高校學(xué)術(shù)會議服務(wù)團(tuán)隊(duì)工作技巧探討

文/四川大學(xué)高分子材料工程國家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室 范敏敏 唐艷 王迪 王勤 劉怡靜

高等院校舉辦學(xué)術(shù)會議是學(xué)科建設(shè)的重要內(nèi)容，該類會議的成功舉辦對提升學(xué)科社會影響力和知名度尤為重要。學(xué)術(shù)會議是前沿科技的快速交流平臺，參會者不僅能夠在會議上匯報(bào)自己的最新科研進(jìn)展和新型理論思想，展示和提升自身價(jià)值，而且可以了解同行學(xué)術(shù)大師的科研動(dòng)態(tài)，借鑒科研經(jīng)驗(yàn)。但大型學(xué)術(shù)會議的會務(wù)工作繁復(fù)，會議組織者必須面面俱到籌備會前、會中、會后的各項(xiàng)事宜，才能確保會議順利召開，最終達(dá)到正面宣傳高校的效果。然而高校大型學(xué)術(shù)會議的組織者通常不是專職會務(wù)工作人員，因此如何在做好日常工作的同時(shí)，處理好各項(xiàng)會務(wù)工作便成了工作的難點(diǎn)。本文結(jié)合作者自身在辦會服務(wù)方面的工作經(jīng)驗(yàn)，探討高校學(xué)術(shù)會議組織技巧，以供高校管理同行參考。

一、加強(qiáng)全流程數(shù)字會議服務(wù)

會議組織階段的工作重要且繁瑣，在做好會議籌備的基礎(chǔ)上，采用數(shù)字化先進(jìn)手段科學(xué)管理會議通知、會議聯(lián)絡(luò)宣傳等環(huán)節(jié)可達(dá)到事半功倍的效果。通常，會議宣傳和會議通知采用郵件發(fā)送的方式進(jìn)行，這種通知形式看似簡單，實(shí)際上存在重發(fā)、錯(cuò)發(fā)或漏發(fā)的問題，且大批量發(fā)送會議信息容易被服務(wù)器誤認(rèn)為垃圾廣告郵件，退信的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。此外，后期收集參會人信息時(shí)需要會務(wù)工作者逐一下載參會人參會回執(zhí)，再進(jìn)行歸檔統(tǒng)計(jì)，工作量巨大且易出錯(cuò)。近年來，會議網(wǎng)站和各種移動(dòng)終端公眾平臺（如微信、QQ）的建立為會議的籌備工作帶來了莫大的便利，可廣泛地吸引廣大科研工作者積極參會，提高會議影響力，是當(dāng)下最為流行且高效的會議宣傳模式。借助網(wǎng)站和移動(dòng)終端公眾平臺，參會者不僅可以及時(shí)、準(zhǔn)確地查看會議宣傳信息，而且可以在線提交參會住宿、報(bào)告等回執(zhí)信息。與此同時(shí)，會務(wù)工作者可通過網(wǎng)站和移動(dòng)終端后臺快速導(dǎo)出參會者提交的各類信息，及時(shí)掌握會議規(guī)模、與會專家或報(bào)告人的學(xué)術(shù)層次以及會議期間各項(xiàng)工作的安排布置，實(shí)現(xiàn)高效、便捷地管理。當(dāng)然，對于必須采用郵件發(fā)放的部分會務(wù)工作，則可通過word的郵件合并功能結(jié)合office中的outlook進(jìn)行分別發(fā)送，可以避免遭到郵箱運(yùn)營商及反垃圾組織的打擊，保障群發(fā)郵件的安全送達(dá)。

二、會議服務(wù)管理團(tuán)隊(duì)化

高校學(xué)術(shù)會議籌備工作繁瑣、忙碌，工作量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出一個(gè)人的能力范圍，進(jìn)行團(tuán)隊(duì)協(xié)作勢在必行。會議組織需圍繞“組織人員”和“任務(wù)分工”來進(jìn)行，不僅需要確定組織人員的角色、具體任務(wù)，而且需進(jìn)行任務(wù)描述、確定會議議程、形成會議紀(jì)要等。團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)者需凝聚團(tuán)隊(duì)力量按計(jì)劃完成各項(xiàng)任務(wù)，確保團(tuán)隊(duì)成員明確具體行動(dòng)和計(jì)劃等；團(tuán)隊(duì)的參與者則需積極參與會務(wù)組織討論、明確自身職責(zé)、按時(shí)完成所分配任務(wù)等。另外，高校學(xué)術(shù)會議通常會邀請學(xué)生志愿者參與會議組織工作，通過專門的會務(wù)培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)加強(qiáng)對學(xué)生志愿者的培訓(xùn)便成了重要環(huán)節(jié)。通過必要的組織培訓(xùn)和指導(dǎo)，學(xué)生志愿者可以快速地掌握會議注冊、會場服務(wù)等環(huán)節(jié)的各項(xiàng)事宜，從而保障會務(wù)工作的順利進(jìn)行。近幾年來，高分子材料工程國家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室平均每年主辦或承辦國際、國內(nèi)學(xué)術(shù)會議5次，大強(qiáng)度的會務(wù)工作勢必引導(dǎo)會議服務(wù)向團(tuán)隊(duì)化方向發(fā)展。比如，在會務(wù)工作開展前，會務(wù)團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)者會提前以一個(gè)系統(tǒng)的方式制作詳細(xì)的會務(wù)操作手冊，詳細(xì)說明會務(wù)工作各環(huán)節(jié)所需準(zhǔn)備的物品和具體負(fù)責(zé)人，同時(shí)讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)參與者清楚整個(gè)會務(wù)的全部流程，明確自己在不同時(shí)間和地點(diǎn)的具體工作任務(wù)。通過團(tuán)隊(duì)協(xié)作，不僅可以使復(fù)雜的會務(wù)工作分工細(xì)化、責(zé)任到人，避免團(tuán)隊(duì)成員分工不合理現(xiàn)象的發(fā)生，而且可以向各位會務(wù)參與者樹立精誠合作、團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)的意識，有利促進(jìn)各項(xiàng)會務(wù)工作有條不紊地開展。

三、注重細(xì)節(jié)做好會務(wù)服務(wù)

會務(wù)服務(wù)直接影響到會議的質(zhì)量和效果，而會務(wù)服務(wù)的質(zhì)量取決于細(xì)節(jié)。細(xì)節(jié)往往因其“小”，而容易被人忽視，掉以輕心；因其“細(xì)”，也常常使人感到繁瑣，不屑一顧。但就是這些小事和細(xì)節(jié)，往往是事情發(fā)展的關(guān)鍵和突破口，是關(guān)系會議成敗的雙刃劍。在會前的準(zhǔn)備工作中，需反復(fù)確認(rèn)核對會務(wù)資料是否完善、指示牌擺放是否正確，話筒、投影等硬件設(shè)施是否正常。會議期間需切實(shí)做好會場內(nèi)和會場外服務(wù)，包括會議報(bào)到注冊、食宿安排、車輛安排、引導(dǎo)入座、會議記錄、錄音攝像等環(huán)節(jié)。只有熱情細(xì)致地做好各項(xiàng)服務(wù)工作，才能有機(jī)地銜接各個(gè)環(huán)節(jié)。根據(jù)以往辦會經(jīng)驗(yàn)，高分子材料工程國家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室通常會在會場設(shè)置會務(wù)值班室，由專人收集和發(fā)送會議的相關(guān)信息，并負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)會議期間各種突發(fā)事件，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)事宜。通過這種會務(wù)值班室的設(shè)立，一是可以暢通大會籌備各類事項(xiàng)，加強(qiáng)與參會代表的溝通聯(lián)系，便于上傳下達(dá)、溝通和緊急事件處理，更高效地為參會代表提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二是可以緊盯細(xì)節(jié)，整體把握會場情況。除了會務(wù)值班室，還會為各分會場指派具體負(fù)責(zé)人和志愿者，緊盯住各種細(xì)節(jié)，比如準(zhǔn)備一套會議主持詞交給會場主持人，以方便其把握會議議程；準(zhǔn)備備用電腦、投影儀、話筒、激光筆等硬件設(shè)施，以備不時(shí)之需；提前在會場入口處張貼會議日程海報(bào)、報(bào)告人介紹海報(bào)等；提前聯(lián)系報(bào)告人將PPT送至分會場調(diào)試；會議開始前負(fù)責(zé)會場人數(shù)清點(diǎn)工作，會前5分鐘及時(shí)提醒尚未到場的參會代表；會中負(fù)責(zé)PPT切換服務(wù)、檢查會議音響、室溫、通風(fēng)等情況，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整；維護(hù)會場秩序，提醒參會人員將手機(jī)調(diào)成靜音等。如遇報(bào)告人缺席臨時(shí)取消報(bào)告，及時(shí)修改報(bào)告議程，并通知會場主持人通知與會者當(dāng)日修改報(bào)告順序。另外，要指派專人做好會議的安全工作，保障會議的順利進(jìn)行。特別是大型會議參與人多且雜，會務(wù)組要保障所有參會人員在會議舉辦期間的安全，確保不發(fā)生任何安全事故。

四、善始善終做好會后會務(wù)工作

會務(wù)工作不會因會議日程結(jié)束而完成。首先要統(tǒng)籌做好會后服務(wù)工作，組織協(xié)調(diào)參會代表辦好離會手續(xù)，如向代表開具帶有公章的參會證明等。其次，為了提高今后辦會水平，需及時(shí)整理歸檔會議資料，如會議方案、會議通知、會議須知、會議議程、邀請函、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、會議記錄、會議期間照片和視頻資料、參會人員注冊簽到表、會議論文摘要集以及相關(guān)財(cái)務(wù)票據(jù)等材料。收集整理會議相關(guān)資料的工作需貫穿會議工作的始終，并將收集資料分類匯編，以備今后查詢。最后，需全面做好會后總結(jié)工作，總結(jié)會務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，修改和完善辦會的工作流程、規(guī)則等，為今后會議提供參考。

五、結(jié)束語

一次大型學(xué)術(shù)會議對于會務(wù)工作者而言，既是一次嚴(yán)格的考驗(yàn)，也是一次難得的鍛煉機(jī)會。一次大型學(xué)術(shù)會議的圓滿結(jié)束是會務(wù)工作者們共同努力的結(jié)果。作為會務(wù)工作者應(yīng)時(shí)刻保持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的工作狀態(tài)，及時(shí)溝通、共同協(xié)作，從“會前奠定基礎(chǔ)、會中保駕護(hù)航、會后總結(jié)成果”三個(gè)方面，積極創(chuàng)新會務(wù)工作新思路、新方法，在保障人力、物力、財(cái)力的同時(shí)，更高效地組織大型學(xué)術(shù)會議，為提升高校學(xué)術(shù)水平和學(xué)者們的科學(xué)素質(zhì)發(fā)揮積極作用。