高校綜合檔案管理的現(xiàn)代化建設方法研究

文/德州學院 劉健美

正所謂少年強則中國強，在綜合國力逐步加強的現(xiàn)代，國民對現(xiàn)代青少年綜合素質的教育工作也越發(fā)重視，高校的綜合檔案，不僅記錄著高校的發(fā)展歷史，在學校建設、教學、科研方面的作用也不容小覷，尤其是在網(wǎng)絡信息高速發(fā)展的現(xiàn)代，高校想要得到更大的進步，必須加強檔案的綜合管理，在高校發(fā)展歷史中尋找突破口，從而達到促進高校教育、科研、管理同步發(fā)展的目的。本文旨在對我國高校檔案管理現(xiàn)狀及檔案現(xiàn)代化建設方法進行簡要探討，以期能為高校的檔案管理現(xiàn)代化建設提供一定參考價值。

一、高校綜合檔案管理現(xiàn)代化建設現(xiàn)狀

（一）對檔案管理的重要性認識不夠。從高校的發(fā)展歷程來看，高校發(fā)展關注的重點一直在學生的學業(yè)情況、升學率以及學院的教學任務上，對學校日常發(fā)展中所形成的文件資料等檔案的管理并沒有投入較多的人力和物力，檔案管理和建設直接是一盤散沙。其次，在高校的發(fā)展中，不少教師覺得檔案的作用僅限于偶爾查詢資料、調(diào)取文件，實際用處并不大，因而聽之任之，以至于學院檔案的管理一直處于被忽視狀態(tài)，所以目前的檔案管理上是非常不到位的?？偠灾?，學院的教師認為檔案管理不重要，在日常工作中不會對檔案進行綜合管理，檔案的價值自然不能得到有效利用，如此就形成惡性循環(huán)，這也是現(xiàn)如今不少高校的綜合檔案管理都處于一團糟狀態(tài)的主要原因。

（二）檔案管理制度混亂。在對檔案管理不夠重視的情況下，相應的檔案管理機制自然無法完善，以至現(xiàn)代不少高校在檔案的管理上，缺乏相對應的管理標準，有些高校甚至將學生的檔案交由系部、學生會、圖書館等地方自行處理，致使學生在畢業(yè)之時，常因檔案管理的混亂出現(xiàn)檔案丟失、霉爛，檔案滯留等情況。其次，因學校的不重視，檔案不僅在管理方面遭受嚴重挫折，在處理方面，也常常出現(xiàn)不及時、不嚴謹、漏洞百出等情況，處理的檔案質量更是參差不齊，嚴重影響學院管理及信譽度。

（三）檔案管理方式落后。隨著科技的進步，互聯(lián)網(wǎng)技術得到飛速發(fā)展，在此背景下，不少高校的檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)的整理方式，資料的收集、檔案的整理、分卷、歸檔，都全部由人工手動完成，不僅效率低，所收集的資料準確度也有待商榷，資料的查詢調(diào)取也因全是人為手工管理方式，想要一份資料，時間耗費極長，檔案管理資料的重要性完全不能得到體現(xiàn)，所以在檔案的管理建設方面，落后的檔案管理方式，成了目前高校檔案現(xiàn)代化建設的主要障礙。

（四）檔案管理人員缺乏專業(yè)技能和素養(yǎng)。據(jù)數(shù)據(jù)資料顯示，現(xiàn)代高校的檔案管理工作中，絕大多數(shù)管理人員都不具備系統(tǒng)、完善的檔案管理知識，甚至有些高校還聘用退休的干部、文憑不高的社會人、剛出校園的畢業(yè)生以及關系戶對檔案進行整理，沒有從業(yè)資格不說，經(jīng)驗少、素質低，對檔案的分類、整理、保存、立卷等知識完全沒有概念，工作難度大、效率低，根本沒有辦法按照規(guī)定完成工作，以至出現(xiàn)檔案管理混亂、期限不明確、收集處理資料不及時等諸多問題。

二、高校綜合檔案管理現(xiàn)代化建設方法分析

（一）強化檔案管理現(xiàn)代化建設的重要性。高校的檔案管理，記錄著高校的發(fā)展歷史，是高校學生們的重要資料，合理系統(tǒng)化的檔案管理建設，不僅有助于促進學院發(fā)展，對學校的信譽也有著不可忽視的重要性。目前高校的檔案管理建設工作，因教師、高層領導等的不重視，常常處于管理混亂狀態(tài)，檔案處理不及時、數(shù)據(jù)信息收集效率低、管理存儲的不到位等問題成了目前檔案管理最常見的現(xiàn)象，檔案霉爛丟失等現(xiàn)象更是屢見不鮮，為促進學院發(fā)展，強化內(nèi)部管理工作，應加強學院對檔案管理現(xiàn)代化建設重要性的認知，定期開展宣傳工作，同時國家也應制定相應的制度和措施，不斷加強創(chuàng)新管理建設理念，通過改變傳統(tǒng)教育模式，讓高校不再局限于傳統(tǒng)的重教學、輕檔案的管理模式，保證現(xiàn)代高校在強化教學，完成教學任務之余，檔案的現(xiàn)代化管理建設也能一同進步。

（二）完善高校檔案管理現(xiàn)代化建設制度。想要加速完成高校檔案管理現(xiàn)代化的建設，在增強檔案重要性認知的同時，相應的檔案管理制度也必須完善。在檔案的收集方面，要做到信息準確、完善；在檔案的處理方面，要做到及時、高效；在檔案的立卷、歸檔方面，要做到細致、無漏洞；檔案的存儲環(huán)境應挑選干燥、通風、保密性強的地方，借閱檔案應建立相應借閱制度，確保檔案資料每一次查閱都有跡可循，同時管理人員之間的分工也應當明確，賞罰分明，最大化確保高校的檔案管理能隨著時代的進步而進步，以達到強化學院內(nèi)部管理、完善學院制度、促進學院發(fā)展的目的。在完善高校檔案管理制度之時，其計劃目標應一步一步進行，制定相應的長期短期計劃，從短期目標開始，逐漸對高校檔案管理制度進行完善，最大化避免因計劃不到位，目標不清楚而浪費人力、物力，從而高效降低高校檔案管理現(xiàn)代化建設中的成本。

（三）引入先進的檔案管理設備，加強檔案的現(xiàn)代化建設。傳統(tǒng)的檔案管理方式，是制約高校檔案現(xiàn)代化建設的主要障礙，現(xiàn)代高校想要進一步完成檔案管理的日常建設，除了加強對檔案管理重要性宣傳和完善檔案管理制度外，還得打破傳統(tǒng)的人工收集資料，分卷立檔的管理方式，引入更高效、更系統(tǒng)、更準確的檔案管理方法，尤其是在大數(shù)據(jù)背景下，引入新技術來完善加強對檔案的管理勢在必行?，F(xiàn)代高校應加速建立網(wǎng)絡技術，充分利用網(wǎng)絡技術共享性以及強大的數(shù)據(jù)處理優(yōu)勢，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)，加速數(shù)字化檔案管理建設，同時利用計算機網(wǎng)絡技術的可共享特性，讓公共型文檔資料能處于共享狀態(tài)，便于師生查閱，在數(shù)字化信息建設中，管理人員應謹記，任何人不得以任何名義將檔案資料占為己有，檔案資料必須交由檔案管理部門統(tǒng)一管理，借閱的檔案管理資料，也必須在期限內(nèi)歸還，為避免檔案資料外泄現(xiàn)象的發(fā)生，各個部門應對此高度重視，在必要的情況下，可建立一系列懲罰措施。

（四）提升檔案管理人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員專業(yè)技能和素養(yǎng)的不合格，也是造成檔案處理不及時、質量參差不齊、保管不到位的主要原因，是進一步制約高校檔案管理現(xiàn)代化建設的主要障礙，想要完成檔案現(xiàn)代化的建設，應當同時加強檔案管理人員專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，通過專業(yè)培訓或重新招聘經(jīng)驗豐富有從業(yè)資格的管理人員，都是切實可行的方法。這里著重介紹人員培訓方面需注意的問題，第一，在人員的培訓過程中，除了要加強職業(yè)技能和素養(yǎng)的培訓外，還要樹立更為健康、積極的思想理念，以保證檔案管理的現(xiàn)代化建設能在一個正常高效的環(huán)境中進行。第二，除了培訓專門的檔案管理人員外，還應當定期對檔案管理的在職員工進行崗位調(diào)配，充分挖掘檔案管理員工的優(yōu)勢，調(diào)動員工積極性，同時不同的崗位調(diào)換，有助于培養(yǎng)全能型檔案管理人才，即使后期遇到人才流失問題，也不至于因找不到合適的任職人員而讓檔案長期處于滯留狀態(tài)，最大化完善檔案管理現(xiàn)代化建設工作。

三、結語

總而言之，高校的檔案管理現(xiàn)代化建設已成為高校發(fā)展的必由之路，加強檔案管理重要性的認識，完善檔案管理制度，引入計算機網(wǎng)絡技術以及專業(yè)人員的培訓，都是加快檔案建設的重要手段，確保高校檔案管理能以最快速度進入規(guī)范、合理、科學的狀態(tài)。當然，檔案管理的現(xiàn)代化建設是一項漫長而艱辛的任務，并不能一蹴而就，在檔案的建設過程中也容易出現(xiàn)各種各樣的問題，各大高校應提前調(diào)整心態(tài)，做好應對措施，以保證在出現(xiàn)問題之時能積極應對。相應的，國家相關部門也應當制定相對應的政策和措施，站在宏觀的角度上，對高校的檔案管理現(xiàn)代化建設進行調(diào)控和督促，讓各大高校都能加快實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理。