智換人力資源供應(yīng)商

高唯一

空降高管大換血

元旦過后，M公司突然發(fā)生人事變動，人力資源部“空降”來一位新總監(jiān)方總，負(fù)責(zé)掌管人力資源部的一切事宜。

高層變動可謂牽一發(fā)而動全身。別的不說，僅人力資源供應(yīng)商這塊業(yè)務(wù)就要隨之發(fā)生改變。果不其然，方總在首次參加公司高層會議時就提出，必須更換人力資源代理供應(yīng)商，引進(jìn)新的人力資源代理供應(yīng)商，打破目前供應(yīng)商一家獨大的局面，并對供應(yīng)商進(jìn)行統(tǒng)一考核，從甲方的角度加強對供應(yīng)商的把控，督促供應(yīng)商改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，提高員工滿意度，并要求三個月之內(nèi)完成供應(yīng)商的平穩(wěn)轉(zhuǎn)換。

方總的話擲地有聲，但人力資源供應(yīng)商轉(zhuǎn)換可不是小事兒。從員工的角度來說，這可是“換用人單位”，涉及社保、公積金的轉(zhuǎn)移接續(xù)等問題。尤其M公司的業(yè)務(wù)遍布全國，覆蓋兩百多個城市，涉及上萬人，如此大的體量，城市覆蓋范圍如此廣泛，人力資源代理供應(yīng)商的更換對公司來說無疑是一個巨大的挑戰(zhàn)。事情雖然棘手，但是M公司目前在人力資源代理供應(yīng)商方面確實需要引進(jìn)新鮮血液。

制訂了初步的規(guī)劃后，人力資源部聯(lián)合采購部門開始著手新供應(yīng)商的招標(biāo)準(zhǔn)備，甄選工作拉開了序幕。

預(yù)估風(fēng)險

由于M公司覆蓋城市諸多，且對社保和公積金屬地化繳納有著諸多要求，小型人力資源供應(yīng)商根本無法承擔(dān)相關(guān)業(yè)務(wù)，因此，M公司從供應(yīng)商的報價、服務(wù)項目、覆蓋城市、付款條件等多個角度，通過人力資源、采購、法務(wù)、監(jiān)察、財務(wù)等各部門的投票，最終選出了兩家規(guī)模較大、業(yè)務(wù)能力較強的本地供應(yīng)商：L公司和W公司。

M公司將L作為首選。雙方就合同條款等一應(yīng)事項進(jìn)行商談。談妥之后，L供應(yīng)商卻對預(yù)付款提出新的要求。L供應(yīng)商的服務(wù)對象主要有兩個來源：一是其所覆蓋城市當(dāng)月新增的新入職員工，另一部分是M公司從原供應(yīng)商處轉(zhuǎn)移過來的人員。M公司基本上每個月的新增員工數(shù)量相對穩(wěn)定，因此在支付供應(yīng)商款項時采用了預(yù)付款的方式，比如，本月支付的是次月的員工社保和公積金費用，等到當(dāng)月的月底時，再重新核對賬單，多退少補。這本是企業(yè)與人力資源供應(yīng)商合作時的常規(guī)操作，然而由于供應(yīng)商臨時轉(zhuǎn)換，就有可能造成一個月內(nèi)突然有大規(guī)模的人員新增情況，而M公司與L供應(yīng)商在合同談判時約定的預(yù)付款方式仍然是按照業(yè)務(wù)正常發(fā)展，且人員增長相對平穩(wěn)的數(shù)量來進(jìn)行預(yù)估的，并沒有把供應(yīng)商轉(zhuǎn)移之初這幾個月的特殊情況考慮進(jìn)去。M公司建議在下月底核對賬單時多退少補一次付清，但供應(yīng)商L認(rèn)為這樣處理他們要承擔(dān)的風(fēng)險太大。由于M公司的預(yù)付款需要提前打報告申請，且第一筆預(yù)付款已經(jīng)獲得批復(fù)，雙方的合同也通過各種流程審批簽訂完畢。在這種情況下，L供應(yīng)商突然提出，M公司的新增員工如果不額外申請預(yù)付款，就不操作這批員工的業(yè)務(wù)。雙方在這一細(xì)節(jié)上最終沒能達(dá)成一致，不得不中途取消了合作。

此后，在投標(biāo)時排名第二的W供應(yīng)商順理成章地成為M公司新的候選供應(yīng)商，其銷售總監(jiān)接到邀請，立即組織團(tuán)隊前往M公司洽談合作事宜。有了之前的教訓(xùn)，M公司在事前就把所有細(xì)節(jié)都一一考慮進(jìn)去，尤其是預(yù)付款事項，M公司專門對轉(zhuǎn)移前期的特殊情況做出說明。在處理時，轉(zhuǎn)移前期的預(yù)付款除了新入職公司的新增員工費用外，對于每個月預(yù)計轉(zhuǎn)移人數(shù)的社保、公積金費用也進(jìn)行了預(yù)估，兩部分費用累計后作為當(dāng)月的總預(yù)付款，月底核對賬單后再多退少補。

細(xì)節(jié)處理

其實企業(yè)無論是剛剛與供應(yīng)商合作，還是供應(yīng)商轉(zhuǎn)換，都要從以下幾個角度去考慮和分析問題。

●明確城市，協(xié)調(diào)供應(yīng)商分公司和協(xié)方比例

因全國各地的工傷辦理等政策對屬地化繳納社保有一定要求，因此，企業(yè)首先要了解人力資源服務(wù)供應(yīng)商對公司業(yè)務(wù)涉及城市網(wǎng)點的覆蓋率。筆者建議，先梳理出公司業(yè)務(wù)涉及的城市，根據(jù)城市分布情況來選擇供應(yīng)商。一般省會城市的供應(yīng)商都有自己的分公司，但是四、五線城市的供應(yīng)商則因為人少且成本偏高而選擇其他協(xié)方單位，供應(yīng)商往往會建議企業(yè)“曲線救國”，在相鄰的城市為員工繳納社保。但是，目前社保并未實現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)，很多地區(qū)的工傷不認(rèn)可異地工作的情況，員工也不能在當(dāng)?shù)厥褂冕t(yī)?？?，所以不建議異地繳納社保。關(guān)于這一點，企業(yè)要事先與供應(yīng)商明確，如果供應(yīng)商在企業(yè)下設(shè)網(wǎng)點所在城市沒有辦事處，就要請求供應(yīng)商到該城市增加協(xié)辦方。

供應(yīng)商直屬分公司相對下游協(xié)方公司在把控力度和規(guī)范程度上要高很多。所以，供應(yīng)商直屬分公司數(shù)量多，還是下游協(xié)方公司數(shù)量多，也從側(cè)面反映了供應(yīng)商的資質(zhì)和實力。企業(yè)在選擇供應(yīng)商時應(yīng)關(guān)注供應(yīng)商的分公司和協(xié)方數(shù)量比例。

●延長招退工時間節(jié)點，實現(xiàn)企業(yè)收益最大化

供應(yīng)商的招退工時間節(jié)點，即接到甲方增減員通知后，社保、公積金增減操作的實際時間點。一般供應(yīng)商辦理業(yè)務(wù)的時間節(jié)點都是在當(dāng)?shù)厣绫＞忠?guī)定時間之前的。減員節(jié)點對公司的成本影響很大，雖然不能完全與官方時間點統(tǒng)一，但是供應(yīng)商的減員節(jié)點越晚，企業(yè)可報送減員的人數(shù)就越多，這樣在合理的范圍內(nèi)可以最大程度地降低企業(yè)成本。增員對時間點的控制影響員工社保的連續(xù)性和公司可能承擔(dān)的風(fēng)險，如果錯過時間點沒有為員工繳納社保，當(dāng)月不幸又發(fā)生了工傷，涉及的費用就要企業(yè)自己承擔(dān)。所以，人力資源供應(yīng)商轉(zhuǎn)移后，甲方公司應(yīng)對供應(yīng)商招退工時間節(jié)點逐一核對，保證供應(yīng)商辦理業(yè)務(wù)的時間節(jié)點與社保局要求的時間相近，至少控制在7天以內(nèi)的合理范圍，間隔越長，風(fēng)險越大。

●選擇合適的供應(yīng)商客服，建立供應(yīng)商考核機制

供應(yīng)商和企業(yè)對接的客服人員是后續(xù)工作的一個重要角色。企業(yè)在確定與供應(yīng)商合作后，一定要與客服人員多溝通，看其思路是否清晰，溝通是否順暢，否則后續(xù)工作很難順利開展。

一些大型企業(yè)對供應(yīng)商服務(wù)考核還是比較嚴(yán)格的。比如，拿出供應(yīng)商服務(wù)費的一定比例作為考核部分，同時和供應(yīng)商針對服務(wù)內(nèi)容確定具體的交付內(nèi)容，針對不同的服務(wù)項目設(shè)定不同的考核標(biāo)準(zhǔn)。因為存在考核機制，供應(yīng)商對于日常服務(wù)會更加重視，對接過程中存在任何問題都會及時反饋，同時也有利于多個供應(yīng)商的橫向比較，進(jìn)而使得企業(yè)掌握更多的主動權(quán)。

●確定賬單及付款周期，商榷各項實操細(xì)節(jié)

因更換供應(yīng)商帶來的人員轉(zhuǎn)移，最重要的就是保證人員平穩(wěn)過渡，不要造成大規(guī)模的員工社保、公積金斷繳。但是，由于每個城市有各自的特點，有些城市會出現(xiàn)員工社保、公積金斷繳的情況，對此，企業(yè)一定要就轉(zhuǎn)移方案與供應(yīng)商溝通清楚，這不僅僅是企業(yè)和供應(yīng)商的事情，還涉及人員轉(zhuǎn)移前后兩家供應(yīng)商之間的溝通，企業(yè)只能起到一個調(diào)節(jié)的作用。特殊的地方政策因素給員工造成的影響，對于有買房、辦理居住證、醫(yī)療保險需求的員工都會產(chǎn)生很大影響，對三期及工傷員工建議不做供應(yīng)商轉(zhuǎn)移。不同城市的人員轉(zhuǎn)移，不同供應(yīng)商對人員資料的要求也不盡相同，如何簡化資料，優(yōu)化工作流程，需要企業(yè)和供應(yīng)商在合作前期充分溝通。

新供應(yīng)商在制訂人員轉(zhuǎn)移方案的時候，企業(yè)能夠得到原供應(yīng)商提供服務(wù)的供應(yīng)商（協(xié)方）明細(xì)，那么對新供應(yīng)商而言，如果與原供應(yīng)商存在相同的協(xié)方公司，那么這部分協(xié)方公司的員工轉(zhuǎn)移可以做到整體切割，快速而無風(fēng)險，這部分人員也應(yīng)該作為第一部分優(yōu)先轉(zhuǎn)移人員。

不同供應(yīng)商之間的人員轉(zhuǎn)移，應(yīng)該注意社保和公積金的基數(shù)以及比例。如轉(zhuǎn)移地區(qū)正在收集或者調(diào)整社保、公積金基數(shù)，可暫?；蜓雍笤摰貐^(qū)的轉(zhuǎn)移事宜，或者向新供應(yīng)商直接報送調(diào)整后的社保、公積金基數(shù)。此外，如當(dāng)?shù)赜卸鄠€公積金比例的話，不同供應(yīng)商在公積金賬戶開戶過程中可以自由選擇不同的公積金比例，因此，轉(zhuǎn)移時要注意新舊供應(yīng)商對員工公積金的繳存比例是否一致，妥善處理公積金比例差異。

●協(xié)辦各地生育津貼、工傷、退休、監(jiān)察等諸多事宜，商討殘障金的支付規(guī)則

企業(yè)在甄選供應(yīng)商的溝通階段就要明確其職責(zé)，尤其是協(xié)助辦理工傷和員工退休事宜。因國家政策和供應(yīng)商資質(zhì)問題，大多數(shù)供應(yīng)商無法為臨退休員工繳納社保，這些特殊情況需要與供應(yīng)商提前確認(rèn)，以免損害員工利益。

此外，還需要和供應(yīng)商明確是否可以協(xié)助辦理員工工傷事宜，尤其非屬地化繳納社保的員工發(fā)生的工傷。另外，到了年底，一些城市的監(jiān)察部門會對企業(yè)人力資源數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)審核，供應(yīng)商能否協(xié)助企業(yè)并給予一定的支持和配合也非常重要。

某些城市的供應(yīng)商除了按月收取服務(wù)費外，還會收取一定數(shù)額的殘障金費用。有的城市按月收取，有的城市按年收取，有的城市有免繳政策。對于M公司這樣萬人規(guī)模的大企業(yè)來說，每年的殘障金也是百萬級的，因此企業(yè)有必要查詢各地殘障金政策，并與供應(yīng)商商定出妥當(dāng)?shù)闹Ц斗绞健?/p>

基本上，供應(yīng)商的甄選或是轉(zhuǎn)移中遇到的問題，都可以一一破解，按照轉(zhuǎn)移方案配合實操對接，分階段、分批次有條不紊地進(jìn)行人員轉(zhuǎn)移。

責(zé)編/張曉莉