淺析精神病醫(yī)院的檔案管理

文/麗水市第二人民醫(yī)院綜合檔案室 黃慧霞

檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或者個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，而精神病醫(yī)院的檔案管理包括醫(yī)院各種文件、人事、醫(yī)療文書、精神醫(yī)療鑒定等檔案，是醫(yī)院管理工作不可或缺的重要組成部分。隨著社會(huì)的發(fā)展，人口老齡化和社會(huì)壓力的增加，精神疾病患者的發(fā)病率急劇上升，在新時(shí)代的背景下，精神病醫(yī)院的檔案管理也面臨著巨大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。本文的主要目的是分析精神病醫(yī)院檔案管理的不足之處，提出初步的改善措施，考慮未來的發(fā)展方向，以更好地服務(wù)于精神疾病的醫(yī)療工作。

一、精神病醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及相關(guān)問題

（一）精神病醫(yī)院檔案存檔量過大。特別是精神病病歷檔案，因?yàn)榫癫』颊叨酁殚L(zhǎng)期的患者，一旦患病，大部分人將在精神病醫(yī)院度過余生，因此病歷往往長(zhǎng)而復(fù)雜，同時(shí)大部分精神病醫(yī)院怕麻煩，從不銷毀相關(guān)檔案。這就導(dǎo)致病歷檔案的存檔量極為巨大，給庫(kù)房的管理工作及查詢相關(guān)數(shù)據(jù)帶來了一定的麻煩。

（二）檔案相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善。尤其是精神病醫(yī)院的檔案管理，某些醫(yī)院存在著檔案室空間狹窄，基本的復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備缺乏，不能滿足醫(yī)院檔案管理信息化工程的需要，降低了醫(yī)院檔案管理工作的效率，減弱了相關(guān)執(zhí)行力，從而導(dǎo)致無法匹配精神病醫(yī)院的發(fā)展。

（三）精神病醫(yī)院的檔案管理制度不健全。目前許多醫(yī)院的檔案管理采用經(jīng)驗(yàn)型管理，制定了適合本單位的管理制度和相應(yīng)的工作職責(zé)。有些醫(yī)院對(duì)于檔案內(nèi)容沒有明確的規(guī)定，沒有將檔案管理納入目標(biāo)管理考核之中，制度的不完善導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理有許多的漏洞。精神病醫(yī)院檔案管理同樣也是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，制度不健全，管理流程不明確，檔案管理人員在工作的時(shí)候，容易出現(xiàn)疏漏，無法跟蹤檔案，也就無法對(duì)檔案進(jìn)行更新，嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案管理的整體質(zhì)量。

（四）缺乏精神病醫(yī)院檔案專業(yè)管理人員。由于檔案管理工作不屬于產(chǎn)值部門，無法產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)，從而導(dǎo)致醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，常常安排非專業(yè)人員從事檔案管理，甚至可能出現(xiàn)兼職人員。檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高，缺乏專業(yè)知識(shí)，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，對(duì)檔案的重要性了解不夠，同時(shí)缺乏現(xiàn)代檔案管理知識(shí)，管理人員流動(dòng)性大，從而在有關(guān)檔案管理方面的工作發(fā)展緩慢，經(jīng)常導(dǎo)致工作中一些特殊檔案的管理缺乏依據(jù)，使之丟失或者損壞。

（五）檔案意識(shí)不強(qiáng)及檔案利用率低下。在我國(guó)，多數(shù)的醫(yī)院檔案工作管理處于初級(jí)水平，尤其是精神病醫(yī)院，存在著文件、資料等書面檔案無序管理現(xiàn)象，沒有養(yǎng)成及時(shí)歸檔的習(xí)慣和意識(shí)，缺乏一些相關(guān)的制度來規(guī)范這種行為，從而導(dǎo)致一些有價(jià)值的資料遺失。另外，在檔案的利用方面，許多醫(yī)院職工，包括某些領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)都沒有養(yǎng)成查閱檔案的習(xí)慣，直接導(dǎo)致檔案利用率低下，影響了整個(gè)醫(yī)院管理的有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

（六）檔案管理工作的重視程度不夠。出現(xiàn)這個(gè)問題的主要原因在于醫(yī)院的管理人員多出身于臨床工作，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，分工不明確、部門定位不清晰等原因，導(dǎo)致檔案室沒有充分發(fā)揮自身的作用。對(duì)檔案室的未來發(fā)展規(guī)劃缺乏科學(xué)性和系統(tǒng)性。另外，我國(guó)醫(yī)院檔案管理方面起步相對(duì)較晚，所以規(guī)范、法律等方面依然存在不足之處，不利于檔案工作的進(jìn)行，嚴(yán)重影響到了檔案工作的質(zhì)量和水平。

二、改善精神病醫(yī)院檔案管理工作的方法及對(duì)策

（一）建立相對(duì)完善的電子檔案庫(kù)。細(xì)化存檔分類，減少紙質(zhì)病案信息，把更多的患者檔案以計(jì)算機(jī)保存，解決實(shí)體庫(kù)存的問題。嚴(yán)格執(zhí)行病案管理期限，對(duì)超出保管期限的病案，典型的予以保存，一般的予以銷毀。這種分類保存的方法即滿足了科研教學(xué)工作，又緩解了精神病病歷檔案存檔量巨大的問題。

（二）強(qiáng)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理理念，領(lǐng)導(dǎo)的一舉一動(dòng)對(duì)下層工作人員的各項(xiàng)行為都有極大的影響。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)重視了，各項(xiàng)規(guī)章制度才會(huì)落到實(shí)處。普及檔案管理的重要性，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的管理意識(shí)是改善檔案管理不可或缺的部分。根據(jù)實(shí)際情況，投入適量的資金，改善檔案室管理?xiàng)l件，實(shí)行檔案的信息化管理，樹立正確的檔案管理科學(xué)思維模式，完善醫(yī)院檔案管理信息化體系，健全醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)置，保證醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)的安全性。

（三）健全精神病醫(yī)院檔案管理的各項(xiàng)制度。檔案管理制度的健全包括以下幾個(gè)方面：1.檔案的收集制度。2.檔案的保管、利用制度。3.保管期限和歸檔范圍的制定等。其中完善檔案收集制度是重點(diǎn)。一般而言，從醫(yī)院各管理部門到下屬臨床科室，從領(lǐng)導(dǎo)到護(hù)工人員，都會(huì)直接或間接地產(chǎn)生文書檔案，這樣的材料過于分散，收集整理困難重重。所以健全檔案收集制度非常必要，還能對(duì)檔案資料進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。依據(jù)《檔案法》促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化和有序化發(fā)展，結(jié)合精神病醫(yī)院的特色和實(shí)際情況，制定相應(yīng)的考核措施和獎(jiǎng)懲制度。在重視物質(zhì)獎(jiǎng)懲的同時(shí)，強(qiáng)調(diào)人文精神，以人為本，激發(fā)檔案管理人員的主人翁意識(shí)。

（四）開展定期培訓(xùn)，引進(jìn)學(xué)分制制度，從而促進(jìn)檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)管理技能。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視和培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，建立合理的人才隊(duì)伍梯隊(duì)建設(shè)，開展定期的檔案學(xué)術(shù)年會(huì)，為他們創(chuàng)造和提供互相學(xué)習(xí)提升、互相交流的機(jī)會(huì)，從而達(dá)到共同提高的目的，以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的新方向。在培訓(xùn)的同時(shí)，還應(yīng)該重視激發(fā)工作人員對(duì)于檔案管理的喜愛，培養(yǎng)他們的興趣，加大檔案管理的資金投入，積極引進(jìn)人才，以點(diǎn)帶面，最終開發(fā)出檔案管理工作的新局面。

（五）建立一個(gè)獨(dú)立的檔案管理部門，是時(shí)代發(fā)展的需要。獨(dú)立的檔案管理部門，可為檔案管理工作人員提供一個(gè)良好的工作環(huán)境和條件，大大提高了檔案管理的工作效率。在檔案管理部門中可分成病例檔案管理、人事檔案管理、文書檔案管理、科研檔案管理等等幾個(gè)不同的小部門，具備獨(dú)立性和系統(tǒng)性，為了避免資料缺少安全性。在成立檔案管理部門的基礎(chǔ)上，要學(xué)會(huì)根據(jù)醫(yī)院自身特色作出相應(yīng)的調(diào)整，以促進(jìn)醫(yī)院更好地發(fā)展。

（六）獨(dú)立的檔案室機(jī)構(gòu)是精神病醫(yī)院檔案管理的發(fā)展方向。檔案室是醫(yī)院信息資源的大倉(cāng)庫(kù)，利用的好壞，關(guān)鍵在于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的觀念和部署。讓檔案人員參加行政查房，讓檔案人員了解醫(yī)務(wù)人員在做什么，需要什么醫(yī)學(xué)專業(yè)知識(shí)，哪些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)需要總結(jié)等。檔案工作和醫(yī)療業(yè)務(wù)工作溝通通暢了，檔案工作為醫(yī)療服務(wù)就找到了切入點(diǎn)，檔案工作就會(huì)獲得新的生命力。

（七）建議政府強(qiáng)化對(duì)醫(yī)院資金的投入。精神病醫(yī)院是財(cái)政全額撥款單位，其檔案事業(yè)的發(fā)展同樣需要資金的投入，只有在政府加大對(duì)醫(yī)院的資金投入，醫(yī)院具有相應(yīng)的資金預(yù)算，建設(shè)一個(gè)優(yōu)良匹配的檔案部門才能成為可能。

三、總結(jié)

總之，精神病醫(yī)院檔案是精神病醫(yī)院的醫(yī)生在醫(yī)治、檢查、診斷和護(hù)理精神病患者的過程中形成的文字、符號(hào)、影像、數(shù)據(jù)等資料的總和，是供領(lǐng)導(dǎo)做出計(jì)劃和決策的依據(jù)，是重要的參考資料。因此，做好醫(yī)院檔案管理工作有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。