高校學(xué)生檔案利用工作現(xiàn)狀調(diào)查研究

呂揚(yáng)

【摘 要】文章根據(jù)高校學(xué)生檔案利用工作展開了一系列的論述，首先說明了高校傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理形式的問題；其次敘述了信息技術(shù)氛圍下高校學(xué)生檔案管理形式重建；最后闡述了高校學(xué)生檔案信息資源共享管理的作用。

【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)生檔案；工作現(xiàn)狀；調(diào)查

中圖分類號：G64 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：11007-0125（2018）24-0177-02

高校學(xué)生檔案是大學(xué)生們在校時(shí)間學(xué)習(xí)、生活和社會實(shí)踐的真切記錄，是高校人才培育的高效信息的載體，作為用人企業(yè)考察和聘用人才的關(guān)鍵參照，學(xué)生檔案作為干部人事檔案的基本，對學(xué)生畢業(yè)之后的工作調(diào)節(jié)、轉(zhuǎn)正定編、升職、社保辦理等各個(gè)層面有著關(guān)鍵的憑借功能，近幾年來，伴隨高等教育辦學(xué)概念、辦學(xué)層次、辦學(xué)條件、辦學(xué)規(guī)模等的基礎(chǔ)性轉(zhuǎn)變，學(xué)生檔案數(shù)量逐漸遞增，學(xué)生檔案管理中的問題日漸明顯。

一、高校傳統(tǒng)學(xué)生檔案管理形式的問題

（一）信息技術(shù)資源建立停滯不前。高校學(xué)生檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫儲存的數(shù)據(jù)信息有些多，硬盤儲存設(shè)施遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，各個(gè)高校之間的數(shù)據(jù)庫建立沒有統(tǒng)一的準(zhǔn)則，高校學(xué)生檔案信息化管理缺少準(zhǔn)則設(shè)定和統(tǒng)一計(jì)劃，學(xué)生檔案管理經(jīng)過不夠規(guī)范，不同的高校，學(xué)生的檔案信息管理中心都各有不同、各自為政，缺少和其他高校的溝通協(xié)作，并且，在實(shí)行學(xué)生檔案信息化管理經(jīng)過當(dāng)中，消耗了很多的資金成本，導(dǎo)致了人力資源的消耗，和學(xué)生檔案信息資源共享建立發(fā)展的指標(biāo)互相違背。

（二）信息化基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)停滯不前?，F(xiàn)在，高校學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)具有一定的根基，可是依舊缺少整體上的計(jì)劃，學(xué)生檔案的信息化管理目的不夠清晰，無法運(yùn)用當(dāng)代信息技術(shù)提升學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量，還有一些高校對學(xué)生檔案管理的信息化建立并沒有足夠的關(guān)注，時(shí)常因?yàn)榻?jīng)費(fèi)的不足，技術(shù)力量的不足等因素造成學(xué)生檔案管理工作存在了一定的問題，即便導(dǎo)入了計(jì)算機(jī)等設(shè)施，可是只能用在文字輸入和打印輸出等工作，學(xué)生檔案信息的加工解決，儲存保管和開發(fā)運(yùn)用選取人工管理形式，因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)的停滯不前，大部分高校都沒有建設(shè)校園局域網(wǎng)與學(xué)生檔案信息管理體系，約束了高校學(xué)生檔案信息資源的共享。[1]

二、信息技術(shù)氛圍下高校學(xué)生檔案管理形式重建

（一）增強(qiáng)學(xué)生檔案宣傳教育，加強(qiáng)檔案概念

檔案概念是人們對檔案屬性和價(jià)值的認(rèn)知，對檔案工作屬性、地位以及功能的認(rèn)知，其包含社會上人們對檔案和檔案工作的認(rèn)知，也包含檔案工作者對檔案和檔案動作的認(rèn)知，檔案意識越高，越能推動檔案的規(guī)范化管制和有效發(fā)掘運(yùn)用。

1.重視新生入學(xué)教育。開發(fā)學(xué)生檔案導(dǎo)向工作，在新生入學(xué)教育時(shí)期，經(jīng)過組織參觀檔案館或者校史館，開啟檔案知識專欄，進(jìn)行檔案知識專題講座等模式，使學(xué)生初期建立檔案意識，認(rèn)識到檔案有關(guān)知識，明確學(xué)生檔案結(jié)構(gòu)，意識到個(gè)人的學(xué)習(xí)、認(rèn)識、社會實(shí)踐各個(gè)層面都會真切地記錄著同時(shí)被保存在檔案當(dāng)中，同時(shí)跟隨一生，繼而推動學(xué)生自我限制，持續(xù)轉(zhuǎn)變個(gè)人言行舉止，優(yōu)化個(gè)人水平，讓檔案在學(xué)生的行為形成教育當(dāng)中展現(xiàn)監(jiān)管和導(dǎo)向功能。

2.掌握畢業(yè)生教育，延續(xù)學(xué)生檔案作用。在學(xué)生畢業(yè)以前，將檔案意識教育當(dāng)作就業(yè)教育的關(guān)鍵內(nèi)容，把學(xué)生的將來發(fā)展需求作為著手點(diǎn)，綜合個(gè)別例子的獨(dú)特教育功能，依靠多種平臺開展畢業(yè)生檔案工作教育和指引，讓學(xué)生能夠更深刻地意識到畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、功能和作用，意識到學(xué)籍檔案和人事檔案的關(guān)聯(lián)，認(rèn)識到個(gè)人檔案在挑選行業(yè)和未來的工作帶動、轉(zhuǎn)正定級、晉級升職、干部重用，求學(xué)深造等層面的關(guān)鍵功能，繼而指導(dǎo)學(xué)生用合適的形式保存?zhèn)€人檔案，最大程度上降低了棄檔行為，減少高校日漸增加的保管遺存檔案的負(fù)擔(dān)，不斷展現(xiàn)檔案對個(gè)人合法權(quán)益的保證作用。[2]

3.明確清晰的檔案管理指標(biāo)。在當(dāng)今形勢下一定要明確一個(gè)清晰的檔案管理指標(biāo)或者事先確認(rèn)任務(wù)。目前不同的高校在建立心理檔案的時(shí)候并沒有統(tǒng)一的對策準(zhǔn)則，缺少指標(biāo)的比較和估量。應(yīng)該開展大數(shù)據(jù)的心理測量結(jié)論分析第一就應(yīng)該對評估指標(biāo)開展統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定，避免發(fā)生多個(gè)數(shù)據(jù)版本不相符的現(xiàn)象發(fā)生。

（二）搭建高校學(xué)生檔案信息集合體系

信息技術(shù)氛圍下高校學(xué)生檔案管理形式的搭建確立了學(xué)生檔案信息銜接的流動狀況，給高校和上級學(xué)生檔案主管部門和高校之間以及社會用人單位之間建設(shè)起一個(gè)信息資源共享和溝通的平臺，高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心是特意給高校學(xué)生帶來檔案保存、完善整理和價(jià)值開發(fā)的職責(zé)所在，還是高校內(nèi)部職責(zé)部門之間、高校和高校之間的樞紐站，讓高校學(xué)生檔案信息資源能夠給外部氛圍帶來服務(wù)，核心輸出的學(xué)生檔案信息通過社會外部氛圍功能以后生成反饋信息，直接傳遞給高校學(xué)生檔案信息服務(wù)重心，由中心把原始傳遞信息和反饋信息開展比較分析，生成學(xué)生檔案信息反復(fù)掌控機(jī)制，組成具體的職能服務(wù)型信息鏈。所以，高校學(xué)生檔案信息集合體系的建設(shè)能夠有效突破高校和高校之間的信息疏通墻壁，變成每個(gè)高校學(xué)生檔案信息服務(wù)中心的銜接平臺，落實(shí)檔案信息資源的共享溝通和發(fā)掘運(yùn)用。并且，相互交匯成的學(xué)生檔案信息鏈能夠提升學(xué)生檔案信息資源的利用質(zhì)量，以免高校學(xué)生檔案信息資源的耗費(fèi)。[3]

三、高校學(xué)生檔案信息資源共享管理的作用

（一）提升學(xué)生檔案信息資源管理質(zhì)量

高校經(jīng)過建設(shè)學(xué)生檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，能夠落實(shí)檔案信息資源的溝通和共享，用人單位、授權(quán)人員都能夠經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)查詢到學(xué)生的檔案信息，節(jié)省用人單位到高校組織開展招聘大會的資源，高校其他職責(zé)部門的用戶也可以按照自己的權(quán)限查詢學(xué)生的檔案信息，減弱了學(xué)生檔案管理部門工作人員的工作強(qiáng)度，提升了學(xué)生檔案信息資源的使用效率，并且，經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)體系能夠隨時(shí)統(tǒng)計(jì)學(xué)生檔案信息的數(shù)目和類別等等，不需要選用人工計(jì)量的方法，一方面減少了人工統(tǒng)計(jì)的錯(cuò)誤概率，另一方面還讓學(xué)生檔案信息資源能夠有效地為用戶服務(wù)。

（二）提升學(xué)生檔案信息資源利用意義

高校學(xué)生檔案管理的最終指標(biāo)就是深度開發(fā)學(xué)生檔案信息資源，給學(xué)生就業(yè)、科研教學(xué)和行政管理帶來有效的認(rèn)可，并且給用人單位帶來查詢服務(wù)，在學(xué)生檔案管理的工作當(dāng)中，檔案管理的基本保證就是服務(wù)，同時(shí)還是落實(shí)學(xué)生檔案信息資源共享的關(guān)鍵路徑，高校學(xué)生檔案管理部門儲存的學(xué)生檔案信息資源一定要經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)化的建立，才可以讓高校每一個(gè)職能部門都落實(shí)聯(lián)動工作，給用人單位科研建設(shè)等帶來有利的支撐，讓學(xué)生檔案展現(xiàn)出最大的價(jià)值和意義。經(jīng)過對高校學(xué)生檔案信息資源的發(fā)掘和運(yùn)用，能夠給用人單位挑選出人才帶來一定的好處，有助于高校和用人單位之間達(dá)成一個(gè)合作的形式，給學(xué)生帶來更寬闊的就業(yè)契機(jī)，并且，高校學(xué)生檔案的信息化建立能夠生成優(yōu)良儲存，發(fā)掘和利用機(jī)制，促進(jìn)高校學(xué)生檔案管理的可持續(xù)性發(fā)展[4]。

四、結(jié)語

總而言之，伴隨全球信息化的推動，給高校學(xué)生檔案管理提供了新的概念和契機(jī)，同時(shí)還讓學(xué)生檔案管理工作迎接了很多的挑戰(zhàn)和問題，怎樣充分展現(xiàn)學(xué)生檔案信息資源的真正價(jià)值和意義，提升學(xué)生檔案信息資源的服務(wù)質(zhì)量，轉(zhuǎn)化傳統(tǒng)陳舊的人工管理形式，選取先進(jìn)的知識管理形式，讓高校學(xué)生檔案信息資源能夠給用人企業(yè)挑選人才、高校領(lǐng)導(dǎo)合理決策、教育教學(xué)科研探究管理帶來支撐。文章提出的基于信息技術(shù)的高校學(xué)生檔案管理模式可以實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息資源的共享，提升學(xué)生的就業(yè)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]王蕾.高校學(xué)生檔案管理開發(fā)利用工作的再思考—基于高校資源建設(shè)的視角[J].教育現(xiàn)代化，2016，（02）：120-121+124.

[2]毛靈芳，楊永鋼，郭靜.高校學(xué)生檔案利用工作的現(xiàn)狀分析與對策探討—基于駐地在鄭州市的14所本科院校的調(diào)查[J].檔案管理，2013，（01）：65-67.

[3]蔡裕德.淺談基于雙向選擇就業(yè)模式的高校學(xué)生檔案資源整合與開發(fā)利用[J].云南檔案，2012，（01）：51-52.

[4]霍雄飛.就業(yè)服務(wù)視角下的高校學(xué)生檔案管理研究[J].檔案與建設(shè)，2010，（02）：40-42.