電子發(fā)票報賬存在的問題及業(yè)務流程構建

□（惠州喜苑旅游投資有限公司 廣東惠州 516359）

一、電子發(fā)票的推行歷程

電子發(fā)票是指全數(shù)字化發(fā)票，以電子記錄的方式進行流轉，可以通過電子發(fā)票號碼和稅控密碼證實真?zhèn)?。全面推行增值稅電子普通發(fā)票在稅務機關從“以票控稅”向“信息管稅”的轉型過程中發(fā)揮著重要作用，在防控發(fā)票類違法犯罪、節(jié)能減排等方面也具有重大的現(xiàn)實意義。電子發(fā)票的推行經(jīng)歷了三個階段：

（一）局部試點階段：2011—2015年

2011年6月，中國物流與采購聯(lián)合會發(fā)布《中國電子發(fā)票藍皮書》，邁出了電子發(fā)票的第一步。2012年2月，國家發(fā)改委發(fā)布 《關于促進電子商務健康快速發(fā)展有關工作的通知》，開展電子發(fā)票試點。2012年5月，國家發(fā)改委辦公廳發(fā)布 《關于組織開展國家電子商務示范城市電子商務試點專項的通知》，電子發(fā)票的5個試點城市為：重慶、青島、深圳、杭州、南京。2013年5月，經(jīng)北京市政府批準，北京市國家稅務局啟動了電子發(fā)票項目，并以京東為試點單位。2013年9月，蘇寧易購電子發(fā)票系統(tǒng)在南京正式上線。2015年2月，中國人壽開出首張電子發(fā)票。2015年11月，國家稅務總局發(fā)布 《關于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關問題的公告》（國家稅務總局公告2015年第84號），明確了增值稅電子發(fā)票的法律效力，電子發(fā)票版式文件可由第三方電子發(fā)票平臺生成。2015年12月，財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布《會計檔案管理辦法》，首次明確了電子會計檔案的合法地位。

局部試點階段主要針對重點城市，將電子商務交易平臺與電子發(fā)票系統(tǒng)對接，建立監(jiān)控電子商務交易的電子發(fā)票系統(tǒng)，總結電子發(fā)票推進的難點，為電子發(fā)票在全國的推廣奠定基礎。

（二）廣泛推廣階段：2016—2017年

2016年3月，“推行電子發(fā)票”被正式寫入“十三五”規(guī)劃綱要。2016年5月，財政部、國家稅務總局在全國范圍內(nèi)推行“營改增”試點，大部分行業(yè)都可以開具增值稅電子發(fā)票。2017年12月，微信團隊發(fā)布電子發(fā)票解決方案，電子發(fā)票首次整合開票接入、抬頭管理、發(fā)票保存、無紙化報銷和自助打印五大功能，并全部實現(xiàn)對外開放接口，打造接入、開票、保管、報銷的全閉環(huán)管理流程。

在廣泛推廣階段，由于不同電子發(fā)票第三方服務平臺尚未打通，掌握大量C端用戶的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)成為電子發(fā)票行業(yè)的重要角色。

（三）全面覆蓋階段：2017—2020年

在這一階段，國家稅務總局出臺相關政策大力推進“互聯(lián)網(wǎng)+稅務”改革，各大行業(yè)積極響應電子發(fā)票的推廣應用，電子發(fā)票進入全面覆蓋階段。電子發(fā)票不再局限于大型企業(yè)，中小企業(yè)的電子發(fā)票應用與研究進一步深化，有助于解決中小企業(yè)在過渡期遇到的困難。

二、電子發(fā)票報賬的現(xiàn)狀和存在的問題

電子發(fā)票是現(xiàn)代信息社會的產(chǎn)物，與傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票相比，電子發(fā)票具有無紙化、低能耗、易保存、易查詢等優(yōu)點。目前因企業(yè)信息化程度的不同，報賬業(yè)務經(jīng)辦人接收電子發(fā)票后，主要有以下兩種報賬方式：一是使用普通紙張打印（黑白或彩色）并向企業(yè)提交紙質(zhì)打印版電子發(fā)票報賬；二是提供電子發(fā)票PDF版本文件，在紙質(zhì)財務報銷單據(jù)（或電子報賬系統(tǒng)）中填寫（或錄入）接收到的電子發(fā)票關鍵信息（發(fā)票代碼、發(fā)票號碼）進行報賬。

目前，在實際操作中，電子發(fā)票仍然存在報賬難、入賬難、管理難等問題：一是不允許報賬。在增值稅電子發(fā)票推廣階段，部分企業(yè)財務部門因打印的電子發(fā)票難辨真?zhèn)?，考慮到內(nèi)控風險，不認可電子發(fā)票，不允許電子發(fā)票報銷入賬。二是重復報賬。目前電子發(fā)票的打印次數(shù)不受限制，可以無限次打印，也可以打印后復印，存在重復報銷入賬的風險。三是修改發(fā)票基本信息報賬。報賬人員可能基于不法目的，通過PS技術修改電子發(fā)票的金額、抬頭、項目等內(nèi)容。與紙質(zhì)發(fā)票本身所具有的防偽功能不同，如果受票企業(yè)財務人員不去發(fā)票查驗平臺查驗發(fā)票并仔細比對的話，將難以發(fā)現(xiàn)電子發(fā)票被篡改。四是增加了企業(yè)的信息化管理成本。目前，財稅系統(tǒng)無紙化鏈條尚沒有完全打通，推行電子發(fā)票報賬難以達到節(jié)約成本的目的。受票企業(yè)如果沒有建立完善的管理系統(tǒng)，如為了適應電子發(fā)票的推廣應用而單獨建設電子審核報賬系統(tǒng)，將會增加企業(yè)的信息化管理成本。

三、電子發(fā)票報賬的業(yè)務管理流程構建

針對信息化程度不同的企業(yè)，圍繞電子發(fā)票的接收、查驗、報賬、核算、有效保存，本文分別構建了相應的電子發(fā)票報賬業(yè)務管理流程，具體如下：

（一）信息化條件有限的中小型企業(yè)

該類企業(yè)由于財力所限，大多沒有建立財務共享中心以及會計檔案電子化管理系統(tǒng)，無法通過會計核算系統(tǒng)與電子發(fā)票服務平臺互聯(lián)方式交換電子發(fā)票信息，從而無法直接以電子方式報賬，依然以紙質(zhì)發(fā)票報賬為主。受票企業(yè)可以利用Excel軟件建立《電子發(fā)票報銷臺賬》進行管理，比如可以規(guī)定電子發(fā)票自開具之日起30日內(nèi)必須報銷，同時通過《電子發(fā)票報銷臺賬》進行查重比對，防止重復報銷；另外通過強化財務人員的審核工作，縮短報銷時間，及時有效地審核紙質(zhì)打印版電子發(fā)票，加快報銷流程。

1.電子發(fā)票查驗。報賬業(yè)務經(jīng)辦人通過手機APP或電子發(fā)票查驗網(wǎng)站進行發(fā)票真?zhèn)尾轵?，并進行企業(yè)內(nèi)部規(guī)定性審核。

2.電子發(fā)票報賬。經(jīng)辦人使用普通紙張打印電子發(fā)票后向企業(yè)財務部門提交打印版電子發(fā)票、消費清單、付款憑證，并提供發(fā)票查驗結果，承諾沒有重復報銷；財務部門收到紙質(zhì)打印版電子發(fā)票后登記《電子發(fā)票報銷臺賬》，臺賬采用連續(xù)編號，并在Excel表格中設置重復高亮，以此來檢驗該發(fā)票在企業(yè)內(nèi)部入賬的唯一性，如果符合報賬要求，在紙質(zhì)打印版電子發(fā)票上加蓋已核驗章。

3.電子發(fā)票核算。財務部門按企業(yè)財務流程核算入賬，并將電子發(fā)票的關鍵信息和電子發(fā)票臺賬編碼錄入到記賬憑證的摘要欄。

4.電子發(fā)票歸檔。財務部門直接歸檔打印的紙質(zhì)版電子發(fā)票。

（二）信息化條件較好的中型企業(yè)

該類企業(yè)一般設有電子發(fā)票服務平臺，但沒有建立費用報銷管理系統(tǒng)，也無法通過會計核算系統(tǒng)與電子發(fā)票服務平臺互聯(lián)方式交換電子發(fā)票信息，因此適宜采用直接使用電子發(fā)票報賬的方式。

1.電子發(fā)票查驗。報賬業(yè)務經(jīng)辦人通過手機APP或電子發(fā)票查驗網(wǎng)站進行發(fā)票真?zhèn)尾轵?，并進行企業(yè)內(nèi)部規(guī)定性審核。

2.電子發(fā)票報賬。經(jīng)辦人直接在紙質(zhì)財務報銷單據(jù)中填寫電子發(fā)票關鍵信息（發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、金額、日期），并提供發(fā)票查驗結果承諾沒有重復報銷；財務部門在收到財務報銷單據(jù)后在電子發(fā)票服務平臺標注該發(fā)票已核驗入賬，取得電子發(fā)票服務平臺生成的唯一入賬編碼填入紙質(zhì)報銷單據(jù)。

3.電子發(fā)票核算。財務部門使用普通會計核算軟件進行會計核算和賬務處理，同時將電子發(fā)票關鍵信息和唯一入賬編碼錄入記賬憑證的摘要欄。

4.電子發(fā)票歸檔。財務部門直接歸檔財務報銷單（電子發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、金額、日期和唯一入賬編碼），同時歸檔保存電子發(fā)票詳細信息及PDF版本文件。

（三）信息化程度較高的大型企業(yè)集團

該類企業(yè)可以建立財務共享中心或費用報銷系統(tǒng)，并與國家稅務總局電子發(fā)票服務平臺對接，自動獲取稅務機關的電子發(fā)票信息，進行電子發(fā)票的入賬核算與歸檔。

1.電子發(fā)票查驗及報賬。受票企業(yè)在財務電子報賬系統(tǒng)中錄入電子發(fā)票的關鍵信息（發(fā)票代碼、發(fā)票號碼），系統(tǒng)自動從電子發(fā)票服務平臺獲取電子發(fā)票的詳細信息及PDF版本文件，同時對電子發(fā)票的合法、真實、唯一、完整性進行審核校驗。

2.電子發(fā)票核算。受票企業(yè)財務部門對電子報賬系統(tǒng)中錄入的報賬資料和配套電子發(fā)票信息進行審核，完成企業(yè)內(nèi)部報賬審批流程并生成會計核算系統(tǒng)記賬憑證后，電子報賬系統(tǒng)將電子發(fā)票入賬信息反饋給電子發(fā)票服務平臺，并取得、記錄其所生成的唯一入賬編碼，完成電子發(fā)票從國家稅務機關開具到企業(yè)處理、入賬和反饋的全流程電子化閉環(huán)管理。

3.電子發(fā)票歸檔及調(diào)閱。電子發(fā)票信息與PDF版本文件隨記賬憑證、報賬資料一起在企業(yè)會計檔案電子化管理系統(tǒng)歸檔保存。電子發(fā)票作為會計資料歸檔保存后可通過記賬憑證關聯(lián)信息進行電子發(fā)票查詢，也可以直接根據(jù)發(fā)票代碼、發(fā)票號碼等關鍵信息進行電子發(fā)票查詢調(diào)閱。

四、結論

電子發(fā)票的全面推行，要求企業(yè)根據(jù)自身的信息化程度，相應建立符合內(nèi)部控制要求的電子發(fā)票查驗、報賬、核算、歸檔及查閱各環(huán)節(jié)具體業(yè)務管理流程，維護報賬業(yè)務的合規(guī)性，保障報賬流程的順暢性，降低企業(yè)的內(nèi)控風險和稅務風險。