高校辦公自動化應用與推廣研究
——基于上海旅游高等?？茖W校辦公自動化實踐

文/上海旅游高等?？茖W校 武婕

一、學校OA系統(tǒng)應用現(xiàn)狀分析

上海旅游高等?？茖W校辦公自動化系統(tǒng)是在校園網(wǎng)建設的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)與內(nèi)網(wǎng)無縫對接，其功能主要有公文管理、會議管理、事務管理、個人辦公、公共服務、資源管理六大模塊組成。

（一）工作效率影響因素分析。OA系統(tǒng)能否得到廣泛應用和全面普及的主要因素就是該系統(tǒng)是否能夠真正提高對各項業(yè)務處理工作的效率和質(zhì)量，通過問卷調(diào)查得出，50%的受訪者認為信息化手段支持不夠?qū)е鹿ぷ餍式档停?7%的受訪者認為工作執(zhí)行不到位影響了工作效率，41%的受訪者認為工作程序繁瑣，流程重復影響了工作效率，30%的受訪者認為部門之間職責不清，互相推脫影響了工作效率，19%的受訪者認為缺乏技能培訓影響了工作效率。一方面表明學校當前在各項工作處理程序和監(jiān)督管理上不夠嚴格規(guī)范。另一方面也表明學校當前使用信息化技術(shù)手段開展各項工作的建設力度不夠。

（二）OA系統(tǒng)使用情況分析。我校OA系統(tǒng)全面投入運行時間與上海其他高校相比較晚，目前仍在不斷摸索、不斷完善的階段。通過問卷調(diào)查分析得出的數(shù)據(jù)顯示，學校有53%的受訪者使用過OA系統(tǒng)，47%的受訪者還未使用過OA系統(tǒng)。這一方面說明OA系統(tǒng)在學校的日常行政管理工作中正在逐漸替代傳統(tǒng)辦公模式，成為各部門工作人員處理日常工作的主要方式。另一方面也表明OA系統(tǒng)在我校的宣傳推廣力度不夠，普及率比較低。

（三）OA系統(tǒng)應用價值分析。OA系統(tǒng)在高校推廣過程中，在提高工作效率、規(guī)范工作程序、節(jié)約人力資源、加快無紙化辦公方面取得了一定成效。通過問卷調(diào)查，69%的受訪者認為OA系統(tǒng)公文查詢功能利于提高工作效率，59%的受訪者認為信息發(fā)布功能利于提高工作效率，31%的受訪者認為個人信息功能利于提高工作效率，3%的受訪者認為公文審批功能利于提高工作效率。一方面表明我校OA系統(tǒng)得到了各部門工作人員認同。另一方面也表明目前OA系統(tǒng)主要還是應用于學校的公文管理和信息發(fā)布方面，其他功能模塊沒有充分發(fā)揮其優(yōu)勢。

（四）OA系統(tǒng)界面設計操作性分析。在高校教職工計算機操作水平參差不齊、老教職工對新事物接受能力較慢的情況下，OA系統(tǒng)是否操作方便至關(guān)重要。通過調(diào)查分析，6%的受訪者認為符合自己工作要求，78%的受訪者認為基本符合自己要求，13%的受訪者認為不符合，其中認為不符合自己操作要求的主要原因是界面設計不夠便捷，各功能設計不夠明晰。一方面表明學校當前OA系統(tǒng)界面設計基本符合教職工的要求。另一方面也表明學校OA系統(tǒng)的界面設計存在缺陷，還有進一步完善和提升的空間。

（五）OA系統(tǒng)功能模塊利用率分析。通過調(diào)查了解，有88%的受訪者比較關(guān)注OA系統(tǒng)通知欄，81%的受訪者關(guān)注待辦事項，28%的受訪者會關(guān)注OA系統(tǒng)服務中心模塊，25%的受訪者關(guān)注應用中心模塊，50%的受訪者關(guān)注學校最新發(fā)文模塊。表明教職工對OA系統(tǒng)中與自身工作聯(lián)系緊密部分比較關(guān)注，為OA系統(tǒng)的順利推廣和全面普及樹立了信心。

二、學校OA系統(tǒng)問題研究

（一）兼容性問題。由于辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)和設計在整個計算機信息技術(shù)發(fā)展過程中仍處于初級階段，在技術(shù)方面仍存在不少缺陷，尤其是對瀏覽器、操作系統(tǒng)等版本有特殊要求，常常出現(xiàn)兼容性問題，導致在計算機上無法流暢實現(xiàn)所有功能。

（二）無專職技術(shù)人員。OA系統(tǒng)技術(shù)含量高，對工作人員的專業(yè)操作技能要求也高，本校在這方面問題顯著。OA系統(tǒng)需要專業(yè)技術(shù)人員進行維護、更新、升級以及解決在使用過程中出現(xiàn)的各種問題，學校目前無專職技術(shù)人員負責該項工作，只能通過網(wǎng)上直接聯(lián)系外包公司。相關(guān)工作人員并未接受過正規(guī)培訓，在遇到問題時不能從專業(yè)角度及時解決問題，只能不斷地從外界尋求幫助。

（三）管理制度不完善。隨著高校OA系統(tǒng)的廣泛應用，針對在系統(tǒng)使用過程中出現(xiàn)的包括軟硬件配置和兼容擴展、系統(tǒng)規(guī)范使用和推廣落實、部門管理職責和人員培訓以及安全管理體系的建立等問題，應當按照國家相關(guān)規(guī)定建立健全完善的規(guī)章制度，從而確保系統(tǒng)有效運行。當前我校尚未出臺關(guān)于學校辦公自動化有效運行的科學完整的管理制度，導致系統(tǒng)在各項業(yè)務的應用中比較隨性化。

三、高校OA系統(tǒng)應用和推廣策略

基于對上海旅游高等?？茖W校辦公自動化實踐過程問題的分析和總結(jié)，為保障OA系統(tǒng)在高校運行順利，必須要有針對性強、覆蓋面廣的推廣策略：

（一）加強培訓，提升水平，提高OA系統(tǒng)普及性。加強對辦公人員操作技能的培訓，使辦公人員不僅能夠全面掌握信息化辦公基本知識，熟練運用各種先進設備和辦公軟件，還要對系統(tǒng)運行中常出現(xiàn)的問題具備解決和掌控能力。

（二）制定辦法，完善機制，提高OA系統(tǒng)規(guī)范性。針對系統(tǒng)的安全性、信息可靠性、管理科學性和發(fā)文規(guī)范性制定完整的規(guī)章體系，明確部門職責，加強督查，保證OA系統(tǒng)有效使用。