǎng)技術(shù)將人事檔案和醫(yī)院考核系統(tǒng)直接建立起聯(lián)系，更加能夠直觀、全面的了解醫(yī)院工作人員的工作成就以及作風(fēng)等，為醫(yī)院選拔優(yōu)秀人才提供支持[5]。

2.構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理

醫(yī)院人事檔案的管理要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化首先就要注重構(gòu)建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化的人事管理系統(tǒng)，通過(guò)計(jì)算機(jī)將醫(yī)院的臨床科室、醫(yī)院管理部門(mén)以及檔案管理科有效結(jié)合起來(lái)，讓這三者可共享人事檔案資源。此外，利用遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)將局域網(wǎng)技術(shù)運(yùn)用起來(lái)，按照不同科室的特點(diǎn)進(jìn)行整理，如醫(yī)院內(nèi)學(xué)科帶頭人、骨干醫(yī)生以及其擅長(zhǎng)的領(lǐng)域整理出來(lái)，也能通過(guò)人事檔案信息將其提供給特殊時(shí)期，可為醫(yī)院的發(fā)展和學(xué)科的研究等提供有力的依據(jù)。

小結(jié)

綜上所述，醫(yī)院的良好可持續(xù)發(fā)展離不開(kāi)人事檔案的管理，尤其是在日趨激烈的醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中，不斷的加強(qiáng)和優(yōu)化了認(rèn)識(shí)檔案管理工作，促使檔案管理工作得到提升，也為醫(yī)院的發(fā)展和服務(wù)水平的提升提供有力的支持。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 梁華.數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用[J].企業(yè)改革與管理，2017（16）：71.

[4] 張清云.數(shù)字化信息在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用[J].人力資源管理，2017（04）：276-277.

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