加強公積金檔案管理的幾點思考

文/宜昌住房公積金管理中心 王莉

現(xiàn)階段，我國住房公積金業(yè)務(wù)和住房貸款數(shù)量越來越多，促使住房公積金檔案數(shù)量不斷增加，也相應增加了住房公積金的擁有量和使用量，怎樣加大新形勢下住房公積金檔案管理的力度，有效解決住房公積金檔案中突出的問題和風險隱患，已成為住房公積金管理急需解決的問題。

一、提高檔案管理認識，落實相關(guān)責任歸屬

住房公積金中心管理層要改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，應對檔案管理在公積金管理工作中所占據(jù)的重要位置有更加充分的認識，應該知道檔案真實記錄了住房公積金的日常業(yè)務(wù)，檔案管理不僅是一個單位規(guī)范化管理的基本要求，同時保障了公積金貸款風險的防范與化解、住房保障體系的建立健全、信用社會和諧社會的構(gòu)建，所以將檔案管理工作做好對住房公積金工作的順利開展極為有利，只有將人的主觀認識提高了，才能把人的主觀能動性充分發(fā)揮出來，真正將檔案管理工作提高，使其上升到更高的層次。住房公積金檔案管理包括繳存和提取住房公積金、公務(wù)管理、財務(wù)會計和個人住房公積金貸款等諸多類型，所以，要以住房公積金管理中心檔案室為中心，使各種檔案的業(yè)務(wù)部門可以充分相互協(xié)調(diào)的網(wǎng)絡(luò)管理體系構(gòu)建起來，把責任落實到人頭，加大日常工作的監(jiān)督力度，對科學的考核、激勵和獎懲機制予以建立，讓所有人都能擔負起自己的責任。

二、健全檔案管理制度，提高管理質(zhì)量

首先，對崗位責任制予以完善，緊緊圍繞檔案規(guī)范化管理，立足于各個工作環(huán)節(jié)，對住房公積金管理操作規(guī)范予以制定，并結(jié)合實踐積累的管理經(jīng)驗制定檔案規(guī)范化管理的制度和操作規(guī)則，嚴格操作，加大系統(tǒng)維護和檔案管理力度，第一時間歸檔和備份數(shù)據(jù)，對風險予以有效防范。其次，加大后臺監(jiān)控力度，后臺復核、稽核應雙雙核實前臺操作員的操作，避免憑證丟失、數(shù)據(jù)缺乏真實性，使檔案資料的準確性和真實性得到保證。最后，將電算化制度建立起來，并以電子檔案的形勢收集住房公積金檔案資料，利用備份、上傳、檢索、下載和還原，并針對檔案的收集、整理、裝訂和規(guī)定制定詳細的管理規(guī)范，集中統(tǒng)一保管，使其安全性和完整性得到保證。

三、完善住房公積金檔案的管理機制

第一，必須要對管理予以完善，在管理住房公積金的時候要積極運用規(guī)范、科學的方法，要和實際相協(xié)調(diào)，更要認真分析實際情況，積極開展工作指導和考察。同時積極實行有效的監(jiān)督，一方面是加大外部監(jiān)督力度。在公積金檔案管理得到不斷優(yōu)化的形勢下，各個檔案管理部門的發(fā)展腳步也越來越快，在這一過程中，必須實行有效監(jiān)管，要對相關(guān)的檔案管理職責部門予以設(shè)立，包括利用監(jiān)督檔案等，都要做好準備，如要對公積金管理的主要監(jiān)管部門予以明確，要積極審核檔案的利用，人民銀行和銀監(jiān)會負責監(jiān)管公積金的貸款和繳存等。另一方面，以內(nèi)部監(jiān)督為切入點，要重視相關(guān)檔案管理過程中，主要以人們對公積金檔案的利用價值為中心，借助有效的協(xié)調(diào)工作，將內(nèi)部的有效控制提高，在使用公積金檔案的時候要實行全程跟蹤，包括升級相關(guān)的管理軟件，將安全管理監(jiān)督效果提高?？梢栽O(shè)定單獨的檔案監(jiān)管部門，立足于此，監(jiān)督公積金檔案的有效管理，使其發(fā)展更為有效。

四、加強隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員專業(yè)水平

住房公積金檔案管理過程較復雜，在管理中也會遇到各種各樣的問題，因此應和時代發(fā)展保持同步，主要確保管理的有效性，逐步從業(yè)務(wù)科室單獨管理向檔案部門的統(tǒng)一管理轉(zhuǎn)變，借助將管理水平提高，使管理更為科學，在這一過程中更應注重提高檔案管理人員的水平，并對檔案人員的專業(yè)水平進行深入分析。和實踐相結(jié)合總結(jié)出以下幾個方面隊伍建設(shè)的措施：首先，引進檔案管理專業(yè)性人才。檔案管理過程中需要借助引入人才實現(xiàn)管理效率的提高，要立足于檔案管理規(guī)模的大小，對人員編制予以增加，引進檔案管理的專業(yè)性人才，使檔案管理的科學化水平提高，這樣才可以和時代發(fā)展保持同步，增強檔案管理的科學性。其次，加大管理人員專業(yè)化培訓力度。檔案管理人員應主動學習最近幾年的檔案管理新觀念、新方法和新理論以及檔案法律法規(guī)，并積極和檔案行政管理部門溝通、學習，以此使檔案學科知識得到增強，實現(xiàn)檔案管理水平的提升。最后，加大學習住房公積金各項業(yè)務(wù)知識。住房公積金檔案管理人員應積極學習住房公積金各項業(yè)務(wù)，借助提高自身的業(yè)務(wù)水平，顯著提升住房公積金檔案管理的業(yè)務(wù)水平和工作能力。

五、結(jié)語

對于住房公積金管理而言，住房公積金檔案管理發(fā)揮著極為重要的作用，盡管現(xiàn)階段的住房公積金檔案管理工作仍有很多問題存在，但是筆者相信在各級相關(guān)部門高度重視此項工作的前提下，檔案管理工作必然會得到極大的完善，進而促進住房公積金事業(yè)的穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。