機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的實(shí)施策略

孫曉茹

【摘要】機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工人檔案管理，是人社部門主要工作之一。對(duì)工人檔案的管理，要加強(qiáng)對(duì)單位工人的資料信息及時(shí)的更新，也是單位對(duì)每一個(gè)工人進(jìn)行考核以及評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。在我國(guó)的一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工人檔案管理工作中，還存在著較多的問題。本文將對(duì)這些存在的問題進(jìn)行分析，并提出解決機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理存在問題的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)事業(yè)單位 工人檔案 管理 財(cái)策

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位工人檔案管理中存在的問題

1.機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作人員專業(yè)知識(shí)不足、職業(yè)素養(yǎng)不高或是工作態(tài)度不夠

部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有配備合格的工作人員來(lái)專門從事檔案管理工作，因而只能讓其他工作人員身兼數(shù)職，或是通過招聘臨時(shí)整檔人員來(lái)應(yīng)對(duì)檔案管理的工作需要。專業(yè)人員不足的現(xiàn)狀，導(dǎo)致這些人員在繁雜而專業(yè)的檔案工作面前力不從心，錯(cuò)誤百出，檔案管理工作較為混亂。同時(shí)，即便是在配備有足夠?qū)Ｂ毴藛T的情況，檔案管理工作人員的工作態(tài)度也直接影響到檔案管理工作的實(shí)效。部分檔案管理工作人員工作中抱著消極應(yīng)付的態(tài)度，缺乏責(zé)任心和崗位自豪感，導(dǎo)致檔案無(wú)法整齊歸類，或是及時(shí)更新。又或是，在檔案管理人員變動(dòng)的時(shí)候，沒有做好交接工作。以上這些都不利于檔案的充分利用。

2.機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部缺乏科學(xué)規(guī)范的檔案管理和利用制

規(guī)章制度和工作流程是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作順利開展的依據(jù)。然而，目前部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理還只是停留在依靠各個(gè)部門自己來(lái)進(jìn)行管理的階段，導(dǎo)致檔案分散在各科室，缺乏統(tǒng)一高效利用的制度。此外，在檔案管理方式還停留在傳統(tǒng)的“信袋式”管理的階段，不能做到科學(xué)的專業(yè)管理，導(dǎo)致對(duì)信息的提取和利用較為困難。并且原有的紙質(zhì)檔案管理方式和設(shè)備還存有不足。

3.機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化管理程度

目前的機(jī)關(guān)檔案管理雖有一定規(guī)模但內(nèi)部管理與機(jī)關(guān)單位發(fā)展脫節(jié)，檔案分散保管在各職能部門，如財(cái)務(wù)檔案保存在財(cái)務(wù)部、技術(shù)檔案保存在技術(shù)部、文書檔案保存在辦公室，雖各部門都保存檔案，但他們之間互相封[J].整體上處于零散無(wú)序狀態(tài)。大部分檔案管理者又未經(jīng)過正規(guī)培訓(xùn)，不懂檔案整理，很多檔案實(shí)行簡(jiǎn)單“信袋式”管理，影響檔案的查閱利用。檔案工作缺乏信息科學(xué)的支撐。信息技術(shù)迅速發(fā)展，辦公自動(dòng)化、電子文檔等新鮮事物就陸續(xù)出現(xiàn)了，這些都使得檔案的形成方式有了很大的變化。一個(gè)文件從起草到修改再到印發(fā)都由電腦完成，具有易復(fù)制的特性，這樣使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄的形式特征不復(fù)存在了。相對(duì)于電子檔案的易損壞等缺點(diǎn)，紙質(zhì)的檔案相對(duì)要安全穩(wěn)定很多。所以，如何通過應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對(duì)檔案電子文件原始信息進(jìn)行有效保存，是亟待解決的問題。

二、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的實(shí)施策略

1.提高檔案工作者素質(zhì)，優(yōu)化人員結(jié)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在聘用檔案工作人員時(shí)，應(yīng)提高門檻，在確保其業(yè)務(wù)功底扎實(shí)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)具備良好的服務(wù)意識(shí)及管理能力。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)建立高效有序的檔案管理團(tuán)隊(duì)，尤其是涵納基層部門檔案員、各個(gè)科室檔案負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)等層層遞進(jìn)的管理隊(duì)伍。對(duì)于檔案工作者，應(yīng)具備以下素質(zhì)要求：第一，能夠獨(dú)立完成檔案管理收集工作，確保歸檔的完整及時(shí)和統(tǒng)一。第二，應(yīng)適應(yīng)新事物和新形勢(shì)，并創(chuàng)新檔案業(yè)務(wù)，打破傳統(tǒng)觀念及管理模式的框架，應(yīng)用新思路、新方法解決問題。而機(jī)關(guān)單位也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的培訓(xùn)和再教育，結(jié)合新時(shí)期下檔案工作內(nèi)涵及趨勢(shì)，通過培訓(xùn)，使得工作人員迅速熟悉檔案業(yè)務(wù)，并掌握工作要領(lǐng)及流程，促進(jìn)其專業(yè)知識(shí)和配套信息技術(shù)知識(shí)等的全面發(fā)展，優(yōu)化工作效果。

2.應(yīng)用創(chuàng)新的管理理念開展檔案工作

檔案工作具備重大意義，保存了大量有價(jià)值的資料，能夠?yàn)閱挝话l(fā)展，甚至國(guó)家發(fā)展提供一定的依據(jù)，因此，創(chuàng)新檔案工作是非常重要的。首先，創(chuàng)新檔案工作理念，以更好地促進(jìn)檔案工作的開展。其次，應(yīng)創(chuàng)新檔案工作服務(wù)方式及手段，可以通過服務(wù)內(nèi)容的拓展，進(jìn)行深層次加工，完善服務(wù)機(jī)構(gòu)的建設(shè)，以更好地服務(wù)于社會(huì)及群眾。最后，應(yīng)創(chuàng)新檔案工作考核方式，結(jié)合工作人員服務(wù)態(tài)度、創(chuàng)新能力、對(duì)制度的執(zhí)行度等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，作為考核、獎(jiǎng)勵(lì)的依據(jù)。

3.應(yīng)用信息科學(xué)進(jìn)行高效檔案工作

第一，檔案部門可創(chuàng)立檔案網(wǎng)站，隨時(shí)發(fā)布允許公開的電子檔案信息，以方便用戶對(duì)檔案信息的獲取及充分地利用，促進(jìn)檔案自身價(jià)值的最大發(fā)揮。第二，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)將具備存檔價(jià)值的檔案信息文件，以網(wǎng)絡(luò)的形式整理并發(fā)送檔案部門，以便應(yīng)用電腦程序進(jìn)行快速高效的統(tǒng)計(jì)與核對(duì)。為了更好進(jìn)行檔案工作的信息化建設(shè)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要從以下幾方面進(jìn)行努力：首先，建立檔案信息的安全保障體系，防止信息數(shù)據(jù)泄密、遺失或損毀，提高數(shù)據(jù)安全可靠性。同時(shí)，還要健全檔案信息安全體制，全面落實(shí)安全責(zé)任制，培訓(xùn)安全管理員，并加強(qiáng)安全應(yīng)急預(yù)案的制訂。其次，應(yīng)提高檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化。根據(jù)國(guó)家檔案局所制訂的各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、電子文件管理的法制法規(guī)進(jìn)行，切實(shí)執(zhí)行，確保數(shù)字檔案資源具備長(zhǎng)期的可用性，規(guī)范其數(shù)據(jù)及資源格式，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享。最后，應(yīng)加大資金投入力度和監(jiān)督力度，逐步推動(dòng)檔案工作的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)其和辦公自動(dòng)化、電子政務(wù)建設(shè)步伐的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

4.改善檔案管理環(huán)境，促進(jìn)檔案工作規(guī)范化

為了促進(jìn)檔案工作的規(guī)范化，消除檔案遺失毀壞等隱患，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步改善檔案管理環(huán)境。首先，應(yīng)建立完善的檔案管理制度，嚴(yán)格按照《國(guó)家檔案法》所提出的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理環(huán)境的改善。并根據(jù)“十防”檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，一改以往管理雜亂無(wú)章、檔案管理不規(guī)范的現(xiàn)象。其次，應(yīng)樹立科學(xué)管理觀，堅(jiān)持剛性、柔性管理相結(jié)合的理念，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位營(yíng)造一種良好的檔案工作氛圍。最后，應(yīng)建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)高效、科學(xué)管理。

結(jié)束語(yǔ)：總而言之，隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理觀念和制度也急需更新。檔案管理過程中，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作態(tài)度，檔案管理工作的制度和流程，以及檔案管理的信息化水平都是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點(diǎn)所在。針對(duì)以上問題，需要從提高人員素養(yǎng)、完善制度規(guī)定以及加強(qiáng)信息化建設(shè)等方面來(lái)完善。

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