如何加強朔黃鐵路公司物資集中采購工作

蘭碧青

【摘要】近些年來，隨著物資集中采購方式的廣泛應(yīng)用，不少國企不僅實現(xiàn)了采購成本的大幅度降低，而且保障了采購物資的質(zhì)量，降低了企業(yè)生產(chǎn)及運營的風(fēng)險，同時杜絕了傳統(tǒng)采購方式可能存在的“暗箱操作”，推動物資采購逐漸標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。加強物資集中采購，實現(xiàn)了企業(yè)的全過程管理與監(jiān)督，有效規(guī)避了物資采購過程中可能存在的風(fēng)險，為企業(yè)物資管理提升及經(jīng)濟效益的提高莫定了有力的基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】關(guān)健詞 集中采購 優(yōu)缺點

一、鐵路物資集中采購背景與意義

鐵路建設(shè)在國民經(jīng)濟發(fā)展過程中的重要意義毋庸置疑，作為國民經(jīng)濟的“大動脈”，鐵路運輸在我國交通體系中處于骨干地位。鐵路交通運輸能給國內(nèi)貿(mào)易，物流運輸以及當(dāng)?shù)亟?jīng)濟發(fā)展帶來巨大的推動作用，無論從經(jīng)濟層面還是國家戰(zhàn)略層面都是百利而無一害，因此，國家的鐵路建設(shè)一直持續(xù)穩(wěn)定進(jìn)行中。

物資采購供應(yīng)質(zhì)量是鐵路建設(shè)質(zhì)量的重要保障。一方面，材料、設(shè)備是鐵路建設(shè)不可或缺的一部分，如果材料、設(shè)備不能滿足建設(shè)的需求，將很大程度上影響實體質(zhì)量；另一方面，采購供應(yīng)的規(guī)劃、組織、控制的質(zhì)量高低，對鐵路建設(shè)質(zhì)量水平也將有一定程度的影響。所以，無論是工程物資的質(zhì)量還是采購供應(yīng)的整體質(zhì)量都決定著鐵路建設(shè)的質(zhì)量。

二、物資采購管理概述

1.物資采購管理

物資采購管理是現(xiàn)代物流管理的重要內(nèi)容之一。有效的物資采購工作極大地推動了企業(yè)的競爭優(yōu)勢。采購一般分為分散采購，集中采購，分散采購和集中采購。隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展，在鐵路企業(yè)中，集中采購模式也得到了廣泛的推廣和應(yīng)用，效果顯著。

2.物資集中采購

物資集中采購與即時、零星采購方式不同，該方式根據(jù)集中不同單元工作的需求情況，開展大批量、大額度的物資采購，有效降低傳統(tǒng)分散采購的風(fēng)險和時間成本，實現(xiàn)企業(yè)物資采購管理的統(tǒng)一與集中，從而縮減企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本，提升企業(yè)經(jīng)濟效益和市場競爭力。以朔黃鐵路公司為例，2017年公司自采物資集中采購金額14093.32萬元，較2017年預(yù)算金額18114.43萬元，節(jié)約了4021.11萬元，同時物資庫存總量同比降低17.15%，公司單位完全成本同比下降5%。

三、集中采購的優(yōu)點

1.有利于采購資源的整合，對外形成一股繩，形成采購規(guī)模，吸引更多的供應(yīng)商加入到公司供應(yīng)商的隊伍中來從戰(zhàn)略上或更高的層面上調(diào)整企業(yè)的供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，從更廣泛的市場范圍內(nèi)調(diào)控資源渠道，提高資源的保障度，從而有效地控制采購質(zhì)量，將采購集中到品牌過硬、實力過硬的供應(yīng)商，有效規(guī)避采購物資的質(zhì)量風(fēng)險。

2.供應(yīng)鏈管理作為全新的管理思路，是企業(yè)管理領(lǐng)域近年來最重要的發(fā)展之一。供應(yīng)鏈管理就是用系統(tǒng)化、集中化的思想來統(tǒng)籌整個供應(yīng)鏈，對供應(yīng)鏈中的物流、信息流、資金流加以統(tǒng)一集成，從而實現(xiàn)供應(yīng)鏈整體效益的最大化。集中采購就是貫徹了這種系統(tǒng)化、集成化的思想，去整合企業(yè)內(nèi)外部資源，它既能有效配置資源，更能實現(xiàn)供應(yīng)鏈的全過程管理。推行集中采購有利于企業(yè)沿供應(yīng)鏈管理的方向進(jìn)行商業(yè)模式的調(diào)整，適應(yīng)企業(yè)競爭環(huán)境的變化。

3.降本增效作用巨大?，F(xiàn)代市場環(huán)境下，規(guī)模優(yōu)勢常常意味著價格優(yōu)勢。通過集中采購可以將分散的采購需求匯集成巨大的采購量，便于企業(yè)在采購過程中增加籌碼從而降低采購成本。

四、現(xiàn)階段朔黃鐵路公司物資采購存在的問題

1.制度、流程不夠完善

目前，公司在物資管理制度上已有《朔黃鐵路公司招投標(biāo)管理辦法》、《物資采購管理辦法》、《緊急物資采購管理辦法》等文件，標(biāo)志著公司在物資管理上逐步趨于完善，但是僅有這些還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，公司對于物資集中采購細(xì)節(jié)控制力還有待加強，例如具體的操作不夠詳細(xì)，使許多管理規(guī)定在工作并沒有實際作用，在計劃管理、采購管理、合同簽訂、驗收等缺乏統(tǒng)一操作的流程，容易造成在執(zhí)行制度的時候出現(xiàn)隨意性。

雖然目前的采購流程可以滿足公司各項采購活動的需要，但是也暴露出以下問題：

（1）由于對采購流程不夠完善，使得公司各部門間職責(zé)分工混亂，生產(chǎn)部門與采購部門在出現(xiàn)問題的情況下很容易互相推卸責(zé)任。除此之外因為生產(chǎn)部門對采購部門的采購環(huán)節(jié)不熟悉，會對采購部門提出的有建設(shè)性意義的問題予以忽略，采購部門也漸漸會缺乏解決問題的熱情。

（2）雖然公司現(xiàn)有工作流程中在一定程度上地表明了公開透明的原則，但是由于公司采購物資種類較多，且涉及的范圍比較廣，在下決定的時候會涉及各部門人員，各人員間缺乏及時溝通與交流，而傳統(tǒng)的會議由于各部門間距離較大又增加了集合難度，將會花費大量時間用來召集人力，商討事宜。

2.集采目錄不夠明確，采購部門分散化

目前公司集中采購目錄極不規(guī)范，導(dǎo)致公司各部室和各分公司跨過公司的規(guī)定，紛紛去采購，導(dǎo)致采購成本增加，采購價格不能透明化，使得這種局面對公司建立統(tǒng)一的集中采購制度是非常不好的，甚至從一定程度上講，這就是一種越權(quán)行為。因此，有必要建立集中采購目錄和限額標(biāo)準(zhǔn)的頒布權(quán)限。

3.供應(yīng)商管理有待進(jìn)一步提高

雖然朔黃公司制定了供應(yīng)商管理辦法，定期考核和及時維護合格供應(yīng)商信息，每年對相關(guān)物資供應(yīng)商進(jìn)行綜合評價。但是評價的條件沒有較大的實際意義且不夠靈活，沒有將實際與供應(yīng)市場的變化相結(jié)合，例如對于供應(yīng)商的服務(wù)、價格、交付、質(zhì)量等數(shù)據(jù)沒有進(jìn)行合理的評估與歸納整理，更沒有對結(jié)果加以有效使用，同時也沒有對供應(yīng)方的管理進(jìn)行明晰的分類，通常理論上可以采用最為便捷的ABC分類方法以及其他相應(yīng)的方式方法，因此可以清晰明了地找出哪些供應(yīng)商屬于重點對象，哪些供應(yīng)商可以直接忽略。對關(guān)鍵的供應(yīng)商沒有一個合理科學(xué)的管理，同時也不能夠建立更為長遠(yuǎn)更為高效的戰(zhàn)略合作關(guān)系，也就不能同關(guān)鍵的供應(yīng)方建立更為廣泛深入的合作，對于突發(fā)情況例如固定供應(yīng)商更換沒有一個應(yīng)對方案。從供應(yīng)鏈管理理論中了解到，從而無法建立雙贏機制。

五、如何做好朔黃鐵路公司物資集中采購工作

1.不斷完善朔黃公司的系統(tǒng)框架

設(shè)立分工明確的集中采購管理部門還只是第一步，對于采購應(yīng)該從兩個方面來展開。一個維度是基于項目的立項、提交項目采購計劃報告、確定是否進(jìn)行招標(biāo)并采取相應(yīng)程序、進(jìn)行項目合同的簽訂、進(jìn)行項目合同履約、最終進(jìn)行項目結(jié)算；另一個維度是對供應(yīng)商進(jìn)行準(zhǔn)入預(yù)審管理、準(zhǔn)入評審管理以及供應(yīng)商的績效考評管理。根據(jù)集中采購所包含的任務(wù)，集中采購管理整個體系可以從采購、供應(yīng)方、合同、物資編碼、系統(tǒng)、物資需求量分析等維度進(jìn)行模塊化管理。具體來說進(jìn)行物資采購管理需要從確定采購計劃審核開始、進(jìn)行采購立項環(huán)節(jié)進(jìn)而尋求貨源管理；進(jìn)行供應(yīng)商管理需要從供應(yīng)商準(zhǔn)入、對供應(yīng)商進(jìn)行具體考核分析、進(jìn)行檔案管理、進(jìn)行對供應(yīng)商協(xié)同管理等維度分析；進(jìn)行系統(tǒng)管理可以從供應(yīng)商組織機構(gòu)管理、供應(yīng)商涉及用戶管理、相應(yīng)的職責(zé)權(quán)限管理、建立工作流程管理等維度進(jìn)行人手分析；建立物資分析以及決策平臺主要是關(guān)注市場價格的查詢、進(jìn)行相應(yīng)的采購分析、物資需求計劃分析、庫存管理、品類分析等。

2.建立和健全公司的采購管理制度

（1）物資采購實施細(xì)則。在采購實施細(xì)則中應(yīng)明確標(biāo)明集中采購的負(fù)責(zé)部門。在集中采購管理體系中，可以設(shè)置專門的管理部門，管理企業(yè)物資集中采購工作，該管理部門可以列為一級管理機構(gòu)，它的主要任務(wù)是組織并且按照相應(yīng)流程分析公司層方面如何進(jìn)行集中合理的采購工作；在整個體系中，子分公司二級管理維度的機構(gòu)，主要任務(wù)是實施物資集中采購工作，執(zhí)行公司集中采購的任務(wù)。

（2）集中采購目錄。首先，要將“應(yīng)采盡采”和“集中采購”作為目錄的主要內(nèi)容”。其次，制定集采目錄要體現(xiàn)“抓大放小、批量歸集”的原則，將關(guān)系到運輸生產(chǎn)的運營維護物資、儀器儀表、工程甲供物資等、服務(wù)器、電腦、打印機等、家具等、廢舊物資等全部納入到集采目錄中，對目錄內(nèi)的物資加強計劃管理，可以進(jìn)行大規(guī)模的歸集采購，這樣可以避免歸屬集中采購的項目部門化、分散化，那樣就可以真正發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢。最后建立集中采購目錄要達(dá)到精細(xì)化和可操作目標(biāo)。一是建立的集采目錄中的物資要根據(jù)實際生產(chǎn)需求，適當(dāng)?shù)奈蟹止净虿渴易孕胁少?；二是統(tǒng)籌規(guī)范公司集中采購目錄與集團發(fā)布的集采目錄的清單關(guān)系，集團管控項目的關(guān)系，方便采購人操作。

（3）供應(yīng)商管理細(xì)則。集中采購管理財整個供應(yīng)鏈也有控制，主要表現(xiàn)為對供應(yīng)商的控制，供應(yīng)商的企業(yè)信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、產(chǎn)品價格等對采購成本和物資質(zhì)量有很大的影響。制定了供應(yīng)商管理細(xì)則，就可以在根源上選擇更好的供應(yīng)商、更好的物資質(zhì)量、控制相應(yīng)物資成本、進(jìn)一步減少采購方面的風(fēng)險、有效合理集中進(jìn)行采購方面的具體實施。進(jìn)行供應(yīng)商管理需要按照“公開、公平、公正選擇”、“動態(tài)管理、擇優(yōu)汰劣”的原則，及時對供應(yīng)商進(jìn)行考核評估，定期對供應(yīng)商的信息進(jìn)行歸納整理，實現(xiàn)全方位的信息化管理。

3.切實把握好物資集中采購應(yīng)遵循的原則

（1）適度規(guī)模原則。集中采購的主要優(yōu)勢就是集中資源，形成規(guī)模優(yōu)勢。在當(dāng)前復(fù)雜多變的形勢下，物資采購要保持高度的政策敏感性，要根據(jù)項目的實際建設(shè)進(jìn)度、資金狀況、項目預(yù)期等多方面因素制定與其相適應(yīng)的采購規(guī)模，不能盲目采購，造成物資積壓和資金占用。

（2）保證供應(yīng)原則。對于朔黃公司來說，運輸生產(chǎn)、工程進(jìn)度與物資供應(yīng)是否及時密切相關(guān)，只有做好供需之間的銜接，保證運輸生產(chǎn)、施工的順利進(jìn)行，采購工作才是真正地做到了實處。

（3）價格適當(dāng)原則。越是在資金緊張時期，對采購項目各項成本的考核越應(yīng)該嚴(yán)格，越要保證在采購中選擇合適價格的物資。但是，也不能盲目地為了降低成本而購買低價物資，忽略了質(zhì)量，而是要使所采購的物資達(dá)到性價比最優(yōu)。

（4）優(yōu)選合格供應(yīng)商原則。采購中，要確保在合格的供應(yīng)商名錄內(nèi)選擇供應(yīng)商，并根據(jù)采購當(dāng)期的具體市場環(huán)境對供應(yīng)商的履約能力等進(jìn)行評價，從而確定最終供應(yīng)商。

（5）相互協(xié)作原則。集中采購強調(diào)的是對優(yōu)勢資源的集中整合，而并非是采購權(quán)利的集中。在采購過程中，有多個單位、部門共同參與，要加強部門間的相互協(xié)作和配合，發(fā)揮各目的優(yōu)勢，為企業(yè)提供滿意的產(chǎn)品和服務(wù)。

（6）雙贏原則。采購單位應(yīng)與供應(yīng)商保持密切的聯(lián)系，對彼此的工作相互評價和改進(jìn)，營造出公平的競爭環(huán)境，必要時也可以考慮采取價格折扣等形式，實現(xiàn)雙方互惠共贏，使合作更穩(wěn)定長久。

4.合理安排采購流程，保證采購工作有序可控

為了確保物資的集中化供應(yīng)，應(yīng)加強計劃管理，確保計劃的及時有效性，避免盲目。一方面，應(yīng)避免用時無備，導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停工待料，但也必須避免備卻無用，造成嚴(yán)重的物資積壓現(xiàn)象。各分子公司應(yīng)以生產(chǎn)作計劃為依據(jù)，對企業(yè)年度、季度或每月物資需求量進(jìn)行科學(xué)核算，并上報到采購部門，該部門結(jié)合物資需求及庫存情況，進(jìn)行采購計劃的編制。采購計劃編制過程中應(yīng)考慮儲備一定數(shù)量的物資，以防生產(chǎn)計劃變更導(dǎo)致物資需求量出現(xiàn)波動。采購部門應(yīng)根據(jù)項目的輕重緩急，針對不同計劃的物資，采取相應(yīng)的集中采購方案。建立了可行方案后，各職能部門之間應(yīng)分工協(xié)作，各負(fù)其責(zé)，相互監(jiān)督，從進(jìn)行合格供應(yīng)商評價、梳理出合格供方，到組織采購招標(biāo)、確定具體的供應(yīng)商，到制定詳細(xì)的采購方案、精心組織相關(guān)物資的集中采購，再到向使用單位提供滿足需求的物資，各環(huán)節(jié)緊密銜接，保證采購工作質(zhì)量的同時，順利地完成采購工作。

5.規(guī)范化操作，確保招標(biāo)質(zhì)量

要對招標(biāo)進(jìn)行規(guī)范化的操作，從而更好地保證招標(biāo)的質(zhì)量。招標(biāo)是一個綜合性比較強的系統(tǒng)，因而無論是招標(biāo)文件的草擬編制，還是招標(biāo)相關(guān)信息的發(fā)布，乃至整個招標(biāo)結(jié)束時期的定標(biāo)與簽約過程都是環(huán)環(huán)相扣的，哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了稍微的紕漏都可能對整個招標(biāo)項目造成一定的影響。招標(biāo)工作涉及價格、技術(shù)參數(shù)等一定的內(nèi)部信息，無論是技術(shù)還是商務(wù)方面，必須要求現(xiàn)場工作人員嚴(yán)守，這樣做不僅有利于招標(biāo)工作的順利開展，有利于單位機密不外泄，更有利于整個招標(biāo)過程的持續(xù)性與嚴(yán)謹(jǐn)性。

6.充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，規(guī)范采購管理

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，幾乎所有的國有企業(yè)或央企都建立了自己相應(yīng)的物資管理系統(tǒng)（例如ERP系統(tǒng)、SRM系統(tǒng)、MDM系統(tǒng)等）。充分利用對這些物資管理系統(tǒng)，不僅有利于規(guī)范采購行為，增加采購的透明度，還可以減少腐敗行為的發(fā)生。同時，利用網(wǎng)上構(gòu)建的電商平臺，可以更好地實現(xiàn)信息共享，從而更加合理有效地利用資源，更好地為生產(chǎn)提供保障。

結(jié)語：綜上所述，物資集中采購雖然有節(jié)約成本、整合資源等諸多優(yōu)點，但在具體的業(yè)務(wù)活動中仍有諸多環(huán)節(jié)、事項有待改進(jìn)。對此，朔黃鐵路公司必須綜合考慮自身的實際情況、業(yè)務(wù)需求，針對復(fù)雜多變的市場環(huán)境，及時采取應(yīng)對策略和措施，及時調(diào)整采購模式、以充分發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

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