高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理與開發(fā)利用探析

文/西北民族大學(xué)教育科學(xué)與技術(shù)學(xué)院 王欣

二級學(xué)院教學(xué)檔案管理在高校檔案管理工作中占有重要的地位，二級學(xué)院保存著第一手、最全面的教學(xué)資料。二級學(xué)院教學(xué)檔案材料可以按照以下分類：1.教學(xué)文檔。教學(xué)文檔是教學(xué)過程中直接反映教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)活動的執(zhí)行情況的材料。涉及專業(yè)培養(yǎng)方案、課程教學(xué)大綱、使用教材、教學(xué)計劃、教學(xué)日志、教師教案、多媒體課件、聽課記錄等。2.教學(xué)管理材料。主要有教學(xué)管理方面的重要文件，還有關(guān)于專業(yè)申報、專業(yè)建設(shè)、課程安排、教學(xué)評價、學(xué)院教學(xué)研討、教研室活動、教學(xué)檢查、教學(xué)管理工作考核等方面的材料。3.學(xué)生考試材料。主要有考試大綱、考試安排、考試試卷、試卷分析、課程單科成績表、班級成績匯總表。另外，還有在校期間各種國家級等級考試報名材料等。4.畢業(yè)生實習(xí)和畢業(yè)論文材料。畢業(yè)實習(xí)材料有實習(xí)大綱、實習(xí)計劃申請表、實習(xí)鑒定表、實習(xí)手冊、實習(xí)工作總結(jié)、實習(xí)基地合作協(xié)議書等。畢業(yè)論文材料包括論文選題、開題記錄、答辯記錄、論文等一系列材料。5.數(shù)字化檔案。主要涉及試題庫、畢業(yè)論文、紙質(zhì)載體無法保存的畢業(yè)作品等的電子版。6.其他材料。如學(xué)校教育教學(xué)改革、教師課堂教學(xué)比賽相關(guān)材料等。

一、二級學(xué)院教學(xué)檔案材料收集與管理存在的問題

（一）沒有專職檔案管理員和專門的檔案室。許多高校對教學(xué)管理工作以及教學(xué)檔案材料收集整理的重要性，沒有充分重視。許多學(xué)院沒有專門的教學(xué)檔案機構(gòu)，材料收集難以做到按時、完整和規(guī)范。且一般都是教學(xué)秘書兼職檔案管理員，由于教學(xué)秘書隊伍不穩(wěn)定，導(dǎo)致檔案缺失和不完整。教學(xué)秘書基本都不是檔案專業(yè)出身，檔案專業(yè)知識薄，專業(yè)技能較差，加上日常教學(xué)管理工作繁重瑣碎，沒有更多的精力和心思放在檔案的收集和整理上。而且學(xué)院用房緊張，沒有設(shè)立專門的檔案室，常常是教學(xué)管理辦公和檔案材料歸檔混合一處。

（二）檔案管理體制不健全。很多高校沒有建立起比較完善的教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，僅僅規(guī)定了歸檔管理的文件種類，卻沒有明確管理的步驟、對時間的要求，致使二級學(xué)院檔案管理沒有統(tǒng)一的標準和規(guī)范的制度，歸檔材料往往不能達到及時化、系統(tǒng)化和標準化，檔案管理質(zhì)量難以保證。

（三）管理模式陳舊，檔案信息化建設(shè)緩慢。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)化、信息化在不斷向各行各業(yè)推進，檔案管理工作也在向信息化管理轉(zhuǎn)型。目前大多數(shù)高校的教學(xué)檔案仍然以紙質(zhì)文檔為主，過度強調(diào)對紙質(zhì)文件材料的收集，忽視對電子材料、聲像資料等的收集。且管理手段單一，主要以手工管理為主，檔案查找也主要靠人工進行，沒有檔案管理系統(tǒng)輔助。

二、二級學(xué)院教學(xué)檔案開發(fā)和利用的局限

檔案工作的終極目的和意義是開發(fā)和利用檔案，使檔案信息為社會實踐服務(wù)。只有經(jīng)過合理開發(fā)和利用，才能更好地提升檔案的價值，從而實現(xiàn)檔案信息的活化和共享，提高教學(xué)檔案的利用水平。教學(xué)檔案在現(xiàn)有基礎(chǔ)上已經(jīng)提供了很多服務(wù)和功能，例如學(xué)生成績的保存對其畢業(yè)后的工作調(diào)動、留學(xué)、干部選拔任用等都提供了很好的依據(jù)、教師的教學(xué)檔案資料為其將來職稱晉升提供了憑證。

但由于教學(xué)檔案隱私性較強，比如學(xué)生學(xué)業(yè)成績、補考重修記錄，還有學(xué)生學(xué)業(yè)預(yù)警資料，以及學(xué)生受處分文件等都涉及個人隱私，致使教學(xué)檔案在開發(fā)利用時受到很大限制，出于安全性考慮，檔案的查閱本身就需要權(quán)限，或者需要一定的許可才能進行。對高校教學(xué)檔案的這種保護導(dǎo)致其難以進行深層次的開發(fā)和利用。

三、改善二級學(xué)院教學(xué)檔案管理和開發(fā)利用的措施

針對二級學(xué)院教學(xué)檔案管理和開發(fā)中存在的問題，本研究提出了改善現(xiàn)狀的措施和建議，如下：

（一）完善檔案制度，規(guī)范檔案管理，全員參與檔案建設(shè)。二級學(xué)院首先要完善檔案管理規(guī)章制度，通過制度來保障教學(xué)檔案的規(guī)范和完整，同時要轉(zhuǎn)變觀念，教學(xué)檔案的和建設(shè)和管理不是檔案人員一個人的事，需要全員重視。全體教職工應(yīng)正確認識教學(xué)檔案歸檔的重要性，積極主動、及時參與檔案歸檔工作，提升管理效能。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式。教學(xué)檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢，及時轉(zhuǎn)變過時的、不適應(yīng)的檔案管理模式。數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化教學(xué)管理系統(tǒng)的建設(shè)，可以加大教學(xué)檔案開發(fā)利用的功能。當(dāng)事人自己通過信息化手段進行查詢，便可獲得個人資料信息或免密資料。

（三）高校教學(xué)檔案的開發(fā)和利用，除了尊重檔案的保密性，在規(guī)定范圍內(nèi)提供查閱和咨詢服務(wù)外，還應(yīng)堅持開放原則。比如二級學(xué)院對于每一年考上研究生的學(xué)生信息和相關(guān)獎勵材料等予以收集和整理，通過櫥窗展示予以宣傳，激勵低年級學(xué)生積極進?。换蛟趯W(xué)校開放日進行校友檔案資料展覽，提高學(xué)院和專業(yè)的知名度。

四、總結(jié)

二級學(xué)院教學(xué)檔案管理標準化、規(guī)范化、高效化，以及檔案的充分利用和開發(fā)，離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案管理人員的付出，也離不開學(xué)院教師的配合。只有全員參與才能使教學(xué)檔案管理工作落到實處，從而使高校檔案管理工作持續(xù)健康地發(fā)展。