企業(yè)智慧檔案館建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策探析

文/鄭州航空港興港投資集團(tuán)有限公司 周云云

一、企業(yè)智慧檔案館概念

企業(yè)檔案館擔(dān)當(dāng)著承載企業(yè)歷史、服務(wù)企業(yè)運(yùn)營(yíng)的職責(zé)，作為其發(fā)展的高級(jí)形態(tài)，企業(yè)智慧檔案館是企業(yè)為了創(chuàng)新、提升檔案館管理和運(yùn)作方式，采用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等多種技術(shù)手段，對(duì)本企業(yè)檔案物理管理和信息管理兩方面進(jìn)行感知、存儲(chǔ)、聯(lián)通、辨別、分析、決策、創(chuàng)造等功能處理的開(kāi)放式、聯(lián)動(dòng)式的檔案館形態(tài)。

二、企業(yè)智慧檔案館建設(shè)現(xiàn)狀和形勢(shì)

2008年，IBM最早正式提出“智慧”理念，并引發(fā)起國(guó)內(nèi)智慧建設(shè)的大浪潮。在此背景下，“智慧檔案館”應(yīng)運(yùn)而生，國(guó)內(nèi)掀起“智慧檔案館”理論研究的熱潮，并迅速地從一種單純的學(xué)術(shù)期待，轉(zhuǎn)入如火如荼的實(shí)踐推行，譬如，青島市智慧檔案館一期項(xiàng)目已于2015年5月正式投入運(yùn)行；浙江省麗水市在智慧麗水建設(shè)的同時(shí)開(kāi)始了智慧檔案館建設(shè)，試行全市檔案資源統(tǒng)籌建設(shè)等。

企業(yè)方面，中國(guó)移動(dòng)廣州公司、國(guó)家電網(wǎng)公司、中航工業(yè)集團(tuán)、中海油公司、中國(guó)商飛集團(tuán)等都在智慧檔案館建設(shè)和升級(jí)方面進(jìn)行了有益的探索和實(shí)踐。這些企業(yè)著眼于電子文件流生命周期控制與利用研究、檔案館庫(kù)物理信息與數(shù)字檔案虛擬信息集成管理與自助式利用等，實(shí)現(xiàn)了檔案工作不同層次的創(chuàng)新和提升。譬如，中國(guó)移動(dòng)廣州公司開(kāi)展《“五全”實(shí)時(shí)智慧檔案管理系統(tǒng)研究與實(shí)踐》項(xiàng)目，為實(shí)現(xiàn)“全數(shù)字、全流程、全系統(tǒng)、全覆蓋、全智能”的實(shí)時(shí)智慧檔案管理開(kāi)展研究，并在2011年獲得國(guó)家檔案局優(yōu)秀科技成果。

與企業(yè)綜合經(jīng)營(yíng)實(shí)力、管理理念相匹配，各類企業(yè)智慧檔案館建設(shè)差異較大。一是物理區(qū)域分布不均勻，中部及東部地區(qū)建設(shè)數(shù)量高于西部等欠發(fā)達(dá)地區(qū)。二是起步時(shí)間懸殊較大，中部及東部地區(qū)企業(yè)智慧檔案館起步時(shí)間較早。三是建設(shè)重點(diǎn)不同，由于不同企業(yè)主體業(yè)務(wù)不同，相應(yīng)的智慧檔案館建設(shè)重點(diǎn)也有所區(qū)別。四是內(nèi)部建設(shè)結(jié)構(gòu)性失衡，如企業(yè)總部、標(biāo)桿單位或機(jī)構(gòu)的智慧檔案館建設(shè)明顯優(yōu)于分支機(jī)構(gòu)及其他機(jī)構(gòu)。五是建設(shè)質(zhì)量參差不齊，不同企業(yè)智慧檔案館建設(shè)效果差別較大，甚至不乏失敗案例。

三、企業(yè)智慧檔案館建設(shè)存在的問(wèn)題

盡管企業(yè)智慧檔案館建設(shè)都本著“溝通感知智慧化、資源管理智慧化、利用服務(wù)智慧化”的初衷，但在落地執(zhí)行中，由于主客觀原因而出現(xiàn)了與初衷的偏差甚至背離，這里從以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析：

（一）與智慧城市建設(shè)主旨脫節(jié)。作為繼數(shù)字城市之后信息化城市發(fā)展的高級(jí)形態(tài)，智慧城市的主旨在于感測(cè)、分析與整合城市核心系統(tǒng)的各項(xiàng)關(guān)鍵信息，對(duì)包括民生、城市服務(wù)、商業(yè)活動(dòng)、工業(yè)活動(dòng)等在內(nèi)的需求進(jìn)行智能響應(yīng)。智慧城市各項(xiàng)系統(tǒng)、活動(dòng)的終端輸出產(chǎn)品，均與檔案相關(guān)聯(lián)，故智慧檔案館是智慧城市的重要組成部分?，F(xiàn)階段企業(yè)智慧檔案館的建設(shè)，很大程度上還需借助技術(shù)市場(chǎng)各類供應(yīng)商。目前，在對(duì)檔案這類城市關(guān)鍵信息的處理方面，供應(yīng)商提供的解決方案主要是采用射頻識(shí)別技術(shù)，對(duì)實(shí)體檔案存、查、借、還、防等流通環(huán)節(jié)進(jìn)行全面可視化查詢和管理，偏重于解決檔案“管”的問(wèn)題，并未實(shí)現(xiàn)智慧城市對(duì)關(guān)鍵信息感測(cè)、分析、整合的要求，存在脫節(jié)現(xiàn)象。

（二）缺乏整體規(guī)劃和頂層設(shè)計(jì)，與建設(shè)實(shí)施脫節(jié)。智慧檔案館建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，頂層設(shè)計(jì)對(duì)其具有全局性、系統(tǒng)性的指導(dǎo)意義。智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)是將頂層設(shè)計(jì)的方法和理念運(yùn)用到智慧檔案館領(lǐng)域，進(jìn)行需求分析，運(yùn)用系統(tǒng)集成，統(tǒng)籌考慮和協(xié)調(diào)各要素，從而對(duì)智慧檔案館的基本架構(gòu)及要素進(jìn)行有效組合。目前，企業(yè)智慧檔案館建設(shè)在頂層設(shè)計(jì)方面主要存在以下兩個(gè)問(wèn)題：其一，國(guó)家層面的智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)指導(dǎo)框架尚未明確，導(dǎo)致企業(yè)智慧檔案館建設(shè)缺乏相應(yīng)參考。其二，各類企業(yè)智慧檔案館頂層設(shè)計(jì)框架在建設(shè)實(shí)施過(guò)程中，因其自身的不合理性及其他因素，存在脫節(jié)現(xiàn)象，導(dǎo)致企業(yè)智慧檔案館的建設(shè)出現(xiàn)偏差。

（三）供應(yīng)商質(zhì)量良莠不齊，存在惡性競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)智慧檔案館在很大程度上依賴于智慧檔案館建設(shè)供應(yīng)商的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、建設(shè)、安裝、調(diào)試等系列活動(dòng)，且一般建設(shè)費(fèi)用偏高，需根據(jù)招投標(biāo)法規(guī)定進(jìn)行公開(kāi)招投標(biāo)活動(dòng)。對(duì)招投標(biāo)工作把控如何，在很大程度上影響著企業(yè)智慧檔案館建設(shè)質(zhì)量。從國(guó)內(nèi)智慧檔案館建設(shè)供應(yīng)商的情況來(lái)看，部分企業(yè)最初是作為密集架生產(chǎn)商，加強(qiáng)研發(fā)獲得信息系統(tǒng)集成資質(zhì)，并集成其他硬件生產(chǎn)、服務(wù)企業(yè)，繼而發(fā)展成綜合性智慧館庫(kù)建設(shè)供應(yīng)商，部分企業(yè)以智慧化建筑設(shè)計(jì)、建設(shè)起家，集成檔案館其他硬件設(shè)備生產(chǎn)和服務(wù)廠商，通過(guò)研發(fā)獲得信息系統(tǒng)集成資質(zhì)，對(duì)外提供智慧檔案館建設(shè)服務(wù)，也有部分企業(yè)是以研發(fā)檔案信息管理軟件起步，通過(guò)與檔案館其他硬件生產(chǎn)和服務(wù)企業(yè)的合作，對(duì)外提供智慧檔案館建設(shè)服務(wù)。集成廠商較多，質(zhì)量參差不齊，自主研發(fā)能力較弱，且部分供應(yīng)商在企業(yè)智慧檔案館建設(shè)活動(dòng)中存在惡性競(jìng)爭(zhēng)現(xiàn)象，如詆毀、惡性質(zhì)疑、打價(jià)格戰(zhàn)等，影響招投標(biāo)活動(dòng)的公平性，誤導(dǎo)企業(yè)智慧檔案館建設(shè)方向。

（四）管理理念偏差，存在“兩重兩輕”現(xiàn)象。作為一種全新的檔案館建設(shè)模式，企業(yè)智慧檔案館的建設(shè)需要正確的管理理念作為引導(dǎo)，如用戶服務(wù)優(yōu)先和效益優(yōu)先理念。智慧檔案館雖然是檔案館的高級(jí)發(fā)展形態(tài)，但仍不能背離提供更完善的檔案利用的初衷，同時(shí)避免盲目投資傾向和先進(jìn)性導(dǎo)向，注重檔案館建設(shè)效益。然而，從企業(yè)智慧檔案館的建設(shè)過(guò)程來(lái)看，部分企業(yè)管理理念出現(xiàn)偏差，存在“兩重兩輕”現(xiàn)象，即重視庫(kù)房及設(shè)備的物理管理，輕視檔案信息利用和服務(wù)，重視設(shè)備和系統(tǒng)的先進(jìn)性，輕視投資效益，盲目投資、盲目建設(shè)，如不及時(shí)糾正，將會(huì)影響智慧檔案館建設(shè)對(duì)提升和創(chuàng)新企業(yè)檔案工作的實(shí)現(xiàn)程度。

四、企業(yè)智慧檔案館建設(shè)對(duì)策探析

（一）面向智慧城市推進(jìn)企業(yè)智慧檔案館建設(shè)。如前所述，企業(yè)智慧檔案館是智慧城市的重要組成部分，當(dāng)前企業(yè)智慧檔案館發(fā)展瓶頸之一是尚不能有效地實(shí)現(xiàn)智慧城市對(duì)關(guān)鍵信息感測(cè)、分析、整合的要求。解決這一問(wèn)題，需要借助兩大技術(shù)手段，一是云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的綜合運(yùn)用。二是智慧檔案館各信息系統(tǒng)的集成服務(wù)。前者當(dāng)中，與物聯(lián)網(wǎng)的融合除了運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)射頻識(shí)別技術(shù)外，還可借助傳感器等先進(jìn)技術(shù)，獲取對(duì)檔案實(shí)體的感知。云計(jì)算、大數(shù)據(jù)運(yùn)用方面，可搭建“檔案云”打造互聯(lián)互通的檔案網(wǎng)絡(luò)，將各自分散且獨(dú)立的檔案資源整合進(jìn)云存儲(chǔ)系統(tǒng)，利用數(shù)據(jù)挖掘和可視化技術(shù)進(jìn)行抽取、整合、分析，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動(dòng)調(diào)控、智能處理與多元化呈現(xiàn)。后者，面向智慧城市的檔案信息集成服務(wù)，是建立在網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)基礎(chǔ)之上的系統(tǒng)化工程，主要包括集成檢索服務(wù)、“一站式”集成服務(wù)和信息安全服務(wù)。所謂“一站式”集成服務(wù)，即將經(jīng)過(guò)有效組織的檔案信息借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和應(yīng)用軟件支持，使利用者“一步到位”得到整合好的、滿足不同層次和范圍的檔案利用需求。

（二）完善頂層設(shè)計(jì)，加強(qiáng)整體規(guī)劃。企業(yè)智慧檔案館建設(shè)頂層設(shè)計(jì)是一個(gè)系統(tǒng)架構(gòu)，主要從核心價(jià)值、制度、資源、業(yè)務(wù)管理、技術(shù)和安全等幾個(gè)維度組織。核心價(jià)值方面，可把“創(chuàng)新、協(xié)同、開(kāi)放、共享、綠色”作為基本理念，以“綠色”發(fā)展為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)智慧檔案館安全防范系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、智能存儲(chǔ)系統(tǒng)、環(huán)境保護(hù)系統(tǒng)的自動(dòng)檢測(cè)與控制；制度方面，與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相統(tǒng)一，確立本企業(yè)智慧檔案館建設(shè)和管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，尤其是數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、平臺(tái)標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)維標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)等；資源方面，以信息資源、技術(shù)資源、人力資源等為基本要素，尤其注重企業(yè)信息資源共享體系的建設(shè)；管理方面，研究與本企業(yè)智慧檔案館建設(shè)相匹配的信息化管理體制，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)；技術(shù)方面，搭建基于物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)、移動(dòng)互聯(lián)技術(shù)為核心的技術(shù)體系，促進(jìn)各應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)的互聯(lián)互通；安全方面，構(gòu)建以信息安全組織為核心、安全管理機(jī)制為保障、信息安全制度為指導(dǎo)、信息安全技術(shù)為支撐的閉環(huán)式安全體系。

（三）研究供應(yīng)商篩選、管控機(jī)制，加強(qiáng)項(xiàng)目實(shí)施控制。智慧檔案館建設(shè)供應(yīng)商作為企業(yè)外部力量，管控難度較大，作為企業(yè)智慧檔案館項(xiàng)目實(shí)施的主體力量，企業(yè)須研究其篩選、管控的體制機(jī)制，加強(qiáng)招投標(biāo)活動(dòng)管理，強(qiáng)化項(xiàng)目實(shí)施控制。篩選方面，可以發(fā)動(dòng)企業(yè)之間的聯(lián)合協(xié)作，建立供應(yīng)商目錄，確定篩選比較指標(biāo)，同時(shí)配合權(quán)威機(jī)構(gòu)審查工作，提高項(xiàng)目建設(shè)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)；管控方面，可與本企業(yè)招標(biāo)采購(gòu)部門、法務(wù)審計(jì)部門協(xié)作，制定項(xiàng)目實(shí)施各環(huán)節(jié)把控流程，嚴(yán)格資格審查，嚴(yán)格項(xiàng)目驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，組織聯(lián)合驗(yàn)收；項(xiàng)目實(shí)施控制方面，可在招投標(biāo)文件中擬定明確的項(xiàng)目控制條款，要求供應(yīng)商進(jìn)行響應(yīng)，加強(qiáng)項(xiàng)目實(shí)施期間檢查工作，嚴(yán)格整改標(biāo)準(zhǔn)。

（四）基于服務(wù)用戶和投資效益化，理順管理理念?；诜?wù)用戶和投資效益化，解決的是企業(yè)智慧檔案館建設(shè)中心和導(dǎo)向的問(wèn)題。企業(yè)智慧檔案館以誰(shuí)為中心，以何為導(dǎo)向，反映了企業(yè)智慧檔案館的建設(shè)目標(biāo)與其核心價(jià)值理念的匹配程度。企業(yè)智慧檔案館建設(shè)應(yīng)面向用戶體驗(yàn)，研究用戶利用需求，借助智慧檔案信息資源整合、抽取技術(shù)實(shí)現(xiàn)用戶需求的一站式、自助式滿足，建設(shè)檔案信息資源共享和服務(wù)中心。同時(shí)，企業(yè)智慧檔案館建設(shè)，還應(yīng)結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，切忌盲目追求先進(jìn)性，制定適合本單位的智慧檔案建設(shè)板塊和實(shí)施策略，嚴(yán)格投資審批和意見(jiàn)征求制度，加強(qiáng)投資項(xiàng)目效益預(yù)測(cè)和評(píng)估，理性投資，理性建設(shè)。

五、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)智慧檔案館建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期、復(fù)雜、循序漸進(jìn)的過(guò)程，企業(yè)檔案部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)這一形勢(shì)，理性看待其發(fā)展、成長(zhǎng)過(guò)程中面臨的諸多問(wèn)題，厘清本企業(yè)智慧檔案館建設(shè)癥結(jié)所在，考慮從技術(shù)層面、頂層設(shè)計(jì)、管理體系、風(fēng)險(xiǎn)管控、項(xiàng)目實(shí)施控制、檔案基礎(chǔ)工作等幾方面改善突破，解決落實(shí)，推進(jìn)智慧檔案館建設(shè)，創(chuàng)新、提升企業(yè)檔案管理模式。