事業(yè)單位人事檔案管理的思考

文/青島市李滄區(qū)婦幼保健計劃生育服務(wù)中心 王慧

隨著當(dāng)今世界經(jīng)濟的發(fā)展和科技的進(jìn)步，我國的事業(yè)單位也和過去有一些不同。人事檔案主要就是事業(yè)單位對員工的信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，這一項工作實際上是非常重要的，人的管理過程中很多信息的來源就在于此，這個工作中的主體是檔案，檔案能夠非常真實地反映個人信息、家庭成員、社會關(guān)系、工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷，可以從檔案中看到個人的品德素質(zhì)以及過去的表現(xiàn)，這些資料是非常重要的，其參考價值是非常高的。隨著時代的變革，在現(xiàn)在的社會中，對于人事檔案管理應(yīng)該有一些新的方式，要做到與時俱進(jìn)。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要性

第一，在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，事業(yè)單位內(nèi)部人員的所有信息都應(yīng)該被管理部門了解，人員崗位發(fā)生變動的時候，檔案資料也要及時跟進(jìn)。

第二，通過人事檔案，事業(yè)單位可以對應(yīng)聘人員有一個比較充分的了解，這些資料是對一個單位選拔內(nèi)部人員的有效的參考標(biāo)準(zhǔn)。在這些資料中，可以非常明顯地看到事業(yè)單位工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、基本信息等，根據(jù)掌握的信息，可以推斷出應(yīng)聘人員的工作能力、人品和德行，這對于單位的人事補給和信息調(diào)控提供相關(guān)參考標(biāo)準(zhǔn)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作中的現(xiàn)狀和問題

很多從事檔案管理工作的人員，對于人事檔案管理工作不夠重視，覺得這個工作隨隨便便就能做好，是非常簡單的，甚至有人會覺得這是一個養(yǎng)老的工作，很清閑。這些人員非常不重視這項工作，這就使得事業(yè)單位人事檔案管理工作有很多的問題，會走很多彎路。

領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案管理工作非常不重視，很多領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)注點都放在了業(yè)績之上，認(rèn)為工作的業(yè)績才是最重要的，只有做好了業(yè)績，做出了成果，才是真的有貢獻(xiàn)，對于人事檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)會覺得不是本職工作，很多領(lǐng)導(dǎo)會認(rèn)為這項工作就是對檔案進(jìn)行保管，只要不丟失就行了，這樣的想法其實是非常不可取的，會使得事業(yè)單位人事檔案管理工作變得很困難。

很多單位的檔案管理方式還是比較傳統(tǒng)，對于現(xiàn)代化的科技并未大規(guī)模使用，在管理中，一般沒有專門的事業(yè)單位人事檔案管理軟件，都是用人工在登記，這就會容易出現(xiàn)信息登記誤差、資料大量堆積，事業(yè)單位人事檔案管理工作人員使用手工對檔案進(jìn)行分類、編輯、保存，非常容易出現(xiàn)錯誤，工作人員也很累，這樣的方式是有很多缺陷的。如果需要對事業(yè)單位人事檔案進(jìn)行排查，這就會加大工作量，如果使用現(xiàn)代化科技，使用電子方式管理，那效果一定非常好，對于現(xiàn)在的情況一定有所改善。

三、事業(yè)單位人事檔案管理工作的對策

事業(yè)單位人事檔案管理工作應(yīng)該是一項非常專業(yè)、具有很強的機密性的工作。從人員配比來考慮，事業(yè)單位人事檔案管理工作人員應(yīng)該受到專門的培訓(xùn)，使用專業(yè)的人才，不能由其他工作人員來兼任事業(yè)單位人事檔案管理工作，因為這些兼職人員的能力有限，精力也有限，沒有做過相關(guān)工作就會使得業(yè)務(wù)不熟練，對于工作做起來就顯得非常業(yè)余。人事檔案應(yīng)放置在專門的檔案管理室，不能由辦公室來兼任。

事業(yè)單位人事檔案管理工作的人員應(yīng)該在內(nèi)心意識到事業(yè)單位人事檔案管理的重要性，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該明確向有關(guān)工作人員進(jìn)行宣傳，告知他們這項工作的重要性，讓工作人員能夠真正地從頭腦中對每一份檔案高度負(fù)責(zé)。因為，只有管理好了檔案，才能掌握人才，只有抓住了人才，才能推動事業(yè)單位的發(fā)展。

事業(yè)單位人事檔案管理部門應(yīng)該與時俱進(jìn)，緊跟科技的步伐，選擇合適的軟件和技術(shù)引入事業(yè)單位檔案管理工作之中，讓事業(yè)單位人事檔案管理工作能夠高效率和高準(zhǔn)確率地完成，同時也要保障信息的安全。

事業(yè)單位應(yīng)該對人事檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，使其具備相關(guān)的專業(yè)素養(yǎng)，成為一個專業(yè)的人才，不斷對這些工作人員進(jìn)行充電學(xué)習(xí)，在現(xiàn)在科技高度發(fā)達(dá)的社會中，想要不被社會淘汰，必須要不斷地學(xué)習(xí)，保持“饑餓”的狀態(tài)。

總的來說，單位的人事檔案管理工作必須要受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，對于檔案管理中出現(xiàn)的不重視現(xiàn)象，硬件科技落后、工作人員的專業(yè)素質(zhì)比較差等情況，應(yīng)該找到相關(guān)的針對措施，只有這樣，才能讓社會經(jīng)濟得到長足的發(fā)展。