醫(yī)院公文管理中存在的問題及對(duì)策
——以泰州市人民醫(yī)院為例

文/泰州市人民醫(yī)院 高琴

醫(yī)院公文代表著醫(yī)院的形象，無論是下發(fā)院內(nèi)的公文還是呈送上級(jí)機(jī)關(guān)單位的公文，都不容許有一絲瑕疵，而且醫(yī)院公文管理也是醫(yī)院管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，公文處理的效率直接影響著醫(yī)院行政部門工作的運(yùn)行效率，因此公文管理的重要性不言而喻。由于醫(yī)院機(jī)構(gòu)性質(zhì)及管理等方面的原因，我院公文管理中存在著一些亟待解決的問題，為了有效解決這些問題，筆者從人員、制度、管理、方法等方面全方位提出解決對(duì)策，以期提升我院公文管理水平，同時(shí)也期望能為其他存在相同問題的醫(yī)院提供可復(fù)制、借鑒之處。

一、存在的問題

（一）公文處理缺乏專業(yè)性。1.辦文人員非專業(yè)性。一方面我院行政人員組成主要是臨床醫(yī)生、護(hù)士轉(zhuǎn)崗，近5年來招了一些專業(yè)的管理人員，但是并沒有招聘或者未招到專業(yè)的文秘人員；另一方面，對(duì)于現(xiàn)行的辦文人員，醫(yī)院并沒有給他們提供公文處理方面的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，因此，現(xiàn)行辦文人員都不具備系統(tǒng)化、專業(yè)化的公文處理知識(shí)。2.經(jīng)驗(yàn)性辦文。我院公文處理工作，一直都是由原辦文人員經(jīng)驗(yàn)性傳教，一批批傳承下來的辦文知識(shí)和處理模式，并沒有經(jīng)過系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，因此一直以來我院都是經(jīng)驗(yàn)性辦文。由于辦文工作沒有專業(yè)化的人員指導(dǎo)，沒有專業(yè)的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，也沒有與時(shí)俱進(jìn)，而僅憑傳承的經(jīng)驗(yàn)辦文，公文處理工作中勢(shì)必會(huì)存在“不為人知”的不規(guī)范性，甚至錯(cuò)誤。

（二）公文管理制度不健全。我院現(xiàn)行公文管理方面的文件只有簡(jiǎn)單流程圖和文件收發(fā)員職責(zé)這2個(gè)文件，這2個(gè)文件對(duì)實(shí)際并沒有有效的指導(dǎo)意義。沒有醫(yī)院層面對(duì)公文處理工作指導(dǎo)性、規(guī)范性的文件，沒有對(duì)文公處理流程中的人員或處室相應(yīng)要求、追責(zé)、考核及獎(jiǎng)懲機(jī)制，沒有密級(jí)公文處理、公文撤銷、廢止、更改等相關(guān)規(guī)定，總之缺少公文處理工作規(guī)范性文件。

（三）領(lǐng)導(dǎo)不重視。醫(yī)院的主要職責(zé)就是治病救人，保衛(wèi)百姓健康，不是專業(yè)的行政機(jī)關(guān)，因此醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的工作重心和管理重點(diǎn)都放在醫(yī)療業(yè)務(wù)上，對(duì)于公文管理不太“感冒”。再加上醫(yī)院的中層管理者（包括院辦主任）和最高決策層原先幾乎都是醫(yī)療、護(hù)理專業(yè)的醫(yī)生和護(hù)士，并不具備公文方面的知識(shí)，也不了解公文運(yùn)作的要求和規(guī)范，何談公文管理呢？

（四）公文處理不嚴(yán)肅。1.形式主義。發(fā)文流程中公文審核人員只是簽字了事，并不對(duì)公文的具體內(nèi)容進(jìn)行把關(guān)，只對(duì)事情做個(gè)知曉即推往下個(gè)環(huán)節(jié)，公文格式及內(nèi)容的文字、語(yǔ)法錯(cuò)誤全部依賴最后那一個(gè)環(huán)節(jié)中的院辦辦文人員。這樣既加重了院辦辦文人員的審核負(fù)擔(dān)，而且由于院辦辦文人員對(duì)于各部門的工作并不熟知，容易導(dǎo)致公文內(nèi)容中的實(shí)質(zhì)性差誤審不出來。2.規(guī)范性差。各部門送至院辦的公文，沒有依照《公文格式規(guī)范》進(jìn)行編排即送往院辦公室辦文人員，全部依賴院辦的辦文人員進(jìn)行編排。對(duì)于各部門收到醫(yī)院層面的公文或上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)需辦理的公文，并沒有進(jìn)行規(guī)范化的保管，以致文件遺失，后期無法追溯。3.時(shí)效性差。由于醫(yī)院公文沒有借助現(xiàn)代化的電子手段，文件的請(qǐng)示匯報(bào)仍然是最原始的手工簽批，文件的保存也是最原始的紙質(zhì)歸檔，對(duì)于上級(jí)來文領(lǐng)導(dǎo)批示也不明確，因此文件辦理經(jīng)常滯后。4.隨意性強(qiáng)。由于缺乏醫(yī)院層面的規(guī)章制度，導(dǎo)致醫(yī)院公文的擬制、撤銷、廢止、更改隨意性強(qiáng)。

（五）公文處理方式落伍?，F(xiàn)在是信息化的時(shí)代，各行各業(yè)對(duì)于公文的處理都已積極應(yīng)用電子化的手段，以此提高公文處理的質(zhì)量和效率，全國(guó)各級(jí)醫(yī)院尤其是三甲醫(yī)院也不例外。那些領(lǐng)先型的三甲綜合性醫(yī)院，比如中日友好醫(yī)院、省人醫(yī)、蘇北人民醫(yī)院、華西醫(yī)院、北京協(xié)和醫(yī)院等等，它們?cè)缇蛯⒐墓芾砉ぷ麟娮踊蟠筇岣吡斯奶幚碣|(zhì)量和效率。作為三甲綜合性醫(yī)院之一，我院是后起之秀，與領(lǐng)先型三甲醫(yī)院相比，仍有一定的差距，但是我院的規(guī)模和威望在當(dāng)?shù)匾彩鞘浊恢傅?。就公文管理而言，我院還延用傳統(tǒng)公文處理模式，沒有與時(shí)俱進(jìn)，與大勢(shì)不符，與我院的綜合實(shí)力不匹配。

二、建議與對(duì)策

（一）提高辦文人員的專業(yè)性。1.引進(jìn)專業(yè)性人員。既然我院缺乏專業(yè)性的文秘人員，首先考慮的就是招聘這方面的人才，從人力成本出發(fā)，可以考慮招聘勞務(wù)派遣性質(zhì)的文員，這樣性價(jià)比高。2.培訓(xùn)辦文人員。通過“請(qǐng)進(jìn)來、送出去”的方式培訓(xùn)醫(yī)院現(xiàn)行辦文人員。（1）請(qǐng)進(jìn)來?？梢酝ㄟ^邀請(qǐng)?jiān)和鈱＜?、教授開展講座，培訓(xùn)辦文人員，使他們能夠接受系統(tǒng)化、專業(yè)化的訓(xùn)練；（2）送出去?？梢酝ㄟ^進(jìn)修、繼續(xù)教育、機(jī)關(guān)單位辦公室借用等方式送出去培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓辦文人員在實(shí)踐中汲取專業(yè)知識(shí)，提高他們理論聯(lián)系實(shí)際的能力及實(shí)際業(yè)務(wù)水平。（3）固定化、常態(tài)化。對(duì)辦文培訓(xùn)方式固定化、常態(tài)化，以保證辦文人員學(xué)習(xí)的知識(shí)系統(tǒng)化、專業(yè)化、最新化。

（二）完善辦文制度。1.制定我院“關(guān)于行政公文發(fā)文辦理流程的規(guī)定”。我院現(xiàn)行公文處理流程的文件，就是一個(gè)簡(jiǎn)單的流程圖，指導(dǎo)性意義不大。建議建立制定公文處理流程的規(guī)定，對(duì)收發(fā)文流程進(jìn)一步規(guī)范，明確各個(gè)環(huán)節(jié)經(jīng)辦人的職責(zé)，規(guī)范公文處理的流程。2.制定我院“公文處理辦法”。對(duì)公文種類和形式、公文格式、行文規(guī)則、發(fā)文收文辦理、公文歸檔、公文管理等進(jìn)行嚴(yán)格、詳細(xì)的要求，并詳細(xì)附上各類公文板式的樣式，使得該公文處理辦法具備較強(qiáng)的實(shí)踐操作性，促進(jìn)公文管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。3.制定我院“辦文人員或科室責(zé)任考核機(jī)制”。對(duì)辦文過程中各環(huán)節(jié)涉及的經(jīng)辦人或科室提出嚴(yán)格要求，保證公文運(yùn)作的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性。由院辦進(jìn)行考核，對(duì)于公文辦理過程出現(xiàn)的差錯(cuò)、推諉、拖沓、糊弄、保管不力，追責(zé)到人，并與人員及科室年度考核掛鉤。

（三）增強(qiáng)醫(yī)院公文管理的意識(shí)。醫(yī)院既作為行政部門也作為公共服務(wù)窗口，承擔(dān)的任務(wù)較為艱巨，做好醫(yī)院日常公文的管理工作，既能提高醫(yī)院的辦公效率，簡(jiǎn)化內(nèi)部辦公流程，也能節(jié)約最大的醫(yī)療資源為廣大患者服務(wù)。因此，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)辦公室公文管理工作的重視，從領(lǐng)導(dǎo)到普通人員都應(yīng)該樹立公文管理的意識(shí)，把公文管理當(dāng)成一個(gè)重要的工作來做，真正提高醫(yī)院辦公室公文管理的水平，最終服務(wù)于整個(gè)醫(yī)院系統(tǒng)。

（四）推行公文管理方式信息化。1.信息化的好處。（1）便捷高效。醫(yī)院?jiǎn)⒂棉k公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）公文管理模塊辦文效率明顯提高，如“表1”所示。效率不僅僅是時(shí)間的縮短，還體現(xiàn)在對(duì)文件的查詢、追蹤和督辦上，在辦公自動(dòng)系統(tǒng)中，流程中各環(huán)節(jié)處理者只要輸入公文關(guān)鍵要素進(jìn)行搜索，便可準(zhǔn)確、快捷查詢公文當(dāng)前處理情況。（2）節(jié)約成本。以電子公文形式為介質(zhì)，可實(shí)現(xiàn)公文管理的無紙化辦公，節(jié)約了紙、墨資源，告別、手工勞動(dòng)方式，節(jié)省了人力和時(shí)間，降低了辦公成本，與綠色辦公、低碳環(huán)保政策相契合。（3）實(shí)現(xiàn)公文電子歸檔。在OA系統(tǒng)公文管理模塊中，點(diǎn)擊“公文歸檔”即可瞬間完成電子歸檔，填補(bǔ)了傳統(tǒng)公文管理電子檔案的空白，為日后查詢、統(tǒng)計(jì)等工作提供了很大便利。2.信息化的可行性。目前我院OA系統(tǒng)也有公文管理模塊，但是并沒有啟用，如果我院將公文管理工作信息化，不需要再大量投入資金，只需結(jié)合我院辦文實(shí)際，對(duì)OA系統(tǒng)的公文管理模塊稍加整改，即可投入使用。對(duì)于辦文人員而言，只需更新他們的觀念、改變習(xí)慣、稍加培訓(xùn)即可對(duì)OA系統(tǒng)辦文上手。

表1 啟用OA公文管理模塊前后公文辦理時(shí)間對(duì)比表

現(xiàn)在是信息化時(shí)代，面對(duì)公文管理信息化的諸多好處，以及我院公文管理信息化擁有OA系統(tǒng)平臺(tái)這個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，在不加大醫(yī)院經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)的基礎(chǔ)上，醫(yī)院急需轉(zhuǎn)變觀念、習(xí)慣，將公文管理方式信息化，以期提高我院公文管理質(zhì)量和效率。