電力企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題與解決對(duì)策

文/華能瀾滄江水電股份有限公司黃登·大華橋水電廠 李如美

由于電力體制改革與發(fā)展步伐的不斷加快，電力檔案信息資料的利用價(jià)值也漸漸顯現(xiàn)了出來(lái)，所以，為了更好地為電力企業(yè)服務(wù)，企業(yè)、高層領(lǐng)導(dǎo)、檔案信息資源的管理人員提高檔案信息資源的管理質(zhì)量，充分利用寶貴的檔案信息資源已經(jīng)成為電力企業(yè)檔案管理工作中的核心任務(wù)。

一、電力企業(yè)檔案管理的重要性

電力企業(yè)的檔案信息資源記錄了電力企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展史，包括生產(chǎn)、建設(shè)、研發(fā)、經(jīng)營(yíng)和管理等工作內(nèi)容，是在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)直接形成的基本材料。其涉及面廣、信息量大、種類繁多，甚至還包含了企業(yè)經(jīng)營(yíng)機(jī)密等內(nèi)容，是電力企業(yè)的重要資產(chǎn)，對(duì)電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、歷史研究、科學(xué)研究、科學(xué)決策、行政管理等方面都具有重要的價(jià)值。在提高電力企業(yè)檔案管理工作的效率、確保檔案的完整度與安全性、保證電力企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等方面起著至關(guān)重要的作用。

二、電力企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)員工檔案意識(shí)薄弱。電力企業(yè)員工普遍對(duì)檔案管理工作沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)，不夠重視單位中各類文件、資料的整理、分類與歸檔等工作，而歸檔不及時(shí)就可能會(huì)導(dǎo)致資料損壞甚至丟失。與此同時(shí)，文件、資料的準(zhǔn)確性、齊全性以及規(guī)范性也很難得到保證，因此大大增加了收集檔案的難度。

（二）高層領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作。目前，很多電力企業(yè)的高層認(rèn)為電力檔案管理屬于文職工作，遠(yuǎn)不如市場(chǎng)占有率、產(chǎn)品質(zhì)量、顧客滿意度、售后服務(wù)等帶來(lái)的影響。正是由于高層領(lǐng)導(dǎo)未認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案對(duì)行業(yè)和社會(huì)的應(yīng)用價(jià)值，沒(méi)有把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化整體規(guī)劃之中，導(dǎo)致在檔案信息化建設(shè)時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)資金不足的窘?jīng)r；檔案室的設(shè)備不完善就會(huì)直接影響到相關(guān)工作人員的工作方式，致使存檔工作效率低下，工作效果也不夠顯著。因此，寶貴的檔案資源很難發(fā)揮出自身的重要作用，這對(duì)于電力企業(yè)來(lái)說(shuō)是莫大的損失。

（三）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)低下。現(xiàn)如今，電力企業(yè)檔案管理情況不理想的一個(gè)重要原因是大多數(shù)電力企業(yè)的檔案管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)普遍不高。因?yàn)楦邔宇I(lǐng)導(dǎo)的不重視，當(dāng)前電力企業(yè)檔案管理部門的工作人員大多是富余人員、年老職工、剛剛畢業(yè)的、非專業(yè)對(duì)口的大學(xué)生等，缺乏專業(yè)知識(shí)、實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)不足、對(duì)枯燥繁瑣工作的厭倦是這些人的通病。而電力企業(yè)任務(wù)繁重，各種各樣的檔案信息也很多，這就需要專業(yè)的檔案管理人員來(lái)從這些繁雜的信息中提取出對(duì)企業(yè)發(fā)展有利的部分，并對(duì)其進(jìn)行分類整理、歸檔。企業(yè)必須及時(shí)意識(shí)到這個(gè)問(wèn)題，否則就很難充分地利用檔案資源來(lái)產(chǎn)生效益。

（四）電力企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)不足。在計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等盛行的今天，不少電力企業(yè)沒(méi)能及時(shí)跟上時(shí)代的腳步，檔案管理工作中缺乏信息化的設(shè)備，管理人員也缺少相關(guān)的培訓(xùn)。所以，電力企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展緩慢的主要原因有：1.設(shè)備不夠先進(jìn)。由于很多電力企業(yè)不重視檔案管理，用于檔案管理工作的計(jì)算機(jī)配置低，相關(guān)的軟硬件設(shè)施不齊全，更新速度緩慢。2.檔案管理人員使用數(shù)字化設(shè)施的效率低下。因?yàn)閿?shù)據(jù)錄入有限，就算是有數(shù)字化的設(shè)備，檔案信息資源依然沒(méi)有得到充分利用，企業(yè)整體的信息資源難以實(shí)現(xiàn)共享。

三、針對(duì)電力企業(yè)檔案管理中問(wèn)題的具體對(duì)策

（一）加強(qiáng)高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度。隨著電力企業(yè)不斷深化改革，大多數(shù)企業(yè)漸漸意識(shí)到了檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性。我國(guó)也已經(jīng)出臺(tái)了《檔案法》，對(duì)國(guó)內(nèi)檔案管理工作提出了明確的要求和具體規(guī)范。企業(yè)應(yīng)組織員工認(rèn)真學(xué)習(xí)，切實(shí)履行，將其貫徹到實(shí)際生產(chǎn)工作中去。除了理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，企業(yè)還應(yīng)付諸具體行動(dòng)，對(duì)檔案管理工作給予大力支持，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：1.將企業(yè)的檔案管理工作納入企業(yè)的短、中、長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃中。2.將檔案管理相關(guān)內(nèi)容納入對(duì)應(yīng)高層領(lǐng)導(dǎo)的考核中，并制定詳盡的規(guī)則以檢查其是否達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)，將考核結(jié)果與薪酬掛鉤。3.完善檔案管理所需的設(shè)備：各種軟硬件設(shè)施、高配置的計(jì)算機(jī)等。4.加大對(duì)檔案信息資源管理方面的資金投入。

（二）建立并完善檔案管理隊(duì)伍。建立一支有專業(yè)素養(yǎng)、責(zé)任心強(qiáng)、細(xì)致、耐心的檔案信息資源管理隊(duì)伍，并對(duì)其進(jìn)行定期的培訓(xùn)，致力于提高其專業(yè)素養(yǎng)。在培訓(xùn)過(guò)程中，因材施教，注重管理人員的個(gè)體差異，揚(yáng)長(zhǎng)避短，各司其職，促進(jìn)其形成互幫互助、共同進(jìn)步的良好工作環(huán)境。當(dāng)然，除了理論知識(shí)的教學(xué)，還應(yīng)注重實(shí)踐，只有理論知識(shí)與實(shí)踐相結(jié)合才能培養(yǎng)出有能力的檔案管理人員。投入到實(shí)際工作中后，定期檢查其工作效果，并制定合適的獎(jiǎng)罰措施來(lái)激勵(lì)其工作積極性。

（三）配備檔案管理所需的軟硬件設(shè)施。由于檔案信息資源的繁雜性，需實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)。若要實(shí)現(xiàn)以上目標(biāo)，就必須要有先進(jìn)的軟硬件設(shè)施來(lái)輔助完成檔案的信息化建設(shè)。因此，企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件以及其他相關(guān)設(shè)施的投入，并對(duì)其進(jìn)行及時(shí)更新和完善。與此同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該注重對(duì)相關(guān)技術(shù)人員的培訓(xùn)，對(duì)引進(jìn)先進(jìn)設(shè)施持支持態(tài)度，以加強(qiáng)檔案管理工作的效率。

（四）加強(qiáng)檔案信息資源管理的信息化建設(shè)。通過(guò)借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)和先進(jìn)的管理理念來(lái)加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，根據(jù)企業(yè)的自身特點(diǎn)，具體問(wèn)題具體分析，找出優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，找出適合企業(yè)設(shè)施現(xiàn)代化管理的方法。比如，對(duì)于一些經(jīng)濟(jì)效益好、現(xiàn)代化管理水平高的電力企業(yè)，要鼓勵(lì)其全面開展檔案信息化建設(shè)。然而，對(duì)于那些經(jīng)濟(jì)效益一般、現(xiàn)代化水平低的電力企業(yè)，應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際情況，分步實(shí)施計(jì)劃、逐步推進(jìn)。當(dāng)企業(yè)實(shí)施了現(xiàn)代化管理，就為檔案管理信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。

（五）保證電力企業(yè)檔案信息資源的安全。檔案信息資源管理隊(duì)伍應(yīng)該致力于保證檔案的準(zhǔn)確性、完整性、安全性。電力企業(yè)應(yīng)按照國(guó)家關(guān)于檔案信息資源保護(hù)保管的規(guī)定，為檔案信息資源管理部門配置防火、防潮、防盜、防生物蟲害等設(shè)施。對(duì)于一些特殊文書檔案，應(yīng)該采取更加嚴(yán)密的安全措施，加以重點(diǎn)保護(hù)。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，正因?yàn)闄n案具有歷史的再現(xiàn)性，形式多樣的檔案才具有查考價(jià)值。在電力企業(yè)的發(fā)展中，檔案信息資源也發(fā)揮著不可替代的作用。因此，電力企業(yè)應(yīng)該加大保護(hù)措施，保證其安全性。與此同時(shí)，電力企業(yè)也要充分利用寶貴的檔案信息資源，從中吸取歷史的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，從而把握市場(chǎng)的主動(dòng)權(quán)，促進(jìn)電力企業(yè)的不斷發(fā)展。