略論企業(yè)檔案管理規(guī)范化與標準化體系生產管理

岳菊

【摘要】在企業(yè)發(fā)展中，檔案屬于重要信息資源，是企業(yè)發(fā)展中的寶貴財富，記錄了企業(yè)的成長歷程，因此，在企業(yè)發(fā)展中檔案管理發(fā)揮著十分重要的作用。生產管理與檔案管理兩者間是相輔相成、相互協作，采取何種措施確保兩項工作開展的標準化與規(guī)范化成為企業(yè)發(fā)展的核心問題，本文首先分析了標準化體系生產管理概述，同時闡述了企業(yè)檔案管理規(guī)范化，最后總結了企業(yè)檔案管理規(guī)范化與標準化體系生產管理策略，旨在為推動企業(yè)得到更好的發(fā)展提供有效參考意見。

【關鍵詞】企業(yè)；檔案管理；規(guī)范化；標準化體系；生產管理；策略

通過深入分析能夠發(fā)現，部分企業(yè)領導并未重視企業(yè)生產管理與檔案管理工作，即便是開展了這兩項工作，也未能樹立正確的認知，難以做到檔案資源的高效利用。企業(yè)只有確保檔案管理的規(guī)范化，才可保障生產管理的標準化，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎。

一、標準化體系生產管理概述

標準化體系指的是在企業(yè)生產管理基礎上，制定制定方針、發(fā)展目標、職責范圍等，在相關程序、體系的基礎上，注重質量控制，結合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，合理改進生產管理措施。生產管理制度化是標準化的重要基礎，只有完善各項制度、確保有據可依、有章可循，才能夠打破傳統(tǒng)的生產管理模式，制定最高的企業(yè)管理目標。

二、企業(yè)檔案管理規(guī)范化

企業(yè)檔案管理指的是在各項生產與經營活動開展中，將具有保存價值的檔案總和在一起。在企業(yè)管理工作中，檔案管理屬于核心點，可反映企業(yè)的生產歷程，保存商業(yè)秘密，為企業(yè)高層決策提供保障?？偠灾?，檔案管理屬于企業(yè)文化的活標本，在企業(yè)生產經營、管理工作中發(fā)揮著十分重要的作用。

三、企業(yè)檔案管理規(guī)范化與標準化體系生產管理策略

規(guī)范化的檔案管理是企業(yè)開展標準生產管理的重要基礎，而標準化的生產管理是企業(yè)檔案管理規(guī)范化的重要前提。在企業(yè)的日常管理工作中，兩者呈正比關系，只有管理體系越標準，才可促使管理工作越規(guī)范，形成的各種記錄才真實有效。兩者之間只有相輔相成、相互促進，才可發(fā)揮其該有的作用，推動企業(yè)得到更好的發(fā)展。

（一）規(guī)范數據據記錄格式

就企業(yè)生產管理工作而言，存在著數據記錄雜亂無章的現象，企業(yè)應當選取持有證書的標準化體系內審員，采取有效措施，促使數據記錄格式規(guī)范。為實現所有表格格式的統(tǒng)一性，標準化體系內審員應當嚴格按照各項標準文件，制定具體的作業(yè)文件要求，強化各個部門的協商，在意見一致的基礎上，為生產管理提供便捷性。針對數據內容與現實不符的情況，應當及時將其刪除，針對內容缺陷的表格，應當及時完善，按照相關要求對表格進行編號。在表格使用過程中，要做到一表多用，減少印刷版面，為后期的檔案管理提供便捷性。隨著經濟全球化發(fā)展，企業(yè)全面推行標準化體系刻不容緩，企業(yè)應當順應時代發(fā)展需求，確保生產管理、檔案管理工作的有序開展。

（二）建設三高企業(yè)檔案室

為避免檔案資源浪費，企業(yè)應當成立三高檔案室，配備專門的檔案密集庫房，配備電腦、打印機、碎紙機、掃描儀等專用設備。引進“高起點、高要求、高標準”的軟件，要求各個部門與檔案管理部門形成密切配合，為檔案管理工作開展提供支持。企業(yè)應當從自身戰(zhàn)略發(fā)展出發(fā)，參照未來發(fā)展趨勢，制定《檔案管理標準》、《檔案室管理制度》等體系，配備各類日常管理文件。以筆者所在的公司為例，截至2017年底，成功接收的項目檔案為600冊，文書檔案共計2500冊，銷售檔案共計700份。財務檔案共計500冊，行政檔案共訓600冊，人事檔案共計2800份。由此可見，三高檔案室能夠充分發(fā)揮出檔案管理的作用，為企業(yè)生產管理工作保駕護航，拖動企業(yè)得到更好的發(fā)展。

（三）堅持人文管理方針

人員屬于企業(yè)發(fā)展的重要資源，在職人員是企業(yè)發(fā)展的動力，離職退休人員是企業(yè)的奠定人，就企業(yè)發(fā)展做出了很大的貢獻。員工與企業(yè)之間有著千絲萬縷的關系，其思想、行為、情緒對企業(yè)有著很大的影響。企業(yè)應當始終堅持人文管理理念。比如：患病員工，企業(yè)應當表示慰問；家庭糾紛員工，企業(yè)應當及時訪談，杜絕員工的后顧之憂，促使員工可全身心的投入到工作中；思想波動員工，企業(yè)應當及時進行談話，消除員工的疑慮，逐步增強員工的歸屬感。同時，企業(yè)還應當做到“三個到位”，針對各類突發(fā)性事件（火災、地震等），企業(yè)應當第一時間進行幫扶與救助，切實解決員工的困難。解決員工生活中的問題，比如：重大疾病、意外傷害等。離職員工訴求，解決員工就醫(yī)、住房、養(yǎng)老等問題，強化員工的親情幫扶。針對在職員工，企業(yè)應當解決孩子讀書問題、住宿問題，注重優(yōu)秀人才培養(yǎng)，不斷完善企業(yè)人力資源結構，以此推動企業(yè)得到更好的發(fā)展。企業(yè)在生產管理與檔案管理工作開展中，只有員工產生良好的歸屬感，才可積極配合企業(yè)檔案管理、生產管理工作的有序開展。

（四）積極開展多彩文化活動

定期開展各類娛樂活動，逐步增強員工的歸屬感。如何聚攏員工的心，促使員工將單位視作家，成為當前企業(yè)發(fā)展中的主要問題。通過實踐證明，只有員工對企業(yè)萌生歸屬感，才能夠以積極的心態(tài)去面對生活，以此確保生產管理工作的有序開展。企業(yè)應當結合不同使其的特點，針對性的開展活動，比如：運動會、歌唱大賽等，展示企業(yè)員工良好的精神風采。

通過開展各類豐富多彩的活動，能夠促使員工感受到企業(yè)的人性化管理，逐步增強員工的自豪感、歸屬感。同時，還應當注重離職員工文化活動的開展，促使離職員工了解社會發(fā)展方向，明確當前的政治形式，關注企業(yè)的變化。

（五）創(chuàng)新發(fā)展管理服務工作

企業(yè)不僅需要加大在職人員的關懷力度，針對退休人員，同樣需要落實管理服務工作，只有不斷研究市場發(fā)展形式，配備與之對應的任務，才可滿足新時代發(fā)展需求。企業(yè)在管理體系制定中，應當結合市場實際情況，更好的契合實際，不斷整合與優(yōu)化管理服務要素，選取最佳的管理服務途徑，為企業(yè)在職員工提供文化養(yǎng)老氛圍。就企業(yè)發(fā)展而言，企業(yè)在職員工管理服務工作屬于企業(yè)文化的軟實力，可引領企業(yè)文化風尚，推動企業(yè)得到更好的發(fā)展。同時，企業(yè)應當借助微博、微信等手段，為員工搭建良好的交流平臺，不斷開拓檔案訪問途徑。在不斷探索與實踐中，創(chuàng)新檔案管理、生產管理服務途徑，促使企業(yè)生產管理、檔案管理工作開展的科學化與規(guī)范化。

四、結束語

綜上所述廠企業(yè)在日常經營工作中，只有積極調動全體員工的參與，才可保障標準化體系的有效落實，確保檔案管理的科學化與規(guī)范化，將各項政策與方針落到實處，推動企業(yè)的健康發(fā)展，促使企業(yè)經濟的穩(wěn)定增長。只有如此，才可為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎，完成“經久不衰、百年傳承”的發(fā)展目標。

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