離退休職工檔案管理工作完善途徑研究

文/云南省公路科學(xué)技術(shù)研究院 崔榮星

近年來，老齡化社會的到來造成離退休人數(shù)正在成倍增長，這就為離退休職工檔案的管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。離退休職工曾為我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展作出了巨大貢獻(xiàn)，即使他們已經(jīng)從崗位上退下，但是依然是國家的寶貴財富。做好離退休職工的檔案管理工作不僅促進(jìn)了社會主義的文明和諧發(fā)展，同時也端正了員工的進(jìn)步思想，促進(jìn)單位發(fā)展之路更加長遠(yuǎn)。

一、離退休職工檔案管理的重要性

離退休職工檔案包括了單位人事、勞務(wù)以及組織等多個部門，其中涉及了員工各個時期的工作生涯及退休人員情況，全方位真實地反映了職工的個人情況，成為我國檔案的重要組成部分之一?；谀壳暗碾x退休職工檔案管理工作而言，其檔案尚未實現(xiàn)統(tǒng)一管理，檔案零散、混亂的現(xiàn)象屢見不鮮，不僅造成了離退休人員的檔案管理缺乏安全保障，同時也為檔案管理工作的有序開展造成了影響。由于離退休職工的檔案管理具有自身鮮明的服務(wù)性功能，因此，單位應(yīng)對其檔案管理引起重視，促進(jìn)有序管理的實現(xiàn)。

二、目前我國離退休職工檔案管理中存在的問題

（一）管理工作混亂無序?；谀壳暗碾x退休職工檔案管理工作而言，我國尚未建立其完整、完善的單位職工檔案管理制度。多數(shù)檔案收集歸檔制度不健全，部分檔案管理職責(zé)劃分不明確等，這在一定程度上造成了檔案管理的混亂。同時，部分檔案在借閱后無法及時歸還，檔案的保存與查看執(zhí)行力較差，其在實際管理中并未真正發(fā)揮其價值。正是這種規(guī)范性與原則性的缺失，造成離退休職工檔案的安全無法保障。

（二）檔案利用率較低。在單位的離退休職工檔案管理過程中，并未對檔案中所記錄的信息量進(jìn)行控制，造成其詳細(xì)內(nèi)容的大量缺失，導(dǎo)致離退休人員的個人資料信息不健全。立足于離退休職工檔案的記錄內(nèi)容，信息的不全面造成離退休職工無法真正融入單位的實際經(jīng)營與管理中，即使職工檔案已經(jīng)建立并形成，但是由于缺乏有效控制，為檔案管理工作造成負(fù)擔(dān)。

（三）管理效率低下。由于檔案管理工作自身具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，無論是對設(shè)備、人員還是方法，其都有著較高的需求。多數(shù)單位對自動檔案管理的投入有限，即使是科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，多數(shù)單位的離退休職工檔案管理工作仍然以紙質(zhì)管理的形式存在，傳統(tǒng)的人工管理漏洞諸多。雖然部分單位已經(jīng)開始使用信息化檔案管理方式，但是在檔案的存儲與查閱方面仍存在諸多問題，數(shù)字化管理程度較低。

三、離退休職工檔案管理工作的完善途徑

（一）完善職工檔案管理機(jī)制。單位離退休職工檔案管理旨在為人事管理提供方便，促進(jìn)其更加高效地為單位建設(shè)提供服務(wù)。若想打破傳統(tǒng)職工檔案管理的混亂局面，就要結(jié)合國家的檔案管理工作需求，建立健全檔案管理制度，制定完善的檔案管理工作條例，嚴(yán)格遵守檔案管理保密制度，從而構(gòu)建完善的檔案自動化保密管理制度。此外應(yīng)在保密工作的基礎(chǔ)上，明確檔案管理職責(zé)與目標(biāo)，真正將管理規(guī)范落到實處，完善檔案管理工作流程，明確不同部門不同職位管理人員的管理任務(wù)。同時，盡力完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，建立完善的歸檔、統(tǒng)計以及檢閱等管理制度，促進(jìn)規(guī)章制度在實際管理工作中的科學(xué)合理，確保離退休職工檔案管理工作安全有序地開展。

（二）優(yōu)化職工檔案管理水平。隨著信息化腳步的逐漸加快，檔案信息化管理已經(jīng)成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢。我們順應(yīng)時代潮流發(fā)展，更新自身的檔案管理觀念，端正管理意識。利用數(shù)字化時代的科技契機(jī)，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，通過科技設(shè)備的進(jìn)步實現(xiàn)離退休職工檔案的有序管理。管理部門應(yīng)樹立以人為本的工作思想，在使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫管理的同時，加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)力度，盡快建立內(nèi)部的信息數(shù)字化檔案系統(tǒng)。通過網(wǎng)絡(luò)部門的技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的職業(yè)技能水平，提高其整體工作能力，為離退休職工提供完善的檔案管理保障。基于此，單位應(yīng)促進(jìn)離退休職工檔案管理的規(guī)范化與系統(tǒng)化，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。積極監(jiān)督與管理各部門做好檔案材料的收集與整理，完善其檔案資料信息，從而提高職工檔案的保存與使用效率。

（三）提高檔案管理隊伍的整體服務(wù)能力。優(yōu)良的檔案管理隊伍，是單位做好離退休職工檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。因此，要重視檔案管理人員的引進(jìn)，注重對現(xiàn)有管理人員進(jìn)行培養(yǎng)與鍛煉。嚴(yán)格把控檔案管理人員的能力關(guān)與質(zhì)量關(guān)，根據(jù)檔案管理工作的實際需求，選擇合適的崗位人員。及時處理好檔案管理的各項細(xì)節(jié)，實現(xiàn)崗位人員的科學(xué)合理配置，加大管理制度的宣傳與培訓(xùn)力度。在檔案人員到位后，盡力強(qiáng)化檔案管理隊伍的工作能力，通過集體培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，提高管理隊伍的綜合管理能力。創(chuàng)建專門的檔案管理考核隊伍，在管理人員做好本職工作的同時，促進(jìn)其管理與服務(wù)能力同步提升。

四、總結(jié)

綜上所述，隨著離退休人員數(shù)量的激增，我國目前的離退休職工檔案已經(jīng)無法滿足大量的檔案管理需求，因此，單位應(yīng)對其管理工作引起重視，完善職工檔案管理機(jī)制，優(yōu)化職工檔案的管理水平，提高檔案管理隊伍的整體服務(wù)能力，維護(hù)社會穩(wěn)定與和諧。