公園檔案管理中電子檔案的價(jià)值探究

文/廣西南寧市人民公園 覃蕓蕓

公園檔案屬于國家檔案中非常重要的一部分，檔案中詳細(xì)記載了相關(guān)工作人員工作情況以及公園建設(shè)情況和管理情況。現(xiàn)階段，公園檔案管理過程中還存在很多的問題，缺少社會支持及相應(yīng)管理人才。隨著電子檔案的逐漸應(yīng)用，可以有效改善我國公園檔案管理的現(xiàn)狀，從而提升檔案管理效率，提升公園服務(wù)質(zhì)量。相關(guān)管理人員需有效應(yīng)用電子檔案優(yōu)勢，發(fā)揮其作用，加強(qiáng)公園管理工作。

一、公園檔案管理中存在的問題分析

（一）缺少高素質(zhì)的公園檔案管理人才。公園檔案管理相關(guān)工作具有一定的針對性，且管理范圍較廣。檔案中部分資料具有機(jī)密性，需要嚴(yán)格保密。因此，要求相關(guān)檔案管理人員須具有較強(qiáng)責(zé)任感以及較強(qiáng)專業(yè)水平?，F(xiàn)階段，我國公園檔案管理工作缺少高素質(zhì)管理人才，大部分院校未設(shè)置公園檔案管理課程，導(dǎo)致專業(yè)性管理人才稀缺。

（二）缺少社會及公園各方面的全力支持。在公園管理過程中，人們將注意力放在園林景觀或行政業(yè)務(wù)上，對檔案管理的認(rèn)識度較低。公園檔案管理屬于一項(xiàng)隱性的工作，很多群眾文件歸檔意識不強(qiáng)，檔案管理缺少群眾支持，導(dǎo)致檔案收集不全，進(jìn)而缺少社會資源和發(fā)展動力，公園檔案管理工作久滯不前。另外，公園領(lǐng)導(dǎo)因?yàn)楣ぷ鱾?cè)重點(diǎn)的不同，是否高度重視檔案工作，也是檔案管理面臨的重要問題。

（三）缺乏較高的檔案服務(wù)意識。上級檔案管理新規(guī)更新較快，同時(shí)部分公園檔案工作人員流動較大，工作交接有間隙，導(dǎo)致部分新接手的檔案人員跟不上上級機(jī)關(guān)檔案培訓(xùn)學(xué)習(xí)的補(bǔ)充更新。

（四）缺少檔案硬件設(shè)施的有力保障。檔案管理工作需要完善的硬件條件，并配備專業(yè)化的工作人員。部分公園辦公場所偏少，檔案庫房偏小，庫房面積達(dá)不到逐年增加的檔案存檔需求，容納不下文件消毒柜、防磁柜等，導(dǎo)致檔案管理工作人員心有余而力不足，檔案室更新升級新面貌面臨硬件瓶頸。

二、在公園檔案管理中電子檔案價(jià)值研究

（一）電子檔案具有較高的保密性。部分公園檔案需嚴(yán)格保密管理，具有私密性，需相關(guān)工作人員加強(qiáng)管理力度。電子檔案的應(yīng)用可以加強(qiáng)檔案管理的保密性。在傳統(tǒng)檔案管理中，一般采用紙質(zhì)方式，在需要查閱文檔時(shí)，需要工作人員翻閱檔案資料夾，工作量較大，所需人工成本較高，且在查閱資料過程中，需要其他工作人員的配合，導(dǎo)致部分保密性文件信息出現(xiàn)泄漏情況。電子檔案能夠有效解決這一問題，在查閱公園檔案時(shí)，只需要進(jìn)入公園電子檔案管理平臺中，輸入工作人員的用戶名及登錄密碼，即可在網(wǎng)上查詢到信息，極大地減少了工作人員的工作量，且無須他人協(xié)助，只有有管理權(quán)限的人員才能夠查閱，有效提升了公園檔案相關(guān)信息的保密性。

（二）電子檔案可以有效提升檔案管理水平。傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案，在信息錄入和查詢過程中耗費(fèi)了大量的人力物力，特別是信息錄入，很多信息需管理人員手動操作，難免會出現(xiàn)一些問題。而電子檔案可以將信息整體性錄入到系統(tǒng)中，且系統(tǒng)具有規(guī)范性的標(biāo)準(zhǔn)，并分類管理，從而提升公園檔案管理的科學(xué)性和有效性。電子檔案能夠全面提升檔案管理工作效率，利用現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案系統(tǒng)中使用軟件管理，有效節(jié)省人力物力財(cái)力，保障檔案信息的準(zhǔn)確性。除此之外，隨著公園建設(shè)的不斷發(fā)展，公園檔案信息也會發(fā)生一定的變化，需要修改檔案信息或者增添新的信息，傳統(tǒng)管理模式需要人工查找資料并手動修改，電子檔案則無須這些步驟，只需要在系統(tǒng)中查找檔案信息，在相應(yīng)的文本框中輸入修改內(nèi)容，系統(tǒng)會自動記錄修改時(shí)間，并會及時(shí)更新信息，其操作性更強(qiáng)，十分方便，可以有效查缺補(bǔ)漏，充分發(fā)揮電子檔案優(yōu)勢。

（三）電子檔案可以有效提升公園檔案管理服務(wù)水平。在公園檔案管理中應(yīng)用電子檔案具有十分重要的意義。近些年，我國針對公園管理制定了相應(yīng)的法律法規(guī)，為檔案管理工作提供保障。電子檔案能夠?yàn)闄n案管理工作提供很大的方便，將信息電子化，保障信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，大量信息被分類存儲，在需要時(shí)可以快速查詢，有效實(shí)現(xiàn)資源共享和資源地域性移動。在海量信息中，相關(guān)檔案管理人員可以輸入信息找到所需要的資源，大幅度提升公園檔案管理服務(wù)水平。如在某地區(qū)旅游中，通過信息共享，游客可以利用互聯(lián)網(wǎng)快速查找公園的游覽路線以及公園歷史信息。

（四）電子檔案可以有效彌補(bǔ)檔案庫房硬件設(shè)施的不足。電子檔案可以盡可能減少實(shí)體檔案的庫存面積，逐步以檔案光盤存儲檔案信息，節(jié)約檔案存儲空間，進(jìn)一步促進(jìn)公園檔案工作的規(guī)范、有序管理。

三、總結(jié)

綜上所述，隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案在公園檔案管理中發(fā)揮著重要的作用。在管理工作中，相關(guān)工作人員需提升專業(yè)能力，充分發(fā)揮電子檔案優(yōu)勢，提升公園檔案管理水平和工作效率，保障信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和保密性，促進(jìn)我國公園建設(shè)不斷發(fā)展。