高校會(huì)計(jì)資料無(wú)紙化管理研究

□（廣東工業(yè)大學(xué)財(cái)務(wù)處 廣東廣州510000）

近年來(lái)，高?？蒲?、教學(xué)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)蓬勃發(fā)展，隨之而來(lái)的大量的相關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)使得財(cái)務(wù)工作的壓力劇增。因此，每年歸檔的財(cái)務(wù)資料大幅增加，憑證裝訂、檔案整理人員不堪重負(fù)，有限的辦公用房也難以承載這些越堆越高、越來(lái)越多的檔案資料。再加上項(xiàng)目結(jié)題、審計(jì)查賬等要求，憑證翻查、復(fù)印取證的工作時(shí)有發(fā)生，影響了正常的財(cái)務(wù)工作，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式已不能滿足新時(shí)期高校財(cái)務(wù)管理的步伐。財(cái)政部于2015年12月發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》明確了電子會(huì)計(jì)檔案的管理規(guī)定，并新增了在一定條件下僅以電子形式歸檔保存會(huì)計(jì)檔案的管理要求，此項(xiàng)變革將進(jìn)一步推進(jìn)財(cái)會(huì)檔案的信息化進(jìn)程，極大地提高財(cái)會(huì)檔案管理工作的效率。

一、我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》雖已實(shí)施近三年，但真正開(kāi)始實(shí)行“在一定條件下，實(shí)行會(huì)計(jì)檔案僅以電子形式歸檔保存”改革的單位恐怕不多，其中高校更是少之又少。迫于審計(jì)、巡視檢查的壓力，大多數(shù)高校就連保管期限已過(guò)多年的會(huì)計(jì)檔案都不敢輕易銷毀，更不用說(shuō)進(jìn)行無(wú)紙化變革了。但是壓在庫(kù)房的財(cái)會(huì)資料歷經(jīng)多年歲月的洗禮，可能早已成為脆紙一張，經(jīng)過(guò)多次翻閱后，許多細(xì)小的附件已不慎掉落、遺失，仔細(xì)核對(duì)下常常發(fā)現(xiàn)附件不齊。推進(jìn)高校會(huì)計(jì)檔案信息化改革勢(shì)在必行。

早在2012年，中國(guó)電信廣東省分公司、中國(guó)聯(lián)通集團(tuán)公司主動(dòng)申請(qǐng)，并經(jīng)國(guó)家檔案局會(huì)同財(cái)政部批復(fù)，作為試點(diǎn)開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作，試點(diǎn)內(nèi)容為“以電子形式保存記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、內(nèi)部信息系統(tǒng)產(chǎn)生的原始憑證和外部的銀行回單”。兩家單位一直積極穩(wěn)妥地推行會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作，并取得了不俗的成績(jī)。本文以兩家單位的成熟經(jīng)驗(yàn)為參考，并結(jié)合高校會(huì)計(jì)檔案管理的特殊情況，試提出高校會(huì)計(jì)檔案電子化管理實(shí)施方案，以期提高高校財(cái)會(huì)工作效率，為財(cái)會(huì)人員“減負(fù)”。

二、會(huì)計(jì)檔案電子化管理的實(shí)施方法

現(xiàn)階段，大部分高校的電子化管理初具規(guī)模，在此基礎(chǔ)上稍作加工，即可快速、方便地實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作。

（一）會(huì)計(jì)檔案電子化管理的前期準(zhǔn)備工作

1.整合已有多套系統(tǒng)，不同部門(mén)間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，以及資源溝通無(wú)障礙。高校各部門(mén)的信息雖然千差萬(wàn)別，但相互之間還是存在一定的交叉之處（如資產(chǎn)與財(cái)務(wù)、設(shè)備與總務(wù)等），因此可以考慮將財(cái)務(wù)系統(tǒng)與其他系統(tǒng)融合、直接抓取有關(guān)信息資料。完善的高校財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)是財(cái)會(huì)工作信息化的基石；而與之相關(guān)的合同管理、資產(chǎn)管理、人力資源管理、招投標(biāo)采購(gòu)系統(tǒng)等其他部門(mén)的管理系統(tǒng)，應(yīng)在一定程度上分享端口，以實(shí)現(xiàn)整個(gè)高校各部門(mén)資源的數(shù)據(jù)對(duì)接。此舉一來(lái)方便教職工辦事，就同一件事情不必往返于不同部門(mén)之間；二來(lái)可以極大地提高校內(nèi)的工作效率，不同部門(mén)間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)即時(shí)共享，不必經(jīng)過(guò)繁復(fù)的文件打印、來(lái)往溝通。最終由電子檔案系統(tǒng)將分散在各系統(tǒng)內(nèi)的有關(guān)信息抓取歸檔，實(shí)現(xiàn)相關(guān)信息全覆蓋，以呈現(xiàn)出完全、完備、完整的檔案信息。

2.引入電子檔案影像系統(tǒng)，及時(shí)將紙質(zhì)資料掃描入庫(kù)。除了內(nèi)部生成的單據(jù)（如固定資產(chǎn)登記卡、支出審批單）外，高校的日常、科研報(bào)銷業(yè)務(wù)仍有大量的外來(lái)原始憑證 （如差旅費(fèi)票、發(fā)票等）。雖然部分發(fā)票、財(cái)政票據(jù)已實(shí)現(xiàn)電子化，但大部分的票據(jù)目前仍以紙質(zhì)的方式呈現(xiàn)。利用影像系統(tǒng)，及時(shí)將紙質(zhì)附件掃描入庫(kù)，便于在需要查賬時(shí)一鍵查詢，無(wú)需翻查憑證，只需數(shù)秒即可在系統(tǒng)中調(diào)閱憑證附件原始材料。這樣一來(lái)，即使結(jié)題、審計(jì)、各種檢查等需大舉查閱會(huì)計(jì)檔案，也不至于影響正常的財(cái)務(wù)工作，節(jié)省了大量的人力、物力。更重要的是，無(wú)論歷經(jīng)多少年，附件依舊清晰且不會(huì)丟失。目前已有部分高校使用高速掃描機(jī)器，將每天的憑證、附件逐張掃描，形成影像文件，從而入庫(kù)。雖說(shuō)掃描本身也有一定的工作量，但與審計(jì)調(diào)閱憑證時(shí)的翻查相比，還是省時(shí)省力了許多。

（二）會(huì)計(jì)檔案電子化管理的核心內(nèi)容

根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)檔案包括以下幾類：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，以及其他會(huì)計(jì)資料。

1.會(huì)計(jì)憑證。會(huì)計(jì)憑證是數(shù)量最大、翻閱得最多、整理起來(lái)最為耗時(shí)的會(huì)計(jì)檔案。結(jié)合高校目前的實(shí)際情況來(lái)看，將紙質(zhì)與電子會(huì)計(jì)憑證并存才是更佳的方案。隨著電子發(fā)票、電子票據(jù)的進(jìn)一步擴(kuò)圍，越來(lái)越多的商家、單位不再出具紙質(zhì)單據(jù)，實(shí)現(xiàn)完全的“無(wú)紙化”操作指日可待。

中國(guó)聯(lián)通集團(tuán)公司作為試點(diǎn)開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作時(shí)，將憑證數(shù)據(jù)歸檔工作進(jìn)行了一系列變革：對(duì)于記賬憑證，僅以電子化方式保存，不再存檔紙質(zhì)憑證。對(duì)于外部原始憑證及相應(yīng)報(bào)賬單以紙質(zhì)保存，同時(shí)掃描原始單據(jù)、報(bào)賬單等文件，由報(bào)賬單條形碼匹配關(guān)聯(lián)原始憑證與記賬憑證，后續(xù)便可在系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)共同調(diào)閱，無(wú)外部原始憑證的報(bào)賬單則無(wú)須打印。內(nèi)部信息系統(tǒng)產(chǎn)生的原始憑證以電子化的方式保存，通過(guò)相應(yīng)的記賬憑證，即可檢索調(diào)閱相應(yīng)信息。這樣一來(lái)，紙質(zhì)資料依舊存在，并且歸集的每?jī)?cè)憑證均附上相應(yīng)的《歸檔對(duì)照表》，內(nèi)容包含：記賬憑證編號(hào)、報(bào)賬單編號(hào)、有無(wú)附件、制單人、金額、摘要、來(lái)源系統(tǒng)等信息。

對(duì)于以上做法，高校的可參考度較高，特別是當(dāng)全校各管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享時(shí)，一鍵即可查詢相關(guān)信息（特別是內(nèi)部信息系統(tǒng)產(chǎn)生的原始憑證），并抓取信息（如固定資產(chǎn)登記記錄、已簽訂的合同掃描件等材料），作為憑證附件保存，省略了各部門(mén)間打印各種材料作為證明的步驟。

對(duì)于銀行支付，傳統(tǒng)的做法是出納進(jìn)行匯款且成功后，在眾多的銀行回單中翻查到對(duì)應(yīng)的回單，并將其黏貼到相應(yīng)的憑證中。對(duì)于匯款業(yè)務(wù)量較大的高校，此項(xiàng)工作耗時(shí)耗力；且銀行送單、回單耗時(shí)長(zhǎng)，往往不能當(dāng)天取得回單、幾日后才能取得附件，容易造成錯(cuò)漏。而今許多高校已實(shí)現(xiàn)銀?；ヂ?lián)、銀企互聯(lián)，能夠在賬務(wù)系統(tǒng)中一鍵向網(wǎng)銀發(fā)起自動(dòng)支付、同時(shí)導(dǎo)入銀行電子信息作為支付憑證。如此一來(lái)，電子回單可以直接并入相應(yīng)的附件材料，無(wú)需再打印、翻查銀行回單。一來(lái)節(jié)省了大量的人力物力，二來(lái)可以即時(shí)知曉是否匯付成功且自帶回單，為銀行對(duì)賬提供了極大的便利。由此可見(jiàn)，實(shí)行會(huì)計(jì)憑證電子化管理后，整個(gè)財(cái)務(wù)工作鏈可以節(jié)省大量的人力物力；從出納、審核、對(duì)賬、裝訂，到事后的查賬翻閱，都會(huì)方便、高效得多。

2.會(huì)計(jì)賬簿。目前，大多數(shù)高校所使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)都能符合 《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定——“準(zhǔn)確、完整、有效地輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)賬簿，并設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序”。每年下半學(xué)年，高校財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中將賬簿按照會(huì)計(jì)科目或其他方式打印出來(lái)、并將其裝訂成冊(cè)，數(shù)量巨大，可能達(dá)數(shù)萬(wàn)張、近百冊(cè)之多。每年僅打印賬簿一事，就需要多次更換硒鼓、甚至更換打印機(jī)。裝訂好的會(huì)計(jì)賬簿占地空間大，翻閱則較少。按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的最新規(guī)定，檔案部門(mén)可直接以電子賬簿歸檔，無(wú)須將其打印、裝訂。此舉不但節(jié)省了大量的紙張、油墨，而且為庫(kù)房騰出了不少空間。

3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告。與會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿不同，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告篇幅不長(zhǎng)，頁(yè)數(shù)相對(duì)較少。對(duì)于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的電子化使用管理，可視使用單位分別處理：若是校內(nèi)部門(mén)要求使用，可以電子方式提供（可通過(guò)設(shè)置查詢權(quán)限）；若是對(duì)外報(bào)送，則視外部單位要求，以紙質(zhì)或電子的形式提供。

三、會(huì)計(jì)檔案電子化管理的工作難點(diǎn)

（一）數(shù)據(jù)安全

數(shù)據(jù)安全是一切信息化管理工作的重中之重，也是會(huì)計(jì)檔案電子化管理的基石。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，各單位應(yīng)“采取有效措施，防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改”，并“建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響”，分別對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的獨(dú)立性、持久性作出了相關(guān)規(guī)定。

根據(jù)中國(guó)聯(lián)通的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，首先要建立安全權(quán)限控制機(jī)制，為電子會(huì)計(jì)檔案設(shè)置安全網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)要確保檔案的完整、不被篡改，在線瀏覽與檔案原文件相互保持獨(dú)立；而且會(huì)計(jì)檔案電子文件所有展現(xiàn)形式都要一致，強(qiáng)化電子會(huì)計(jì)檔案使用時(shí)的安全性保障。

此外，高校內(nèi)部還需設(shè)立強(qiáng)有力的內(nèi)網(wǎng)信息安全管理體系和技術(shù)體系。保障校內(nèi)各管理系統(tǒng)的安全，為會(huì)計(jì)檔案電子化管理工作奠定良好的信息安全基礎(chǔ)。

（二）財(cái)務(wù)部門(mén)與檔案部門(mén)業(yè)務(wù)融合

檔案部門(mén)在梳理電子會(huì)計(jì)資料時(shí)，由于自帶其他系統(tǒng)生成的材料，可順帶一并理順其他部門(mén)的相關(guān)資料，保證資料齊全；財(cái)務(wù)部門(mén)將資料數(shù)據(jù)記錄、整理，檔案部門(mén)及時(shí)將其歸檔、存儲(chǔ)。兩部門(mén)間需密切合作，使得財(cái)務(wù)與檔案管理無(wú)縫對(duì)接。

目前，高校的財(cái)務(wù)檔案管理工作仍然存在不少問(wèn)題：財(cái)務(wù)部門(mén)重出賬核算、輕后續(xù)檔案整理的現(xiàn)象比比皆是；檔案保管不善而導(dǎo)致附件不齊、或是紙張脆弱的情況也時(shí)有發(fā)生。若是歸檔不齊、保存不當(dāng)，前期核算得再好、再規(guī)范也無(wú)濟(jì)于事。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)正視這些問(wèn)題，重視檔案管理工作，才能一步一步做好檔案、存好檔案，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案電子化管理工作。