論合同審核在企業(yè)管理過(guò)程中的重要作用

摘 要：合同是現(xiàn)代企業(yè)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)的主要體現(xiàn)形式，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)始于合同、終于合同，合同是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)中經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)，企業(yè)的法務(wù)部門對(duì)合同簽訂前的審核顯得至關(guān)重要，做好合同審核工作，對(duì)于公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展和經(jīng)濟(jì)利益的取得，都有積極的意義。

關(guān)鍵詞：合同管理；合同審核；合同審核管理平臺(tái)

引言

合同管理是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)管理的一項(xiàng)核心內(nèi)容，合同管理的內(nèi)容是合同的訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓和終止；合同管理的手段是合同的審查、監(jiān)督和控制。合同管理應(yīng)當(dāng)是全過(guò)程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的。

合同審核是合同管理中的重要環(huán)節(jié)，因企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中存在的諸多風(fēng)險(xiǎn)，合同內(nèi)容、簽訂及履行中的作為或不作為，都有可能使企業(yè)因違反法律規(guī)定、違約、未充分行使法定權(quán)利，而使合法利益受到不利影響。為做好事前預(yù)防，合同審核管理工作顯得尤為重要。

一、企業(yè)合同審核的前提

（一）合同審核制度化

在合同報(bào)審中要先制定有規(guī)范的報(bào)審流程和報(bào)審文件，明確報(bào)審的合同范圍、報(bào)審需要提交的資料，審核的內(nèi)容以及流程，并輔之以報(bào)審記錄表，形成一個(gè)合同審核的閉環(huán)，方能達(dá)到事半功倍的效果。

現(xiàn)實(shí)工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各單位著急簽合同，必須立即審核等各種情況，導(dǎo)致法務(wù)工作人員陷于被動(dòng)狀態(tài)。如何解決合同審核中遇到的特殊情況，這就需要制定合同審核方面的相關(guān)規(guī)章制度，將需要報(bào)審的資料以及可能出現(xiàn)的特殊情況制度化，為實(shí)際審核工作定好標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)人員培訓(xùn)完畢后一起遵照?qǐng)?zhí)行，解決工作中的出現(xiàn)的矛盾。

（二）合同審核會(huì)簽制度

合同審核除法律部門對(duì)合同進(jìn)行法律審核外，其他各部門人員的配合是必不可少的，比如一個(gè)房屋租賃合同，可能會(huì)涉及到規(guī)劃部門對(duì)房屋所占用土地未來(lái)的規(guī)劃，也可能會(huì)涉及到財(cái)務(wù)部對(duì)租金的要求，所以合同審核前的會(huì)簽制度必不可少。

在實(shí)際工作中使用記錄表的形式，記錄相關(guān)部門對(duì)合同的意見，法律部門對(duì)各部門的意見進(jìn)行匯總，并根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行合同審核，這種各部門利用專業(yè)知識(shí)對(duì)合同會(huì)簽的制度對(duì)合同簽訂后的履行將起到積極的推動(dòng)作用。

二、合同審核的內(nèi)容

（一）合同主體審核

1.合同主體資格的有效性

合同主體是否具備簽訂及履行合同的合法資格是合同審核中的首要問(wèn)題。作為合同審核部門，要對(duì)對(duì)方資信情況進(jìn)行核查，還要利用國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)對(duì)信息變更、抵押出質(zhì)、重大法律糾紛進(jìn)行了解。

2.合同主體資質(zhì)的審核

特殊行業(yè)簽訂的合同需要對(duì)方有相應(yīng)的資質(zhì)，比如建筑施工合同、裝飾裝修合同、測(cè)繪合同等，除要審核對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照外，還應(yīng)連同對(duì)方資質(zhì)證明文件一并進(jìn)行審核。所以在合同審核過(guò)程中要根據(jù)簽訂合同的目的，審核對(duì)方的資質(zhì)。

對(duì)于國(guó)家限制經(jīng)營(yíng)、特許經(jīng)營(yíng)、禁止經(jīng)營(yíng)的要求，要根據(jù)合同的具體內(nèi)容確定當(dāng)事人是否超越經(jīng)營(yíng)范圍訂立合同。

（二）合同內(nèi)容審核

審核合同的內(nèi)容時(shí)，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)審查合同內(nèi)容是否有導(dǎo)致合同無(wú)效的情形；是否有以合法形式掩蓋非法目的；是否損害社會(huì)公共利益；是否違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定等內(nèi)容。另外還要特別注意合同的違約條款內(nèi)容，合同糾紛的解決方式等內(nèi)容。除合法性審核外，還要關(guān)注合規(guī)性的審核。

1.合同簽訂的背景

合同是企業(yè)交易活動(dòng)的載體，在審核合同時(shí)，首先要了解合同簽訂的背景，要通過(guò)合同解決什么問(wèn)題，我方是否有其他預(yù)期的結(jié)果或者其他特別的要求。

2.合同條款的審核

合同條款一般包括當(dāng)事人的名稱或姓名和住所，標(biāo)的，數(shù)量，質(zhì)量，價(jià)款或報(bào)酬，履行期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任，解決爭(zhēng)議的方法等。

（1）在審核合同時(shí)先對(duì)條款進(jìn)行確認(rèn)，關(guān)注合同條款是否有缺失。同時(shí)根據(jù)合同約定的內(nèi)容確認(rèn)合同名稱是否和內(nèi)容不一致。在合同中盡量使用規(guī)范性用語(yǔ)，表達(dá)是否清晰、合同邏輯是否前后一致，合同所涉專業(yè)技術(shù)條款是否符合行業(yè)技術(shù)規(guī)范和要求等。避免因用語(yǔ)不規(guī)范造成歧義。

（2）對(duì)合同標(biāo)的進(jìn)行審查時(shí)重點(diǎn)關(guān)注法律是否有特別規(guī)定，比如禁止流通物或者限制流通物。對(duì)于加工承攬合同，除了要保留樣本外，建議對(duì)樣本有詳細(xì)的文字說(shuō)明，防止因樣品保管不善造成缺失。

（3）合同的價(jià)款和履行期限，根據(jù)合同的性質(zhì)，以及有利于我方的原則，合同可以選擇分期支付，如果合同內(nèi)容有質(zhì)保期的要求，建議保留部分支付價(jià)款待質(zhì)保期結(jié)束后再行支付。對(duì)于價(jià)款的支付方式，選擇匯款方式進(jìn)行支付，以收到對(duì)方開具發(fā)票后幾日內(nèi)再行付款。

（4）合同中關(guān)于違約責(zé)任的規(guī)定，避免使用類似于“對(duì)方違約的，由違約方賠償守約方所受的損失”等概括性說(shuō)明，盡量細(xì)化，以金額或者合同標(biāo)的額百分比的方式承擔(dān)違約責(zé)任。

（5）合同中約定的爭(zhēng)議解決方法，有些單位均要求使用訴訟的方式解決爭(zhēng)議，其實(shí)仲裁在有些案件處理中反而是更好的選擇。比如標(biāo)的額較小，權(quán)利義務(wù)關(guān)系明確，選擇仲裁的方式相對(duì)于訴訟更有利于節(jié)約資源，節(jié)省時(shí)間，爭(zhēng)取最大限度維護(hù)企業(yè)自身的合法權(quán)益。同時(shí)合同條款不能既約定訴訟又約定仲裁，該條款視為無(wú)效條款。

（6）關(guān)注合同的生效條款約定，有的條款約定簽字并蓋章生效，有的條款約定生效條件或者期限。根據(jù)合同具體內(nèi)容，充分考慮法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記等手續(xù)，合同方能生效的情形，以及合同當(dāng)事人約定必須辦理公證或主管部門批準(zhǔn)同意等手續(xù)合同方能生效的情形。

（三）其他注意事項(xiàng)

1.簽章

合同對(duì)方如果是企業(yè)法人或者其他組織，除加蓋單位印章外還需要法定代表人的簽字，如果是授權(quán)委托人簽字，需要向?qū)Ψ剿饕跈?quán)委托書，同時(shí)關(guān)注授權(quán)委托書授權(quán)的內(nèi)容。如果是公民個(gè)人簽字，則要求其本人簽名。對(duì)于兩頁(yè)以上的合同，還應(yīng)當(dāng)加蓋騎縫章，附件作為合同的一部分也在蓋騎縫章的范圍內(nèi)。關(guān)注所有的印章和簽字均應(yīng)當(dāng)清晰、完整。

2.核查

為了方便合同的簽訂，各單位會(huì)有重復(fù)使用的合同模板，此時(shí)要關(guān)注所有空白格是否全部都填寫完畢。合同內(nèi)容是否連續(xù)，不要出現(xiàn)空行。尤其是合同日期，在合同歸檔中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)合同日期欄全部都空白，對(duì)于時(shí)限性較強(qiáng)的合同，要特別關(guān)注日期的填寫。

3.合同附件

注意合同附件的內(nèi)容和主合同的名稱要一致，不能因?yàn)槭歉郊雎愿郊膬?nèi)容，大多數(shù)合同的附件是非常重要的，要按照主合同同等對(duì)待。

4.急合同的審核

部分單位在上報(bào)需要審核的合同時(shí)要求特別急，對(duì)于法務(wù)工作人員來(lái)說(shuō)是個(gè)挑戰(zhàn)，因?yàn)樵诙虝r(shí)間不可能對(duì)有關(guān)合同的狀況全部了解清楚，而且一旦合同審核出現(xiàn)紕漏，所有責(zé)任有可能歸咎到法務(wù)部門。在這種情況下，首先要盡可能的讓對(duì)方說(shuō)明合同簽訂的背景和目的，通過(guò)批注的方式對(duì)合同條款進(jìn)行審核，同時(shí)要求上報(bào)單位補(bǔ)充合同未能及時(shí)報(bào)審的書面說(shuō)明。最后需要說(shuō)明的是所有的工作都是需要各部門相互配合才能完成的，關(guān)于急合同的審理法務(wù)不能因?yàn)椴环蠄?bào)審要求不進(jìn)行審理，關(guān)鍵是如何有效的去預(yù)防，讓各單位對(duì)報(bào)審合同流程有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)。

三、合同審核的發(fā)展方向

法務(wù)部門在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，其中合同審核是法務(wù)部門參與企業(yè)經(jīng)驗(yàn)管理的主要手段，從以前的合同審核流于形式到今天的百分百合同審核，體現(xiàn)了依法治企的觀念全面滲透到企業(yè)管理中的各個(gè)領(lǐng)域。

為不斷發(fā)揮法務(wù)部門合同審核的作用，保證及時(shí)、高效、規(guī)范的審核，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，開發(fā)合同線上審核的管理平臺(tái)將是未來(lái)合同審核發(fā)展的趨勢(shì)。合同線上審核有哪些優(yōu)勢(shì)呢？

首先合同線上審核規(guī)范了操作流程，因線上審核的痕跡的可修改性，保證了合同審核從上報(bào)、審核、反饋、簽批等每一個(gè)環(huán)節(jié)的真實(shí)性。

其次合同線上審核提高了效率，一般合同審核完畢后需要層層報(bào)批，合同線上審核解決了報(bào)批等人、找人難的問(wèn)題，一部手機(jī)既可以解決合同審批問(wèn)題。

最后，合同線上審核能夠有效的利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，將合同進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，為今后合同審核的真該提供更為有利的數(shù)據(jù)支撐。

隨著我國(guó)法律法規(guī)的不斷完善，依法治企是時(shí)代發(fā)展的必然選擇，合同管理是企業(yè)管理中循序漸進(jìn)的過(guò)程，是循環(huán)往復(fù)，不斷提高的過(guò)程，直接關(guān)系到企業(yè)發(fā)展的命運(yùn)。對(duì)于合同的管理決不能馬虎大意，做好合同管理的把關(guān)工作，提高企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防范能力，是切實(shí)保證企業(yè)的合法權(quán)益的重要保障。

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作者簡(jiǎn)介：

趙真珍（1982.1～ ），女，漢族，河北涿州人，學(xué)士，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師。