檔案數(shù)字化建設與企業(yè)檔案管理研究

文/河北國華定州發(fā)電有限責任公司 劉云川

隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息資源已經(jīng)成為人們最重要的資源，信息管理和檢索成了新時代的基本能力與素養(yǎng)之一。信息技術的普及也給檔案數(shù)字化建設提供了更多可能性，近年來，檔案數(shù)字化建設已在各行各業(yè)廣泛運用，成了一種新型管理模式。

一、檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀與問題分析

（一）檔案管理模式。檔案信息的載體，主要是記錄企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的文件，所謂的檔案管理，就是把這些文件進行歸納鑒別，整理分類，按期保存，提供利用，這需要特定的人力物力。隨著社會的發(fā)展，部分工作可以通過信息技術來更好地實現(xiàn)，檔案管理模式也不斷進行革新，但仍有部分企業(yè)無法有效地利用信息技術，僅依靠人工管理模式，不僅效率低下，而且容易出現(xiàn)錯誤。

（二）工作規(guī)劃存在不足。如今的企業(yè)檔案管理，缺乏一種整體性的概念，多數(shù)是采用從局部到整體的方式進行管理，從而導致企業(yè)內(nèi)部部門無法整合統(tǒng)一，溝通協(xié)調(diào)性差，反而造成推諉扯皮。

（三）數(shù)字化管理的問題。關于企業(yè)檔案數(shù)字化管理的不足，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案管理與辦公系統(tǒng)的兼容性，造成歸檔工作出現(xiàn)困難，格式轉(zhuǎn)換也存在不便，從而導致許多不必要的麻煩。第二，有些企業(yè)存在電子檔案和紙質(zhì)檔案同時管理的問題，未認識到數(shù)字化管理的優(yōu)點和技術要點，所以在進行電子文件歸檔的同時，也全部進行紙質(zhì)文件歸檔，造成了一定人力物力的浪費。第三，企業(yè)檔案數(shù)字化意識不夠，有些企業(yè)僅重視紙質(zhì)檔案，沒有找準機會和方法將大量數(shù)據(jù)進行有效的數(shù)字化管理。第四，部分企業(yè)還存在重視電子文件，忽視紙質(zhì)檔案的重要性，造成重要紙質(zhì)文件的流失。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化建設與管理的操作方法和利用

（一）優(yōu)化資源配置。許多企業(yè)不能夠?qū)崿F(xiàn)有效的檔案數(shù)字化管理的原因在于資源配置，如果沒有優(yōu)質(zhì)的資源配置，就相當于把重要的信息資源置于隨時可能丟失或破壞的風險中，因此，需要在建設初期進行軟硬件的投入，系統(tǒng)及設備運行和維護也必須有一定的投入。企業(yè)在規(guī)劃建設時，需要將軟硬件成本考慮周全，安排妥當，并且，要對人員進行合理配置，設定為檔案專業(yè)人員和計算機專業(yè)人員的綜合構成。

（二）建立專題數(shù)據(jù)庫。為了各方面的充分利用，可以建立各類專題數(shù)據(jù)庫。因為，僅依靠目錄檢索可能會導致工作效率低下，不能及時地解決出現(xiàn)的各類需求。為了滿足不同需求，需要對常見問題進行專門化地歸納和分類，建立有效的專題數(shù)據(jù)庫。同時，也應注意以下幾個方面問題：首先，要依據(jù)企業(yè)已有的檔案材料進行合理的專題分類。其次，也要依據(jù)不斷增長的需求進行專題數(shù)據(jù)庫的優(yōu)化和新建。最后，可以根據(jù)內(nèi)容、種類和需求來分別設置不同的專題。

（三）建立全文檢索。建立全文數(shù)據(jù)庫是大勢所趨，也是客觀需求。同時，實現(xiàn)檔案的開放、存儲、篩選以及鑒定過程中，也必須保證數(shù)據(jù)的真實性和準確性。

（四）數(shù)字化檔案利用服務。數(shù)字化檔案利用服務工程就是以促進數(shù)字化檔案建設為目的，以各種網(wǎng)絡服務為平臺，通過高效的網(wǎng)絡運行體系進行運作，形成電腦端、手機端、服務器端，甚至云端的整合統(tǒng)一，有助于解決數(shù)字化檔案建設中遇到的實際困難，有效地推動數(shù)字化檔案建設與管理。

（五）建立安全保護系統(tǒng)。在設計好數(shù)字化檔案運行模式后，也要相應地建立安全保護系統(tǒng)，這樣，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)才能穩(wěn)定地持續(xù)運行。如果缺少安全保護系統(tǒng)，就會造成無法彌補的風險，例如數(shù)據(jù)丟失、運行出錯、數(shù)據(jù)錯亂等等，所以，我們需要為數(shù)字化檔案管理建立保護機制，其中應包括組織、運行、管理機制，以及人力財力成本等。

（六）優(yōu)化檔案管理模式。數(shù)字化檔案建設和管理中不可避免地會遇到新的問題和挑戰(zhàn)，需要我們不斷優(yōu)化管理模式，積極有效地利用好科學技術，借鑒國內(nèi)外數(shù)字化檔案管理經(jīng)驗，思考檔案管理細節(jié)與流程，使其建立在科學合理的標準規(guī)范基礎之上，這樣才能實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展。

三、結語

數(shù)字化檔案建設與管理是各行各業(yè)不可回避的問題，它涉及跨專業(yè)的融合，也關乎企業(yè)在“大數(shù)據(jù)”背景下的生產(chǎn)經(jīng)營，因此，受到企業(yè)管理者、檔案專業(yè)人員、信息技術人員的日益重視。隨著數(shù)字化時代的快速發(fā)展，信息技術帶給了檔案管理極大的便利，數(shù)字化檔案建設成為必然的趨勢，也隨之成了企業(yè)不得不面臨的挑戰(zhàn)。對于數(shù)字化檔案建設與管理，我們還需通過不斷的努力，在實踐中探索，實現(xiàn)數(shù)字化檔案有效、安全和高質(zhì)量管理，共同促進檔案管理的發(fā)展與創(chuàng)新。