醫(yī)院人事檔案高效性和規(guī)范性路徑研究

李麗華

摘要：醫(yī)院人事檔案包含內(nèi)容廣泛，主要涵射工作表現(xiàn)、專業(yè)能力、政治面貌以及社會關(guān)系等方面。在醫(yī)療體制改革全面化普及的現(xiàn)階段，醫(yī)院人事管理工作成效與醫(yī)院工作績效呈現(xiàn)出正相關(guān)的關(guān)系。其中如何對醫(yī)院人事檔案實現(xiàn)全局化控制，如何推動檔案朝著規(guī)范性和高效性的方向前進，是現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案學(xué)術(shù)研究領(lǐng)域和實踐工作領(lǐng)域重點關(guān)注的命題。正是基于以上背景，有必要以規(guī)范性和高效性為目標，以現(xiàn)代管理方式為有力抓手，對這一領(lǐng)域進行探討，推動人事檔案管理與醫(yī)院其他工作實踐接軌。

關(guān)鍵詞：管理體制；醫(yī)院人事；規(guī)范化；真實性；高效化

醫(yī)院工作人員履職工作和履職能力都詳細記載在人事檔案中，人事檔案是醫(yī)院拓寬選人用人思維的重要憑證?，F(xiàn)階段，醫(yī)療工作呈現(xiàn)出復(fù)雜性、系統(tǒng)性和長期性的特征，醫(yī)院需要從選人用人上來優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)，進而更好地服務(wù)社會大眾，更好地為社會大眾提供先進的醫(yī)療服務(wù)。同時，某一工作人員在某一專業(yè)領(lǐng)域研究愈發(fā)深入，其工作能力就會不斷提升。人事檔案作為記錄醫(yī)院工作人員工作能力提升，能夠幫助醫(yī)院快速安排合適的工作人員到合適的崗位任職，進而實現(xiàn)資源利用效率的最大化，最大限度節(jié)省在人力資本上的開支。筆者立足于規(guī)范性和高效性這一生態(tài)視域，重點分析醫(yī)院人事檔案管理中的困境，并摸索相應(yīng)的規(guī)律，希望能夠推動醫(yī)院人事檔案管理工作在系統(tǒng)化、現(xiàn)代化和規(guī)范化的軌道上運行。

一、醫(yī)院人事檔案管理概況

在探討這一命題前，有必要從檔案學(xué)的角度對這一命題做一個界定。有學(xué)者認為醫(yī)院人事檔案就是反映醫(yī)院人事信息，與醫(yī)院人事信息呈現(xiàn)相關(guān)性的所有信息資源的總和。有學(xué)者則認為醫(yī)院人事檔案是一種個體身份憑證，主要是服務(wù)于醫(yī)院人事制度的信息資源。筆者認為醫(yī)院人事檔案的概念是一個不斷演進與發(fā)展的過程，其包括的內(nèi)容十分廣泛，包含的內(nèi)容也具有人身專屬性，專屬于某一醫(yī)院工作人員。但主要還是為了幫助醫(yī)院進行選人用人，幫助醫(yī)院能夠提升人力資源利用效率和質(zhì)量。醫(yī)院人事檔案管理則是由醫(yī)院專人對上述與人事有關(guān)的信息進行收集、分析并利用的進程。從現(xiàn)代檔案管理學(xué)和人力資源學(xué)的角度進行分析，可以得出醫(yī)院人事檔案管理具有一定的特性。

第一，管理方式的機密性。醫(yī)院人事檔案并不屬于醫(yī)院信息公開的范疇，這是因為人事檔案中包含許多醫(yī)院工作人員的個人隱私，其中一些個人經(jīng)歷直接或間接反映了某些重大歷史事件。這些信息資源都必須依照相關(guān)規(guī)定由專門部門保管，且管理方式具有機密性。

第二，管理方式的嚴格性。人事信息的真實性、原始性是人事檔案存在價值的基石，人事信息一旦出現(xiàn)錯誤或者與實際不符，就會導(dǎo)致醫(yī)院做出錯誤的人事安排，影響到人事工作的公平性和合理性。同時，醫(yī)院工作與群眾健康領(lǐng)域相關(guān)，用人錯誤可能引發(fā)嚴重的后果，進而醫(yī)院需要承擔(dān)巨大的風(fēng)險和責(zé)任。正是由于這一原因，醫(yī)院人事檔案管理更為嚴格，否認管理方式嚴格性將會人為弱化人事檔案的價值，發(fā)生檔案竊取、篡改和作假的事件。

第三，管理方式的動態(tài)性。人事檔案管理所屬于管理學(xué)這一大范疇，管理學(xué)理論研究的深入以及現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)揮在那都會導(dǎo)致管理方式變化，管理方式會朝著更加集成化、高效化和規(guī)范化的方向發(fā)展。正是基于此，醫(yī)院人事檔案管理在不同時代內(nèi)涵不同，管理手段也不同，長期處于一個動態(tài)發(fā)展的進程當(dāng)中。

二、醫(yī)院人事檔案管理困境

（一）信息化建設(shè)滯后

現(xiàn)階段，部分醫(yī)院信息化建設(shè)的滯后。首先，部分醫(yī)院仍然以手工管理為主，對醫(yī)院的人事信息難以進行集成化和高效化處理，無法利用有限的人力、財力和物力實現(xiàn)資源利用效率的最大化。這就導(dǎo)致檔案管理人員很可能付出了艱辛勞動，但不能取得很好的檔案管理成效。其次，有些醫(yī)院雖然將信息技術(shù)運用到人事檔案管理中，但是缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和總體的領(lǐng)導(dǎo)，不能系統(tǒng)的將人事檔案進行錄入并備份，在人事檔案丟失或者損壞時，需要重新收集人事檔案，信息建設(shè)仍然停留在低水平、低效率的階段。最后，部分醫(yī)院對數(shù)字人事檔案的管理格式不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)難以集中對數(shù)字檔案進行管理，需要人工轉(zhuǎn)化成統(tǒng)一格式后才能進行集中化管理和利用。

（二）檔案管理不規(guī)范

人事檔案管理工作并不是簡單地將人事信息進行收集并歸納，而是要做到審核認真、編排有序、分類正確和裝訂整齊。實踐中，部分醫(yī)院檔案管理人員在鑒定和審核人事材料時，不能按照時間主線進行審核，審核思維不夠嚴密和嚴謹，鑒定思維欠缺邏輯性，導(dǎo)致部分錯誤信息仍然留在原始檔案中，后期更不會想起要對這些信息進行重新鑒別。除此之外，編排無序、分類錯誤和裝訂不整也是實踐中較為常見的情形，這其中固然有工作人員工作思維不嚴謹，規(guī)范化、高效化和標準化意識不強的因素在里面，但更多的是管理體制上存在漏洞，沒有形成“條塊結(jié)合、以點帶面”的編排體制，管理人員大多依據(jù)工作慣例和工作經(jīng)驗來管理人事檔案，自然缺乏規(guī)范性、高效性和標準性。

三、優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理的對策

（一）信息化建設(shè)的加強

首先，要提升檔案管理成效，實現(xiàn)效率和質(zhì)量的齊頭迸進，有必要利用信息技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理的集成化和科學(xué)化。信息技術(shù)的迅猛發(fā)展為醫(yī)院人事檔案備份提供了可行性的思路和路徑。筆者認為醫(yī)院應(yīng)當(dāng)購置處理數(shù)據(jù)能力較強的檔案管理系統(tǒng)，集中批次對人事檔案進行數(shù)字化錄入和數(shù)字化處理，減少檔案管理人員的管理負擔(dān)。同時，信息技術(shù)融入到醫(yī)院人事檔案管理后，只需要傳輸相應(yīng)的數(shù)據(jù)就能實現(xiàn)人事檔案的流通、借閱與利用，加快了檔案部門與其他部門的溝通步伐。其次，為了集中批次對醫(yī)院人事檔案進行管理，有必要統(tǒng)一數(shù)字化處理格式，筆者建議統(tǒng)一采用pdf的數(shù)字轉(zhuǎn)化格式，防止不同word版本打開時排版的錯亂，也能使打印出的人事檔案信息更加清晰。最后，推動檔案服務(wù)體系向著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，逐級建立人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)人事檔案利用、調(diào)用和參考的一站式服務(wù)，提升利用質(zhì)量和效率，縮短傳輸環(huán)節(jié)。

（二）管理體制的健全

一方面，以“明確工作重點，強化服務(wù)意識”為基點來健全管理體制。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)構(gòu)建“分步驟、雙重審核”的審核鑒定機制，培養(yǎng)檔案管理人員樹立嚴謹和邏輯的審核思維，使審核鑒定工作更為規(guī)范化。同時，要構(gòu)建雙重審核機制，對于涉及政治背景、學(xué)歷背景以及專業(yè)能力等重點內(nèi)容要審核兩次。實行交叉審核的機制，同一人事檔案又不同的檔案管理人員進行審核，減少審核時出現(xiàn)紕漏的幾率。另一方面，構(gòu)建“條塊結(jié)合、以點帶面”的編排體制，細化人事檔案管理的工作環(huán)節(jié)，按照系統(tǒng)化的方式來細化工作環(huán)節(jié)，使檔案整理工作更加有條理。同時，醫(yī)院要創(chuàng)建符合醫(yī)院特點的培訓(xùn)機制，加強人才隊伍培養(yǎng)建設(shè)。檔案管理人員的綜合素質(zhì)很大程度上影響甚至決定了人事檔案管理成效。無論多么優(yōu)良的管理體制，最終都需要管理人員來具體實施。因此，有必要從理論素養(yǎng)、信息技術(shù)以及現(xiàn)代檔案管理理論等幾個方面來加強對醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)。

四、結(jié)語

未來醫(yī)院人事檔案制度會繼續(xù)深化，在深化過程中也需要攻克愈來愈多的難題，這是事物發(fā)展規(guī)律的體現(xiàn)，也是醫(yī)院人事檔案制度必經(jīng)過程。在人事檔案制度改革過程中，我們必須要找出那些與改革不相適應(yīng)的因素，有目的性的提出優(yōu)化對策，進而滿足新形勢下人事檔案工作需求。通過本研究，筆者認為，如何把握人事檔案制度改革的發(fā)展趨勢和發(fā)展規(guī)律，很大程度上是檔案管理人員在實踐中摸索出來的，也是通過檔案管理的內(nèi)容與成果體現(xiàn)出來的。筆者相信檔案管理人員強化意識和創(chuàng)新意識的提升，醫(yī)院檔案事業(yè)會更加多樣化、規(guī)范化和高效化，邁向一個嶄新的發(fā)展階段。

參考文獻

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