醫(yī)院特種設(shè)備檔案管理工作探析

尹良鑫

摘要：對醫(yī)院而言，對特種設(shè)備的相關(guān)檔案進(jìn)行有效的管理具有十分重要的意義。同時(shí)，檔案管理工作應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)，對傳統(tǒng)的檔案管理思維進(jìn)行不斷地調(diào)整和完善。在技術(shù)方面，應(yīng)該不斷應(yīng)用新型高端技術(shù)，強(qiáng)化特種設(shè)備的檔案管理工作水平，使管理工作趨于科學(xué)化、高效化、嚴(yán)謹(jǐn)化。本文對醫(yī)院特種設(shè)備檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行闡述，并提出了相應(yīng)的改進(jìn)策略，希望可以對相關(guān)領(lǐng)域提供一些借鑒意義。

關(guān)鍵詞：特種設(shè)備；檔案管理；信息化

醫(yī)院特種設(shè)備包括，安全閥、高壓氧艙、氧氣瓶等。而檔案記錄工作，就是對這些設(shè)備在開始正式投入之前和投入使用后的全部過程進(jìn)行記錄。對特種設(shè)備檔案進(jìn)行有效的管理是醫(yī)院內(nèi)部各部門管理工作中最重要的部分之一，對設(shè)備的應(yīng)用以及后續(xù)問題的查找具有非常重要的意義。在醫(yī)院中，特種設(shè)備對治療工作、科學(xué)研究和教學(xué)任務(wù)以及后勤保障等工作的順利開展起著關(guān)鍵性的作用。同時(shí)對特種設(shè)備的相關(guān)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理，可以在一定程度上促進(jìn)使用單位對設(shè)備的管理。根據(jù)對檔案的管理，可以判斷出使用單位在進(jìn)行特種設(shè)備管理時(shí)的真實(shí)水平。因此，必須要不斷強(qiáng)化對特種設(shè)備的檔案管理工作。

一、醫(yī)院特種設(shè)備建立檔案的意義

近年來，由于對特種設(shè)備使用力度的不斷加大以及其自身固有的特殊性，所以有關(guān)部門開始加強(qiáng)對特種設(shè)備的管理工作，同時(shí)政府出臺了一系列關(guān)于特種設(shè)備的法律條文，各地也不斷落實(shí)具體的條例和方法。隨著各種法律條文的頒布和特檢業(yè)的迅猛發(fā)展，特種設(shè)備檔案的具體管理形式和方法不斷擴(kuò)大和完善，同時(shí)取得了較為良好的效果。國家對醫(yī)院的各項(xiàng)投入不斷增加，無論是醫(yī)療設(shè)備方面，還是后勤特種設(shè)備都有一定程度的更新和添加。使得醫(yī)療服務(wù)水平得到提升，同時(shí)特種設(shè)備的管理更加高效，降低了事故的發(fā)生，切實(shí)保障了醫(yī)療衛(wèi)安全。

二、醫(yī)院特種設(shè)備檔案管理工作現(xiàn)狀

1.管理意識淺薄

我國大部分醫(yī)院都延續(xù)了傳統(tǒng)的只注重臨床，而忽略后勤的思想觀念，缺乏對特種設(shè)備檔案進(jìn)行有效管理的重視，使得崗位管理的人員和技術(shù)力量十分薄弱，同時(shí)沒有意識到檔案管理對醫(yī)院一系列生產(chǎn)、生活工作所闡述的重要影響。而且對檔案管理的宣傳和培訓(xùn)十分匱乏，在執(zhí)行管理任務(wù)時(shí)缺少足夠的人力，部分管理人員不具備相應(yīng)的素質(zhì)。身處檔案管理崗位的工作人員缺乏對崗位的全面認(rèn)識，不具備相應(yīng)的責(zé)任心，使得設(shè)備的檔案資料被亂放，對檔案的整理也十分不到位。

2.相關(guān)科室的配合不到位

對特種設(shè)備而言，其檔案管理工作涉及范圍十分廣泛，因?yàn)樵O(shè)備的品名和種類具有很大的差異性，所以檔案資料的記錄也十分復(fù)雜，很難在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行完整的采集，所以導(dǎo)致醫(yī)院的管理工作受到影響。另外，由于醫(yī)院各個科室的數(shù)量眾多、而且分布范圍較廣，所以需要臨床等相關(guān)科室的協(xié)調(diào)配合。但是這部分科室自身的工作量非常大，而且可以應(yīng)用的人手非常稀缺，所以檔案管理工作難以有效的進(jìn)行。

3.信息管理匱乏，技術(shù)手段落后

在當(dāng)今社會，信息化的發(fā)展非常迅猛。但是在醫(yī)院的部分科室中，關(guān)于特種設(shè)備的檔案記錄工作仍然依靠紙質(zhì)或軟件表格等形式進(jìn)行記錄。將檔案制定成冊然后存儲在檔案盒中，這種方法不利于對相關(guān)資料的查找，而且保存方法也不妥善。傳統(tǒng)的手工檢索，不僅浪費(fèi)時(shí)間和人力，而且也無法對檔案進(jìn)行長時(shí)間的存儲。工作人員無法在短時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確的找到所需要的設(shè)備檔案信息，信息管理的匱乏和技術(shù)手段的落后，使得檔案管理工作受到了極大的限制。

4.管理制度不健全

目前，我國醫(yī)院關(guān)于特種設(shè)備檔案所執(zhí)行的一系列管理工作缺乏有效的制度支撐。相關(guān)科室因?yàn)闄n案制度的欠缺，使得檔案資料和使用設(shè)備之間無法細(xì)致準(zhǔn)確的對應(yīng)。雖然部分科室建立了關(guān)于特種設(shè)備的應(yīng)用和管理制度，但是基本只流于形式，沒有進(jìn)行有效的落實(shí)，使得檔案資料不準(zhǔn)確，甚至還有部分確實(shí)，無法為特種設(shè)備的資料查詢提供全面有效的信息數(shù)據(jù)。

三、強(qiáng)化醫(yī)院特種設(shè)備檔案管理的策略分析

1.建立健全管理制度

為了保證特種設(shè)備的檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處，必須要不斷建立健全相關(guān)制度，同時(shí)要加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)配合。醫(yī)院的管理人員應(yīng)該承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任，并帶領(lǐng)整個團(tuán)隊(duì)去完善和建立檔案管理制度中的具體條例和內(nèi)容，使管理制度深入貫徹到每個科室中，加強(qiáng)工作人員對檔案管理工作的了解和認(rèn)識。同時(shí)將具體的制度和程序融入到醫(yī)院的資源規(guī)劃項(xiàng)目中，使得檔案管理工作區(qū)域合理化、系統(tǒng)化和制度化。不同設(shè)備的實(shí)際賬目和相關(guān)資料都要按類別進(jìn)行整理和存儲，同時(shí)安排專人進(jìn)行負(fù)責(zé)。

2.增強(qiáng)軟、硬件配置

按照當(dāng)前階段對檔案管理的實(shí)際需求，不斷促進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施、高素質(zhì)人才團(tuán)隊(duì)、檔案管理部門等方面的建設(shè)工作。為檔案管理部門配備相應(yīng)的信息設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等。同時(shí)更新和完善信息檢索工具，依次調(diào)整和強(qiáng)化檔案目錄條碼等，完善對檔案的存儲，在進(jìn)行重點(diǎn)檔案監(jiān)管的區(qū)域配備監(jiān)控設(shè)備，同時(shí)安裝門窗保護(hù)裝置，如報(bào)警設(shè)備、鐵門鐵窗等。除此之外，還需要配備防火、防潮等相關(guān)設(shè)施，使得檔案資料的存儲更加安全。應(yīng)用條碼溯源等高端信息技術(shù)，加強(qiáng)對檔案信息資料的搜索和查詢工作，提高運(yùn)行效率。從傳統(tǒng)的依靠紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理轉(zhuǎn)換為信息化的管理，將檔案信息保存在系統(tǒng)的磁盤中，方便存儲和查詢，同時(shí)也可以對重要的資料進(jìn)行備份存儲。

3.將檔案應(yīng)用方案落實(shí)到實(shí)處

為了強(qiáng)化信息管理的理念，需要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)工作，設(shè)計(jì)相關(guān)方案，從而有效的實(shí)現(xiàn)特種設(shè)備檔案在不同科室之間的順利交接，促進(jìn)設(shè)備使用性能和期限的提升。方案應(yīng)包括如下內(nèi)容：在役特種設(shè)備的資料信息、使用過程、維修養(yǎng)護(hù)過程、質(zhì)量控制等。相關(guān)人員嚴(yán)格按照現(xiàn)實(shí)工作中所承擔(dān)的工作任務(wù)，對方案進(jìn)行模擬演練，便于發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行有效的處理和完善，使得方案的設(shè)計(jì)更加全面細(xì)致，保障特種設(shè)備檔案的實(shí)際應(yīng)用方案具有現(xiàn)實(shí)意義。

4.促進(jìn)檔案管理的信息化

促進(jìn)特種設(shè)備的檔案管理向著信息化發(fā)展，是現(xiàn)階段進(jìn)行檔案管理的主要發(fā)展趨勢，同時(shí)也可以在一定程度上體現(xiàn)出醫(yī)院的管理水平。應(yīng)用高端前沿的信息化技術(shù)對設(shè)備檔案進(jìn)行管理，可以促使管理效率的大幅度提升，并且可以對檔案進(jìn)行長時(shí)間的存儲。因此，根據(jù)特種設(shè)備的相關(guān)管理規(guī)定，需要針對特種設(shè)備建立起相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，為各科室和人員提供動態(tài)電子檔案。醫(yī)院建設(shè)檔案信息平臺，包括設(shè)備類別、具體型號、生產(chǎn)廠家等內(nèi)容，便于對設(shè)備的日常維護(hù)、運(yùn)行等信息的查詢。應(yīng)用信息系統(tǒng)進(jìn)行查詢，可以及時(shí)了解到設(shè)備的相關(guān)信息。各科室也可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，高效準(zhǔn)確的查詢出本科室特種設(shè)備的相關(guān)信息。

結(jié)束語：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院不斷引進(jìn)科技含量強(qiáng)、高端前沿的醫(yī)療特種設(shè)備，從而替代傳統(tǒng)老化的設(shè)備。對醫(yī)院而言，對特種設(shè)備進(jìn)行有效的管理具有非常重要的意義。特種設(shè)備的高效平穩(wěn)運(yùn)行是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)一體化服務(wù)和信息化發(fā)展的基礎(chǔ)條件，而對特種設(shè)備的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理更是十分必要。因此，醫(yī)院相關(guān)人員應(yīng)該切實(shí)做好特種設(shè)備檔案的管理工作。

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