基于新形勢下行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的研究

文/中共湘潭市委黨校（湘潭行政學(xué)院，湘潭市社會(huì)主義學(xué)院，韶山干部學(xué)院教育服務(wù)中心） 謝岳峰

財(cái)務(wù)檔案是行政事業(yè)單位內(nèi)一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的集合，它也是檔案管理的核心。財(cái)務(wù)檔案一方面客觀記錄了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的信息。另一方面也是對單位內(nèi)部財(cái)務(wù)工作的監(jiān)督。因此，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理，確保資料完整，有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、新形勢下行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作存在的問題

財(cái)務(wù)檔案是單位內(nèi)所有檔案中的核心資料，是開展各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的基礎(chǔ)，它也是在工作中解決問題的重要依據(jù)。部分行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)不夠重視財(cái)務(wù)檔案管理，單純將其視為普通檔案進(jìn)行管理。財(cái)務(wù)檔案包含著單位內(nèi)一定的機(jī)密，在日常管理中沒有對其進(jìn)行密封、單獨(dú)存放，而是隨意堆放在檔案保存處。

此外，財(cái)務(wù)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低也是影響財(cái)務(wù)檔案管理的重要因素，盡管《檔案法》以及《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》相繼頒布，部分單位仍缺乏相應(yīng)的約束機(jī)制，使得財(cái)務(wù)檔案管理工作不盡如人意，部分在職人員丟失檔案沒有進(jìn)行追責(zé)，具體工作實(shí)施責(zé)權(quán)不清晰，工作態(tài)度不端正等現(xiàn)象普遍存在。除了在職人員主觀因素外，檔案管理人員限于個(gè)人工作能力和專業(yè)素質(zhì)，在材料收集、文件歸檔方面未能達(dá)到崗位的相應(yīng)要求。

二、新形勢下強(qiáng)化行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作的對策

（一）加強(qiáng)對財(cái)務(wù)檔案管理工作的重視。首先行政單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)正確認(rèn)識(shí)財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，了解文件蘊(yùn)含信息的機(jī)密性，以及檔案對單位發(fā)揮的積極作用。在此基礎(chǔ)上，熟悉財(cái)務(wù)記錄管理政策法規(guī)，強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員的檔案意識(shí)，并通過管理手段，創(chuàng)造良好的財(cái)務(wù)檔案管理工作環(huán)境。構(gòu)建可行性、執(zhí)行性高的檔案管理工作制度，將職權(quán)落實(shí)到每一位財(cái)務(wù)人員，明確各崗位的工作范圍。財(cái)務(wù)人員加強(qiáng)自身管理，認(rèn)真細(xì)致地識(shí)別檔案審核工作，并在單位各部門建立監(jiān)督小組，以此相互督促。依照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，將檔案文件立卷、歸檔、保管以及銷毀等方面的工作建立起詳細(xì)且清晰的工作細(xì)則，以此指導(dǎo)在職人員工作。為了防止檔案丟失、損毀、泄密等問題，單位領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)肅工作紀(jì)律以及態(tài)度，以制度的形式明確不當(dāng)操作的懲處措施。

（二）多種管理手段提高檔案管理工作人員素質(zhì)。隨著我國信息化程度的加深，檔案管理工作也朝著數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展，為了適應(yīng)這種工作趨勢的發(fā)展，需要對財(cái)務(wù)檔案的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，幫助他們適應(yīng)新的工作環(huán)境，熟悉檔案管理工具，最為重要的是轉(zhuǎn)變他們陳舊的工作觀念。除此之外，為財(cái)務(wù)檔案管理提供發(fā)展自我的機(jī)會(huì)，改變績效考核方式，獎(jiǎng)勵(lì)在職人員工作中的突出表現(xiàn)，充分調(diào)動(dòng)其工作積極性。在單位內(nèi)部舉辦工作經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，鼓勵(lì)基層檔案管理人員交流工作中存在的問題，并探討如何解決難題。同時(shí)，積極開展學(xué)術(shù)交流、專家講座等活動(dòng)，以此豐富自身的理論知識(shí)，發(fā)揮工作人員工作潛能，進(jìn)一步增強(qiáng)其素質(zhì)水平，從而提升財(cái)務(wù)檔案管理的效率和質(zhì)量。

（三）規(guī)范財(cái)務(wù)檔案管理。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理工作機(jī)制已不能適應(yīng)新形勢的工作需要，因此要積極革新工作方式，建立完善的會(huì)計(jì)電算化管理體制，確保相關(guān)工作順利實(shí)施。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案需要進(jìn)行裝訂、立卷、歸檔以及銷毀操作，這些工作內(nèi)容必須制定嚴(yán)格的操作規(guī)范。其中，對于裝訂會(huì)計(jì)封皮的要求，工作人員應(yīng)按照相應(yīng)規(guī)定和要求，裝訂封皮并黏裝訂線，在完成上述操作后還要在指定位置蓋章。對于封皮內(nèi)容的填寫，也要嚴(yán)格按照特定格式，按照特定順序存檔。其次是檔案歸檔，送入檔案室的財(cái)務(wù)檔案，按要求移交給綜合檔案室相關(guān)單位，并交予財(cái)務(wù)部門保管。對于檔案室的環(huán)境也要采取一定的防護(hù)措施，基于防蟲蛀、防火以及防盜這三個(gè)層面，設(shè)置相應(yīng)的保護(hù)設(shè)施，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案的安全性與完整性。

（四）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)。隨著技術(shù)的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化、信息化成為可能，大部分行政事業(yè)單位都設(shè)有檔案室，為了提升檔案的利用效率和質(zhì)量，改善檔案重保存輕使用的現(xiàn)狀，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的信息化程度，將基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)引向信息化的發(fā)展方向。因此，要在硬件和軟件層面，強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理的信息化程度：第一，為檔案室配備基礎(chǔ)設(shè)備，如電腦、打印機(jī)等。第二，為檔案室電腦安裝電算化軟件，并建立財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)部門內(nèi)信息傳輸、保存和共享的效率。第三，連通財(cái)務(wù)、檔案部門，加深兩個(gè)部門的溝通密度和深度，以此提高財(cái)務(wù)檔案管理效率。由于財(cái)務(wù)檔案管理工作的工作環(huán)境變化，其電算化的工作方式與傳統(tǒng)工作方法互相不匹配，甚至存在沖突的方面。針對此問題，應(yīng)根據(jù)當(dāng)前工作環(huán)境（電算化工作環(huán)境）對工作制度進(jìn)行一定程度的改變，使其適應(yīng)當(dāng)前工作條件和環(huán)境。此外，對于執(zhí)行財(cái)務(wù)檔案管理的主體——工作人員，需在績效考核方式作出一定的改變，避免以往的績效考核標(biāo)準(zhǔn)打消其工作積極性。最后是管理制度的改變，根據(jù)工作細(xì)節(jié)作出適應(yīng)性改變。

三、結(jié)論

綜合上述，對于行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)或基層在職人員來說，要充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，并認(rèn)真分析此項(xiàng)工作存在的問題，找出不足，解決問題，為行政事業(yè)單位的正常發(fā)展作出貢獻(xiàn)。