新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究

趙麗霞

【摘要】隨著社會科技的迅速發(fā)展，現(xiàn)在已經(jīng)成為信息化的時代，科技創(chuàng)新在時時刻刻滲透在人們生活的方方面面，在人事檔案管理信息化建設(shè)方面也在逐步發(fā)生著潛移默化的改變。本文從新時期人事檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識、意義、問題及其建設(shè)措施等多方面來闡述新時期的人事檔案管理信息化建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】人事檔案 管理 信息化建設(shè)

人事檔案管理主要是集中管理部門干部職工的內(nèi)部資料信息，將這些資料能夠統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)一步規(guī)范和完善，如今，社會經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，不同部門對人才需求更為迫切，只有將檔案進(jìn)行信息化管理才能取得最大的成效，也更加可以跟上時代的潮流，同時進(jìn)行信息化管理也可以省時省力，時刻更新，有助于各行各業(yè)工作的推進(jìn)，也能夠激勵人才的流動提升，更努力的為工作付出。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)介紹

1.1 人事檔案管理信息化建設(shè)

人事檔案管理信息化建設(shè)是信息化社會發(fā)展的必然結(jié)果，順應(yīng)時代潮流，也可以有效地幫助各行各業(yè)提升工作質(zhì)量和工作效率。隨著信息化的發(fā)展，人們逐漸的開始依靠信息化，信息化的快速便捷讓，管理工作會更加開放化，透明化，社會化。網(wǎng)絡(luò)平臺的介入實現(xiàn)了共享信息，建立的電子檔案可以完全實現(xiàn)對人事信息資料的隨時查詢調(diào)取。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

2.1 有利于構(gòu)建人事檔案現(xiàn)代化管理

在當(dāng)今這個強(qiáng)大的信息化社會中，只有實現(xiàn)對人事檔案管理的信息化建設(shè)，才能順應(yīng)時代的進(jìn)步，才能讓各種信息交錯融合，形成所需要的資源價值，讓原本復(fù)雜困難的工作變得得心應(yīng)手，從根本上解決檔案管理的難題，提高工作效率。做好人事檔案管理信息化建設(shè)工作也是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容。

2.2 有利于實現(xiàn)人事檔案信息的資源共享

信息化的實現(xiàn)將所有的信息都變得透明開放，有好處也存在弊端，既可以通過信息關(guān)聯(lián)，讓人們迅速查詢所需信息，使工作更加高效快捷，也可以讓不法分子趁機(jī)而人，利用這些信息做些不法勾當(dāng)，這就需要完善信息化建設(shè)工作，加強(qiáng)信息化建設(shè)的工作可以有效避免一些不必要的麻煩，也可以更好地實現(xiàn)資源共享，更好的服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)，推進(jìn)人才的建設(shè)發(fā)展。

2.3 有利于快速查詢?nèi)耸聶n案信息

以前如果要調(diào)取一個人員檔案需要經(jīng)過層層的審核一道道工序，這就會耗費很長時間才能把檔案調(diào)出來，但是信息化管理則不同，只要符合要求隨時都可調(diào)取各種信息，數(shù)字化電子化信息化都讓這個社會處于快速的節(jié)奏中，想要查詢什么信息，只要經(jīng)過正當(dāng)手段輕而易舉就可做到，從而發(fā)揮信息的作用也變得更加容易。

2.4 有利于檔案資源的開發(fā)利用

以上也說明人事檔案信息化管理的種種優(yōu)點，有了這樣快捷的管理模式，資源共享的可以被很好地利用起來，各個行業(yè)可以根據(jù)檔案信息來選拔人才，管理人才，也可從中選取自己所需要的有用信息，資源共享可以很好的服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會的建設(shè)，更好的推進(jìn)人事檔案的利用率。

3 實現(xiàn)人事檔案信息化管理的優(yōu)勢

3.1 可以做到資源共享

人事檔案信息化能夠很好的做到資源的共享，干部人事管理的主要職責(zé)之一就是為有關(guān)部門提供干部信息。使組織和領(lǐng)導(dǎo)能夠更好的對干部及其部門的資料進(jìn)行查閱。

3.2 可以提高利用價值

人事檔案信息化能夠有效提高干部人事檔案的利用率，直接對干部人事進(jìn)行調(diào)查，既能夠提高檔案的利用效率，也可以有效的保護(hù)紙質(zhì)檔案。

4 人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

4.1 基礎(chǔ)設(shè)備不完善

雖然現(xiàn)在已經(jīng)是信息化的時代，但是并不是所有的人所有的地方都可以實現(xiàn)信息化管理，有些地方的電子設(shè)備仍然很落后，也有很多地方甚至沒有網(wǎng)絡(luò)，這就讓人事檔案信息化管理化為泡影，雖有好的技術(shù)卻沒有條件實施，也許有的地方只是缺少經(jīng)費來置辦電子設(shè)備，所以對于基礎(chǔ)設(shè)備的管理工作還有待提高。

4.2 沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)如今，一些地方檔案的管理并不是很完善，很多存在漏洞，對于檔案的管理更是沒有標(biāo)準(zhǔn)，空有信息化管理的外殼，并不能真正實現(xiàn)信息化管理人事檔案，自然也無法將其作用真正的展現(xiàn)出來，不能將這些檔案信息做到公開透明，這就造成管理的缺陷。

4.3 檔案管理工作者素質(zhì)低下

檔案管理工作不是很難，但是相關(guān)工作人員仍需要具備良好的素質(zhì)，即使具備了專業(yè)的知識水平和綜合素質(zhì)也需要定時學(xué)習(xí)，信息化更新速度太快了，學(xué)習(xí)的少就不能掌握更好的管理方式，所以顯然不能用臨時的不具備專業(yè)知識的人員，檔案管理工作更需要誠信可靠之人，萬不可小看這份工作。

5 新時期人事檔案管理信息化建設(shè)的措施

5.1 引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施

信息化建設(shè)自然是需要技術(shù)設(shè)備的支持，所以要合理的運用好現(xiàn)有的資金，籌備性價比好的電子設(shè)備，以便讓信息化管理工作更順利的進(jìn)行，也可以更好地保障隱私安全和資源共享。即使有設(shè)備也應(yīng)該定期維修更新，電子設(shè)備的更新也是為了更好的服務(wù)于管理工作的進(jìn)行，更好的管理人事檔案。

5.2 建立科學(xué)完整的管理體系

在擁有好的設(shè)備基礎(chǔ)上要建立完善的管理體系，制定好相關(guān)的規(guī)章制度，定期學(xué)習(xí)新的管理方法，讓管理體系更好的服務(wù)各行各業(yè)，跟上時代的步伐，爭取讓工作事半功倍，取得更高的效益，科學(xué)的管理體系不僅可以節(jié)省時間，還可以提高效率，讓效益最大化，充分的將資源的使用好，達(dá)到資源共享。

5.3 將信息資源數(shù)據(jù)化

人事檔案多是以紙質(zhì)形式或者電子版的形式出現(xiàn)，現(xiàn)在講信息資源數(shù)據(jù)化就是將原有的信息資源整合存檔，以便防止丟失意外的發(fā)生，建立一個完整的數(shù)據(jù)庫來保存信息更新信息，更好的實現(xiàn)資源共享和信息化管理。

5.4 做好信息安全防范

雖然信息安全有法律的保護(hù)，也很少出現(xiàn)不法分子的介入，但是實際實行起來也是會出現(xiàn)很多同題，還是會存在漏洞，讓不法分子利用人事檔案進(jìn)行違法利益獲取，所以還要加強(qiáng)信息的保護(hù)工作，對調(diào)取管理實時記錄在案，只有符合身份的人員才可以查詢。

5.5 提高工作者的服務(wù)水平

要加強(qiáng)現(xiàn)有工作者的綜合素質(zhì)，組織培訓(xùn)相關(guān)管理知識，對工作人員的錄取要求要適當(dāng)?shù)奶岣?，一定要保證綜合素質(zhì)水平，要會對各種信息進(jìn)行分類管理，還要保證信息的安全和去向管理。

結(jié)束語：信息化時代所有信息都變成透明的，當(dāng)然也可以讓資源得到有效利用，若要使資源更好的使用還保證其安全性就要完善管理制度，讓新時期的人事檔案管理信息化建設(shè)得到進(jìn)一步完善。

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