科研院所管理會(huì)計(jì)應(yīng)用研究
——基于ARP信息系統(tǒng)的中科院管理會(huì)計(jì)應(yīng)用

□趙紅麗（高級(jí)會(huì)計(jì)師）（中科院上海天文臺(tái) 上海 200030）

2014年10月27日，《財(cái)政部關(guān)于全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》發(fā)布，意味著管理會(huì)計(jì)新時(shí)代的到來。我國(guó)的管理會(huì)計(jì)從西方引進(jìn)已有30多年，但是目前國(guó)內(nèi)多數(shù)的管理會(huì)計(jì)案例和應(yīng)用的主體基本都是以企業(yè)尤其是制造業(yè)為主，很少有營(yíng)利性組織之外的政府機(jī)構(gòu)和行政事業(yè)單位。實(shí)際上，很多政府機(jī)關(guān)和行政事業(yè)單位在實(shí)際工作中已經(jīng)或多或少有了管理會(huì)計(jì)的應(yīng)用，只是有的雖然已經(jīng)在做了，但是還不知道這就是管理會(huì)計(jì)。中科院ARP信息系統(tǒng)的建設(shè)和實(shí)施就是這一情況。

一、中科院ARP信息系統(tǒng)

為更好地提高創(chuàng)新能力、創(chuàng)新效率和管理水平，中科院自2002年開始啟動(dòng)實(shí)施中國(guó)科學(xué)院資源規(guī)劃項(xiàng)目（academia resource planning，ARP）。ARP項(xiàng)目是科學(xué)管理的一個(gè)新的起點(diǎn)，其宗旨是把當(dāng)前前沿的信息化技術(shù)和最先進(jìn)的管理理念相互結(jié)合，對(duì)中科院所有的信息資源進(jìn)行綜合統(tǒng)一管理。以每個(gè)研究所為基礎(chǔ)單元、中科院為頂層匯總，通過計(jì)劃與執(zhí)行管理為主線，依托管理服務(wù)信息技術(shù)平臺(tái)，結(jié)合科研計(jì)劃以實(shí)現(xiàn)對(duì)全院人、財(cái)、物等資源配置及相關(guān)管理流程的整合與優(yōu)化，并對(duì)管理者提供各種決策、分析、評(píng)價(jià)和監(jiān)督等的綜合管理平臺(tái)，最終目的是提高中科院的綜合科研管理能力。

迄今為止，中科院ARP信息系統(tǒng)已經(jīng)正式運(yùn)行了10多年，目前實(shí)施的ARP信息系統(tǒng)包含綜合財(cái)務(wù)、科研項(xiàng)目、科研條件、人力資源、基本建設(shè)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、國(guó)際合作、院地合作、教育資源等管理系統(tǒng)；包含公共事務(wù)處理和信息資源管理與服務(wù)等平臺(tái)；還包含預(yù)算控制、公文流轉(zhuǎn)、網(wǎng)上報(bào)銷、決策支持等重要應(yīng)用項(xiàng)目，基本滿足了院所兩級(jí)多層次、多維度的應(yīng)用需求。

目前，ARP實(shí)施單位已經(jīng)涵蓋中科院下屬所有的研究所，參與ARP信息系統(tǒng)組織協(xié)調(diào)工作的院、所領(lǐng)導(dǎo)達(dá)到500多人，使用該系統(tǒng)的最終用戶超過50 000人。ARP信息系統(tǒng)集成了幾乎所有的管理流程，也對(duì)所有產(chǎn)生的信息進(jìn)行了數(shù)據(jù)共享，基本成功搭建了中科院的大數(shù)據(jù)平臺(tái)。ARP系統(tǒng)尤其對(duì)科研項(xiàng)目進(jìn)行了精細(xì)化管理，初步搭建了預(yù)算、監(jiān)督、執(zhí)行、績(jī)效的管理體系，在預(yù)算執(zhí)行中，可以通過信息化手段實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目的實(shí)時(shí)控制，同時(shí)通過采集項(xiàng)目成果等，最終可以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目預(yù)算、執(zhí)行和績(jī)效評(píng)價(jià)的及時(shí)互動(dòng)，形成以預(yù)算管理為紐帶的三位一體的科學(xué)的管理體系。

二、ARP信息系統(tǒng)與管理會(huì)計(jì)的關(guān)系及存在的問題

整個(gè)ARP信息系統(tǒng)中綜合財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)是最核心部分，它以資金收支、財(cái)務(wù)預(yù)算、項(xiàng)目計(jì)劃為基礎(chǔ)，并與各業(yè)務(wù)管理有機(jī)銜接，業(yè)務(wù)管理和財(cái)務(wù)控制彼此相互支撐，改變了過去財(cái)務(wù)只能被動(dòng)接受業(yè)務(wù)既成事實(shí)的狀況，資金管理在單位經(jīng)濟(jì)運(yùn)行管理當(dāng)中的核心、紐帶作用得到充分發(fā)揮，財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、科研、人事等管理信息集中于一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)中，融合為一體。同時(shí)，ARP信息系統(tǒng)最大限度地實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，財(cái)務(wù)部門可以在決策和控制中得到實(shí)時(shí)業(yè)務(wù)信息支持。通過ARP信息系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)工作前置、財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化，財(cái)務(wù)管理和科研管理信息化、流程化，各類基礎(chǔ)業(yè)務(wù)處理高效化，各類數(shù)據(jù)信息也實(shí)現(xiàn)了透明化?？梢哉f中科院的ARP信息系統(tǒng)已經(jīng)搭建了發(fā)展管理會(huì)計(jì)所必須的大數(shù)據(jù)中心，也基本實(shí)現(xiàn)了業(yè)財(cái)結(jié)合，成為了中科院發(fā)展管理會(huì)計(jì)的最重要的支撐平臺(tái)。

ARP信息系統(tǒng)雖然取得了很大成效，但是在實(shí)際實(shí)施過程中還存在著很多問題和不足。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性不足

部分業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入沒有建立統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，研究所內(nèi)部對(duì)項(xiàng)目的管理和財(cái)務(wù)核算也并沒有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化，具體表現(xiàn)在，沒有制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，或者雖然制定了標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，但是由于業(yè)務(wù)人員更換或隨意性而沒有完全遵從標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。如同一個(gè)地方來款顯示的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)來源應(yīng)該是相同的，但在實(shí)際操作中，各個(gè)研究所填列選擇的來源卻不一致，在研究所內(nèi)部，同一個(gè)地方來款也可能因?yàn)椴煌瑫r(shí)間、不同項(xiàng)目填列的經(jīng)費(fèi)來源不一致，有的是因?yàn)闃I(yè)務(wù)人員理解不一樣，有的是因?yàn)闃I(yè)務(wù)人員疏忽，這樣造成經(jīng)費(fèi)統(tǒng)計(jì)結(jié)果的誤差較大，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，生成的信息就不可靠，分析和預(yù)測(cè)也就不會(huì)合理。部分核算業(yè)務(wù)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，比如間接經(jīng)費(fèi)的會(huì)計(jì)核算，有的研究所作為收入入賬，有的研究所作沖減支出處理，不同的核算處理方式，也降低了最終數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性。

（二）大部分信息不能從系統(tǒng)中直接采集

從系統(tǒng)操作層面來看，ARP系統(tǒng)在院、所兩級(jí)實(shí)際操作過程中還存在許多問題。比如界面不友好，一段時(shí)間不操作必須重新登陸；部分模塊流程過于復(fù)雜，使得業(yè)務(wù)人員試圖規(guī)避部分操作而造成信息采集不完全；不同模塊之間信息銜接存在缺陷，數(shù)據(jù)不能實(shí)時(shí)同步，造成差錯(cuò)等；雖然系統(tǒng)中設(shè)置了一些常用的報(bào)表，這些常用報(bào)表可以自動(dòng)生成，但是大部分統(tǒng)計(jì)報(bào)表不能直接生成，還是需要管理人員手工完成。雖然說從中科院總部也能登陸并實(shí)時(shí)查看、調(diào)取各研究所的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和各類統(tǒng)計(jì)信息，但是實(shí)際上并沒有改變ARP系統(tǒng)建立之前，院里需要各研究所管理人員人工填報(bào)各種統(tǒng)計(jì)信息和數(shù)據(jù)的狀況。與此同時(shí)，各研究所采集各類數(shù)據(jù)信息也絕大部分不能直接從ARP系統(tǒng)中提取，需要導(dǎo)出基礎(chǔ)數(shù)據(jù)然后進(jìn)行手工加工完成，并沒有真正實(shí)現(xiàn)ARP信息系統(tǒng)預(yù)期的可以直接利用系統(tǒng)收集各類信息，減少管理人員基礎(chǔ)工作量并提高工作效率的目的。

（三）財(cái)務(wù)人員不能充分利用系統(tǒng)信息進(jìn)行分析

目前院所兩級(jí)的財(cái)務(wù)人員大部分還在從事簡(jiǎn)單而繁瑣的數(shù)據(jù)錄入、人工收集、手工填制報(bào)表等工作，重復(fù)而低效地應(yīng)付著各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，沒有更多的精力來對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行仔細(xì)分析和研究；同時(shí)，大部分財(cái)務(wù)人員對(duì)管理會(huì)計(jì)的認(rèn)識(shí)不夠充分，決策分析能力還不高，還不會(huì)利用這些現(xiàn)有大數(shù)據(jù)來提高管理效率、創(chuàng)造效益，還不能真正地服務(wù)于科研和管理。

三、改進(jìn)建議

管理會(huì)計(jì)需要大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，雖然中科院ARP信息化平臺(tái)已經(jīng)基本搭建，基本數(shù)據(jù)已經(jīng)可以收集和共享，但如何充分利用這個(gè)信息平臺(tái)，大力發(fā)展中科院管理會(huì)計(jì)還需要在以下三個(gè)方面進(jìn)行努力。

（一）建立統(tǒng)一的輸入標(biāo)準(zhǔn)和操作標(biāo)準(zhǔn)，確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性

從信息的輸入來看，要建立統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。從中科院的角度來說，院部對(duì)全院各所的信息輸入需要建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)涵蓋各個(gè)業(yè)務(wù)模塊，包括科研業(yè)務(wù)、資產(chǎn)、人事和財(cái)務(wù)等，其中最基礎(chǔ)的是財(cái)務(wù)模塊的輸入標(biāo)準(zhǔn)，如明確各項(xiàng)收支業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算處理方法，確保全院統(tǒng)一的處理口徑，這樣才能保證全院收支業(yè)務(wù)信息的準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)的可靠性。從研究所的角度來說，在全院明確了輸入標(biāo)準(zhǔn)的前提下，要建立統(tǒng)一方法和制度，并監(jiān)督管理人員能切實(shí)按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行輸入。所以，建立全院統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)是ARP信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)切實(shí)有用的基礎(chǔ)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范輸入是ARP信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)真實(shí)可靠的保障。

（二）進(jìn)一步優(yōu)化ARP信息系統(tǒng)來提高信息采集效率

中科院ARP信息系統(tǒng)龐大而復(fù)雜，雖然經(jīng)過了二期的開發(fā)和優(yōu)化，但是目前也只是初步完成了基本應(yīng)用和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集，管理會(huì)計(jì)的發(fā)展需要ARP信息系統(tǒng)的進(jìn)一步完善和優(yōu)化。首先要建立更友好的界面，讓使用者能直觀快捷地進(jìn)入系統(tǒng)；其次進(jìn)一步完善各模塊的操作功能，利用現(xiàn)有的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)根據(jù)用戶需求深度開發(fā)常用的數(shù)據(jù)分析功能，滿足管理者和使用者對(duì)各類數(shù)據(jù)信息的要求，真正實(shí)現(xiàn)從院部直接獲得相關(guān)數(shù)據(jù)信息，避免再?gòu)难芯克鶎訉邮占嚓P(guān)數(shù)據(jù)，提高工作效率，讓研究所管理人員從大量手工統(tǒng)計(jì)工作中解放出來，讓數(shù)據(jù)能及時(shí)有效地發(fā)揮作用。

（三）培養(yǎng)高質(zhì)量管理會(huì)計(jì)人才

管理會(huì)計(jì)的發(fā)展，人才建設(shè)是關(guān)鍵。研究所的財(cái)務(wù)人員應(yīng)分三類，第一類是基礎(chǔ)人員，主要完成各崗位的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入，如錄入崗、復(fù)核崗等，這類財(cái)務(wù)人員需要對(duì)信息系統(tǒng)充分應(yīng)用和了解。第二類是分析人員，主要是在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)之上會(huì)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘與分析，這類人員需要具備基于大數(shù)據(jù)的分析技巧。第三類是核心人員，主要在數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上善于從數(shù)據(jù)中洞察信息，并不斷加強(qiáng)核心分析技能；借助新的業(yè)務(wù)模型發(fā)展創(chuàng)新；提高計(jì)劃和預(yù)測(cè)的質(zhì)量；具備風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別能力。第三類財(cái)務(wù)人員是真正從事管理會(huì)計(jì)的人員，不僅需要有扎實(shí)的財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)和背景，還要有金融知識(shí)、理工科頭腦，語(yǔ)言邏輯思維強(qiáng)；不僅要具備熟練的專業(yè)技能，更需要熟悉研究所的業(yè)務(wù)、日常管理流程、文化環(huán)境等。目前，中科院、所兩級(jí)的財(cái)務(wù)人員以第一第二類為多，因此，要發(fā)展中科院管理會(huì)計(jì)必須努力培養(yǎng)第三類高質(zhì)量的管理會(huì)計(jì)人才，尤其是院本級(jí)，更需要有第三類財(cái)務(wù)人員。

總之，利用ARP信息系統(tǒng)提供的信息數(shù)據(jù)，真正發(fā)揮這些大數(shù)據(jù)的作用，創(chuàng)造價(jià)值，還要看院、所兩級(jí)的管理人員創(chuàng)新思維、管理水平以及ARP信息系統(tǒng)能否轉(zhuǎn)型升級(jí)。管理會(huì)計(jì)和信息系統(tǒng)是相互推動(dòng)、相互促進(jìn)的，信息系統(tǒng)是推動(dòng)管理會(huì)計(jì)發(fā)展的有效工具，管理會(huì)計(jì)也是推動(dòng)信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要驅(qū)動(dòng)力。