檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

文/河池市中醫(yī)醫(yī)院 李蘭芳

當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中的信息化建設(shè)存在標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)滯后、檔案管理意識淡薄、檔案信息化建設(shè)匹配設(shè)施不夠，同時檔案管理人員中檔案專業(yè)水平普遍不高，缺乏計算機(jī)專業(yè)的復(fù)合型人才等等多種問題，阻礙了檔案管理的順利進(jìn)行，醫(yī)院檔案管理信息化與完善化面臨巨大挑戰(zhàn)，為了實現(xiàn)高效的檔案管理，自新中國成立以來，我國檔案管理體制已經(jīng)過多次改革，但仍未發(fā)現(xiàn)明顯成效，為促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展以及人民能夠得到更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理有著重要的現(xiàn)實意義。

一、醫(yī)院檔案管理的作用

醫(yī)院檔案的主要作用在于整合醫(yī)院多項信息，指引醫(yī)院健康發(fā)展。主要內(nèi)容包括：醫(yī)院成立至今的發(fā)展資料、院內(nèi)各級工作人員的相關(guān)資料、醫(yī)院基礎(chǔ)信息、科研成果等。醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)有著重要作用，尤其是在文書、圖片檔案方面，文書檔案管理主要是指各級領(lǐng)導(dǎo)公文分類、轉(zhuǎn)遞、歸檔，以及院內(nèi)重大事件、重要活動的原始資料收集，能夠隨時調(diào)取各單位人事信息，提高醫(yī)院檔案管理水平，對醫(yī)院的監(jiān)控以及提升院內(nèi)工作效率方面存在較大促進(jìn)作用。同時由于文書、圖片醫(yī)院檔案管理涉及范圍廣、程度深，決定了醫(yī)院管理的規(guī)范化和制度化，檔案管理在醫(yī)院的文化建設(shè)中發(fā)揮著舉足輕重的作用，對醫(yī)院各方面的管理以及發(fā)展均具有重要作用。

二、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理欠完善，分級主次不分。目前現(xiàn)存的檔案管理形式多種多樣，主要管理機(jī)制包括文書檔案、人事檔案以及病例檔案等。但是在這些檔案管理的發(fā)展過程中，各項內(nèi)容混亂不清，未明確分類，尤其在對早期醫(yī)院的發(fā)展以及規(guī)劃欠整理。同時在檔案收集整改期間，容易忽視對內(nèi)容與數(shù)據(jù)的監(jiān)督和判斷，使得各部分的檔案分離保管或重復(fù)保存，不僅占用檔案管理內(nèi)存，且增加查找難度，延長整理時間。

（二）檔案管理人員專業(yè)知識匱乏。醫(yī)院是當(dāng)前最大的服務(wù)行業(yè)之一，屬于治療疾病、保障人民身體健康的重要場所。然而在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，大多精力被放在醫(yī)療人才的培養(yǎng)上，專注于如何更好地提升醫(yī)技，有效地解決人們生理病痛等方面，對于檔案管理方面的人才缺乏重視。而醫(yī)院檔案管理的工作內(nèi)容不完全是簡單的整理收集工作，也包括檔案內(nèi)容以及數(shù)據(jù)的分析，具有一定復(fù)雜性。但醫(yī)院內(nèi)檔案管理部門通常為其他崗位調(diào)動的臨時人員，多數(shù)因能力有限，無法區(qū)分檔案屬性及正確歸類，造成檔案內(nèi)容邏輯混亂、缺失等現(xiàn)象頻頻發(fā)生，對醫(yī)院檔案資源造成了一定程度的系統(tǒng)性錯亂。因此在利用檔案時無法及時有效地運(yùn)用，需要重新整合，浪費(fèi)過多精力。

（三）檔案形式管理混亂。目前醫(yī)院檔案管理已經(jīng)轉(zhuǎn)向現(xiàn)代信息化管理，實現(xiàn)了收集、整理、查閱為一體的功能，但仍然缺乏針對性管理，使得醫(yī)院檔案信息技術(shù)管理仍未達(dá)到理想狀態(tài)。首先，信息技術(shù)的應(yīng)用不夠徹底，缺乏對檔案系統(tǒng)的反饋分析。其次，各科室之間無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。最后，電子檔案缺乏專門的系統(tǒng)管理，在病例檔案以及科研檔案的分離管理時對關(guān)聯(lián)的內(nèi)容分析較少，導(dǎo)致檔案管理的綜合性較低。

（四）檔案管理過于被動。醫(yī)院檔案管理部門的專業(yè)性不強(qiáng)，使得高級管理層對此項工作的管理意識薄弱，沒有意識到醫(yī)院的發(fā)展與檔案管理之間的重要關(guān)聯(lián)，無法從本質(zhì)上意識到檔案管理的重要性，使得醫(yī)院檔案管理內(nèi)容過于陳舊，始終停留在被動保管狀態(tài)，缺乏主動服務(wù)意識，嚴(yán)重阻礙檔案管理模式的改革與發(fā)展。

三、方法

（一）健全檔案管理手段。無論是檔案管理還是收集均應(yīng)將拓展管理途徑作為首要，將醫(yī)院的具體發(fā)展視作出發(fā)點。加強(qiáng)對檔案信息的整合和分類，創(chuàng)建統(tǒng)一的檔案資源庫，從而進(jìn)行統(tǒng)一管理，將各個科室的信息資料進(jìn)行合理分配，并配備相應(yīng)的資源剖析軟件。工作人員在進(jìn)行查閱時，可以全方位地了解各種反饋信息，便于推動醫(yī)院工作效率的提升，從而更好地促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。另外醫(yī)院應(yīng)建立主動共享信息檔案，創(chuàng)建相應(yīng)的共享平臺，合理共享部分檔案，提高醫(yī)院的管理效果。

（二）提高醫(yī)院檔案服務(wù)效能。目前，不少醫(yī)院對自身的定位均有所偏差，過于重視醫(yī)療行業(yè)技術(shù)，這無疑從根本上忽略了醫(yī)院檔案的重要性。因此，檔案部門既要提升管理工作質(zhì)量，也應(yīng)創(chuàng)新思想觀念，改變傳統(tǒng)的服務(wù)觀念，提升相關(guān)人員對檔案管理的意識；同時自覺主動開發(fā)，提出意見整理成發(fā)展計劃書向上級建議，通過檔案管理信息規(guī)劃出醫(yī)院以及各科室的發(fā)展，宣傳檔案管理的優(yōu)點，將檔案管理真正落到實處，提升檔案管理意識。

（三）創(chuàng)建專業(yè)化管理隊伍。在社會不斷進(jìn)步的今天，需要能力更強(qiáng)、專業(yè)更全面的人才來加以管理醫(yī)院檔案，即需要管理人員具備豐富的現(xiàn)代知識與檔案業(yè)務(wù)管理的正確認(rèn)知，且檔案工作者需要具有良好的思政素養(yǎng)與職業(yè)道德，具有較強(qiáng)的工作責(zé)任心。在整個醫(yī)院中，不僅依靠檔案部門來負(fù)責(zé)收集使用檔案，院內(nèi)所有員工都應(yīng)重視檔案管理；院內(nèi)定期開展有關(guān)檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)與講座，誠邀高校檔案室責(zé)任人或市檔案局領(lǐng)導(dǎo)人來院開講；將檔案管理人才的培養(yǎng)納入培養(yǎng)規(guī)劃之中，組織安排檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升自身對檔案重要性的認(rèn)識，并不斷更新檔案員團(tuán)隊的知識，提升檔案員團(tuán)隊的業(yè)務(wù)能力。另外各醫(yī)院可與高級院校的檔案專業(yè)進(jìn)行對接，讓能力強(qiáng)、專業(yè)合格的學(xué)生來院實習(xí)工作，充實檔案管理隊伍，提升檔案工作水平。

四、討論

總而言之，醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容相對復(fù)雜多樣，且受重重因素影響，難以徹底實現(xiàn)觀念改革。在醫(yī)院管理管理不斷完善發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案的管理改革刻不容緩，然而存在的多種客觀與主觀因素，如醫(yī)院的檔案管理機(jī)制不夠完善、意識薄弱、專業(yè)人才缺乏、信息技術(shù)應(yīng)用水平低級等，因此，醫(yī)院文化建設(shè)不僅僅是一項任務(wù)，同時也是一個單位工作的重中之重，只有樹立現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理服務(wù)意識，掌握檔案管理的規(guī)律，貫徹科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)霓k事精神，才能使醫(yī)院檔案管理工作更加完善，更加趨于現(xiàn)代化，而這就需要醫(yī)院根據(jù)自身實況開展合理的檔案管理模式，主要將專業(yè)性、信息性以及管理機(jī)制進(jìn)行改革與完善，使醫(yī)院檔案管理趨于合理化與科學(xué)化，充分發(fā)揮檔案作用，提高醫(yī)院公信力，推動醫(yī)院健康長遠(yuǎn)發(fā)展。